La carta

Que es una carta?

Es un medio de comunicacin escrito que un emisor

(remitente) enva a un receptor (destinatario).

Generalmente se compone de: el encabezado, el
numero consecutivo, la fecha, datos del destinatario ,el
saludo, el texto, la despedida y el remitente o firma. La
carta contiene un texto distinto para cada ocasin.

Tipos de carta
1. Cartas de agradecimiento.

Son aquellas en las que expresamos nuestras ms

sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda
prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el
telfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas.
2. Cartas de disculpa.
Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta
incorreccin, actitud o error cometido en el transcurso de
un encuentro. Generalmente se da la razn por la que
cometi el error o por la falta de asistencia.

3. Cartas de solicitud.
En determinadas ocasiones necesitamos informacin, datos
sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habr
que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma
breve y clara.
4. Cartas de felicitacin.
Si desarrollamos una mnima vida social, hay mltiples
ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento
de un nuevo beb, hasta un ascenso en el trabajo, la
obtencin de un ttulo acadmico, etc. Aunque la mayora
de ellas comparten una estructura comn, podemos
encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios
escritos.

5. Cartas de presentacin.

Aunque son cartas que prcticamente no se utilizan el actualidad, en

otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo
entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional.
Hoy da se utiliza la presentacin personal, por que se juzga ms
conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar ms
detalles nuestros, no est dems redactar una carta de presentacin
para nuestros superiores o compaeros de trabajo o profesin.
6. Cartas de invitacin.
Aunque lo habitual es confeccionar una "invitacin" para la mayor
parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que
invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compaeros de
trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo ms
que una llamada telefnica, podemos recurrir a una carta de invitacin.

CARACTERSTICAS DE UNA CARTA

La carta :
Es breve y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y
exactitud.
Busca dar informacin completa.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que
se quiere expresar.

PARTES DE LA CARTA
Se compone generalmente de:
El encabezamiento (membrete, direccin del

destinario)
El numero consecutivo de la carta
La fecha
Datos del destinatario
Saludo
Texto
Despedida
Remitente o firma

EL ENCABEZAMIENTO
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta.

Contiene siempre el membrete que cumple la funcin de

etiqueta de presentacin.
Adems, incluye la fecha y la direccin de la persona
que recibe la carta (receptor).

LA FECHA
La fecha es uno de los elementos ms importantes. Toda

carta tiene que ir fechada. Su colocacin depende del

tamao de la carta.
En espaol el patrn a seguir es : da-mes-ao. Ejemplo:
21 de abril de 2009. En ingls se usa el patrn mes-daao y el mes se escribe en mayscula. Ejemplo: May 15,
2009.

Datos del destinatario

se escriben en el margen izquierdo del papel, a cuatro

espacios verticales despus de la fecha. Esta

informacin debe escribirse a espacio sencillo.
Incluye: el tratamiento del destinatario, nombre completo
en mayscula fija, cargo que desempea en la empresa,
nombre de la ciudad donde esta ubicada la empresa

saludo
Son las frases de cortesa para iniciar la carta
Es importante destacar que en el saludo los ttulos no se

abrevian. Puede comenzar de la siguiente forma:

Respetado(a) seor (a) _____________
Estimado (a) seor (a) ______________
Cordial saludo
En el blanco se escribe el nombre completo si es mujer o
apellido si es hombre, a quien va dirigida la carta.

texto
El texto de la carta es la parte ms importante.

Es el mensaje que se presenta en la carta.

Puede ser de carcter expositivo o
argumentativo. Se ubica a dos espacios debajo
del saludo. Es importante destacar que entre
cada prrafo hay que dejar dos espacios
verticales y se escriben a espacio sencillo.

despedida
Es la frmula de cortesa con la cual cerramos el

mensaje o contenido de la carta. Se escribe a dos

espacios de la ltima lnea del texto. El uso de la
coma depender de la puntuacin que se utilice.
Algunos ejemplos de una despedida lo son:
Atentamente
Cordialmente
Sinceramente
Respetuosamente

Remitente o firma
El remitente y la firma incluye el nombre, el ttulo

o puesto de la persona que firma la carta. Dicha

firma se escribe a cuatro espacios verticales
despus de la despedida.

EN Conclusin
Es importante que al momento en que decidas redactar

una carta conozcas que debe tener todas sus partes y

comunicar lo que realmente deseas sin que el texto o
cuerpo de la carta sea extenso. Adems, debes tomar en
consideracin el formato a utilizar y la puntuacin que
sta ha de llevar.

EL MEMORANDO
Es un comunicado personalizado de carcter interno,

elaborado con el fin de informar, solicitar una accin

determinada o llamar la atencin sobre alguna situacin,
en particular.

CARACTERISTICAS
Debe ser corto
Tema especifico
Provee pautas de conducta interna

Partes del memorando

Membrete
Razn social de la empresa
Nombre del documento
La palabra memorando, puede colocarse en el centro o

al lado izquierdo de la hoja con mayscula sostenida con

un tamao de letra mas grande y en negrilla

Componentes del memorando

Para: Nombre y cardo del destinatario
De: Dependencia o cargo del remitente
Asunto: Tema central del comunicado
Fecha: Da, mes y ao del comunicado
Firma: Nombre del emisor del mensaje

El informe
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo

de nivel jerrquico superior. Como tal, el informe da

cuenta de la situacin de un proyecto de
investigacin o de un proceso cualquiera en el cual
est comprometida la empresa.

Estructura del informe

Portada: contiene el ttulo del informe. Nombre del

autor o autores, ciudad y fecha.

ndice: es igual al que se usa en un libro.
Resumen: constituye la sntesis del trabajo o
proyecto.
Introduccin: incluye los antecedentes del
problema, los objetivos, la justificacin y el contexto
general, esto es, cmo y dnde se realiz la
investigacin o se desarroll el proyecto.

Mtodo: es una explicacin de las tcnicas que se usaron

para la realizacin del trabajo.

Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento
que se les dio.
Anlisis: exposicin de los hechos, circunstancias y detalles
que constituyen la verdadera razn de ser del trabajo.
Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta
parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones,
bien sea para la toma de decisiones operativas o para
nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la
investigacin

Bibliografa: sustento terico en libros,

documentos, revistas especializadas u otro tipo de

publicacin.
Apndices: tablas o grficos que amplan la
informacin, glosario de trminos y otros elementos
que aclaren o refuercen el contenido del informe.

El acta
Este documento tiene como objetivo dejar constancia

de lo acontecido, de los acuerdos o discrepancias a los

que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas o
asambleas.
El acta supone un documento muy utilizado en muchas
profesiones, no obstante, el profesional del
secretariado deber conocer la relevancia de este
documento, el formato adecuado del mismo, sus
reglas, etc. ya que a menudo, asistir a reuniones de
trabajo o juntas donde tenga que redactar un acta para
dejar constancia de los puntos all tratados.

Un acta deber puede contener lo siguiente

Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunin

o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinada
sociedad, deber figurar el nombre de sta.
Nombre y apellidos de todos los convocados,
indicando quienes han asistido y quines no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la
reunin o junta (el presidente).

Orden del da a tratar. En l se indicarn los puntos a

tratar tratando de que stos se relacionen por orden de

tratamiento.
Se indicarn los acuerdos adoptados en la reunin o
junta, pero tambin se podrn indicar aquellos aspectos
o puntos en los que no se ha podido establecer un
acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento

de los acuerdos.

Cuando se trata de juntas, se deber de indicar el

nmero de asistentes con derecho a voto ya que no

todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso,
hay asistentes que tienen derecho a votar pero su
voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicar
quines son las personas que votan personalmente
o quines delegan su derecho de voto sobre otras
(representantes) por medio de la autorizacin
correspondiente.

Cierre y firmas del presidente o director y del

secretario o secretaria, siendo esta ltima persona la

encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la
firma se entiende que el acta es aprobada en
reunin.