REDACCIN

ADMINISTRATIVA
IMPARTE:
Dr. Neder Hugo ROJAS SALDAA

22/09/16

REDACCIN ADMINISTRATIVA

EL OFICIO
Concepto
rea de Circulacin
Clases de Oficio
Estructura del Oficio
Modelos
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CONCEPTO DE OFICIO
Viene del latn OFFICIUM
Comunicacin escrita de carcter netamente
oficial, protocolar; utilizado por las autoridades o
funcionarios de las diferentes dependencias
pblicas o privadas.
Su finalidad: informar, invitar, pedir, remitir
Tiene la funcin de relacionar a los rganos
administrativos de la ms alta jerarqua y por
consiguiente debe ir firmado por los jefes (lderes).
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CONCEPTO DE OFICIO

En algunos casos, puede ir firmado por los jefes

(lderes); pero esto, conlleva asumir toda
responsabilidad que el contenido del documento
requiera, sin comprometer por ello a los de mayor
jerarqua.
Estas redacciones se dan a nivel de instituciones
como: Ministerios, Embajadas, Municipios,
Colegios, Institutos, Universidades, etc.

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REA DE CIRCULACIN
El oficio circula en dos niveles:

A nivel externo
Es decir fuera de la entidad o reparticin relacionada a los
mximos representantes de las instrucciones y a los que
ocupan cargos directivos intermedios. Ej. Invitacin del
Director de UGEL a los Directores de Colegios o viceversa.

A nivel interno
Es decir se desarrolla dentro de la institucin enlaza a los
que ocupan cargos directivos. Ej. Invitacin del Director del
Colegio al Presidente de APAFA o viceversa.
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CLASES DE OFICIO

Oficio

simple o directo

Oficio circular
Oficio mltiple
Oficio de transcripcin y/o trascripcin

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CLASES DE OFICIO

Oficio

simple o directo

Este documento se utiliza cuando el texto o

contenido va dirigido a una sola persona.
Se usa generalmente para una invitacin,
agradecimiento, peticin, felicitacin o
informacin de actividades culturales y
deportivas.
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CLASES DE OFICIO

Oficio circular
Este documento se utiliza cuando ordena, dicta
disposiciones o informa simultneamente a
trabajadores de una misma Institucin.
Ej. Informe de Director a Subordinado

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CLASES DE OFICIO

Oficio mltiple
Este documento se utiliza cuando un mismo
tenor de oficio (tema o texto) va dirigido a
diferentes personas.
El nmero es igual para todos.
En la parte inferior izquierda frente a la firma
(signa), lleva la palabra DISTRIBUCIN con
mayscula a fin de evitar transcripciones
respecto a la nmina de los destinatarios.
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CLASES DE OFICIO

Oficio de trascripcin
El nombre de trascripcin ya nos indica la finalidad
de este tipo de redaccin.
Mediante este documento podemos transcribir el
contenido de una comunicacin de manera original
ntegramente y sin ninguna alteracin.
Todo el fragmento o prrafo trascrito debe ir entre
comillas y fiel al original.

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USO: mediante este documento se emiten:

resoluciones, circulares, decretos, memorandos o en
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otros casos el mismo oficio.

ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento
Membrete (en caso exista)
Ao de calendarizacin, ao de denominacin, ao que reza
Lugar y fecha

Cdigo o numeracin correlativo

Destinatario

Asunto

Referencia

B. Texto o cuerpo
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio

C. Parte signa
Despedida
Ante signa
signa
Post signa
Con copia ( para el cargo)
Iniciales
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento:
1. Membrete; no es parte del oficio. Se escribe en los
lados izquierdos del papel con letras maysculas,
sealando el nombre de la institucin, su direccin,
telfono, etc.
SUB PREFECTURA DE CHINCHA
PLAZA DE ARMAS N 207 TEL. 261001
CHINCHA ALTA

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Ao de calendarizacin; se escribe con letras

maysculas y entre comillas.
Ejemplo: AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE
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A LAS DEUDAS EXTERNAS

ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio

A. Encabezamiento:
3. Lugar y fecha; se escribe al lado derecho identificando
el da, mes y el ao en curso.
Ejemplos:
San Vicente, 21 de octubre del 2008
San Vicente, octubre del 2008
Octubre 21 del 2008
Fecha 21 octubre del 2008
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento:
4. Nmero o cdigo; en esta parte se escribe los tres
datos, al igual que el memorando; la palabra OFICIO
con letras maysculas, seguida del nmero de
expedicin; separada por un guin, el ao en curso;
separada por una lnea oblicua, a continuacin las
siglas de la oficina de procedencia con letras
maysculas.
Ejemplo:
OFICIO N 008-08/ISTP SBG
OFICIO N 425-08/DEMUNA
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OFICIO N 427-08/CPCA

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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento:
5. Destinatario; es la parte que abarca cuatro lneas o
ms de acuerdo a lo requerido; aqu se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a
quien va dirigido el oficio.
Ejemplo:
Seora:
Lic. Rina Ajalcria Alache
Directora del ISTP SBG
San Vicente
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento:
6. Asunto; es la quinta parte y se escribe con mayscula
la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en
resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que
sera explicado en el cuerpo. Se ubica al lado derecho
del papel.
Ejemplo:
ASUNTO: Invitacin al desfile escolar

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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
A. Encabezamiento:
7. Referencia; es la sexta parte y se escribe a la misma
altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere
mencionar un documento recibido anteriormente.
Ejemplo:
REF.: OFICIO N 243-08/IEPCA
REF.: Carta del 17/10/08

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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
B. Cuerpo o texto:
8. Texto; es la parte ms importante, aqu se dar a
conocer el mensaje de la comunicacin en forma clara,
precisa y breve. Generalmente existen expresiones para
aperturar el texto, tales como:
Ejemplo:
Tengo a bien comunicarle...
Es grato comunicar a usted
Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua)
Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua)
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
C. Parte signa
9. Despedida; aqu debemos demostrar amabilidad,
cortesa, y ponderacin. Existen expresiones conocidas
como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi
consideracin y estima personal.
Hago propicia la oportunidad para expresarle los
sentimientos de mi especial consideracin y estima
personal.
Atentamente, (signa)
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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
C. Parte signa
10. Signa y post signa:
Signa.- Se escribe a mano.
Post signa.- Se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello
de la persona que enva el documento.
Ejemplo
Signa
Post signa

Lic. Rina Ajalcria Alache

Directora del ISTP SBG

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ESTRUCTURA DEL OFICIO

Partes del oficio
C. Parte signa
11. Con copia; seala si el documento ha sido emitido con
copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de
la firma y la post firma.
CC
12. Iniciales; al igual que el memorando, se colocan
iniciales con maysculas las que corresponden a la
persona que firma el documento; seguida de una lnea
oblicua, con minscula las que corresponden a la
secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.
RAA/ksb
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EJERCICIOS PRCTICOS

a.

Redacte:

Dos oficios simple o directo

Dos oficios mltiple
b.

Aumente su vocabulario.- Escriba una definicin corta de cada

una de las siguientes palabras, luego de consultar en el
diccionario:

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Membrete, razn social, disputar, unanimidad, incautacin,

dispensar, despacho, rezagado, correlativo, jerarqua.

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