1 Taller 06 - Gestion Del Tiempo y Del Estres

Programa de
Desarrollo de
Habilidades Directivas
MBA: Manuel Ponce Polanco
www.partnerconsulting.com.pe
Taller 06:
Gestin eficaz del tiempo y
del estrs
Test 01:
Diagnstico sobre el uso
del tiempo
1.La gestin del tiempo
El tiempo un recurso no renovable

El tiempo es el recurso mas valioso ya que controla y
limita a todos los dems recursos.
Es un bien que no se puede ahorrar
o atesorar, por tanto hay que sacarle
el mximo rendimiento.
Sacan ustedes el mximo rendimiento?
Cuando decides lo que hacer con tu tiempo, tomas el

control de tu vida en tus manos!
El sndrome de la falta de tiempo

No tenemos tiempo?
Tenemos 720 horas al mes.

Dormimos 240 horas al mes.
Estamos despiertos 480 horas al mes.
Trabajamos aproximadamente 200 horas al
mes.
200 horas = 42% de nuestra vida
En que lo invertimos?
En dormir, baarse, vestirse, comer.
En actividades del trabajo.
En la familia.
En el desarrollo profesional.
En esparcimiento.
Cmo utilizamos nuestras 168 horas de la

semana?
Distribucin del tiempo semanal

Una semana tiene 7 das, de 24 horas
lo que hace un total de 168 horas.
La distribucin de este tiempo es:
Trabajo: 8 horas diarias x 5 das
= 40 Hrs.
Dormir: 7 horas diarias x 7 das
= 49 Hrs.
Comer, aseo, transporte: 4 horas diarias x 7 das
= 28 Hrs.
Diversin: Paseo, cine, teatro, etc. 3 horas diarias x 7 das
= 21 Hrs.
Total
= 138 HRS.
Nos sobran 30 horas

Taller 01:
Distribucin del tiempo
semanal
Cmo administrar
tu tiempo
El directivo y el tiempo
El directivo que no es capaz de
gestionar adecuadamente el
tiempo,
difcilmente
sabr
administrar otros recursos.
Peter Drucker
Dime en que usas tu tiempo y te dir quien eres
Quien pierde el tiempo, pierde la vida
Test 02:
Encuesta sobre gestin
del tiempo
Criterios para la asignacin del tiempo
Hacemos lo que nos gusta hacer

antes de hacer lo que no nos gusta.
Hacemos cosas que sabemos hacer
ms rpidamente que aquellas que no sabemos cmo.
Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer
aquellas que requieren mucho tiempo.
Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos.
Hacemos cosas que estn agendadas antes que aquellas que no
lo estn.
Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras.
Criterios para la asignacin del tiempo
Hacemos las cosas que son urgentes

antes de las que son importantes.
Esperamos hasta la fecha lmite antes de movernos.
Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato.
Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo.
Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros

de hacer o no hacer algo.
Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo.
Taller 02:
Describa sus criterios
de asignacin
Sabas que .?
Una persona pierde 15 minutos diarios
buscando cosas que no encuentra?
Sabas que .?
Una persona productiva gana
en promedio que una que no lo es.
Dilatadores.
Perpetuos tardones.
Perfeccionistas.
Fcilmente distrados.
Hace-todo.
Cunto vale nuestro tiempo?

Tiene usted una idea del valor monetario de su tiempo?
1. Calcule el monto mensual de su sueldo; incluyendo en l
los beneficios sociales y las ganancias marginales.
Salario anual * 1,5 / horas laborales al ao = costo por hora
Costo por hora / 60 = costo por minuto
2. Divida ese monto por el

nmero promedio de horas
de trabajo por mes.
Obtendr su tasa horaria
promedio.
Usted ama la vida?

Entonces no desperdicie su tiempo, porque
de eso est hecha la vida.
Benjamin Franklin
EL TIEMPO TIENE MAS

VALOR QUE EL DINERO!
PUEDES CONSEGUIR MAS
DINERO PERO NO PUEDES
CONSEGUIR MAS TIEMPO!
Cuales son los beneficios de la administracin del tiempo?
El director
desorganizado
I, II, III
2. Detectar
nuestras
prioridades
Plan de administracin del tiempo
Identifique las prioridades.

Establezca metas a corto y a largo plazo.
Determine los objetivos que cumplan sus metas.
Cree una estrategia.
Ponga en marcha la estrategia.
Plan de vida personal

Para elaborarlo respondamos las siguientes interrogantes :
Hacia donde voy?
Qu debo lograr para mi?
Qu deseo lograr para mi familia?
Qu deseo aportar a mi pas?
Antes de hacer algo preguntmonos :
Para que voy a hacerlo?
Quiero hacerlo?
No quiero hacerlo?
Este anlisis constante har nacer en usted un ser eficiente aprovechador de SU
TIEMPO.
La rueda de la vida
Elemento visual
Nos da claridad y
direccin
Algo tangible para saber por donde y como obtener resultados
y sentirnos mejor e inspirados
Cmo es tu escenario por

rea?
Qu tan placentero va a ser el viaje en un

carro con estas ruedas?
Tu rueda de la vida
Cmo est t rueda?
Como la que tiene todos los quesitos de
colores perfectos?
Qu ha pasado?
Qu eje de tu vida falla?
Cul necesita un "empujoncito" para dar un paso ms?
Ests completamente segura que no necesitas ni nada ni a nadie?
Taller 03:
La rueda de tu vida
Cules son tus prioridades?

Prioridad
Plazo
1. _________________________________
_______
2. _________________________________
_______
3. _________________________________
_______
4. _________________________________
_______
5. _________________________________
_______
6. _________________________________
_______
3. Balance personal de
nuestro tiempo
El reparto de nuestro tiempo
Trabajo
Familia
Uno mismo
Taller 04:
El reparto de tu tiempo
En qu se nos va el tiempo en el
trabajo?
Correo
Telfono
Reuniones
Trabajo de oficina
Trabajo de campo
Viajes
Taller 05:
El reparto de tu tiempo
en el trabajo
PRODUCTIVIDAD
=
COMPLETAR TAREAS
Cmo perder el tiempo en el trabajo?
Factores que afectan adversamente

la productividad
La dilatacin.
Desarrolle una estrategia hacerlo ahora.
Perfeccionismo.
Delegue.
Slo vuelva a trabajar dos veces.
Incapacidad de decir no.
Indecisin.
Cul es el problema?
Cules son las opciones?
Cul es la mejor opcin?
Lista de "tareas por hacer"

Esta lista no debera ser:
Una lista de deseos.
Abrumadora.
La lista de "tareas para no hacer" le ayuda a:
Hacer elecciones inteligentes sobre las prioridades.
Delegar tareas.
No incluya demasiadas tareas.
Calcule el tiempo en exceso.
Enumere las tareas ms importantes primero.
Programe tiempo para pausas.
Programe metas a largo plazo y a corto plazo.
Se trata de hacer lo que hay que hacer!

Primero lo primero: PLP

A Actividades que se DEBEN realizar.
B Actividades que se DEBERIAN hacer.
CActividades que SERIA BUENO hacerlas.
DActividades que se PUEDEN delegar.
E Actividades que se PUEDEN eliminar.
En tu lista coloca la letra correspondiente.
Considera las consecuencias de hacer o no hacer cada
actividad.
Taller 06:
La lista de cosas por hacer
Dobla tu
productividad
4. Los ladrones de nuestro tiempo
Los ladrones del tiempo

En que se nos escapa el tiempo?
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que
nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo.
Detectarlos nos ayudar a combatirlos.
Los ladrones internos

Los que provocamos nosotros mismos:
No saber decir no
No saber delegar
Aplazar cosas
Indisciplina
Tensin y preocupaciones
Obsesin por lo trivial
Meticulosidad
Confusin y desorden en el sitio de trabajo
Los ladrones externos

Los que provienen de otras personas:
Telfono
Visitas inesperadas
Falta de comunicacin
Exceso de reuniones
Correos electrnicos / chat / internet
Excesivo flujo de papeles
Incapacidad de las personas que nos rodean
Ruidos y distracciones visuales.
Taller 07:
Los ladrones de tu tiempo
Los ladrones del

tiempo
El tiempo es
valioso un lunes
La mala gestin del tiempo y el estrs

El estrs es una enfermedad progresiva, causada por
diversas presiones y exigencias de la vida moderna,
de la sociedad y de uno mismo, corresponde
tambin a un modo de vida.
Estrs significa esfuerzo de adaptacin, por lo tanto
los cambios positivos como los negativos pueden
producirlo.
Gestionar mal el tiempo
produce estrs.
Vivir con urgencias
Usas artificios para estar

alerta siempre
Tienes un bao porttil en

tu oficina para ahorrar
tiempo
Mtodos para combatir el estrs

1. Desaceleracin:
Diferenciar lo necesario de lo urgente
2. Pensamiento positivo:
querer es poder
3. Liberarse de ciertas dependencias:
aprender a decir no
4. Aprender a relajarse.
5. Apoyo social:
Relaciones de calidad con el entorno
5. La planificacin de nuestro
tiempo
Ventajas de la planificacin
Hay gente que dice haber alcanzado el xito sin la
planificacin slo con la improvisacin, pero .
son los menos.
Regla :
Los minutos dedicados a la planificacin ahorran
horas en el momento de ejecutar lo planificado.
La gente que no planifica su tiempo
lo pierde; la gente que planifica su
tiempo lo invierte.
Los aspectos claves
El control de la agenda
Sirve para programar por escrito nuestras
actividades diarias. Sin esto es fcil perder
el tiempo.
Comienza siempre por la maana con tu
primera prioridad y no con cuestiones de poca importancia.
Al final de cada jornada invierte 15 minutos para revisar la agenda
y planificar las actividades del da siguiente.
Establece estimaciones de tiempo realistas pues las cosas siempre
llevan ms tiempo de lo que se piensa. Plazos de tiempo poco
realistas originan prisa, tensin y errores.
Compromtete habiendo dado al menos de un 20 a un 50 por
ciento ms del tiempo calculado, para incluir tambin algn
descanso.
El control de las llamadas telefnicas

El telfono es una herramienta muy eficaz para ahorrar tiempo, pero
puede ser un desastre si se hace un mal uso del mismo.
Solemos actuar con la asuncin de que el asunto de la persona que
nos llama es ms importante que aquello que estamos haciendo.
Actualmente el mvil puede llegar a esclavizarnos y hacernos menos
eficaces.
Podemos caer en alguna de las 5 trampas :
El deseo de saber lo que est ocurriendo.

Una excusa para dejar de hacer un trabajo.
La necesidad de ser sociable.
La creencia de que nos necesitan porque nos llaman.
Miedo a ofender si no coges la llamada.
Las llamadas telefnicas
4 tcnicas para controlar el tiempo que

se dedica al telfono:
Filtra las llamadas haciendo uso del contestador.
Devuelve las llamadas a la hora que te resulte mas conveniente.
Indica con cortesa el lmite de tiempo de la llamada.
Cuando realices una llamada, prepara de antemano los temas.

El control de las visitas inesperadas

Tienes un minuto?
Todos sabemos que el significado de esta pregunta
nunca quiere decir un minuto.
Realmente la pregunta sera: Puedo interferir en tus prioridades?
La mayora de nosotros permitimos que las visitas inesperadas de
visitantes y colegas irrumpan durante nuestro trabajo.
Todos estos minutos si se suman, se convierten en aos tirados
por la borda y objetivos nunca cumplidos.
Las visitas inesperadas
5 tcnicas para utilizar con las

visitas inesperadas:
Ponte en pie cuando entre, permanece as y camina hacia la
puerta con la visita conforme resumes lo hablado.
Saluda a la visita, explica que ests trabajando en algo importante
y urgente y fija una cita para ms adelante.
Establece un lmite de tiempo desde el principio.
Cierra la puerta si no quieres que te ,molesten y que sea una seal
de si se te puede o no interrumpir.
Ve al despacho de la otra persona, as tendrs el control de
cuando quieres terminar.
El control del tiempo en las reuniones
5 recomendaciones para garantizar

reuniones eficaces:
Antes de tener una reunin, asegrate de si con un correo, o una llamada
telefnica, puedes conseguir el propsito que persigues.
Invita slo a las personas necesarias para tratar el asunto e infrmalas del
propsito y objetivos de la reunin. Si el tema no te compete, explcalo y excusa tu
asistencia.
Prepara o pide un orden del da con los asuntos a tratar, los objetivos a alcanzar y
los lmites de tiempo para cada asunto.
Comienza y acaba puntualmente.
Redacta un acta de la reunin con los resultados y las acciones a tomar.
El buen uso del tiempo en las reuniones
1. Decidir si vale la pena

tener la reunin.
2. Planificar la reunin por anticipado.
3. Adicionar puntos de agenda durante la semana.
4. Iniciar la reunin planteando los puntos de
agenda.
El control del correo electrnico

El correo electrnico se ha convertido en una herramienta clave de
productividad, pero su mala utilizacin esta generando una servidumbre
exagerada, que conlleva una mala gestin del tiempo.
Recomendaciones :
Identifica siempre dos momentos del da para revisar tu
correo.
Revisa por encima, filtra y elimina los correos basura.
Identifica y organiza en 3 carpetas :
1. Importante y urgentes, de accin inmediata.
2. Urgentes, a valorar y actuar.
3. Importantes, a estudiar con tiempo.
Lo importante y lo urgente
Lo Urgente:
Toda tarea o actividad en la que
ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafos que
se nos presentan.
Lo importante:
La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa
de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a
los desafos del entorno.
Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear

tormentas y manejar crisis, solo por azar estaremos
navegando en aguas calmas.
Cuadrantes de gestin del

tiempo
URGENTE
Crisis
Emergencias
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
Interrupciones.
Algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas
Actividades populares y
rutinarios.
NO URGENTE
Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades
Aprendizaje
Planificacin
Recreacin
Trivialidades
Algunas cartas
Correspondencia publicitaria
Algunos llamados telefnicos
Actividades agradables
Acciones que implican
prdidas de
tiempo.
Cuadrantes de gestin del

tiempo
URGENTE
Q1
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
Crisis
Hgalo en este
momento
Q3
NO URGENTE
Q2
Planificacin
Hgalo pronto
Q4
Popularidad
Debo hacer
esto?
Trivialidad
No lo haga!
Taller 08:
Tu matriz del tiempo
La gestin del
tiempo y de las
prioridades
El ciclo de energa
10
9
8
7
6
5
Energa
4
3
2
1
0
00
:
7
00
:
9
00
:
11
00
:
13
00
:
15
00
:
17
00
:
00
:
9
1
21
00
:
23
La hora tranquila
Es una de las mejores tcnicas de

distribucin y uso del tiempo jams ideada.
Durante un hora al da, no atiendas llamadas, ni

reuniones, ni hables con persona alguna; no permitas
que te interrumpan y simplemente dedcate a trabajar
tranquilamente.
Todos los que la han probado alguna vez, defienden esta

tcnica con entusiasmo.
La hora tranquila
Resultados :
Como promedio equivale a hacer
el trabajo de tres horas normales
con interrupciones.
Cundo es el mejor momento?
A primera hora de la maana o a ltima hora de la tarde.
Es muy eficaz si toda la empresa participa al mismo
tiempo de esta tcnica
Qu recursos hacen ms eficiente

nuestro tiempo?
Equipos.
Software.
Capacitacin.
Espacio.
Tecnologa.
Adquiera slo la tecnologa que necesita!
Aprenda slo lo pertinente para usted!
Cree un periodo sin interrupciones!
En Resumen .
Nunca encontrars tiempo para nada.
Si necesitas
crertelo.
tiempo
tienes
que
El manejo adecuado del tiempo cuesta

sangre, sudor y lagrimas.
La trampa del
tiempo

1 Taller 06 - Gestion Del Tiempo y Del Estres

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

1 Taller 06 - Gestion Del Tiempo y Del Estres

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Programa de

1.La gestin del tiempo

El tiempo un recurso no renovable

Sacan ustedes el mximo rendimiento?

Cuando decides lo que hacer con tu tiempo, tomas el

El sndrome de la falta de tiempo

Tenemos 720 horas al mes.

Cmo utilizamos nuestras 168 horas de la

Distribucin del tiempo semanal

Dormir: 7 horas diarias x 7 das

Comer, aseo, transporte: 4 horas diarias x 7 das

Diversin: Paseo, cine, teatro, etc. 3 horas diarias x 7 das

Nos sobran 30 horas

Criterios para la asignacin del tiempo

Hacemos lo que nos gusta hacer

Criterios para la asignacin del tiempo

Hacemos las cosas que son urgentes

Esperamos hasta la fecha lmite antes de movernos.

Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato.

Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo.

Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros

Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo.

Cunto vale nuestro tiempo?

2. Divida ese monto por el

Usted ama la vida?

EL TIEMPO TIENE MAS

Plan de administracin del tiempo

Identifique las prioridades.

Plan de vida personal

Cmo es tu escenario por

Qu tan placentero va a ser el viaje en un

Cules son tus prioridades?

El reparto de nuestro tiempo

Cmo perder el tiempo en el trabajo?

Factores que afectan adversamente

Lista de "tareas por hacer"

Se trata de hacer lo que hay que hacer!

Primero lo primero: PLP

4. Los ladrones de nuestro tiempo

Los ladrones del tiempo

Los ladrones internos

Los ladrones externos

Los ladrones de tu tiempo

Los ladrones del

La mala gestin del tiempo y el estrs

Vivir con urgencias

Usas artificios para estar

Tienes un bao porttil en

Mtodos para combatir el estrs

Los aspectos claves

El control de las llamadas telefnicas

Podemos caer en alguna de las 5 trampas :

El deseo de saber lo que est ocurriendo.

Las llamadas telefnicas

4 tcnicas para controlar el tiempo que

Filtra las llamadas haciendo uso del contestador.

Devuelve las llamadas a la hora que te resulte mas conveniente.

Indica con cortesa el lmite de tiempo de la llamada.

Cuando realices una llamada, prepara de antemano los temas.

El control de las visitas inesperadas

Las visitas inesperadas

5 tcnicas para utilizar con las

El control del tiempo en las reuniones

5 recomendaciones para garantizar