HERRAMIENTAS EXCEL

RESUMEN INTRODUCTORIO A MACROS

El

objetivo de esta seccin es, refrescar

al
participante
de
dichos
procedimientos a fin de que pueda
usarlos ya sea durante la grabacin de
macros o cuando tenga que programar
ciertas acciones que requieran del uso
de tales procedimientos.

FILTRO AVANZADO

Para realizar el filtro avanzado es necesario definir previamente el rango de

criterios as como conocer el rango de datos y la celda, a partir de la cual se
deben emitir los resultados.

El rango de criterios debe contener en su primera fila, los nombres de los

campos (columnas) y en las siguientes filas contener los valores o criterios del
filtrado.

La imagen que se presenta en la Figura 01, nos muestran la secuencia de pasos que se debe
seguir para realizar el filtro avanzado.

En la ventana de dilogo Filtro avanzado seleccione dnde desea el listado, cul es el rango de
criterios y a partir de qu celda se debe recibir los resultados.

Nota

:
En el caso de Excel 2003, si desea extraer lo
filtrado hacia otra hoja, entonces debe definir el
rango de los datos con un nombre de rango. Si
desea, el rango de criterios puede estar otra
hoja, slo que, para mayor facilidad se puede
usar tambin nombre de rango. En la versin
2007 no es necesario que el rango tenga nombre,
pero s que el procedimiento se ejecute estando
en la hoja hacia donde se desea el resultado.

Ejemplo

Abra el archivoPedidos.xlsx. En la hoja Pedidos se tiene una lista de pedidos

de 830 clientes, atendidos por un grupo de empleados y enviados a distintos
destinos. En la hoja Detalles de pedidos, se tiene la lista de productos
pedidos por cada cliente. Se desea obtener

a) Un reporte de los pedidos realizados por un cliente en particular.

b)Igualmente se desea obtener un reporte de todos los pedidos atendidos por

dos empleados en particular y cuya forma de envo sea Speddy Express.

Solucin:

Haciendo clic en el cuadro de nombres, apreciamos que los datos de la

hojaPedidostiene por nombre de rango,Pedidosy que la otra hoja tiene por
nombre,Detalle.

Pregunta a)

Insertemos una nueva hoja; que su nombre sea Reporte 1.

Copiemos toda la cabecera (nombres de campo) de la

hoja Detalles de pedidos y la pegamos en la primera fila
de la hoja Reporte 1
Supongamos que se desea obtener los pedidos del
cliente cuyo nmero de pedido es 11077. Para ello
digitamos debajo de Id Pedido, 11077 (en la hoja
Reporte)

Ahora realizaremos el procedimiento del Filtro Avanzado:

Estando en la hoja Reporte, hacemos clic en <Avanzadas> del grupo <Ordenar y filtrar> de la
ficha <Datos>.

Completamos la ventana de dilogo que aparece, segn se muestra en la siguiente imagen:

Pregunta b)

Inserte una nueva hoja y que se nombre sea Reporte 2.

Copiaremos la cabecera de la hoja Pedidos y la pegamos en esta nueva

hoja.

Supongamos que se desea obtener un reporte de los pedidos atendidos

por Buchanan, Steven y por Davolio, Nancy. Esto significa que debemos
ingresar estos nombres debajo de la columna Empleado y "Speddy
Express" lo ingresamos debajo de Forma de envo pero repetido, como se
muestra en la siguiente imagen:

A continuacin realice el mismo procedimiento

anterior digitando en Rango de la lista: Pedidos. La
siguiente imagen muestra parte de este reporte.

CONSOLIDACIN

Se puede consolidar rangos de datos que estn en una misma hoja, rangos de
datos que estn en diferentes hojas o igualmente rango de datos que
corresponden a libros diferentes.

Se debe tomar en cuenta que la consolidacin se lleva a cabo sobre rangos

que tiene la misma estructura, aunque el nmero de filas puede variar entre
un rango y otro. Para los temas de consolidacin use el archivoVentas
anuales.xlsxyVentas diarias.xlsx.

Si los rangos tuvieran columnas que no puedan ser consolidadas, puede dejar
de incluirlas en la seleccin y usar las siguientes o trasladarlas al final a fin de
que se pueda elegir un rango adecuado. Siempre consolida tomando en
cuenta la primera columna del rango.

Consolidacin de rangos de una misma hoja

La Figura 2 muestra la secuencia de pasos para realizar una consolidacin de

rangos dentro de una misma hoja de un libro.

Observacin

En la imagen de la Figura 2, se han consolidado cuatro rangos contenidos en

la misma hoja. Haciendo clic en el cuadro <Referencia> se han seleccionado
cada rango y luego se hizo clic en <Agregar>. Esto para cada rango a ser
consolidado..

Consolidacin de hojas

En este caso, los rangos de

consolidacin se encuentran en hojas
diferentes, aunque no necesariamente
deben estar todos en hojas diferentes.

La secuencia de acciones se muestra en

la figura 03.

Use el archivo ventas diarias

En esta imagen se ha seleccionado el rango correspondiente a la hoja Semana1 y se procede a <Agregar>

a la consolidacin la Semana2y todas las otras semanas.

NOTA:

A fin de llevar a cabo una consolidacin interesante, abra el

archivoProyecciones.xlsy realice la consolidacin de las proyecciones de
todos los meses.

Recuerde que, si desea una consolidacin efectuando una suma, promedio, etc.
Sobre la misma columna de consolidacin, dicha columna debe tener la misma
cabecera en todos los componentes (rangos) de la consolidacin. En este ltimo
caso, en lugar de tener 2001, 2002, etc, se debiera tener un mismo rtulo.

Consolidacin de libros
Igualmente,

si los rangos a ser

consolidados estuvieran en libros
diferentes, tambin se pueden
realizar dicha accin. Para ello es
necesario que estn abiertos todos
los libros a ser consolidados as
como un nuevo libro donde se
realizar la misma.

Tablas dinmicas

Una de las herramientas de mayor uso en el Excel es la

tabla dinmica. Los datos a ser empleados provienen de
una tabla o base de datos en general. Tiene la
caracterstica de ser dinmica por cuanto los elementos
que conforman su estructura pueden ser modificados
(aadiendo o quitando campos) en el instante. Una tabla
dinmica est ligada a un grfico dinmico y cualquier
cambio de uno afecta al otro.

Una tabla dinmica puede construirse a partir de los datos

contenidos en un libro del Excel, con los datos
provenientes de una consulta por ejemplo del MS Access o
directamente del MS Query.

Si los datos que se

tienen no estn en
formato del Excel,
no son consultas o no
tienen un formato
que permita acceder
automticamente
desde
el
Excel,
podemos realizar el
proceso
de
conversin mediante
el
uso
de
la
secuencia: <Datos> <Obtener
datos
externos>
<Importar datos>.

Las siguientes figuras muestran la

secuencia de acciones necesarias para
construir una tabla dinmica. El archivo
a ser usado esComercial plaza.xlsx.

Para obtener una tabla dinmica en Excel siga el

siguiente procedimiento:

Hacer clic en cualquier celda dentro del rango de los datos.

<Datos> - <Informe de Tablas y Grficos dinmicos> - <Lista o base de datos

de Microsoft Excel> - <Siguiente> - Verificar si el rango que se muestra es el
indicado - <Siguiente> .

En la ventana siguiente seleccionar dnde se desea el resultado y luego hacer

clic en <Diseo>. En esta ventana debe seleccionar el o los campos que debe
colocar en el rea de fila, en el rea de columna y en rea de datos (a los
cuales de preferencia se debe colocar los campos numricos). Elija donde
desea colocarla:

Luego de hacer clic en <Aceptar> se

obtiene la siguiente ventana:
Arrastre los campos de
la Lista de campos hacia
el rea donde desea se
despliegue los valores
de dicho campo. Al rea
de datos deben ir uno o
ms campos capaces de
ser sumados o los
campos categricos con
la idea de contar su
repeticin.

Anlisis de datos

El Excel dispone de una herramienta llamada anlisis de datos que nos

permite resolver problemas estadsticos que implican el uso de un
determinado procedimiento a diferencia de las funciones estadsticas que
emiten resultados independientes de un contexto. Entre los procedimientos
disponibles en esta herramienta estn: Estadstica descriptiva, Muestreo
aleatorio simple y sistemtico, anlisis de regresin mltiple, anlisis de
covarianzas, anlisis de correlacin mltiple, algunos modelos de prueba de
hiptesis, de anlisis de varianza de uno y dos factores, etc.

La figura muestra la secuencia de acciones para obtener

las estadsticas descriptivas de una serie de datos.

El uso de cada una de las opciones de

esta
herramienta
requiere
de
conocimientos
estadsticos
tanto
descriptivos como inferenciales.