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Software:
CONCAR CB/SQL
CARGA DE COMPROBANTES DESDE EXCEL
Versión: Fecha:
3.0 17/12/2015

CONTENIDO

CONSIDERACIONES PREVIAS: ............................................................................................................................................ 2


PROCEDIMIENTO:.............................................................................................................................................................. 2
1. EXPORTAR FORMATO DEL ARCHIVO EXCEL ........................................................................................................ 2
2. PROCESO DE VALIDACIÓN DE ARCHIVO DE CARGA DE EXCEL ............................................................................ 8
3. PROCESO DE IMPORTACIÓN DE ARCHIVO DE CARGA DE EXCEL ...................................................................... 11
4. CONSULTA SITUACIÓN DE COMPROBANTES..................................................................................................... 12

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CARGA DE COMPROBANTES DESDE EXCEL
Versión: Fecha:
3.0 17/12/2015

CARGA DE COMPROBANTES DESDE EXCEL

IMPORTANTE:

Generar una Copia de Seguridad antes de realizar este proceso.

Para generar una copia de seguridad:

 En CONCARCB, ver Como realizar la Copia de Seguridad o Backup.


 En CONCAR SQL, ver Como realizar la Copia de Seguridad o Backup.

PROCEDIMIENTO:
1. EXPORTAR FORMATO DEL ARCHIVO EXCEL
Utilitarios/Movimiento Datos/Carga de comprobantes desde Excel y en la ventana que aparece dar clic en la opción
de Exportar Formato:

Donde:

 Explorar: seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que contiene los
comprobantes a importar.

 Lista de archivos: filtra los archivos de Excel (versiones .xls y .xlsx) de la carpeta seleccionada.

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 Check “Respetar numeración de comprobante”: determina si al momento de la importación se mantiene la


numeración de comprobantes registrados en al archivo del Excel, estos validarán que no exista en la tabla
de comprobantes. Si se encontrara desactivado, el proceso generará en forma automática el número de
comprobante.

 Botón “Exportar Formato”: el proceso genera el formato del Excel para la importación de comprobantes.

 Botón “Validación”: el sistema realiza una validación del contenido del archivo del Excel. Verifica que no
falte algún dato obligatorio o exista inconsistencias.

 Botón “Importar”: se realiza una validación, si la información del archivo del Excel está correcta, inicia el
proceso de importación grabando estos comprobantes.

 Botón “Continuar”: restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de importación.

Estructura formato del Archivo de Excel:

Al abrir el formulario de “Carga de comprobante desde Excel”, dar clic en el botón “Exportar Formato”, nos genera el
siguiente archivo de Excel:

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Mostrándose las siguientes columnas:

 Columna B - Sub Diario: columna con dato obligatorio. Ingresar el código del subdiario para el comprobante,
debe repetirse por cada línea del comprobante. Debe existir en la Tabla General 02.

 Columna C - Número de Comprobante: columna con dato obligatorio. Si el check “Respetar numeración de
comprobante” se encontrara habilitado, no debería existir en la tabla de comprobantes. En caso contrario
deberá ser un número de control para identificar a cada comprobante.

 Columna D - Fecha de Comprobante: columna con dato obligatorio. Se debe ingresar la fecha para el
comprobante, debe ser una fecha válida con formato “DD/MM/AAAA”

 Columna E - Código de Moneda: columna con dato obligatorio. Se ingresa la moneda de la operación
contable, debe existir en la Tabla General 03.

 Columna F - Glosa Principal: columna con dato obligatorio. Se ingresa la glosa de la cabecera del
comprobante, no debe exceder los 40 caracteres.

 Columna G - Tipo de Cambio: Se ingresa el tipo de cambio, sólo si en el campo de Tipo de Conversión se
ingresara el valor “C” (Cambio Especial).

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 Columna H - Tipo de Conversión: columna con dato obligatorio, solo se podrá ingresar los siguientes valores:
“C”= Especial, “M”= Compra, “V”= Venta, “F”= De acuerdo a fecha.

 Columna I - Flag de Conversión de Moneda: columna con dato obligatorio. Sólo se podrá ingresar los
siguientes valores: “S” = Si se convierte, “N”= No se convierte.

 Columna J - Fecha Tipo de Cambio: en esta columna se ingresa la Fecha del Tipo de Cambio, solo si en la
columna de Tipo de Conversión se hubiera ingresado el valor de “F” (De acuerdo a fecha).

 Columna K - Cuenta Contable: columna con dato obligatorio. Se ingresa el código de la cuenta contable;
debe existir en el Mantenimiento de Plan de Cuentas.

 Columna L - Código de Anexo: en esta columna se ingresa el código de Anexo, sólo si la cuenta contable
tiene configurado un tipo de anexo. Este código (y el tipo configurado en la cuenta contable) debe existir en
el Mantenimiento de anexos.

 Columna M - Código de Centro de Costo: en esta columna se ingresa un código de Centro de costo, sólo si la
cuenta contable tiene el flag activado de Centro de Costos.

 Columna N - Debe/Haber: columna con dato obligatorio, sólo debe contener los siguientes valores: “D”
(debe) o “H” (Haber).

 Columna O - Importe Original: en esta columna se ingresa el importe en moneda original del movimiento
contable, el valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

 Columna P - Importe en Dólares: en esta columna se ingresa el importe en dólares del movimiento de la
cuenta, sólo si el flag de Conversión de Moneda es “N”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y
<=99999999999.99.

 Columna Q - Importe en Soles: en esta columna se ingresa el importe en soles del movimiento de la cuenta,
sólo si flag de Conversión de Moneda es “N” ”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y
<=99999999999.99.

 Columna R - Tipo de Documento: en esta columna se ingresa un tipo de documento sólo si la cuenta
contable tiene habilitado el flag de documento de referencia. Debe existir en la Tabla General 06.

 Columna S - Número de Documento: en esta columna se ingresa el número del documento (incluido la
serie), sólo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia.

 Columna T - Fecha de Documento: en esta columna se ingresa la fecha del documento, sólo si la cuenta
contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia, debe ingresarse una fecha válida con formato
DD/MM/AAAA.

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 Columna U - Fecha de Vencimiento: en esta columna se ingresa una fecha de vencimiento, solo si la cuenta
contable tiene habilitado el flag de Fecha de Vencimiento, debe ser una fecha valida con formato
“DD/MM/AAAA”.

 Columna V - Código de Área: en esta columna se ingresa un código de área, definidos en la Tabla General
26. Sólo se ingresa si la cuenta tiene habilitado el flag de Área.

 Columna W - Glosa Detalle: en esta columna se ingresa la glosa para el detalle de comprobante.

 Columna X - Código de Anexo Auxiliar: se ingresa un código de anexo auxiliar o de referencia. Sólo se
ingresa si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo de referencia debiendo estar registrado en
Mantenimiento de anexos (Conjuntamente con el tipo de anexo de referencia de la cuenta contable).

 Columna Y - Medio de Pago: en esta columna se registra un código de medio de pagos, sólo si la cuenta
tiene habilitado el flag de Medio de Pago en el Mantenimiento de Plan de Cuentas; este código debe estar
registrado en la Tabla General S1.

 Columna Z - Tipo de Documento de Referencia: en este campo se ingresará un tipo de documento de


referencia sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar registrado en la
Tabla General 06.

 Columna AA - Número de Documento Referencia: en esta columna se ingresa el número (incluido la serie)
del Documento de Referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”.

 Columna AB - Fecha Documento Referencia: se ingresa la fecha del documento de referencia, sólo cuando
se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Debe ser una fecha válida con formato “DD/MM/AAAA”.

 Columna AC - Base Imponible Documento Referencia: en esta columna se ingresa la base imponible del
documento de Referencia, sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar
comprendido entre >=0 y <=99999999999.99”.

 Columna AD - IGV Documento Provisión: en esta columna se ingresa el IGV del documento de referencia,
sólo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y
<=99999999999.99”.

 Columna AE - Tipo Referencia en estado MQ: en esta columna se ingresa el código “MQ”, sólo cuando se
quiere informar sobre la máquina registradora. En la columna de tipo de documento debe estar definido con
documento tipo TK.

 Columna AF - Número Serie Caja Registradora: en esta columna se ingresa la serie de la máquina
registradora, sólo cuando en tipo de Referencia se ingresa el código “MQ” y el tipo de documento es TK.

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 Columna AG - Fecha de Operación: en esta columna se ingresa la fecha de operación, sólo cuando se quiere
informar sobre la máquina registradora. En la columna de tipo de documento debe estar definido con el tipo
de documento TK. Debe de consignarse una fecha válida con formato DD/MM/AAAA.

 Columna AH - Tipo de Tasa: en esta columna se ingresa el tipo de tasa de detracción o Percepción. Si la
cuenta contable se hubiera configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) o en el ítem 2 (Percepción). Estos
tipos de tasas deben estar registrados en la Tabla General 28 - Detracción o en la 29-Percepción.

 Columna AI - Tasa Detracción/Percepción: en esta columna se ingresa la tasa porcentual correspondiente al


tipo de tasa de detracción o percepción. Sólo si la cuenta contable se hubiera configurado en el ítem tasa 1
(Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar comprendidos entre >=0 y <=999.99.

 Columna AJ - Importe Base Detracción/Percepción Dólares: en esta columna se ingresa el importa base de
detracción o percepción expresados en dólares. Sólo si la cuenta contable se hubiera configurado en el ítem
tasa 1 (Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

 Columna AK - Importe Base Detracción/Percepción Soles: en esta columna se ingresa el importa base de
detracción o percepción expresados en soles. Sólo si la cuenta contable se hubiera configurado en el ítem
tasa 1 (Detracción) o 2 (Percepción). Estos valores deben estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

En cada línea de información se distribuye como sigue: las primeras 9 columnas (A hasta J), contiene información
para la cabecera del comprobante (las cuales se van a repetir en cada línea correspondiente al detalle del
comprobante) y las columnas restantes contiene la información para el detalle de comprobante (K hasta AK).

Ejemplo del registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel.

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2. PROCESO DE VALIDACIÓN DE ARCHIVO DE CARGA DE EXCEL

Este proceso sólo valida el contenido del archivo de carga de Excel; al finalizar muestra en el resultado de la
operación (Si tuvo inconsistencias o no). Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario
ubicará el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón
“Validación”.

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Si al realizar las validaciones no se hubieran encontrado inconsistencias, el proceso mostrará la siguiente ventana de
resultados, donde indica la cantidad de Comprobante Válidos y el comentario de “OK”.

Si el proceso encontrara algunas inconsistencias, mostrará los siguientes mensajes:

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Informará la cantidad de comprobantes inconsistentes, mostrando un mensaje de error en la columna producida, el


valor faltante o el valor errado y las filas donde se produjeron.

Para superar dichas inconsistencias, el usuario deberá abrir el archivo de Excel y realizar las modificaciones en las
columnas y filas correspondientes.

Al dar clic en el botín “Imprimir”, el proceso imprimirá el contenido de la ventana de resultados, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:

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3. PROCESO DE IMPORTACIÓN DE ARCHIVO DE CARGA DE EXCEL

En este proceso se ejecuta la validación y al final si todo está conforme recién se procede a grabar los comprobantes
en las tablas correspondientes.

Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario ubicará el archivo en el formato de Excel
con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón “Importar”.

Si no existieran inconsistencias en la información del archivo de Excel a cargar, el proceso grabará los comprobantes,
mostrando un resumen de la cantidad de comprobantes válidos (grabados), finalizados y pendientes.

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4. CONSULTA SITUACIÓN DE COMPROBANTES

Ingresar a la opción de Consulta Situación de Comprobantes para verificar los registros generados:

Como un ejemplo, se muestra un asiento en el que se ha informado los datos de la máquina registradora para una
venta con Ticket:

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Y como otro ejemplo, se detalla un asiento en el que se ha informado el documento de referencia de la Nota de
Abono (Crédito):

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