BIENVENIDOS

Qu son las Tablas de

Retencin Documental?

Son un listado de Series y/o

subseries con sus
correspondientes tipos
documentales a los cuales se les
asigna un tiempo de retencin
(permanencia) en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

NORMATIVIDAD
Ley

594 de 2000 (artculo 24)

Sera obligatorio para las
entidades del estado elaborar
y adoptar las respectivas TRD.
(Artculo 32) ejercer
funciones de inspeccin y
vigilancia.

Adopcin y aplicacin de TRD

Apoya la autorregulacin y racionalizacin

de los recursos de informacin de las
entidades.

Impulsa
la
creacin
de
adecuados
mecanismos de recuperacin y consulta de
los documentos.

REPBLICA DE COLOMB IA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FONDO NACIONAL PARA LA DEFENSA DE LA LIBERTAD PERSONAL FONDELIBERTAD

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA :
DIRECCIN - 1.

CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES

1-1

Circulares

HOJA 1 DE XX .
RETENCIN
(EN AOS)

A/ G A/ C

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO
Se selecciona un 60% anual, brindan informacin especfica de acuerdo
al tema

Circular
1-4

Informes

1 4.1

Informes de Avance del Plan de Accin

En un 40% anual se selecciona como soporte y procedimientos

Informes, Solicitudes, Carta de envo y

Respuestas
1-5

Actas Consejo Asesor de Gobierno

Acta, Propuestas, Cuadros Estadsticos

Informes

CONVENCIONES :

* = Tipo Documental

A/G = Archivo de Gestin CT = Conservacin Total

M = Microfilmar

A/C = Archivo Central

S = Seleccionar

E = Eliminar

FIRMA RESPONSABLE : __________________________

DESCRIPCIN DE
CAMPOS
Sigla

Orden
Jerrqui
co
dentro
de
la
Estructu
ra
Orgnic
a

Cdigo

1er Nivel: Serie

2do Nivel:
Subserie
3er Nivel: * Tipo

Serie
Document
al
Conjunto de
unidades
documental
es
de
estructura
y contenido
homogneos

Subserie
Documental

Documentos
de contenido
temtico de
un asunto
especfico

Retenci
n
(en
aos)
Tiempo de
conservacin
en cada etapa
del ciclo vital
del documento

Final

Tipo
Documental
Unidad mnima que
rene todas las
caractersticas
necesarias para ser
considerada
documento

D
i
s
p
o
s
i
c
i

ARCHIVO
DE
GESTIN

ARCHIVO
HISTRICO
ARCHIVO
CENTRAL

P
r
o
c
e
d
i
m
i
e
n
t
o

APERTURA DE SERIES Y
SUBSERIES
La documentacin producida y recibida por las
oficinas se clasifica y ordena, identificando la
Serie y/o Subserie que le corresponda en las
TRD; se ubica de izquierda a derecha en la
carpeta respectiva en forma ascendente
atendiendo al orden natural en que fueron
elaborados o recibidos los documentos.

SEPARADORES

DE

SERIE :
Escribir en letra imprenta utilizando maysculas
fijas el cdigo y el nombre de la respectiva serie
(centrado en el borde superior).
Subserie :
Utilizar nicamente mayscula inicial escribiendo
en el ngulo superior derecho, el cdigo y nombre
de la respectiva Subserie.

GUIAS

Colocar lminas (separadores o guas de 34 X

27 cm.), que identifiquen tanto las Series como
las Subseries, al inicio de los Expedientes

MD SGAOC 2 ACTA

MD SGAOC

A continuacin de la gua de Serie o Subserie,

colocar
tantas carpetas colgantes, como
expedientes sea
necesario abrir y dentro de cada una de
estas, ir la
carpeta celugua que contendr los tipos
documentales que conformarn el expediente.
MDGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias

MDSGAOC - 2 ACTAS

Marcar las carpetas celuguia con

todos los datos:

N.FOLIOS
N.CARPETA

MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de
dependencias
MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de
trabajo
MDSGAOC 13 CIRCULARES
MDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS
MDSGAOC - 13 CIRCULARES

MDSGAOC - 2.25
Actas de Reuniones de Trabajo
MDSGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias

MDSGAOC 2 ACTAS

MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de
dependencias
MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de
trabajo
MDSGAOC 13 CIRCULARES
MDSGAOC - 44 QUEJAS Y RECLAMOS

Foliacin en el ngulo superior

derecho

Foliar de manera legible y

sin enmendaduras, todos
los documentos con lpiz
blando de grafito y fuera
del texto. Se debe foliar
as:
57
R

El documento nicamente
contiene informacin por

una cara

58
R/V

El documento contiene
informacin por ambas caras

Archivsticamente:

R = Recto
V = Vuelto