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ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN

Csar Velandia
Consultor Empresarial

10.1.- Aplicacin de los principios de respeto al origen y orden


original a los fondos de archivo

La reconstruccin del orden originario respetando el principio


de procedencia tiene carcter objetivo
Los documentos de una organizacin deben de ser tratados
de acuerdo con el orden con el que fueron creados:

No slo segn el orden de procedencia, sino tambin dentro de


cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron
producidos.

Este modo de organizacin refleja el modo de funcionar de la


institucin que ha creado los documentos.
De esta forma, el archivo es reflejo de la institucin que lo
ha creado
Fines de una entidad
Organizacin

Funciones
Actividad administrativa
Documentos

10.1.- Aplicacin de los principios de respeto al origen y orden


original a los fondos de archivo

Para lograrlo existen dos vas complementarias:

Al fin y al cabo los elementos constitutivos de un


archivo son dos:

La historia de la entidad
La propia organizacin del fondo

El conjunto de documentos
El conjunto de relaciones entre ellos

El documento de archivo no tiene razn de ser si


no es en cuanto a que pertenece a un conjunto
El sitio de un documento de archivo est en el
seno de un proceso funcional

En definitiva, el respeto a la procedencia es un mtodo que


proporciona una base segura tanto para el trabajo de
clasificacin como para la descripcin de los fondos

10.1.- Aplicacin de los principios de respeto al origen y orden


original a los fondos de archivo

De acuerdo con los principios enunciados, el


arreglo de un archivo conlleva una serie de
tareas concatenadas que podemos definir en tres
apartados:

Clasificar los fondos: establecer diversas clases o


agregados documentales en funcin de su procedencia,
es decir, del autor que los ha creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o
serie documental, y estas mismas, uniendo unos con
otros conforme a la unidad de orden establecida para
cada caso.
Elaborar un cuadro o esquema de clasificacin que
ponga de relieve la estructuracin dada al fondo

Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos


documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y
a la principal agrupacin documental: la serie

10.2.- Los documentos. Tipos documentales


Competencias

Tareas

Normas de procedimiento

Tipos documentales
Soporte

Expedientes

Establecer un catlogo exhaustivo de las tipologas


documentales utilizadas por las Administraciones
Pblicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologas
especficas. No obstante, en un sentido estricto, la
tipologa documental es mucho ms abundante y
variada de lo que parece.

Si tomamos como referencia el Manual de documentos


administrativos (M Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los
documentos administrativos en cinco bloques

10.2.- Los documentos. Tipos documentales

DOCUMENTOS DE DECISIN
(contienen una declaracin de
voluntad de un rgano
administrativo sobre materias
de su competencia)
DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN
(comunican la existencia
de hechos o actos a otras
personas, rganos o
entidades)
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaracin de
conocimiento de un rgano
administrativo, cuya finalidad es la
acreditacin de actos, hechos o
efectos)

RESOLUCIONES
ACUERDOS

COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES

ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES ACTO
PRESUNTO

10.2.- Los documentos. Tipos documentales

DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaracin de juicio de un
rgano administrativo, persona o entidad
pblica o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo)
DOCUMENTOS DE LOS
CIUDADANOS
(el instrumento por el que el
ciudadano se relaciona con la
actividad de las
Administraciones Pblicas)

INFORMES

SOLICITUDES
DENUNCIAS
ALEGACIONES
RECURSOS

Los anlisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y


estructurales) es fundamental para racionalizar la gestin de
expedientes por parte de la administracin y, por ende, para el
tratamiento de las series

10.2.- Los documentos. Tipos documentales

2 de junio de 1979, Sevilla


Acta de constitucin de la
Junta de Andaluca

10.2.- Los documentos. Tipos documentales

26 de junio de 1979, Granada


Certificado del acuerdo tomado en
el Pleno de la Junta de Andaluca
celebrado en Granada el 23 de junio

10.3.- Agrupaciones documentales. Expedientes y series


Fondo

Seccin

Series

Expedientes

Los expedientes.

El trmino expediente administrativo procede del verbo latino


expedire = el que resuelve, de ah que est encaminado a
resolver un determinado asunto o materia.

Se trata del documento principal de la Administracin, dicho de otro


modo, constituye la piedra angula de la actuacin administrativa.

Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:

el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de


antecedente y fundamentos a la resolucin administrativa, as como
las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica un expediente es:

una unidad documental formada por un conjunto de documentos


generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolucin de un mismo asunto.

Los expedientes.

Podemos afirmar que el expediente constituye la pieza fundamental en torno a la cual


gira toda la actividad de una oficina administrativa.

Cmo se forman los expedientes?: mediante la agregacin sucesiva de cuantos


documentos, pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems
diligencias que deban integrarlos, y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los
funcionarios encargados de su tramitacin.

Partes del expediente:


expediente
1.

Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones


de una misma cadena, en el transcurso de la tramitacin.

Estn unidos por la relacin causa efecto, de ah que deban ser ordenados
de acuerdo a este ritmo.
Desde el punto de vista de su tradicin y de su contenido, podemos
diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:

Por su tradicin: documentos originales ( en principio no elaborados


en la oficina, sino recibidos desde el exterior u otra oficina, aunque no
siempre), documentos no originales (suelen corresponder a la oficina
tramitante y se conservan a efectos de referencia) y documentos
marginales (tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la
tramitacin,...)

Los expedientes.

2.

La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede


soportar informaciones como:

3.
4.

Por su contenido: documentos esenciales (informes,


dictmenes, resoluciones,... que recogen la informacin ms
cualificada del procedimiento administrativo), documentos de
enlace (oficios de remisin, notas internas, ... Cuya finalidad
es servir de nexo y dejar constancia de los trmites
realizados)

Nombre de la oficina que lo ha tramitado.


Fecha de iniciacin y finalizacin.
Resumen del asunto.
Nmero de documentos.
Dgitos del cuadro de clasificacin con la denominacin de serie.
Signatura de la instalacin.

El extracto o resumen: sintetiza el contenido.


La relacin de contenido: breve descripcin de cada documento con su
fecha y nmero de orden. As conocemos fcilmente la tramitacin
seguida y localizamos los documentos ms importantes.

Los expedientes.

Tramitacin del expediente:


expediente la tramitacin de cualquier expediente sigue el
mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento
administrativo comn.

En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:

Iniciacin: los procedimientos pueden realizarse de oficio (por


necesidades internas de la propia Administracin) o a solicitud de una
persona interesada (cuando la accin es emprendida desde fuera).

Procedimiento.
Finalizacin: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:

Resolucin.
Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud.
Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no
est prohibido por el ordenamiento jurdico.
Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona
interesada caducan a los tres meses de su paralizacin.

Ejecucin: la ejecucin de los actos es inmediata y cuenta con plazos


para su cumplimiento.

El Expediente
Tramitacin

INICIACIN

De OFICIO: por necesidades


internas de la oficina, mediante
acuerdo, peticin razonada o por
denuncia.
Por SOLICITUD de persona
interesada: cuando la accin es
emprendida desde afuera,
mediante solicitud razonada.

El Expediente
Tramitacin

PROCEDIMIENTO

Los interesados en
cualquier momento del
procedimiento van
producciendo y recibiendo
documentacin hasta que
finalize el hecho.

El Expediente
Tramitacin
Por RESOLUCIN: mediante desicin
motivada del rgano que le compete. En
ningn caso el silencio administrativo
finaliza un expediente.

FINALIZACIN

Por DESISITIMIENTO: del interesado en


el caso de que el haya iniciado el
expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no est
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen trminos de vencimiento que
cierran el expediente.

El Expediente
Tramitacin

EJECUCIN

La ejecucin de los
actos es inmediata y
cuenta con plazos
definidos segn el tipo
de procedimiento.

Los expedientes.
Procedimientos prcticos. Cmo se ordena un expediente?:

Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su


tramitacin; por tanto, figurar en primer lugar el documento que le ha
dado origen y posteriormente se irn aadiendo los documentos segn el
orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden
cronolgico).

Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenacin, o


en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal
encargado de la tramitacin numere los documentos y elabora una
relacin de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

Ventajas de realizar esta labor:

Mediante el nmero de orden, la localizacin del documento se resuelve


rpidamente sin necesidad de revolver todos los papeles.
Nos sirve de gua para saber el punto de la tramitacin en que se encuentra
cada asunto.
En caso de utilizacin negligente, podemos devolverlo a su orden original de
forma simple y mecnica.

Los expedientes. Precauciones


- No dejar documentos sueltos o aislados
- Evitar la multiplicidad y dispersin de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar
antes si ya existen.
- No extraer documentos originales de los expedientes en tramitacin. En ese caso se deben realizar fotocopias y
devolverlos a su lugar.
-No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso
se deben utilizar fotocopias.
- Conservar los documentos respetando el orden natural. Si stos contienen subexpedientes, se deben conservar
en carpetillas identificados por medio de un ttulo y sus documentos asimismo ordenados cronolgicamente.
- Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos dao que el clip.
- Agrupar el documento ppal con los que le acompaan
- Identificar cada expediente en la carpetilla.
- Si llegara a ser extrado un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el
lugar del faltante, con fecha, razn del prestamo y nombre de los responsables.

Las series.

Definicin de serie documental:

Segn Mara Luisa Conde:


conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una
misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento

Segn Cruz Mundet:


conjunto de unidades archivsticas (expedientes, libros) agrupados por
ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y
agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitacin
administrativa

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica:


conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica
y/o de procedimiento

Las series.

Definicin de serie documental:

Segn Heredia Herrera:


cada seccin documental o subseccin est integrada por
documentos agrupados en series y stas son el testimonio
documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas
por un rgano o en virtud de una funcin

Segn Vicenta Corts:


documentos de distinto tipo generados por cada productor
atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se
caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que
se repiten en el tiempo

Las series.

Esquema que nos permite identificar el desarrollo de las series

AYUNTAMIENTO

TIPO DOCUMENTAL

COMPETENCIAS

unin de tipos
documentales
iguales

FUNCIONES

SERIE
DOCUMENTAL
RGANOS
ADMINISTRATIVOS

ACTIVIDADES

Las series.
Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

AYUNTAMIENTO:
Granada

AYUNTAMIENTO:
Granada

FUNCIN:
F Pblica

FUNCIN:
Velar por el Medio Ambiente

RGANOS
ADMINISTRATIVOS:
Secretara General

RGANOS ADMINISTRATIVOS:

ACTIVIDAD:
Reuniones de la
Comisin de Gobierno

ACTIVIDAD:
Otorgar licencias de aperturas
de act. peligrosas

TIPO
DOCUMENTAL:
El acta

TIPO DOCUMENTAL:
Licencia de apertura de
actividades calificadas

SERIE
DOCUMENTAL:
Actas de la Comisin
de Gobierno

SERIE DOCUMENTAL:
Licencias de apertura de
actividades calificadas

Delegacin de Medio
Ambiente

Clasificacin lgica y ordenacin fsica.


Clasificacin de series documentales

Clasificacin de series documentales:

Consiste en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo


estableciendo agregados o clases, desde los ms amplios a los ms
especficos.

La clasificacin responde a una doble necesidad:

Por un lado proporcionar una estructura lgica a los documentos y


por otro facilitar su localizacin conceptual.

Criterios de clasificacin:

Clasificacin funcional: los documentos se agrupan bien segn la


funcin de l que son reflejo, bien segn las actividades de las que
son resultado.

Clasificacin orgnica: los documentos se agrupan segn las


distintas estructuras administrativas de las organizaciones o
instituciones de las que emanan.
Inconveniente: las organizaciones pueden cambiar de
denominacin y de competencias, esto conlleva una modificacin
constante del cuadro de clasificacin.

Clasificacin lgica y ordenacin fsica.


Clasificacin de series documentales

Clasificacin por materias: los documentos se agrupan segn un


anlisis del contenido de los mismos; se van estableciendo
grupos segn los asuntos de los que traten.
Inconveniente: la agrupacin de documentos es antinatural, en
ningn momento refleja la estructura y funciones de la
organizacin.

El sistema de clasificacin elegido debe ser:


- Lo ms estable posible.
- Objetivo.
- Sustentarse de un criterio que emane del proceso
administrativo del cual son resultado.

Clasificacin lgica y ordenacin fsica.


Clasificacin de series documentales
Cuadros de clasificacin

Es una estructura jerrquica y lgica que refleja las


funciones de una organizacin, a partir de las cuales
es creada o recibida la documentacin administrativa.
Organiza intelectualmente la informacin y permite
situar los expedientes y series relacionados los unos
con los otros.
Distinguir funciones:

de gestin -comunes a todos los tipos de organizaciones


que producen los denominados documentos de gestinde explotacin -especficas de la organizacin, generan
los documentos de explotacin-.

Un cuadro de clasificacin eficaz se basa en dos


principios:

anterioridad de la identificacin general a la identificacin


particular
jerarqua de las divisiones repartidas en los distintos
niveles

Clasificacin lgica y ordenacin fsica.


Clasificacin de series documentales
Cuadros de clasificacin

No pueden crearse secciones como: varios, miscelnea,


raros, etc.
no se clasifican slamente los documentos textuales,
sino todos aquellos que pertenezcan a la persona fsica
o jurdica, indiferentemente de su soporte o edad.
Se debe dotar a este instrumento de dgitos de
referencia que identifiquen los niveles jerrquicos de la
clasificacin:

Categoras
Clases
Subclases
Subdivisiones:

Uniformes
Especficas
Nominativas
Ejemplo

Ordenacin fsica

La ordenacin consiste en disponer los documentos de cada uno de los


grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto mtodo a fin
de relacionarlos entre s y fijar a cada uno una situacin determinada
dentro de las unidades de instalacin.
Lo primero ser ordenar las secciones, entendiendo por seccin la
documentacin resultante de las actividades de la entidad productora.
Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones
administrativas (nivel jerrquico)
Si se ordenan funcionalmente se har cronolgicamente
Si son similares, por un orden lgico
A continuacin se ordenarn las series dentro de las secciones,
siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros
criterios como el volumen o por el orden alfabtico de los tipos
documentales.
Por ltimo es preciso ordenar los documentos dentro de las series.

Ordenacin fsica

Criterios de ordenacin:
Ordenacin cronolgica: la unidad de orden establecida es la fecha
de los documentos aos meses das. Ej: Libros de Registro de
Entrada y Salida.
Ordenacin alfabtica: los documentos se ordenan siguiendo las
letras del alfabeto. Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los
documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej:
Expedientes personales.
Ordenacin numrica: los documentos se ordenan siguiendo el
nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos. La numeracin correlativa hay que hacerla para
cada serie y anualmente.
Ordenacin por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
ndice previamente confeccionado. Muy vlido cuando hay un gran
volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia;
aqu los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por
orden cronolgico.

La ltima fase de la organizacin ser la instalacin. La instalacin


de las unidades fsicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por
secciones, series y subseries, o bien, por numeracin continua.

La descripcin de material de archivo

La descripcin archivstica est estrechamente


relacionada a la comunicacin y la calidad de nuestras
descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto
para comunicar con exactitud la informacin acerca de
nuestros fondos como para representar exactamente la
autenticidad de los archivos como testimonio de
acciones y transacciones.

La descripcin, en definitiva, queda como el medio


utilizado por el archivero para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los
interesados.

El propsito de la descripcin archivstica es hacer


accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por
medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de
los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo
con determinados modelos.

La descripcin de material de archivo

El problema ms acuciante a la hora de elaborar los


instrumentos de descripcin necesarios para la difusin de
la informacin es la normalizacin.

Esta normalizacin debe afectar, en un paso previo al de la


descripcin, a las agrupaciones documentales, lo que nos va
a permitir establecer una normalizacin de la llamada
"tipologa documental", que a su vez conducira a la
normalizacin de lo que podramos denominar como primer
instrumento de descripcin: el cuadro de clasificacin.

Se realiza "descripcin" en todos los estadios del proceso


archivstico, pero el trmino fundamentalmente se emplea
para referirse a lo que puede llamarse "descripcin formal o
definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los
documentos han sido organizados y las unidades o
entidades a describir han sido determinadas".

La descripcin de material de archivo

Cada descripcin est compuesta por una serie de elementos


ordenados, los elementos de descripcin.

Aunque en la prctica la informacin del fondo como un todo


se recoge a partir del anlisis de las partes, la descripcin
procede de lo general a lo especfico, creandose primero una
descripcin para el fondo, antes de que se cree para las
partes.

La recuperacin de la informacin se consigue incluyendo


"puntos de acceso" en la descripcin.

La descripcin debe proporcionar posibilidades de acceso a travs


de la "procedencia", teniendose en cuenta que a los efectos de la
descripcin un fondo slo puede tener una "procedencia.
No obstante, las partes de este fondo pueden haber sido
generadas por distintos "productores", circunstancia que debe ser
reflejada en la descripcin.

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas


intelectuales para llevar a cabo la descripcin documental
(enumeracin de cualidades y elementos fundamentales de
los documentos y de las diferentes agrupaciones
documentales, de tal forma que la persona que la efectua
pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que
identifican el documento).
Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos
como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve
el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad
profesional, con la doble finalidad de controlar los fondos a su
cargo y dar la mxima difusin al contenido de los mismos,
facilitando su conocimiento al investigador o al simple
consultante.
Michel Duchein: instrumentos de descripcin como
instrumentos de investigacin ("instruments de recherche").
Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y
localizan, fsica e intelectualmente, en diferentes grados y
amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales
existentes en los archivos.

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Mediante la "descripcin" se crean los instrumentos de trabajo


de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos
de informacin para el usuario.
Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripcin,
pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que
sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e
instrumentos de informacin, aquellos que estn pensados y
realizados para informar a las personas ajenas al archivo.
Los instrumentos clsicos de descripcin guardan un claro
paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales,
que como podemos recordar son:

Fondo: totalidad de la documentacin producida y recibida por una


institucin o persona y conservada por dicha institucin o persona.
Seccin: agrupaciones documentales reunidas en atencin a su origen,
integrada por los papeles procedentes de una institucin o divisin
administrativa importante, con una organizacin y fines conocidos y con
capacidad decisoria, que podrn identificarse o no con un fondo
documental.
Serie: Cada seccin est integrada por documentos agrupados en series,
como resultado y testimonio de actividades concretas.
Unidad archivstica: que puede ser una pieza individualizada o
compuesta, es decir, el expediente

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Paralelismo entre los instrumentos de


descripcin y las agrupaciones
documentales
Gua

Fondos y
secciones

Inventarios

Series

Catlogos

Unidades

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

La Gua
Objetivo

Informa sobre todos o


parte de los fondos

Describe globalmente las


grandes agrupaciones
documentales

Contenido

Autor-productor, historia,
organigrama de los
fondos.

Descripcin breve, valor


de los fondos, otros
fondos complementarios,
bibliografa

Servicios existentes,
informacin diversificada

Facilita informacin
auxiliar

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Las Guas: tipos

Censo-Gua
Gua de fuentes
Gua orgnica
Gua de archivo

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Censo-Gua
Objetivo

Contenido

Informar de un gran
nmero de archivos

Denominacin del centro


Entidad de que depende
Direccin
Clasificacin
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin
Censo Gua del Sistema Andaluz de Archivos

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Gua de fuentes
Recopila

fuentes sobre un tema o un


rea geogrfica.
Fuentes para la historia de las naciones,
del CIA
Fuentes para la historia de Iberoamrica,
del CIDA.

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Gua orgnica

Contenido

Objetivo

Informa sobre
archivos
relacionados con un
organismo
determinado.

Muy somero por el


gran nmero de
fondos

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Gua de archivo
Objetivo

Contenido

Informa sobre un solo


archivo y sus fondos

Historia de la entidad
productora
Organizacin
Contenido de agrupaciones
documentales
Denominacin del centro
Entidad de que depende
Direccin
Clasificacin
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

El Inventario
Contenido

Objetivo

Describe las series


documentales,
segn la
disposicin del
cuadro de
clasificacin

Autor-productor,
historia,
organigrama,
descripcin de las
series con tipo,
fechas, unidades y
signatura
correspondiente,
informacin extensiva

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Tipos de inventarios

Inventario somero
Descripcin de
grandes volmenes

Inventario
analtico
Describe los fondos
con mayor
profundidad,
llegando al nivel de
los expedientes

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

Inventario analtico

rea de mencin de identidad:


Signatura
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen
rea de contexto y contenido:
Informacin sobre valoracin, seleccin y
eliminacin
Resumen de alcance y contenido
Sistema de organizacin

1986.

3.3.4. ICV

Impuesto sobre la circulacin de vehculos.


15.610-15.615.
6 cajas.
Se conserva completo uno de cada cinco aos, los
terminados en 1 y 6.
Acceso restringido.

1973.

2.5.4. Concesin de obras.

Contratacin de la obra de construccin del enlace


entre la N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San
Sebastin y Orio, concedida a Consorcio de
Carreteras S. A.
73.555.
1 caja.
Documentacin relacionada en: 71.294-71.298,
proyecto tcnico; 72.003-72.004, expropiaciones.

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin

El catlogo
Contenido

Objetivo

Descripcin individualizada
y exhaustiva de cada
documento, tanto en sus
caracteres internos como
externos

Conjunto de documentos reunidos


por autor, fecha, lugares, asuntos
de una o varias series, sin respetar
as el orden natural.
Elementos fundamentales:

fecha, tipologa, tradicin, autor,


destinatario, asunto o materia,
descripcin fsica, datos de
localizacin.

1237, marzo, 20. Vitoria

AMG, 213, B.1

Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de


Castilla y Len, confirma la concejo de Huarcon
(Oyarzun) el fuero y el trmino territorial concedidos por
su abuelo Alfonso VIII, encomendando as mismo a los
hombres de San Sebastin el mantenimiento de unas
amistosas relaciones y su colaboracin defensiva.
(Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima
ducentesima trigesima septima)
Latn. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido,
conserva restos del vnculo. - Carolina de transicin. 1273. - B.
Gonzlez, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126.

1789-1802

Estado. Fomento

ESP AHN-E2.829/56

Instalacin de una fbrica de albayalde y cidos vitrilicos en La Carolina por parte


de Maximiliano Brisseau, boticario y qumico, financiada mediante un prstamo
sobre fondos de bienes mostrencos.
12 fol. - Redonda cursiva. - B.
Contiene:
f. 1-2.
1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de
Estado.
f. 3.
1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a
Brisseau las operaciones que expona en su memorial.
f. 4.
1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del qumico real Pedro
Gutirrez Bueno.
f. 5.
1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca,
pidiendole audiencia para exponer sus pretensiones.
f. 5-6.
1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda
prrroga para la devolucin del prstamo que le concedieron del fondo de bienes
mostrencos.
f. 7-9.
1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado
general de mostrencos, Francisco Nogus, notificndoles la prrroga
durante dos aos.
f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey

La descripcin de material de archivo


Instrumentos de descripcin