HABILIDADES DE

ORGANIZACIN Y
LOGSTICA

BIENVENIDAS
FACILITADOR: ALMA RUTH ALBARRN ORTEGA

OBJETIVO
GENERAL
Identificar cmo priorizar las
actividades designadas , con el fin
delograr una adecuada motivacin
para desempear actividades
encaminadas al propio desarrollo
profesional y el de la institucin.

CONTENIDO TEMTICO
1. LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
COMO PROCESO.
2. ORGANIZACIN DEL TRABAJO.
3. HERRAMIENTAS DE GESTIN.
4. LOGSTICA.

INTRODUCCIN
PARA MUCHOS EL TIEMPO, SE HA CONVERTIDO
EN UN ENEMIGO, UN ADVERSARIO PODEROSO
QUE APARECE COMO EL ORIGEN DE GRAN PARTE
DE LOS PROBLEMAS A LOS QUE DEBE HACERSE
FRENTE.
ESTE MAL , SE MANIFIESTA COMO LA EXPERIENCIA
DE ESTAR AGOBIADOS Y CONFUNDIDOS POR LA
DESPROPORCIN QUE HAY ENTRE LAS MUCHAS
TAREAS Y POCO EL TIEMPO PARA REALIZARLAS.

INTRODUCCIN
COMPROMISOS,
PRISAS,
INTERRUPCIONES,
MARCHAS
Y
DISTANCIAS QUE HAY QUE RECORRER
CON COTIDIANA FRUSTRACIN.
ESTO PUEDE PROVOCAR SENTIMIENTOS
DE IMPOTENCIA, ENOJO, ESTRS O
INCLUSO, LA
INCAPACIDAD PARA
DISFRUTAR Y RELAJARSE.

SOLUCIONES???
DALAY?

CONTAR CON UN HELICPTERO?

SOLUCIONES?
VIVIR EN UNA ISLA LEJANA?

O BIEN QUIZS
COMENZAR ADMINISTRANDO EL
TIEMPO

1. ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO
ES EL ARTE DE HACER QUE STE
SIRVA PARA EL BENEFICIO DE LAS
PERSONAS Y DE LAS SOCIEDADES.
LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
IMPLICA ENTONCES, HABILIDADES
DE AUTO-GESTIN.

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO COMO

PROCESO
PLANEACIN: PERMITE ESTRUCTURAR,
CON BASE EN LOS OBJETIVOS Y/O METAS,
LAS ACCIONES POR REALIZAR PARA
ALCANZARLOS.
ORGANIZACIN: PERMITE ESTABLECER
LOS RECURSOS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS Y LAS METAS .

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO COMO

PROCESO
EJECUCIN: PERMITE VALUAR LA
FORMA
EN
QUE
SE
EST
HACIENDO
USO
DEL
TIEMPO
ACTUALMENTE.
CONTROL: PERMITE COMPARAR LOS
RESULTADOS CONTRA LO PLANEADO Y
AJUSTAR O REORIENTAR LAS ACCIONES DE
ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y
SITUACIONES EXISTENTES.

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO

EFICIENCIA: HACER MS EN MENOS

TIEMPO.
CANTIDAD Y VELOCIDAD IGUAL A MEJOR.
KRONOS: TIEMPO CRONOLGICO, LINEAL Y
SECUENCIAL.
MTODO: CMO HACER LAS COSAS.

Tradicional

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO

EFECTIVIDAD: CAPACIDAD Y HABILIDAD PARA

LOGRAR OBJETIVOS.
KAIROS: TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. ES
DECIR EL VALOR QUE SE OBTIENE DE L, NO LA
CANTIDAD DE TIEMPO KRONOS INVERTIDO.
MTODO: INNOVACIN, VISIN.

Contemporneo

TIEMPO
UN DIA TIENE 24 HORAS.
UNA SEMANA 168 HORAS.
UN MES TIENE 672 HORAS
ENTONCES
PORQU
SI
TODOS
TENEMOS LA MISMA CANTIDAD DE
HORAS, NO A TODOS NOS RINDE
IGUAL???

DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

LLUVIA DE IDEAS

CULES SON TUS

DESPERDICIADORES DE
TIEMPO?

CAUSAS DE
DESPERDICIADORES
FALTA DE PLANEACIN.

ASUSENCIA DE PRIORIDADES
(A,B,C)
HIPERDEDICACIN.
VISITANTES/TELFONO.

SUGERENCIAS PARA DISMINUIR LOS

DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

APRENDE A DECIR NO.

DISEA UNA ESTRATEGIA PARA LAS
INTERRUPCIONES.
PLANTEA
METAS
ALCANZABLES
Y
MONITOREA SU AVANCE.
MANTN EL ORDEN Y LA LIMPIEZA EN TU
REA DE TRABAJO.

2. ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Conjunto de principios o
aspectos esenciales que
determinan el reparto del
trabajo a realizar por un
grupo de personas, que
conjuntamente
tienen
asignadas
determinadas
funciones
que
deben
realizar en un lugar de
trabajo.

MODELO TRADICIONAL
Existe una escasa o nula divisin del
trabajo.
La cualificacin se adquiere trabajando.
En este tipo de modelo no existe la
jerarquizacin.
Se trabaja
individuales.

para

obtener

productos

MODELO TAYLORIANO
Separacin tajante entre planeacin y
divisin del trabajo (diferencia entre
trabajo manual e intelectual).
Se simplifican
las tareas y se
normaliza el trabajo (crea puestos
individuales).
El trabajador recibe rdenes de
distintas personas.
Controla al trabajador y lo que realiza,
recibe rdenes de un capataz.
Establece medidas individuales para la
productividad de los empleados.

MODELO NEOCLSICO
Mayor automatizacin de los procesos
productivos.
Menor utilizacin de la mano de obra
en trabajos de produccin.
Mayor cantidad de miembros, por el
crecimiento de las organizaciones.
Mayor cantidad de objetivos por
alcanzar en cada organizacin,
derivado de su crecimiento horizontal.

MODELO CONTEMPORNEO
Existe
la
participacin
de
los
trabajadores en decisiones relativas a
la organizacin del trabajo y de la
produccin.
Los trabajadores poseen todo un
cmulo
de
experiencia
y
de
conocimientos,
que
no
debe
desaprovecharse.
El trabajador debe participar en el
anlisis de los problemas y de sus
posibles soluciones.

Y EN TU ORGANIZACIN CUL
ES EL MODELO QUE SE UTILIZA?

3. GESTIN
Del latn gestio, el concepto de gestin hace
referencia a la accin y al efecto de
administrar.
Gestionar es realizar diligencias conducentes
al logro de los objetivos de un negocio, por lo
tanto implica dirigir, ordenar, disponer u
organizar.
El trmino gestin, tambin refiere al conjunto
de trmites que se llevan a cabo para resolver
un asunto o concretar un proyecto.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA
GESTIN
Planeacin de actividades.
Administracin de la agenda.
Plan de accin.
HABILIDADES
UTILIZADAS
EN
GESTIN
Comunicacin organizacional.
Inteligencia emocional.
Integracin de equipos de trabajo.

LA

LO URGENTE
Lo Urgente est dado por las tareas y
actividades que exigen de nosotros una
atencin inmediata. Podemos definir
la
atencin de lo Urgente como toda tarea o
actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafos
que se nos presentan. Esta capacidad se
expresa a travs de la generacin de
resultados cotidianos de una organizacin.

LO IMPORTANTE
Lo Importante, refiere a las actividades que
se ocupan de atender lo que le da sentido a
la existencia de una organizacin: Lo que
constituye la razn de ser o Misin. Al igual
que en nuestro plano personal, la definicin
de lo que resulta Importante para una
organizacin, es lo que nos permite
trascender
nuestra
realidad
actual
proyectndonos hacia el futuro.

URGENTE

Aqu es donde
administramos, producimos y
recurrimos a nuestra
experiencia y juicio para
responder a necesidades
crticas y retos que se nos
presentan.

Es precisamente donde usted

planifica, prepara, evita las
crisis, clarifica sus valores,
construye relaciones, se
cuida de s mismo mediante
ejercicio, educacin,
descanso, etc

La connotacin de urgencia
crea la ilusin de la
importancia. Pero en realidad
las actividades que
componen este cuadrante, si
tienen algo de importante,
son importantes para otros.

Por supuesto, no deberamos

estar aqu, y la mayora de los
profesionales tienen poco
tiempo para dedicar a este
cuadrante . Sin embargo, con
frecuencia sucumbimos a
estas actividades sin
pararnos a pensar cual es su
verdadero valor.

IMPORTANTE

NO

IMPORTANTE

NO URGENTE

PLANEACIN DE ACTIVIDADES
Realizar una lista de tareas por realizar. En
aquellas actividades complejas, dividirlas
en tareas mas pequeas.
Clasificarlas
segn
la
prioridad
o
importancia.
Planificar el tiempo que requieres para
cada una, considerando siempre un
margen.

PLANEACIN DE ACTIVIDADES
Identificar la hora del da en la que ms
produce y haga las labores ms importantes.
Dejar para el final las labores ms sencillas.
No dejar todo para ltimo momento, porque
retrasa lo programado.
Conocer el propio ritmo biolgico y laboral.

ESTABLECER PRIORIDADES

Establecer prioridades: elaborar lista de cosas por hacer

y determinarlas por orden de importancia. Usa el
mtodo ABC.
Prioridad A= DEBE HACERSE: Estas son las actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora
debido a rdenes de importancia, tiempo lmite
significativo, oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad B= DEBERA HACERSE. Estas son
actividades de valor medio, pueden contribuir a mejorar
el desempeo pero no son esenciales o no requieren de
un tiempo lmite.
Prioridad C= AGRADABLE DE HACER: Comprende las
actividades
interesantes
o
divertidas,
podran
eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca
presin.
Dependiendo de la fecha en que elabores tu lista, tus A,
B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con
el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en las A

ADMINISTRACIN DE LA AGENDA
La palabra agenda es originalmente una
palabra plural, un trmino latino para
denotar las acciones a ser acometidas. Lo
que hoy se conoce por una agenda es: una
lista de actividades cronolgicas diarias a
realizar.

CRITERIOS PARA ESTABLECER

PRIORIDADES

Juicio: T debes establecer el mejor momento para lo

que tiene que hacer tu jefe o t mismo, haz un juicio
certero.

Relatividad: Al comparar las tareas o actividades

debera quedar bien claro que algunas tienen una
prioridad ms alta que otras. Siempre debes guiarte con
la pregunta cul es la mejor forma de utilizar el
tiempo en este momento?

Tiempo: Establecer un lmite de tiempo es una forma de

determinar prioridades. Precisa el tiempo para cada una
de las actividades que se tienen que realizar, en el caso
de tu jefe, primero consltalo con el.

PLAN DE ACCIN

Una hoja de Milestone expone la relacin entre los

pasos a seguir en un proyecto. Para hacer una,
enumera las actividades que necesitas para terminar
un proyecto y calcula el tiempo que requiera cada
una.
Despus, enumralas verticalmente en el lado
izquierdo de la pgina y pon las fechas en forma
horizontal, a lo largo del final de la misma. Dibuja una
lnea horizontal para cada actividad, empezando a la
altura del da en que comienzas y finalizando el da en
que debes terminar de hacer dicha actividad. Una vez
terminada la grfica, podrs observar el curso de
cada accin y su secuencia (incluyendo las que se
estn realizando al mismo tiempo).

4. LOGSTICA

El trmino "logstica" (del ingls:

Logistics) ha sido tomado del mbito
militar para ser utilizado en el mundo
empresarial como el trmino que, en un
sentido general, se refiere al posible flujo
de los recursos que una empresa va a
necesitar para la realizacin de sus
actividades;
y
al
conjunto
de
operaciones y tareas relacionadas con el
envo de productos al punto de consumo
o de uso.

LOGSTICA APLICADA A LAS

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PREPARACIN

DE REUNIONES Y/O

JUNTAS.

ORGANIZACIN DE

EVENTOS.

PREPARACIN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS
ELEMENTOS:
Tema.
Asistentes.
Entorno o ambiente fsico.

PREPARACIN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS
ANTES DE LA REUNIN:
Tema y objetivo.
Asistentes: nmero, internos o externos a la
organizacin, convocatoria o invitacin, confirmacin
(asegurarse de contar con toda la informacin para su
localizacin).
Horario y duracin de la reunin.
Lugar de la reunin o junta.
Disposicin fsica del lugar. En la cabecera deber
estar ubicado el responsable de la reunin.
Recursos que se utilizar para la reunin o junta
(equipo audiovisual, coffee break, carpetas con
informacin, fotocopias, internet, sonido).
Diseo o en su caso revisin de la orden del da.

PREPARACIN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS
DURANTE LA REUNIN:
Atender cualquier requerimiento.
Entrega de material a los asistentes.
Tomar nota de la minuta de la reunin.

PREPARACIN DE REUNIONES Y/O

JUNTAS
DESPUES DE LA REUNIN:
Solicitud de acuerdos.
Agendar fecha prxima reunin.
Verificar si es necesario enviar informacin adicional
o la minuta a los asistentes.
Realizacin de minuta y entrega al jefe.

ORGANIZACIN DE UN EVENTO

TIPO DE EVENTOS

CONGRESO, SEMINARIO, CONFERENCIA.

CONVENCIN.
CEREMONIAS.
CELEBRACIONES.

ORGANIZACIN DE UN EVENTO
Gestin de los recursos
necesarios.
Recursos
materiales:
lugar,
mobiliario,
materiales didcticos.
Recursos
financieros:
presupuesto,
cotizaciones,
costos,
viticos.
Recursos
humanos:
invitados,
proveedores,