CAPITULO 3: IMPLEMENTACIN

DE SOFTWARE DE
MANERA EXITOSA EN SU
EMPRESA

Franklin Gonzlez Soriano, Msc.

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TESTIMONIO DE UN CLIENTE
Nos entregaron el sistema informtico mucho despus de
la fecha original y nos cost un mundo echarlo andar.
La etapa de arranque pareca que no iba a terminar nunca.
Ahora funciona, pero no responde a lo que esperbamos.
Y eso que elegimos la mejor oferta tcnica.

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TESTIMONIO DEL PROVEEDOR

Nos cost un mundo que se pusiran de acuerdo y los
clientes hicieron cambios hasta en la puesta en marcha del
sistema.
Despus de un gran esfuerzo no los dejamos contentos.
Ahora el sistema anda, pero perdimos bastante plata.
Y eso que pusimos a nuestro mejor personal a trabajar.

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SERIA ADVERTENCIA !
1. Todos los personajes de esta
presentacin son ficticios
2. Cualquier semejanza con
personas o situaciones reales es
mera coincidencia y no debe
interpretarse como intencional.
3. Los dilogos son slo fruto de la
imaginacin del instructor
y no necesariamente coinciden
con la opinin del canal.

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POR QU ESTAMOS AQU?

El 52,7% de empresas termin
su implementacin con un:
mayor tiempo, mayor
presupuesto y con menos
funcionalidades de las
especificadas inicialmente.

El 16,2 % de empresas
lograron implementar
exitosamente sus proyectos
de software.

El 31,1% de empresas
cancelaron sus proyectos de
implementacin.

Fuente: Standish Group 2013

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A QU SE DEBE ESTO?
Causas del xito de los proyectos IT
Compromiso de los usuarios
Apoyo Directivo

15,9%
13,9%

Definicin formal de los requer.

Planificacin apropiada

13,0%
9,6%

Expectativas alcanzables
Controles planificados

8,2%

Staff competente
Inversin adecuada de recursos

7,2%

Visin y Objetivos Claros

Trabajo Duro

2,9%

7,7%
5,3%
2,4%

Otros

13,9%

Causas del fracaso de los proyectos IT

Falta de compromiso de los usuarios
Requerimientos incompletos y no especificos

12,8%

Cambios no planificados de requerimientos

Falta de apoyo ejecutivo

11,8%

Incompetencia Tecnolgica
Falta de recursos

7,5%
7,0%
6,4%

Expectativas poco reales

Objetivos difusos

5,9%
5,3%

Cronogramas irreales
Problemas en la aplicacin de tecnologa
Otros

12,3%

4,3%
3,7%
23 %

Fracaso
Exito
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PODRAMOS RESUMIR......
Para una adecuada implementacin de
software es necesario:

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Planificacin y control eficiente

Involucramiento total del usuario

Compromiso directivo al 100%

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Cul es el mejor momento para

implementar un software en
mi empresa?

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Cul es el mejor
momento para casarme?

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Page 10

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El mejor momento para iniciar el

proceso de implementacin de
software en su empresa ser
cuando la organizacin entera
est dispuesta a invertir tiempo en
el mismo creando un plan
adecuado para este gran evento

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PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SOFTWARE

Etapa 1

Etapa 2

Preparacin(Interna)

Parametrizacin y
Configuracin

Sistema
Nuevo

Etapa 3
Liberacin de la aplicacin

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PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SOFTWARE

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ETAPA 1: PREPARACIN INTERNA

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES A
AREALIZAR:
REALIZAR:
1.
1. Determinacin
Determinacin de:
de: Objetivos
Objetivos Macro
Macro aa satisfacer,
satisfacer,
Alcance
Alcance yy Expectativas
Expectativas de
de los
los directivos.
directivos.
2.
2. Seleccin
Seleccin del
del equipo
equipo humano
humano aa cargo
cargo de
de la
la
implementacin.
implementacin.
3.
3. Determinacin
Determinacin de
de los
los requerimientos
requerimientos Micro
Micro por
por
departamentos.
departamentos.
4.
4. Levantamiento
Levantamiento del
del inventario
inventario de
de recursos
recursos internos.
internos.
5.
5. Eleccin
Eleccin de
de la
la plataforma
plataforma ee infraestructura
infraestructura
tecnolgica.
tecnolgica.
6.
6. Elegir
Elegir entre:
entre: desarrollar
desarrollar oo comprar.
comprar.
7.
7. Elaborar
Elaborar los
los documentos:
documentos: RFI
RFI yy RFP
RFP para
para
proveedores.
proveedores.
8.
8. Evaluacin
Evaluacin de
de proveedores
proveedores
9.
9. Firma
Firma de
de Contrato
Contrato
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1.1 DETERMINACIN DE OBJETIVOS,

ALCANCE Y EXPECTATIVAS A NIVEL MACRO
1
2
3
4
5

Medibles y cuantificables
Basados en la filosofa empresarial
Consensuados entre gerentes de rea
Con una visin de futuro
Medibles y evaluables en funcin de calidad

Key Business Requirement(KBR)

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1.2 SELECCIN DEL EQUIPO HUMANO A

CARGO DEL PROYECTO
1
2
3
4
5

Page 16

Elegir un equipo multidisciplinario

Con un representante de cada rea
Con un lder general (PROJECT MANAGER
Determinar de antemano tiempos de trabajo
Los elegidos deberan ser los mejores

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LA FIGURA DEL PROJECT MANAGER

n
Persona co
amplios
os de la
t
n
ie
im
c
o
n
co
reas
mayora de
izacin.
n
a
g
r
O
la
e
d
De
preferenci
a que
haya
participad
o en
anteriores
proyectos.
Page 17

Puede ser
un interno
o un
forneo.

Debe tener
i
caracterst
cas de
liderazgo
innato.

Debe ser:
analtico,
proactivo y
con
facilidad de
expresin.
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ESTRUCTURA DEL EQUIPO HUMANO DEL

PROYECTO

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1.3 DETERMINACIN DE LOS

REQUERIMIENTOS DEPARTAMENTALES
1
2
3
4
5

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Responsabilidad del Rep. de cada rea

Se aplican diversos instrumentos
Se consideran falencias Software actual
Se consideran mejoras
Se consideran expectativas futuras

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1.4 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE

RECURSOS INTERNOS
1
2
3
4
5

Page 20

Inventario detallado de Hardware

Almacenes, bodegas y puntos vta
Software y licencias
Recursos humanos
Equipos de enlace

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1.5 ELECCIN DE LA PLATAFORMA

TECNOLGICA
Sistemas Windows
Caractersticas
El procesamiento de la informacin se realiza tanto
en las mquinas clientes como en el servidor.
Los sistemas presentan una interfaz tipo
windows(ventanas).
Dependiendo de la poltica de instalacin, en
muchos casos es necesario instalar componentes
en cada una de las mquinas en las cuales se
ejecuta la aplicacin.
Implementan una gran velocidad en el manejo de
las interfaces(pantallas)
Pueden presentar inconvenientes en el acceso
remoto
Su ambito de accin es limitada a pcs, notebooks
y laptops.

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1.5 ELECCIN DE LA PLATAFORMA

TECNOLGICA
Sistemas Web
Caractersticas
El procesamiento de la informacin se realiza
directamente en el servidor.
El sistema est conformado por un conjunto de
pginas web que se ejecutan en un navegador.
Estos sistemas pueden accesarse de manera
interna(Intranet) sin necesidad de tener una conexin
a Internet, o pueden ser expuestos para ser vistos
desde cualquier parte del mundo a travs del Internet.
La velocidad de ejecucin del sistema depende de las
caractersticas de hardware del servidor.
Son ms lentos en el procesamiento de las
interfaces(pantallas).
Su ambito de accin es ilimitado y abarca a toda la
variedad de equipos de hardware que soportan la
ejecucin de un navegador(browser): pocket pc,
smartphone, palm, pda, pc, laptop,etc..
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1.6 DESARROLLAR O COMPRAR

SOFTWARE?

ERP

BPM

CRM

BPR

Page 23

MRP

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ERP vs SOFTWARE ENLATADOS

ERP
ERP

Enterprise
Enterprise Resource
Resource Planing.
Planing.
Originalmente
Originalmente orientado
orientado aa Industrias.
Industrias.
Su
fortaleza
principal
es
la
Su fortaleza principal es la simulacin
simulacin de
de
la
produccin
y
la
planificacin
de
la
la produccin y la planificacin de la
misma.
misma.
Integracin
Integracin total
total de
de mdulos
mdulos
Soporte
Soporte para
para E-business
E-business
Precio
Alto
Precio Alto
Soporte
Soporte Multiplataforma
Multiplataforma
Implementacin
Implementacin larga
larga yy costosa
costosa

Conclusion
Conclusion

SOFTWARE
SOFTWARE ENLATADOS
ENLATADOS

Page 24

Todos
Todos aquellos
aquellos sistemas
sistemas orientados
orientados
fuertemente
al
rea
fuertemente al rea
administrativa/financiera
administrativa/financiera de
de una
una
empresa.
empresa.
Pueden
Pueden venir
venir parcial
parcial oo totalmente
totalmente
integrados.
integrados.
Basados
Basados en
en una
una oo mximo
mximo 22
plataformas
plataformas
Precio
Precio Medio-bajo.
Medio-bajo.
Alta
Alta posibilidad
posibilidad de
de encontrar
encontrar copias
copias en
en
el
mercado.
el mercado.
Fcil
Fcil yy rpida
rpida implementacin.
implementacin.

La eleccin entre uno y otro depende de las caractersticas de cada empresa,

del presupuesto financiero y el tiempo.

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EJEMPLOS DE ERP

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EJEMPLOS DE SOFTWARE ENLATADO

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1.6 DESARROLLAR O COMPRAR

SOFTWARE?
Desarrollo
Desarrollo aa la
la medida
medida
Util
Util cuando
cuando la
la lnea
lnea de
de negocio
negocio es
es
muy
particular
y
especfica.
muy particular y especfica.
Cuando
Cuando la
la postura
postura de
de la
la empresa
empresa
frente
a
la
tecnologa
es
poco
frente a la tecnologa es poco abierta.
abierta.
Cuando
Cuando la
la organizacin
organizacin es
es muy
muy
reacia
al
cambio.
reacia al cambio.

Compra
Compra
Cuando
Cuando la
la filosofa
filosofa empresarial
empresarial es
es
apegada
al
core
business.
apegada al core business.
Cuando
Cuando se
se desea
desea automatizar
automatizar en
en un
un
corto
tiempo.
corto tiempo.
Se
Se parte
parte de
de un
un software
software probado
probado en
en el
el
mercado.
mercado.

Page 27

YOUR LOGO

OPCIONES PARA LA ADQUISICIN DE

SOFTWARE
A

Caractersticas
El software pertenece
a la empresa.
Normalmente hay
que pagar un
mantenimiento anual.
El costo del software
vara de acuerdo al
nmero de usuarios.
El cliente debe
invertir en otros
rubros extras..

Page 28

Co
m

pr

lq

ui

So
ftw
ar
e

le

So
f

tw
ar

Caractersticas
Cliente paga una cuota
mensual por uso del software.
e( No tiene que preocuparse por
SA
la compra de: servidores,
bases de datos.
A
S ) No necesita preocuparse por
los respaldos de la
informacin
Se asegura la disponibilidad
del software al 100% desde
cualquier lugar

EJERCICIO

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DISTRIBUTIVO DEL COSTO DE ADQUISICIN

DE SOFTWARE
Infraestructura
Tcnica(10%)

Hardware, redes y
Comunicaciones

Licencias, mdulos
add-on y
actualizaciones

Software
(30%)

Servicios
Adicionales
(60%)
Page 29

Servicios de consultora,
desarrollo, implantacin y
mantenimiento
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CARACTERSTICAS GENERALES DEL

SOFTWARE
Estn disponibles y bien
hechas las funciones
requeridas?

Cun fcil es transferir a

otro ambiente?

Funciona sin errores?

Son frecuentes los
errores?

Cun fcil es modificarlo

o adaptarlo a cambios?

Es fcil de aprender,
entender y usar?

Page 30

Cunto tiempo y recursos

usa?

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1.7 ELABORAR LOS DOCUMENTOS: RFI Y

RFP PARA LOS FUTUROS PROVEEDORES
RFI: Request for
Information.
Es un documento que tiene
como objetivo dar a
conocer al proveedor:
La situacin actual
La problemtica
tecnolgica
La infraestructura
con la que se cuenta
A travs de este
documento pretendemos
obtener del proveedor:
Informacin general
Informacin de la
solucin propuesta
Informacin del
proceso de
implantacin

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RFP
RFI

RFP: Request for

Proposal.
Es un documento que tiene
como objetivo dar a
conocer al proveedor las
necesidades y
requerimientos de cada
uno de los mdulos que se
solicitan en el RFI.
A travs de este
documento el futuro
proveedor contesta a las
necesidades que tiene el
cliente.
El RFP permite priorizar
los requerimientos del
cliente.

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1.8 EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES

ETAPAS
1. Compare los do
cumentos recibido
s.
2. Seleccione de
3a5
proveedores.
3. Mantenga una
reunin con cada
proveedor.
4. Fije un
calendario para
una presentacin
funcional

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5. Reuna a todo
el equipo para
que est presente
el da de la
presentacin del
software.
6. Seleccione a 2
posibles
candidatos.
7. Solicite a los 2
candidatos un
Trial para
evaluacin

8. Elija al
proveedor
adecuado.
9. Solicite un
precontrato al
proveedor elegido.
10. Anlice el prec
ontrato con las per
sonas implicadas

YOUR LOGO

PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA

EVALUACIN DE PROVEEDORES

Page 33

ar un or
c
o
l
o
c
t
a fac
ber
d
e
a
d
c
e
S
aje a YOUR LOGO
t
n
e
c
por

CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIN DEL

SOFTWARE

1. Solicite que le presenten

al sistema no un DEMO.
2. Pida que los casos a
presentar estn lo ms
apegados a su realidad.
3. Evalue a priori la
DSADSDADASDSDADAS
DSADSDADASDSDADAS
velocidad
en el ingreso
DAS
DAS
de la informacin.
4. Solicite que le muestren
la forma como el
sistema resolvera 2
problemas actuales de
su organizacin

Page 34

P rop
o
prov rcione a
e
l
infor edor
m
que acin su
e
y
para l requier a
a
l
pres a
ent a
cin

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ETAPA 2: PARAMETRIZACIN Y
CONFIGURACIN
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES A
AREALIZAR:
REALIZAR:
Software

Page 35

1.
1. Proporcionar
Proporcionar informacin
informacin para
para la
la gestin
gestin de
de
personalizacin
personalizacin de
de la
la aplicacin.
aplicacin.
2.
2. Anlisis
Anlisis yy firma
firma del
del documento
documento DERCA.
DERCA.
3.
3. Evaluacin
Evaluacin de
de los
los prototipos.
prototipos.
4.
4. Migracin.
Migracin.
5.
5. Capacitacin
Capacitacin
6.
6. Instalacin.
Instalacin.
7.
7. Pruebas
Pruebas de
de integracin.
integracin.
8.
8. Puesta
Puesta en
en marcha
marcha en
en paralelo.
paralelo.
9.
9. Defina
Defina un
un plan
plan de
de contingencia
contingencia ante
ante riesgos.
riesgos.
10.
10.Liberacin
Liberacin final
final de
de la
la aplicacin.
aplicacin.

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2.1 RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE

INFORMACIN
Planificar
debidamente las
sesiones de
entrega de
informacin:
objetivo, tiempo e
instrumentos.

Page 36

Proporcionar toda
informacin til al
equipo de trabajo:
manuales de polticas y
procedimientos,
reportes claves, acceso
al sistema actual y
documentos
preimpresos.

Colaborar
activamente en la
aplicacin de los
instrumentos
respectivos.

Solicitar actas por

cada reunin para
revisar y evaluar
las conclusiones.

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2.2 Documento DERCA

Documento de Especificacin de
Requerimientos y Compromisos
Adquiridos.
Es un documento que se constituye en el
acta mayor de la informacin referente a:
Procesos del sistema
Interfaces de entrada

Deber ser firmado finalmente por el

Proyect Manager del cliente y por el
Gerente del proyecto o representante de
la empresa proveedora.
Este documento puede tener varias
versiones producto de las revisiones del
mismo.

Interfaces de Salida
En este documento se especfica la
forma como el sistema a implementar va
a manejar la informacin de la empresa.
Este documento debe ser sometido a
anlisis por parte de cada uno de los
representantes de las reas de la
organizacin.
Cuando el sistema a implementar es un
software que se est desarrollando, este
documento debe proceder a la
programacin del mismo.
Cuando el sistema a implementar es un
software enlatado, este documento deber
proceder a la etapa de presentacin de
los prototipos.

Page 37

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2.3 EVALUACIN DE LOS PROTOTIPOS

1. 1.Evalue
Evalue
aspectos
aspectos
como:
como:
facilidad
de de
facilidad
uso,uso,
funcionalidad
funcionalidad
y velocidad.
y velocidad.

Page 38

2. Solicite
un acta
2. Solicite
un acta
despues
de
cada
despues de cada
presentacin
y revise
queque
presentacin
y revise
en la
se se
ensiguiente
la siguiente
muestren
sussus
muestren
observaciones.
observaciones.

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2.4 MIGRACIN
1. Depure la
informacin antes de
migrarla: NO MIGRE
BASURA.

1
2
3
4

2. Solicite
reportes en el
nuevo sistema
de la
informacin
migrada

3. Apruebe
finalmente la
informacin
migrada

Page 39

YOUR LOGO

2.5 CAPACITACIN

ANTES
ANTES DE
DE LA
LA
CAPACITACIN
CAPACITACIN
Detecte
Detecte requisitos
requisitos previos
previos de
de
capacitacin
y
de
ser
capacitacin y de sernecesario
necesario
brinde
brindeuna
unainstruccin
instruccin previa.
previa.
De
De ser
serposible
posible planifique
planifique la
la
capacitacin
fuera
de
la
capacitacin fuera de la
empresa.
empresa.
Planifique
Planifique una
una agenda
agenda de
de
capacitacin
gradual
capacitacin gradualque
que no
no
tome
tome ms
ms de
de 33 horas
horasdiarias.
diarias.
Comunicar
Comunicar aalos
los empleados
empleadoslos
los
objetivos
que
persigue
objetivos que persigue la
la
capacitacin
capacitacin yyla
la importancia
importancia de
de
la
misma.
la misma.
Establezca
Establezca mecanismos
mecanismos de
de
incentivos
y
multas.
incentivos y multas.
Administre
Administrela
la gestin
gestin de
de impacto.
impacto.

Page 40

DURANTE
DURANTE LA
LA
CAPACITACIN
CAPACITACIN
Llevar
Llevarun
un estricto
estricto control
controlde
de los
los
temas
tratados.
temas tratados.
Controlar
Controlarla
laasistencia.
asistencia.
Debern
estar
Debern estarsiempre
siempre
presentes
presentes en
en toda
toda la
la jornada
jornada de
de
capacitacin:
capacitacin: el
elProject
Project Manager
Manager
yyel
elcontador
contadorooContralor
Contralor
financiero.
financiero.
Propiciar
Propiciarla
la toma
tomade
de
evaluaciones
evaluaciones conceptuales
conceptuales yy
prcticas.
prcticas.

DESPUS
DESPUS DE
DE LA
LA
CAPACITACIN
CAPACITACIN
Deber
Deberseleccionarse
seleccionarseun
un Key
Key
User
por
rea.
User por rea.
Deber
Deberdejarse
dejarse un
un perodo
perodode
de
asimilacin
asimilacin de
de conceptos
conceptos yy
acceso
acceso al
alsistema
sistema ya
ya terminado
terminado
para
fines
de
prctica
para fines de prctica

YOUR LOGO

2.6 INSTALACIN
2. Solicite que adems de la
instalacin del servidor y de las
mquinas clientes, quede
instalado y configurado el
acceso a dispositivos a usar
como: impresora, lectores de
cdigo de barras, etc.
1. Usted deber
proveer con
anterioridad los
equipos y
licencias
solicitados por el
proveedor.

Page 41

3. Constate el
acceso a la
aplicacin desde
cada uno de los
puntos operativos

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2.7 PRUEBAS DE INTEGRACIN

1. Solicitar al proveedor con anterioridad el documento de control de

pruebas para la revisin respectiva.
2. Las pruebas debern ser coordinadas entre el Project Manager,
los representantes de cada departamento y los usuarios
seleccionados.
3. Es necesario levantar siempre un acta diaria en la que se soporte
el resultado de las pruebas, las novedades encontradas y los
errores presentados para su respectiva correccin posterior y
control de los mismos.

Page 42

YOUR LOGO

El Paralelo debe llevarse en un perodo

no menor a 1 mes y no mayor a 2 meses
y debe ser sometido a revisiones
peridicas constantes.
Page 43

YOUR LOGO

ETAPA 3: LIBERACIN DE LA APLICACIN

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES A
AREALIZAR:
REALIZAR:
Software

Page 44

Planificar
Planificar la
la asistencia
asistencia continua
continua del
del proveedor
proveedor aa travs
travs de
de
diferentes
diferentes canales
canales de
de atencin:
atencin:
Presencial:
Presencial: Consultores
Consultores
Telefnica
Telefnica Normal:
Normal: Call
Call Center
Center
Telefnica
Telefnica Emergencia:
Emergencia: Lnea
Lnea Caliente
Caliente
Chat
Chat privado
privado
Correo
Correo Electrnico
Electrnico
Monitoreo
Monitoreo continuo
continuo de
de operaciones
operaciones del
del sistema(diario).
sistema(diario).
Evaluacin
Evaluacin continua
continua del
del uso
uso adecuado
adecuado de
de la
la aplicacin.
aplicacin.
Registro
Registro de
de novedades
novedades encontradas
encontradas en
en la
la operacin
operacin del
del
sistema.
sistema.
Planificacin
Planificacin de
de jornadas
jornadas de
de reforzamiento
reforzamiento de
de la
la capacitacin.
capacitacin.

YOUR LOGO

Page 45

HEMOS LLEGADO AL FIN. YOUR LOGO