Monitoreo Auditable

Expositor:
Daniel Alonzo Bustos Guilln

Definicin de Monitoreo y Auditora

Monitoreo.- Evaluacin continua de la ejecucin tcnica, medioambiental y

social de la gestin y de los impactos que sta produce.
Auditora.- Se puede definir como un proceso de verificacin, sistemtico y
documentado, de la obtencin y evaluacin objetivas de la evidencia, a fin de
determinar si las actividades, eventos, condiciones o sistemas de gestin
especificados (o la informacin sobre stos) estn conformes a los criterios
auditados. La auditora se basa generalmente en los datos monitoreados y
verificados por medio de muestreos.

MONITOREO AUDITABLE

Es todo proceso de verificacin, sistemtico y documentado, de la obtencin

y evaluacin objetiva de la evidencia de manera continua Realizados por un
Auditor, a fin de determinar si las actividades, eventos, condiciones o
sistemas de gestin especificados estn conformes a los criterios auditados.

Lasactividades de monitoreo del auditorno es ms que comprobar que lo

que dicen la poltica y procedimiento sea lo que se hace.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Se requieren varios pasos para realizar una auditoria. El auditor debe evaluar
losriesgosglobales y luego desarrollar unprogramade auditoria que consta
deobjetivosdecontrolyprocedimientosde auditoria que deben satisfacer
esos objetivos

Elprocesode auditoria exige que el auditor rena evidencia, evale

fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia
recopilada, y que prepare uninformede auditoria que presente esos temas
en forma objetiva a lagerencia. Asimismo, la gerencia de auditoria debe
garantizar una disponibilidad y asignacin adecuada derecursospara realizar
el trabajode auditoria adems de las revisiones de seguimiento sobre las
accionescorrectivas emprendidas por la gerencia.

Planificacin de la auditoria

Unaplanificacinadecuada es el primer paso necesario para realizar

auditoriasdesistemaeficaces. El auditor de sistemas debe comprender el
ambientedel negocio en el que se ha de realizar la auditoria as como los
riesgos del negocio y control asociado.

A continuacin se menciona algunas de las reas que deben ser cubiertas

durante la planificacin de la auditoria:

Planificacin de la auditoria
1.

Comprensin del negocio y de su ambiente: Al planificar una auditoria, el

auditor debe tener una comprensin suficiente del ambiente total que se revisa.
Debe incluir una comprensin general de las diversas prcticas comerciales y
funciones relacionadas con el tema de la auditoria, as como los tipos de
sistemas que se utilizan. El auditor tambin debe comprender el ambiente
normativo en el que opera el negocio.

Planificacin de la auditoria
2. Riesgo y materialidad de auditoria: Se puede definir los riesgos de auditoria
como aquellos riesgos de que lainformacinpueda tener erroresmaterialeso
que el auditor no pueda detectar un error que ha ocurrido. Los riesgos en
auditoria pueden clasificarse de la siguiente manera:

Planificacin de la auditoria
3. Tcnicas deevaluacinde Riesgos: Al determinar que reas funcionales o temas de auditoria que deben
auditarse, el auditor puede enfrentarse ante una gran variedad de temas candidatos a la auditoria, el
auditor debe evaluar esos riesgos y determinar cuales de esas reas de alto riesgo debe ser auditada.
Existen cuatro motivos por los que se utiliza la evaluacin de riesgos, estos son:

Permitir que la gerencia asigne recursos necesarios para la auditoria.

Garantizar que se ha obtenido la informacin pertinente de todos los niveles gerenciales, y garantiza
que las actividades de lafuncinde auditoria se dirigen correctamente a las reas de alto riesgo y
constituyen unvaloragregado para la gerencia.

Constituir la base para laorganizacinde la auditoria a fin de administrar eficazmente el departamento

Proveer un resumen que describa como el tema individual de auditoria se relaciona con la organizacin
global
dela empresaas
como
los
planes
del
negocio.

Planificacin de la auditoria
4. Objetivos de controles y objetivos de auditoria: Elobjetivode un control es
anular un riesgo siguiendo algunametodologa, el objetivo de auditoria es
verificar la existencia de estos controles y que estn funcionando de manera
eficaz, respetando laspolticasde laempresay los objetivos de la empresa.
Los objetivos de auditoria se consiguen mediante los procedimientos de
auditoria.

Planificacin de la auditoria
5. Procedimientos de auditoria: Algunos ejemplos de procedimientos de
auditoria son: Revisin de ladocumentacinde sistemas e identificacin de los
controles existentes. Entrevistas con los especialistas tcnicos a fin de conocer
lastcnicasy controles aplicados. Utilizacin desoftwarede manejo de base de
datospara examinar el contenido de losarchivosde datos. Tcnicas de
diagramasde
flujo
para
documentar
aplicaciones
automatizadas.

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE

AUDITORIA
Un programa de auditoria es un conjunto documentado deprocedimientos
diseados para alcanzar losobjetivosde auditoria planificados. El esquema tpico
de un programa de auditoria incluye lo siguiente:
1.

Tema de auditoria:Donde se identifica el rea a ser auditada.

2.

Objetivos de Auditoria:Donde se indica el propsito deltrabajode auditoria

a realizar.

3.

Alcances de auditoria:Aqu se identifica lossistemasespecficos o unidades

deorganizacinque se han de incluir en la revisin en un perodo detiempo
determinado.

4.

Planificacin previa:Donde se identifica losrecursosy destrezas que se

necesitan para realizarel trabajoas como lasfuentesdeinformacinpara
pruebaso revisin y lugares fsicos o instalaciones donde se va auditar.

5.-Procedimiento general para la

ejecucin de auditoras de monitoreo
A.

Ejecucin de procedimientos automatizados de monitoreo sobre la

totalidad de las operaciones: Para obtener informacin del Universo
(identificar el rea a ser auditada) y poder detectar posibles desviaciones
o indicios de deficiencias de control de acuerdo a los monitoreos
realizados.

5.-Procedimiento general para la

ejecucin de auditoras de monitoreo
B. Determinacin del Alcance de la Auditora: Aqu se identifica los sistemas
especficos o unidades de organizacin que se han de incluir en la revisin en un
perodo de tiempo determinado
C. Obtencin de reportes de cumplimiento normativo o desempeo de las
operaciones. Esto se refiere a la obtencin de la informacin a evaluar para
verificar el cumplimiento normativo o el correcto desempeo de las actividades
por parte de las reas operativas.
D. Anlisis de los reportes e investigacin de causas. Se documenta y se integra el
anlisis de los componentes del problema hasta determinar el impacto, la
evidencia y, con base en la causa determinar la recomendacin que elimine la
causa y nos ayude a eliminar o administrar el riesgo y, por consiguiente, a acabar
con el problema. Si las desviaciones detectadas no fueron corregidas durante la
auditora, se formalizan las recomendaciones correspondientes

5.-Procedimiento general para la

ejecucin de auditoras de monitoreo
E. Seguimiento de las acciones de correccin, prevencin y mejora. Se ejecutan
los procedimientos automatizados para verificar que se hayan realizado las
correcciones necesarias en los controles y que los errores detectados sean
subsanados, todo en un perodo determinado. Algunos ejemplos de las
transacciones que son susceptibles de verificar por este mtodo, las cuales
dependen de las operaciones de cada negocio, pueden ser:
a)

Nminas y Recursos Humanos.

b)

Adquisiciones e Inventarios.

c)

Almacenes.

d)

Contabilidad y Finanzas.

ASIGNACION DE RECURSOS DE AUDITORIA

La asignacin de recursos para el trabajo de auditoria debe considerar las

tcnicasdeadministracindeproyectoslas cuales tienen los siguientes pasos
bsicos: Desarrollar unplandetallado: El plan debe precisar los pasos a seguir
para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el
personaldisponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada
en elproyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el
progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas decontrol
de tiempo. Ajustar el plan y tomar lasaccionescorrectivas: si al comparar el
avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar
tareas.

Evaluacin de fortalezas y debilidades de auditora.

Para esto generalmente se utiliza unamatrizde control con la que se evaluar el nivel de los
controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de errores que pueden
presentarse en el rea y un eje horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los errores,
luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 0 a 20, la idea es que cuantifiquecalidad) para
cada correspondencia, una vez completada, la matrizmuestralas reas en que los controles no
existen o son dbiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo
hay si es necesario el control.

En esta parte deevaluacinde debilidades y fortalezas tambin se debe elegir o determinar la

materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoria. El auditor de sistemas debe juzgar cuales
observaciones sonmaterialesa diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.

INFORME DE AUDITORA
Losinformesde auditoria son elproductofinal del trabajo del auditor de sistemas, este
informees utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aqu
tambin se expone la opinin sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o
procedimientos revisados durante la auditoria, no existe un formato especfico para exponer
un informe de auditoria de sistemas de informacin, pero generalmente tiene la siguiente
estructura o contenido:

Introduccin al informe, donde se expresara los objetivos de la auditoria, el perodo o

alcance cubierto por la misma, y una expresin general sobre lanaturalezao extensin
de los procedimientos de auditoria realizados.

Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoria.

Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas.

Conclusin global del auditor

procedimientos revisados.

expresando

una

opinin

sobre

los

controles

Seguimiento de las observaciones de auditora.

El trabajo de auditoria es unprocesocontinuo, se debe entender que no

servira de nada el trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones
correctivas tomadas por la gerencia, se estn realizando, para esto se debe
tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento depender
delcarctercrtico de las observaciones de auditoria. El nivel de revisin de
seguimiento del auditor de sistemas depender de diversos factores, en
algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la
situacin actual, en otros casos tendr que hacer una revisin ms tcnica del
sistema

Beneficios de un Monitoreo Auditado

Identificacin de riesgos.

Cobertura total del universo a revisar y en menor tiempo.

Efecto disuasivo al tener presencia va electrnica en las reas de registro

de los centros de trabajo.

Enfoque de procesos.

Mayor oportunidad y credibilidad en la deteccin de posibles desviaciones,

abandonando en lo posible el muestreo.

Incrementa la independencia del auditor respecto de las reas, tanto

informticas como usuarias.

Mayor seguridad, precisin y objetividad en los resultados.

Proporciona informacin para la ejecucin de auditorias especificas.

Valor agregado a las revisiones y a la funcin.

Auditora Elctrica

Las auditoras elctricas constituyen una prctica habitual en las empresas o

instituciones comprometidas con la seguridad de su personal y su fiabilidad
elctrica, con el fin de identificar y analizar los diversos aspectos de la
situacin y de sus programas de seguridad. Estas auditoras pueden realizarse
para evaluar el avance de un programa o para conocer en detalle la situacin
en la que se encuentra la empresa. Esta informacin resultar muy valiosa y
podr ser utilizada como herramienta de medicin para evaluar la mejora
continua.

Objetivos de las auditorias elctricas

Los objetivos que se plantea la empresa al momento de solicitar la auditora
elctrica son los siguientes:

Verificar de forma objetiva y documentada el cumplimiento de la legislacin

vigente.

Identificacin y evaluacin de todas las no conformidades en relacin con la

normativa de carcter elctrico para el personal, los equipos y las
instalaciones

Estas auditoras tambin permiten:

Determinar las acciones de mejora necesarias para lograr un sistema de

mantenimiento que integre aspectos como: fiabilidad elctrica, seguridad
elctrica, informacin del mantenimiento y procedimientos recomendados
para el mantenimiento.

Identificar los riesgos asociados a deficiencias en el mantenimiento

detectadas durante la ejecucin de la auditora.

Metodologa
Las auditoras elctricas constituyen la base para desarrollar un programa
integral que permita evitar accidentes o paradas en la produccin ocasionados
por fallos en las instalaciones elctricas. Para ello las auditoras elctricas, se
dividen en 3 grandes fases, que son las siguientes:
1.

Actividades de pre-auditora y revisin de informacin existente.

2.

Actividades de auditoras in situ.

3.

Informe final.

1.- Actividades de pre-auditoras

Las actividades de pre-auditoras, desempean un rol fundamental en todo el

proceso, ya que es en esta etapa donde el equipo auditor debe recibir la
informacin pertinente por parte de la empresa a auditar, definir las
responsabilidades inherentes a las auditoras y confeccionar los listados de
verificaciones de acuerdo a las instalaciones y las normas a auditar. Se debe
revisar la informacin existente en la empresa, en relacin a planos,
autorizaciones, certificaciones, mantenimiento, procedimientos y todo lo que
tenga relacin con los trabajos, instalaciones y equipos elctricos. En
general, se revisan los antecedentes disponibles que puedan ser tiles para
realizar de un modo eficiente la auditora.

2. Visitas de campo
Despus de ver los antecedentes entregados por la empresa a auditar, los
consultores desarrollan una revisin independiente refirindose a todos los
aspectos que conforman un buen Programa de Mantenimiento Elctrico.
A travs de las visitas a terreno se complementa la informacin entregada por la
empresa, de modo tal que se contar con los datos iniciales y antecedentes que
constituirn un punto de partida sobre el cual se realizar el informe final.
Mediante la toma de datos en los cuadros elctricos y principales cargas de la
instalacin se proceder a comprobar que los parmetros elctricos principales
estn dentro de los valores normativos y las causas o consecuencias de los
valores que tienen los mismos.

Los parmetros analizados sern las tensiones, intensidades de paso, potencias y frecuencias;
de las cuales se extraern las medidas para evaluar las siguientes perturbaciones:

Variaciones de tensin (lentas): Aumento o disminucin del valor eficaz. Su duracin es

superior a 10 segundos.

Variaciones rpidas de tensin: Cambio brusco del valor eficaz, mantenido durante un
tiempo indefinido y sin ninguna cadencia conocida de repeticin.

Fluctuaciones de tensin: Cambio del valor eficaz de la tensin, que se repite de forma
peridica. Flicker: Parpadeo del alumbrado, debido a las fluctuaciones de la tensin, los
valores con un Pst mayor de 1 se considera que afectan a la visin.

Transitorios de tensin y corrientes (picos rpidos): Perturbaciones, generalmente causadas

por conexin desconexin de cargas o por descargas atmosfricas. Las consecuencias de
este tipo de perturbaciones suelen ser los fallos intempestivos de circuitos electrnicos.

Huecos: Son disminuciones del valor eficaz de la tensin sin llegar a ser un corte de
suministro, porque no llegan a alcanzar el valor de 0 voltios.

Interrupcin corta: Son bajadas de tensin de corta duracin que alcanzan el valor de 0
voltios.

Armnicos: Variaciones de amplitud peridica con frecuencias mltiplos de la fundamental.

Desequilibrio de tensiones: En un sistema trifsico, condicin en la que los valores eficaces

de tensin de las tres fases o los ngulos entre fases consecutivas no son iguales.

3.Informe Final

La elaboracin del Informe Final ser lo que permita a la empresa

materializar un Programa de Mantenimiento Elctrico exitoso. Para su
efectiva realizacin es necesario generar el compromiso de los participantes,
tanto en el mbito corporativo como entre los responsables de las
instalaciones. Este informe aparte del anlisis de las caractersticas elctricas
de la instalacin se complementa con una termografa de la misma.

Beneficios de la auditoria elctrica

Las auditoras elctricas, ayudan a los directores de empresas a optimizar sus

sistemas. Para impulsar la excelencia operativa se debe ir ms all de la
simple auditora convencional y debe trabajarse en la bsqueda de soluciones
para los problemas que estas auditoras detectan. Es en este punto, donde
otros habitualmente fallan.

Una auditora elctrica ayuda a definir los problemas que estn afectando a los
programas de seguridad y mantenimiento, y esto ser justamente lo que permita
desarrollar soluciones realmente eficaces:

Mejorar la seguridad de las personas y de los equipos y/o instalaciones.

Realizar una auditora elctrica en forma oportuna permite detectar acciones

y/o condiciones inseguras para las personas. As como posibles puntos crticos
en los equipos.

Reduce los costos operativos. En todas las auditoras, el objetivo es reducir

los incidentes no deseados. A travs de su implementacin, permite reducir
los costos operativos.

Mejora la productividad. Una auditora detallada de su sistema elctrico

puede mejorar de manera espectacular la productividad de toda su empresa.
Ya que disminuye las detenciones de planta no deseadas, al evaluar los
programas de mantenimiento y su aplicacin directamente en el campo.

Minimiza o elimina costos. El conocimiento de los hechos elimina las costosas

especificaciones y compras basadas en conjeturas.

El medio Ambiente es de todos y

es responsabilidad de cada uno
de
nosotros
cuidarlo,
mantenerlo y mejorar la calidad
del mismo.

MUCHAS
GRACIAS