Diego

Bercovich
Noviembre
2014

Diego Bercovich, 2014

Manejo
del Tiempo

De qu vamos a hablar hoy?

cosas
sistema

tiempo
energa

Diego Bercovich, 2014

actividades

Diego Bercovich, 2014

1
Liberar
nuestra
mente

Las cosas
sistemas
seres sociales
sociales

promesa
estar
stressir por
s
en
detrs de
lo que
contro

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compromis
os
intereses
deseos

Somos seres sociales, interactuamos permanentemente

con otros: padres, parejas, hijos, jefes, compaeros de
trabajo, integrantes de los equipos que lideramos,
clientes, etc., etc..

Con cada uno tenemos una relacin que se construye

da a da, dando y recibiendo, esperando y
prometiendo....

Estas esperas y estas promesas tambin son con

nosotros mismos, porque normalmente esperamos
desarrollarnos, estar mejor, etc.

Estas esperas y promesas son las cosas que dan vueltas

en nuestra mente. Cuando estan dando vueltas nos
desconcentramos, perdemos foco, no estamos en
nosotros. Ahora mismo cada uno de nosotros debe tener

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Las cosas

La recopilacin de las cosas, a partir

de Allen
Que cosas estan dando vueltas en mi mente y me distraen de
estar aqu y ahora?
mbito
(personal, laboral, otro)

Tipo de cosa

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Cosa

Los tipos de cosas

Comunicaciones
que debemos
iniciar: llamados,
mails,
notas, ...
Cuestiones

administrativa
s: cobranzas,
pagos,
bancos,
Cuestiones
comerciales:
seguros,
...

Proyectos que estn en

espera de ser iniciados

Comunicaciones
debemos
que debemos
participar a
responder:
Escritos a otras
realizar
y
personas
llamados, mails,
enviar: reportes,
notas, ...
evaluaciones,
propuestas,
manuales,
Cuestiones instrucciones, ...

clientes, marketing,
ventas, ...Espacio de trabajo:
sistemas, telefona,
archivos,
equipamiento,
insumos, oficina y
lugar de trabajo,

financieras:
presupuestos,
balances, ...

Escritos
a leer o
analizar

Temas de planeamiento y
organizacin: objetivos,
planes, presentaciones,
Desarrollo
eventos previstos, ...

Temas en espera de
que algo suceda:
informacin, tareas
delegadas,
respuestas a notas,

profesiona
l:
formacion
es,

Diego Bercovich, 2014

Proyectos que
estn en marcha

Compromisos con
los dems,
promesas
Temas que ...
realizadas,

Pasar cada vez por la lista de tipos de cosas asumiendo

nuestros diversos roles: padre, pareja, hijo, trabajador,
voluntario, estudiante, etc.

No dejar fuera los compromisos que tenemos con

nosotros mismos

Adems de lo que debemos hacer, incluir lo que

deseamos y lo que nos interesa

Incluir lo que estamos esperando de otros

Recopilar las cosas cada tanto; una vez por mes, por
ejemplo

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Algunos tips

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2
Procesar
las cosas

La lista de cosas se combina con otras listas: las

bandejas de entrada de correo electrnico, los
mensajitos, el correo postal, las notas que vamos
tomando en cuadernos a lo largo del da, etc. Todas
estas listas son el combustible que alimenta el
mecanismo. Pero igual que pasa con un motor de
combustin, el mecanismo no funciona si no hay una
chispa. En nuestro caso, la chispa la proveemos
nosotros: es el hbito de sentarnos y procesar las listas.

Procesar significa tomar cada tem de cada lista y darle

un destino, hasta que todas las listas han quedado
vacas. Usualmente los destinos son: el cesto, la
resolucin inmediata si el tem puede ser resuelto en
menos de dos minutos, un sistema de archivos que
veremos en seguida, un calendario o una lista de cosas

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Procesar las cosas

procesar
descartar

archivar

-4x+7=15
-4x+7=15
8y+20=2
8y+20=2

programa
r

DiegoBercovich,
Bercovich,2014
2014
Diego

resolver
si t<2

El calendario y la lista de pendientes

(ToDo)
tbd

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Adoptar el hbito de la regularidad. Este sistema solo

sirve si la chispa se enciende cada da. Si esto no pasa,
comenzaremos a sentir los sntomas usuales de que
vamos detrs de lo que nos pasa, de que no estamos en
control, etc.

Si es posible, adoptar herramientas que disfrutemos al

utilizar, y quede as vinculado el hbito con algo de
placer

Dejar las listas vacas cada vez que procesemos.

Recordar que tener las cosas volcadas a un sistema y

tener nuestros espacios de trabajo ordenados produce
una sensacin de bienestar y control

Siempre llevar con nosotros un anotador, nuestro

sistema de actividades por hacer (ToDo list) y nuestro

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Algunos tips

Diego Bercovich, 2014

Organizar
las
actividades

El Diario de Actividades
Que hice a lo largo de esta semana?
Da

Hora

Actividad

atributo
1

atributo
2

atributo
3

8:00
9:00
Lunes

10:0
0

8:00

Marte
s

9:00
10:0
0

alineada
alineada con
con mis
mis
objetivos
objetivos
planificada
planificada desde
desde
antes
antes
iniciada
iniciada por
por m
m
iniciada
iniciada por
por otro
otro
importante
importante
urgente
urgente
mi
mi energa
energa era
era

me
senta

me senta

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atributos
atributos

Organizar las actividades

prioridades

alineamient
o
con
objetivos

biorritmo

prime time

reparacin
y recarga

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urgenci
a
delegacin
importancia
energa

El biorritmo

Cada uno de nosotros tiene un biorritmo que le es

propio.

Algunos criterios: al programar y priorizar nuestras

actividades, hacer coincidir las importantes con los
momentos donde nuestro biorritmo es mas alto, y las no
importantes, si no hemos conseguido delegarlas en
otro, llevarlas a donde nuestro biorritmo es bajo. Por
ejemplo, el procesamiento de las cosas que vimos en la

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Algunos nos levantamos de un salto, listos para lo que sea

necesario hacer, otros estamos medio dormidos hasta que la taza
de caf nos va trayendo de vuelta al mundo; algunos bien
temprano a la maana estamos listos para lo que sea, y somos
intiles a las 9 de la noche; algunos necesitamos una pequea
siesta de quince minutos, y otros si tomramos esa siesta seria de
no menos de tres horas, y quedaramos abombados para el resto
del da. Hay momentos que estamos mas lucidos, y momentos en
que no se nos cae una idea.

Podemos ayudar a nuestra energa llevando adelante

ejercicios de reparacin, de recarga.

Por ejemplo, no dejando de tener una pausa en la mitad

de la jornada donde podamos comer algo y cortar con
las actividades, saliendo a caminar aunque sea una
vuelta de manzana, ponindonos de pie si estamos
atados a un escritorio no menos de una vez por hora,
subiendo o bajando escaleras en vez de tomar el
ascensor, etc. Pensemos que estas actividades, al
cargar nuestras bateras, son una especie de inversin
en las actividades que nos esperan a continuacin,
donde estaremos mejor predispuestos y activos.

Diego Bercovich, 2014

La energa

Reservar nuestros momentos de mayor energa para las

actividades importantes

Y viceversa: por ejemplo, procesar las cosas en los

momentos en que nuestra energa es baja

Que nuestro presente no se fagocite a nuestro futuro:

siempre reservar algo de tiempo para realizar
actividades importantes que no son urgentes

Reservar un tiempo, antes de que nuestra energa

descienda, para recargarla. Movmonos, descansemos,
salgamos a dar una vuelta, tomemos aire, escuchemos
msica, etc.

As, invertimos en una mejor realizacin de las

actividades que siguen.

Diego Bercovich, 2014

Algunos tips

Diego Bercovich, 2014

4
Ganar
eficiencia

Ganar eficiencia

interrupcion
es

reuniones
vas de
informacin
y de reporte

multitaskin
g

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llamado
s mensajito

Las interrupciones
tbd

Diego Bercovich, 2014

Diego Bercovich, 2014

Las reuniones
tbd

Diego Bercovich, 2014

Los llamados
tbd

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Manejo del mail

tbd

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Delegacin
tbd

Algunos tips

Las reuniones son muy caras: asignar roles

(coordinador, secretario, resto de participantes) y
respetar una coreografa (anticipacin de temas, bajar
la velocidad, agenda, desarrollo, conclusiones, minuta)
es mandatorio

Hacer uso intensivo de las tecnologas

Una poltica de puertas abiertas no es lo mismo que

atender a quien lo desee en cualquier momento

Si se desea profundidad, no hacer multitasking y pedir a

los dems lo mismo

Diego Bercovich, 2014

Hay millones de tips, todos disponibles en internet

Algunas cosas que aprend:

Diego Bercovich, 2014

Implementar un
sistema de gestin

Implementar un sistema de gestin

tbd

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A modo de cierre

Ser eficiente para consumir menos tiempo

Adoptar herramientas para tener menos estrs

Conocer nuestro biorritmo

Apalancar nuestras actividades en el biorritmo

Distinguir urgencia de importancia

Adoptar hbitos para cargar energa

Diego Bercovich, 2014

A modo de cierre