PREVENCIN Y

ATENCIN DE
EMERGENCIAS

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Elaborado por:
Luz Vergara
Lady Gamba
John Jairo Gaitn
Harold Molano

Grupo 63942 Ao 2016

CAPACITACION DEL
PERSONAL

LA CAPACITACION DEL PERSONAL

PUEDE PREVENIR DESASTRES,
PORQUE PREPARA LA GENTE PARA
MANEJAR ESTE TIPO DE
SITIACIONES

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Grupo 63942 Ao 2016

TEMAS DE
CAPACITACION:
1. SELECCIN,
UBICACIN Y
FUNCIONAMIENTO
DE LOS EQUIPOS.

2. REVISIN Y
PRUEBA DE
TODOS LOS
SISTEMAS

4. PRIMEROS
AUXILIOS

6. RESCATE Y
RECUPERACIN DE
MATERIAL AFECTADO

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

3. ACTIVIDADES
DE RESPUESTA
Y
RECUPERACION
EN UNA
EMERFENCIA

5. MANEJO DEL
MATERIAL AFECTADO
( MANIPULACIN,
EMBALAJE, ETC)

7. REALIZAR
SIMULACROS

Grupo 63942 Ao 2016

MEDIDAS
PREVENTIVAS
ESTRATEGIAS QUE SE DEBEN TOMAR CON
ANTELACION FIN DE PREVENIR UNA
AMENAZA PARA NUESTROS ARCHIVOS.

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Grupo 63942 Ao 2016

ESTRATEGIAS

REALIZAR
INSPECCIONES A
LA
INFRAESTRUCTUR
A
CONTAR CON UN
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO DE LA
INFRAESTRUCTURA

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PROGRAMAR VISITAS
PERIODICAS DE LAS
EMPRESAS DE
SERVICIOS PUBLICOS
EVITAR
INSTALACIONES
ELECTRICAS
INNECESARIAS
Grupo 63942 Ao 2016

UBICAR LAS
INSTALACIONES
ELECTRICAS EN
CANALETAS
EVALUAR LOS
PROCEDIMIENTOS DE
LIMPIEZA Y
MANTENIMIENTO

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

SEALIZAR LAS
RUTAS DE SALIDA Y
EVACUACION
COMTEMPLAR UN
SISTEMA DE LUZ PARA
CUANDO NO HAYA FLUIDO
ELECTRICO
CONTACTAR CON
TODOS LOS
ORGANISMOS QUE
PRESTAN SERVICIOS
PUBLICOS
Grupo 63942 Ao 2016

COORDINAR
ACTIVIDADES CON LAS
ENTIDADES
COMPETENTES
CREAR UN LISTADO
CON NUMERO
TELEFONICOS

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

TOMAR LAS MEDIDAS

NECESARIAS PARA
REDUCIR LAS
DEFICIENCIAS
CORREGIR TODO
PELIGRO DE
INUNDACION O
INCENDIO

Grupo 63942 Ao 2016

MANUAL DE PREVENCION
EN TODAS LAS ENTIDADES DEBE ESISTIR
EL MANUAL DE PREVENCION, YA QUE
NOS PERMITE TENER MAS CONTROL DE
LA SITUACION DE EMERGENCIA.

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Grupo 63942 Ao 2016

PROCEDIMIENTOS DE
RESPUESTA

Los procedimientos de respuesta incluyen las 72 horas

iniciales de una emergencia y cuando la situacin pone en
peligro la vida de las personas, el control es asumido por los
organismos de socorro

Formar el equipo
de respuesta

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Identificar las
salidas de
emergencia y rutas
de evacuacin

Establecer
un esquema
de
procedimient
os
Grupo 63942 Ao 2016

Contar con planos

que identifiquen
los sistemas de
deteccin y
Contemplar las
extincin
instrucciones
detalladas para
cerrar vlvulas
Establecer el
sistema de
comunicacion
es
Planear todo
tipo de
imprevistos
Establecer
procedimiento de
evacuacin de
personal y material
afectado

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Grupo 63942 Ao 2016

Definir criterios y
tcnicas para evacuar
material documental
La evacuacin
afectado
documental se realiza
cuando la zona este
segura

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Trasladar los
documentos con
mayor prioridad
de riesgo
Se deben identificar
los lugares seguros

Grupo 63942 Ao 2016

Establecer pautas e instrucciones

sobre la manipulacin, embalaje,
transporte y deposito del material
afectado

Redactar protocolos de actuacin y

normas de seguridad con el fin de
garantizar la proteccin del personal y
el material documental

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Elaborar el
inventario
completo del
material
evaluado

Grupo 63942 Ao 2016

PROCEDIMIENT
OS DE
RECUPERACIN

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Grupo 63942 Ao 2016

Qu debo
hacer para
proteger los
documentos en
caso de
desastre?

Sena - Tecnlogo en Gestin Documental

La respuesta
es un:
PROGAMA
DE
DOCUMENT
OS VITALES

Grupo 63942 Ao 2016

Cul es el
objetivo del
PROGRAMA
DE
DOCUMENT
OS
VITALES?

Sena - Tecnlogo en Gestin Documental

El objetivos es que la
documentacin este
protegida, preservada y
disponible en el menor
tiempo posible para una
reanudacin de
operaciones en una
entidad. En caso de
sufrir un desastre

Grupo 63942 Ao 2016

reas afectadas y Depsitos

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Aislar el rea afectada,

inspeccionar las
instalaciones y
comprobar daos por
agua, fuego u otra
amenaza.
Inspeccionar las
instalaciones con
arquitectos e ingenieros
para evaluar la
integridad del edificio.
Evaluar el estado del
material afectado y
determinar un
tratamiento para mitigar
el riesgo de dao o
perdida
Documentos
los daos y
evaluar las necesidades
materiales, financieras y
humanas para las
operaciones de
recuperacin
Grupo 63942 Ao 2016

Inspeccionar
constantement
e los
documentos
hmedos para
prevenir
ataques
biolgicos.
Proteger el
material
documental
contra otros
daos

Sena - Tecnologa en Gestin Documental

Aislar los
documentos
con
Biodeterioro y
proceder a su
cuidadosa
limpieza y
desinfeccin

Recupera
cin de
Documen
tos

Destinar reas
de secado que
permitan airear
la
documentacin
de forma
organizada

Grupo 63942 Ao 2016