ADMINISTRACION DE

CONGRESOS Y EVENTOS

CONCEPTOS BSICOS SOBRE LA

ORGANIZACIN DE EVENTOS

EVENTO, es la reunin de personas que

atradas por un motivo comn y en una
ocasin especial o singular, se han
reunido para discutir, disfrutar, aprender o
admirar los acontecimientos ofrecidos.

CONCEPTOS BSICOS SOBRE LA

ORGANIZACIN DE EVENTOS

Evento se refiere a cualquier acontecimiento,

circunstancia, suceso o caso posible que produce
un beneficio social y es programado con
anticipacin.
As, se dice eventualmente o ante todo evento en
previsin
de
algo
que,
conjetural
o
previsiblemente,
pudiera
ocurrir
en
una
circunstancia determinada y es generalmente un
hecho imprevisto.

HOSTELERA Y EVENTOS

Dentro del marco de la HOSTELERA se determina

al EVENTO, como un conjunto de actividades y
tareas complejas y diversificadas destinadas a
realizar una reunin o encuentro de personas con
fines diversos, lo que comprometen al hotelero en:
a. Atencin y servicios especializados.
b. Infraestructura: salones y equipos.
c. Personal profesional
A cambio de una retribucin econmica que puede
representar ms de un 50% de los ingresos del
departamento de A&B.

Los Eventos son una herramienta valiosa que

manejada con habilidad e idoneidad permiten
alcanzar objetivos especficos que pueden ser
polticos, culturales, econmicos, sociales,
benficos, entre otros.
El objetivo general de todo evento es crear
una imagen positiva para la opinin pblica,
que abarca, tanto al pblico interno como
externo.

El Evento debe adems:

Ser un verdadero acontecimiento.
Desarrollar una buena performance.
TENER

XITO. Cualitativo (medir la opinin

pblica a travs de herramientas de medicin
como encuestas) y Cuantitativo (no menos del
30% de utilidad).

Caractersticas de los Eventos:

El evento es arquitectura mvil y provisional.
Realizado durante un lapso determinado.
Prefijado en el tiempo.
Por un motivo especfico.

IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS:

En lo Econmico:
Se hacen conocer productos, servicios, avances
tecnolgicos, cientficos, se genera riqueza con fines de
lucro, permite el auto sostenimiento econmico como
resultado del evento.
En lo Social:
Nos permite solucionar algunos problemas sociales:
desocupacin, medios de distraccin social, etc.

IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS:

En lo Educativo:
Nos permite actualizar nuestros conocimientos,
desarrollar teoras y formar tcnicos tomando
conocimientos de nuevas tcnicas, mtodos, frmulas,
sistemas y nuevas tecnologas.
En lo Cultural:
Nos permite asistir a una variedad de eventos que
permiten la culturizacin a travs de sinfonas,
exposiciones de arte, exposiciones cientficas, etc.

CMO SE LOGRA EL XITO ?

El xito de un evento depende de su planeacin
detallada, sin desconocer la importancia de las
dems etapas que contribuyen en gran medida
al logro de los objetivos propuestos .

LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE EVENTOS:

Algunos eventos por su magnitud y/o complejidad requieren de la
contratacin de los servicios de una empresa de relaciones pblicas o
empresa de organizacin de eventos.

CAPACIDADES DEL OPR:

Debe
Debe

ser ejecutivo y a la vez ejecutor.

tener conocimiento de ceremonial, protocolo y
relaciones pblicas.
Debe tener conocimiento de equipamiento tcnico.
Debe ser detallista y de alta autoridad.
Debe tener la habilidad de transformar lo complejo en
simple.
Debe saber planificar y no improvisar y prever posibles
imprevistos.
Debe ser hbil negociador.

ELECCIN DE EVENTOS:
Para la proyeccin de un evento es primordial, sobre la
base de entrevistas previas, llegar a comprender cul es
el motivo subyacente de todo acontecimiento, este
objetivo no siempre est a la vista de todos pero es el
motivo esencial del acontecimiento.

LA CONTRATACIN DE UN ORGANIZADOR
ES UNA INVERSIN Y NO UN GASTO
PARA REFLEXIONAR:
Algo a tener en cuenta:
CUIDADO... porque al aplicar el estilo
personal, siempre,
el Productor de Eventos, termina
apropindose del acontecimiento..
El lema a utilizar es:
PROPONER NO
IMPONER

CLASIFICACIN DE EVENTOS
Los eventos se clasifican en:
Eventos
Eventos

Sociales
Empresariales
Eventos Institucionales
Eventos Protocolares
Eventos Ceremoniales
Eventos Eclesisticos
Eventos Familiares
Eventos Deportivos

Se pueden identificar cientos de eventos a

organizar, entre los que mencionaremos:

ALMUERZO CENA (REUNIN)

ANIVERSARIOS
ASAMBLEA
BAUTISMO
BINGO
BODA
BRUNCH

CAMPEONATO DEPORTIVO
CINE FORUM
CLAUSURA
COKTAIL
COLOQUIO
COMISIN
CONFERENCIA
CONFERENCIA DE PRENSA
CONFIRMACIN
CONGRESO
CONCIERTO
CONVENCIN
CONVERSATORIO
CUMPLEAOS
CURSILLO
CURSO
CHARLA

DEBATE
DESAYUNO DE TRABAJO
DESFILE DE MODAS
DESFILES
DESPEDIDA DE SOLTERIA
DIALOGO
DIRECTIVA
DIRECTORIO
DISCURSO
DISCUSIN
DISERTACIN
DRAMATIZACIN
ENTREVISTA
ESTUDIO DE CASOS
EXCURSIN
EXPOSICIN

FERIA
FESTIVAL
FIESTA
FORUM
GYMKHANA
GRADUACIN
INAUGURACIN
JORNADA
KERMESSE
LANZAMIENTO DE PRODUCTO
MART BOLSA
MATRIMONIO
MESA REDONDA
MITIN

OBRA TEATRAL
PANEL
PASEOS
PEDIDA DE MANO
PLENARIO
PRIMERA COMUNIN
PRESENTACIN EN SOCIEDAD
PRESENTACIN DE LIBRO
PROCESO INCIDENTE
PROMOCIN DE IDEAS
PROMOCIN
RECEPCIN
RECITAL
RECREATIVAS
RETIRO

SORTEO
SEMINARIO
SIMPOSIUM
SINDICALISMO
SHOWER
SHOW
SIMPOSIO
SOCIODRAMA
SUBASTA
TALLER
TCNICA DE RIESGO
TMBOLA
VERBENA
VIAJE DE PROMOCION
VIAJES DE INCENTIVOS
VINO DE HONOR

OBJETIVO:
ELABORAR CATALOGO DE LOS PRINCIPALES EVENTOS EN NUESTRO
PAS.
PARTICIPANTES:
Grupos de 5 integrantes mximo.
DESARROLLO:
Elaborar una lista de los diversos eventos que se desarrollan en nuestro
pas ( Elegir un Departamento). Indicando lo siguiente:

Nombre del evento

Motivo o razn de su organizacin
Descripcin del evento ( organizador, participantes, invitados)
Lugar
Fecha- Duracin
PRESENTACION DEL TRABAJO:
En CD . WORD. ARIAL 12 A DOBLE ESPACIO
Exposicin de uno de los eventos investigados ( Eligen Los recursos
que quieran emplear para su presentacin)
Duracin 20 minutos
FECHA DE ENTREGA:
FECHA DE EXPOSICION:

TAREA No 1