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CINAR SISTEMAS
2. DIPLOMADO EN ARCHIVOS Y
GESTION DOCUMENTAL
TEMA: TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
FACILITADORA : HELENA ACOSTA PORTILLO
REPBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE NARIO
ALCALDA MUNICIPAL DE CHACHAG
TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
LEGISLACION TRD
LEGISLACION TRD
LEGISLACION TRD
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Facilitan el manejo de la informacin y contribuyen a la
racionalizacin de la produccin documental.
Identifican
Permiten
a la administracin
eficaz y eficiente.
proporcionar un servicio
PRINCIPIOS RECTORES
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
PROCEDENCIA
DOCUMENTOS
ALCALDIA
GENERAL
DEL
ARCHIVO
MUNICIPIO
DOCUMENTOS
CONCEJO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
JUZGADO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
PERSONERIA
MUNICIPAL
10
ORDEN ORIGINAL
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
HISTORIA
LABORAL
RESOLUCIONES
MARZO 15 DE 2009
LIQUIDACIONES
MARZO 1 DE 2009
CONTRATOS
AFILIACIONES
HOJA DE VIDA
11
PROCESOS Y DEFINICIONES
TECNICAS
IDENTIFICACION
Permite conocer la procedencia, caracterizar y
describir la documentacin motivo de anlisis.
ORGANIGRAMAS: Son la representacin grfica
de la organizacin interna de una entidad,
basado en la estructura jerrquica, las
dependencia u oficinas que la conforman y segn
las funciones.
Es la base fundamental para la organizacin de los
archivos, instrumento principal de las TRD.
Helena Acosta Portillo-heacopo97@hotmail.com
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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Conjunto de documentos generados por una
unidad administrativa, en el ejercicio de sus
funciones, los cuales segn su jerarqua se
detallan en el organigrama, originando los:
FONDOS: Corresponden a la totalidad de la
documentacin
producida,
recibida,
conservada por una entidad, tambin se
considera la totalidad de las series
documentales de una misma procedencia,
de una Institucin o persona.
13
CLASES DE FONDOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad
tcnico-operativa
de
una
institucin: como ejemplo tendramos las
oficinas de Talento Humano, Tesorera, etc.
15
SERIE
DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogneos,
producidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones. Ejm.:
Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
Las series documentales pueden ser simples
o compuestas, de all que existan sub
series documentales.
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CLASIFICACION DE LA SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son
independientes
de
otras
unidades
documentales:
Acuerdos,
Resoluciones,
Decretos.
SERIE
17
SUBSERIES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan en forma
separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varan de acuerdo al trmite
de cada asunto. Ejemplos:
18
Es
19
CONFORMACION DEL
ARCHIVO
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
TESORERA
221
DESPACHO
ALCALDA
200
UMATA
230
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
BIBLIOTECA
213
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
TALENTO HUMANO
244
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
HISTORIAS LABORALES
Hoja de Vida
Acta de Posesin
PROGRAMAS
BIENESTAR SOCIAL
Programacin Eventos
Listado de Participantes
Informes
CULTURA
214
SECOIOSENES DOCUMENTALES
TALENTO
HUMANO
244
INFORMES
Informe
Cuadros estadsticos
Informes de Gestin
(Subserie)
SUBSECCIONES DOCUMENTALES
21
CUADROS DE CLASIFICACION
El primer paso es abordar la identificacin de las agrupaciones
documentales: fondos, Seccin, Sub Seccin, a partir de la
informacin contenida en los actos administrativos de creacin,
reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la
estructura de la entidad o del organismo productor y de los
organigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han
precedido a la entidad, organismos que heredan competencias.
Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados.
Cada fondo documental debe clasificarse independientemente.
Se distinguen dos niveles:
1.
2.
22
VALORACION DOCUMENTAL
El
23
24
ARCHIVO
GENERAL
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
JURIDICO
CONTABLE
FISCAL
TECNICO
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
SECUNDARIOS
HISTORICO
CULTURAL
CIENTIFICO
25
26
27
LA VALORACION DE LOS
DOCUMENTOS:
28
CONSERVACION TOTAL
Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la
serie o sub serie documental se conserva
permanentemente, por considerarse de valor histrico.
MICROFILMACION:
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SELECCIN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin por medio del muestreo. La
seleccin permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos
requeridos por la Entidad o por el usuario externo.
Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la
estructura de la entidad productora.
Reduce costos en espacio, tiempo y materiales.
Garantiza la conservacin documental.
La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse,
estableciendo pautas generales que sean observadas y
aplicadas en todos los mbitos.
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SELECCIN DOCUMENTAL
Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la
Institucin productora de los documentos.
No existe una norma general de seleccin, sin embargo
sealaremos algunos elementos indispensables:
Se aplica a documentos que han perdido su vigencia.
Se aplica a series documentales voluminosas y su
contenido se repite o s encuentra en otras series.
Su valor informativo no amerita conservacin total.
Cuando no requiere conservarse totalmente se puede
aplicar un muestreo.
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ELIMINACION
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histrico, que carecen de relevancia para la
historia y la tecnologa. Debemos tener en cuenta:
La eliminacin si no est establecida por Ley o Reglamento
es responsabilidad del Comit de Archivo.
Los documentos sealados como eliminables, deben
destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD.
Ninguna serie se puede destruir si no est registrada en la
TRD.
Se debe levantar un acta acompaada del inventario.
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ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE LAS TRD
33
PASOS METODLOGICOS
PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o.
Compilacin de
informacin
institucional
Normas sobre
creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado
2o.
Entrevista con
los productores
de los
documentos
Aplicacin de
Encuesta Estudio
Unidad
Documental (ver
anexo).
3o.
Anlisis e
interpretacin
de la
informacin
Identificacin y
conformacin de
series
Valoracin
documental
34
35
36
ANALISIS DE LA INFORMACION
Es la etapa ms delicada, se identifican las series, sub
series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el
tiempo de retencin de cada serie y el lugar de permanencia
segn su ciclo vital.
Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario
denominado Comit de Archivo.
En esta etapa es importante tener claro la valoracin de los
documentos.
Se debe establecer la codificacin de la estructura orgnica,
teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerrquica y
solo asignando un cdigo a aquellas oficinas o grupos de
trabajo que estn debidamente creados por un acto
administrativo.
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EJEMPLO DE CODIFICACION
ALCALDIA MUNICIPAL
38
COMPILACION DE
INFORMACION
39
TRMITE
Manuales de
procedimientos
Presentacin de denuncia
Orden de citacin
Recibo declaraciones y
compilacin de pruebas
Conminacin y/o multa
Traslado
CONTRAVENCIN ORDINARIA
UNIDAD
DOCUMENTAL
Denuncio
Citacin
Declaraciones
Resolucin
Oficio de traslado
40
CONCEJO
MUNICIPAL
100
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
UMATA
230
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERA
221
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
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41
CUADRO CLASIFICACION
MUNICIPIO
FONDO
SECCIN
SUBSECCIN
200 -
210 -
211 -
Alcalda
Municipal
Secretara
General y de
Gobierno
Inspeccin de
Polica
42
CUADRO DE CODIFICACION
DOCUMENTAL
SERIE
SUBSERIE
211- 01
211 - 01.01
CONTRAVENCIONES
Contravenciones
Ordinarias
Unidad
DOCUMENTAL
Expediente
211 - 01.02
Contravenciones
Especiales
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Expediente
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44
DIFUSIN
CAPACITACIN
ACTO
ADMINISTRATIVO
INSTRUCTIVO PARA SU
APLICACIN
NORMAS
PARA
LA
ORGANIZACIN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIN
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
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MODELO DE TABLAS
DE RETENCIN
DOCUMENTAL
46
47
FUNCIONES GERENTE
Desarrollar
48
FUNCIONES GERENTE
Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos
de planta de personal y reformas para su adecuado
funcionamiento y someterlo a la aprobacin de la
autoridad competente.
Disear modelos y metodologa para estimular y
garantizar la participacin ciudadana, propender por
la eficiencia de las actividades en las acciones
tendientes a lograr metas de salud y el mejoramiento
de la calidad de vida de la poblacin.
Garantizar
el establecimiento del sistema de
acreditacin hospitalaria, de auditoria en salud y
control interno que propicie la garanta de la calidad
en la prestacin de los servicios de salud.
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100.04
100.05
CIRCULARES
INFORMES
Informes de Gestin
PLANES GEREN.
RESOLUCIONES
1
1
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
20
20
5
2
X
X
X
AOS DE RETENCION
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
50
ASPECTOS PARA SU
PRESENTACION
INTRODUCCION:
Se
menciona
la
metodologa,
sustentacin
de
la
eliminacin, sustentacin de la TRD para
la organizacin de los Archivos de gestin,
las transferencias primarias y secundarias,
procedimiento
para
su
revisin
y
actualizacin, bibliografa y glosario.
51
52
53
APLICACION
Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de
Archivos o el Departamental se procede:
54
PRIMER PASO
55
SEGUNDO PASO
56
TERCER PASO
57
CUARTO
PASO
58
QUINTO
PASO
59
SEXTO
PASO
60
SEPTIMO
PASO
61
OCTAVO
PASO
NOVENO PASO
62
DECIMO
PASO
63
DOCUMENTOS DE
APOYO
64
65
UN DECIMO
PASO
66
PREGUNTAS
?
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67
GRACIAS Y
MUCHOS EXITOS
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68