GESTIN DE PROYECTOS

Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

NDICE

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

1.

Introduccin a la gestin de proyectos

1.1. Definicin de proyecto

1.2. Gestin de proyectos
1.2.1. Definicin y conceptos generales
1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto
1.2.3. Fases de la gestin de proyectos

1.1. Definicin de proyecto

Qu es un Proyecto?
Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestin de proyectos

1.2. Gestin de proyectos

1.2.1. Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos
CONTROLAR PRESUPUESTOS?
GESTIONAR MATERIALES?
CONSEGUIR PERSONAS?
CREAR CRONOGRAMAS?
Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los
aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aquellos que estn
involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.

1.2. Gestin de proyectos

1.2.1. Definicin y conceptos generales

Gestin de Proyectos
PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
CALIDAD

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad

Las necesidades o requisitos identificados

Requisitos

Los intereses de las partes implicadas

Objetivo

ALCANCE

COSTE

Gestin de
riesgos

TIEMPO

Fase inicial . Diseo

Fases intermedias .
Ejecucin

Fase final.

Nivel de coste y
personal

1.2. Gestin de proyectos

1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

Tiempo

1.2. Gestin de proyectos

1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto
FASES PREVIAS
Planificacin y seleccin de ideas
Priorizacin de ideas (criterios)
(Estudio de viabilidad tcnica-econmica) (*)
FASES PROYECTO
Diseo del proyecto
Planificacin (recursos/medios)
Fase de informacin, consenso
Fase de ejecucin
Fase de seguimiento y revisin
Difusin y comunicacin

Y vosotros? Qu
ciclos de vida tienen
vuestros proyectos?

NDICE

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

2. Presentacin del caso de trabajo

CASO : Ruta de compras

2. Presentacin del caso de trabajo

D.1

CASO : Ruta de compras

Antecedentes
Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga
pequea en lo que respecta a la alimentacin, fundamentalmente
causada por motivos laborales.
Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige
fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.
Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco
histrico-turstico y mejorar as la oferta comercial y de servicios.

NDICE

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 1: Diseo del proyecto

1.1 Anlisis de los requisitos del proyecto
1.2 Definicin del alcance
1.3 Definicin de los objetivos
1.4 Identificacin y segregacin de tareas
1.5 Gestin de riesgos

3.1.1. Anlisis de los requisitos del proyecto

F.06
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE
LA JUNTA

REQUISITOS
DEL
PROYECTO

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIN

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS
GESTIN DEL
COMERCIALES
PROYECTO
REQUISITOS DE
MARKETING

3.1.2. Definicin del alcance

F.07

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo

necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con xito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las caractersticas y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes

3.1.3. Definicin de los objetivos del proyecto

F.07

Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific* especfico: definicin

Measurable

* medible: control

Assignable

* asignable: responsabilidades

Realist * realista: recursos

Time related

*relacionado con tiempo: plazos

3.1.4. Identificacin y segregacin de tareas

Agrupar actividades/tareas relacionadas

dentro de un mismo paquete de
trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo
Minimizar los interfaces entre los
distintos paquetes de trabajo

3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.
Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las
tareas del Proyecto.
Actividades:
Sencillas
Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos
Completas: gestin autnoma
Asignadas a un responsable nico
Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

3.1.4. Identificacin de los paquetes de trabajo

Paquetes de
trabajo

DISEO DEL PROYECTO

PLANIFICACIN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
ADQUISICIN

INFORMACIN, CONSENSO

MATERIALES/SERVICIOS
PREPARACIN DEL
MATERIAL

PRUEBA PILOTO

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y CIERRE

DIFUSIN

3.1.5. El riesgo

A qu llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que puede
ocurrir, que provoque que el resultado
real de una actividad se desve
significativamente del resultado
esperado.

Esa desviacin puede ser tanto

positiva como negativa.
Efectos positivos oportunidades
Efectos negativos amenazas

E.mail: me he dado cuenta de que

cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos ms. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.

3.1.5. Procesos de la gestin de riesgos

F.09

1.

Identificacin y caracterizacin de riesgos.

2.

Cuantificacin de riesgos.

3.

Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)

4.

Supervisin y Control de los riesgos.

Herramientas:
Cuantificar riesgos
Matrices de
priorizacin.
rbol de decisin
Check list
DAFO

OBJETIV
O PROY.

I
MUY
BAJO

I
BAJO

I
MEDIO

I ALTO

I MUY
ALTO

----

< 5%

5 10
%

10 20
%

> 20
%

Tiempo

----

< 5%

5 10
%

10 20
%

> 20
%

Plazos

----

< 5%

5 10
%

10 20
%

> 20
%

Coste

3.1.5. Tipos de riesgos

Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL

COSTES

CALENDARIO

Personal desmotivado

Coste externos no
planificados

Inadecuada
planificacin

Responsabilidad toma
de decisiones
indefinida

Mayores costes
subcontratas

Retraso en
financiacin

3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

F.09

Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo
El control y prevencin de los riesgos consiste en:
Descripcin del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de accin)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si

3. La gestin de proyectos

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificacin de responsables
2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos

3.2.1. Equipos de trabajo

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por

razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
Implica que los participantes basen sus
relaciones en,
la confianza,
la identificacin con los objetivos de la
asociacin,
una metodologa activa para resolver los
problemas de una manera creativa.

3.2.1. Identificacin de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades

del proyecto.
- Funciones (quin hace qu)
- Responsabilidades (quin decide qu)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

3.2.1. El consenso de objetivos

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del

trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfaccin de los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.
Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y
dinmica.
Reuniones eficaces:
Reuniones no muy largas
Llegar con los temas preparados
Ceirse al orden del da
Puntualidad
Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas

pendientes y sus responsables

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de
difcil salida.
Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya
satisfaccin simultnea resulta incompatible.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de
una organizacin.
El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas
Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren
el proyecto.

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cmo reaccionar ante una situacin de conflicto

Habilidades para resolver conflictos
Enfrentar el conflicto

No amenazar

Escuchar

Ser asertivos

Ofrecer alternativas

Prever las consecuencias

Negociar las soluciones

No ser negativo

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

Qu sucede si no se resuelve el conflicto?

Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los

implicados ser el haber manejado la situacin de forma que no se haya
deteriorado su relacin.

3. La gestin de proyectos

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

F.08

Planificacin requerida para asegurar la

conclusin del proyecto en los plazos previstos:
Definicin de actividades
Secuenciacin de las actividades: identificar
y definir las interrelaciones.
Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado

respecto a la planificacin y por debajo del
presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la

complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.

TAREAS DEL PROYECTO

3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

TIEMPO DE EJECUCIN

3.3.3. Planificacin del aprovisionamiento

F.10

Procesos necesarios para adquirir bienes y

servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qu, cundo

Bsqueda y seleccin de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestin de la relacin con el
proveedor
Evaluacin del servicio prestado

3. La gestin de proyectos

1.
2.
3.

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PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 4:Presupuesto y financiacin

4.1 Gestin de costes. Presupuesto.
4.2 Financiacin

3.4.1. Gestin de costes

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del

Presupuesto aprobado.
1.

Planificacin de recursos: qu recursos y qu cantidad de ellos

2.

Estimacin de costes

3.

Presupuesto

4.

Planificacin tesorera

5.

Control del presupuesto y tesorera

Riesgos
Costes financieros (Tesorera)
Provisiones contingencias

F.11

Planificacin del Aprovisionamiento

Costes subvencionables
Costes no subvencionables

Planificacin de la gestin de tesorera, en funcin de las subvenciones

 Elaboracin
3.4.3.
del proyecto
presupuesto
Presupuesto del
+ reserva de gestin = coste
objetivo del Proyecto
COSTES

PROVISIONES CONTINGENCIAS

FINANCIEROS

RIESGOS

COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO
SUBVENCIONABLES
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y

PRESUP. DE
PROYECTO

COSTE OBJETIVO
PROYECTO

CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicacin del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados

COSTE FINAL
PROYECTO

3.4.4. Control de costes

FASE 1
COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIN

FASE 2

FASE 3

TOTAL

3.4.5. Financiacin

1. Presupuesto propio
2. Financiacin regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1
Direccin General de Comercio y Artesana
2.1.2
Direccin General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificacin, desarrollo y utilizacin de servicios avanzados compartid
3. Financiacin nacional
4. Financiacin europea
5. Esponsors
6. Financiacin bancaria

3. La gestin de proyectos

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestin de cambios
5.2 Cierre del proyecto

3.5.1. Control de cambios

El control de cambios debe:

Asegurar que los cambios sean beneficiosos

F.12 F.13

Los cambios pueden ser;

Detectar los factores que ocasionan los cambios

Determinar cundo se produce un cambio
Gestionar los cambios reales cundo ocurren
Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como
negativas
El control de cambios se identifica en:
Los estados de revisin de los formatos del proyecto
Un archivo ordenado de todos los registros
Un Histrico del proyecto (de cambios)
Reuniones de seguimiento. Actas de reunin

En el alcance
En los plazos
En los costes
En los riesgos

3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

Analizar econmicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales Recursos consumidos

Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua

3.5.2. Informe de cierre

Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados

previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el
que las desviaciones son mnimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que

Estimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadora

Se exijan sobre-esfuerzos al personal

Ahorro en materiales, equipos, etc.

3.5.2. Anlisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

3. La gestin de proyectos

1.
2.
3.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

3.6.1. Difusin y comunicacin

Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la

difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto:
Planificacin de las comunicaciones:
QUIN necesita la informacin
QU tipo de informacin
CUNDO la va a necesitar
CMO le ser enviada
Distribucin difusin: en el momento preciso!

3.6.1. Difusin y comunicacin

COMUNICACIN EFICAZ

Origen idea
Emisor
codifica

Mensaje
Canal de comunicacin

Destino idea
Receptor
descodifica

Cdigo
Canales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios
radiofnicos, elementos fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

3.6.2 Distribucin-difusin. Fallos ms comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicacin:

1.

La periodicidad de la comunicacin

2.

El filtrado de la informacin

3.

El lenguaje

4.

La indefinicin de los objetivos de la

comunicacin

Gracias por su atencin

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