Gerencia de proyectos

Sesin 1 y 2: Introduccin y ciclo de vida de

los proyectos y procesos de direccin de
proyectos

Ing. Harold Moreno Aragn
himoreno@hotmail.com
Introduccin
Objetivos de aprendizaje de la
sesin
Entender la importancia de la gerencia de
proyectos
Explicar que es la gerencia de proyectos
Describir los elementos claves de la
gerencia de proyectos
Entender el rol del grupo de inters
Discusin del caso
Conclusiones

Objetivos del curso
Profundizar en conceptos de gerencia de
proyectos
Buenas prcticas de la gerencia de
proyectos
Uso de conceptos y herramientas
Qu pasa con los proyectos?
Informacin sobre la
gerencia de proyectos
El mundo gasta casi $2.4 trillones en el 2007
Ms de 16 millones de personas estn involucradas en
proyectos en el mundo
Tom Peters nos dice: Para ganar hoy debemos dominar
el arte de la gerencia de proyectos
Los proyectos tienen un terrible record:
En 1995, un estudio revel que solamente el 16.2%
de los proyectos fueron exitosos y el 31% fueron
cancelados antes de su terminacin, costando 81
billones de dlares Fuente: Chaos
Errores clsicos que se comenten al
desarrollar un software rpidamente
Ventajas de la gerencia de
proyectos
Mejor control financiero, fsico y recursos humanos
Mejora la relacin con los clientes
Reduce lo tiempos de desarrollo
Reduce los costos
Mejora la calidad y la confiabilidad
Mayores mrgenes
Mejora la productividad
Mejora la coordinacin interna
Mejora el ambiente de trabajo

Qu es un proyecto?
Es una combinacin de recursos en un tiempo
determinado, generalmente para una organizacin y
para lograr un propsito especfico
Crear un producto, servicio, o un resultado.


Atributos de un proyecto
Atributos:
Un propsito nico
Es temporal
Uso de mltiples recursos
Debera contar con un patrocinador o un
cliente principal
Incertidumbre

La triple restriccin de la
gerencia de proyectos
Una visin expandida de las
3 restricciones
Satisfaccin al
cliente
tiempo
Costo
Alcance
Calidad
Riesgo
Portafolio de proyectos
Programa
Portafolio
Proyectos Programas
Programas Proyectos
Proyectos
Portafolio
Proyectos
Proyectos Proyectos
Qu es gerencia de
proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas a las actividades de los proyectos para
satisfacer los requerimientos de los proyectos
Gerente de proyectos trabajan para satisfacer la triple
restriccin
Estructura de la gerencia de
proyectos
9 reas de gerencia de
proyectos
Las reas describen las competencias
claves que todo gerente de proyectos
debe desarrollar:
4 reas principales de conocimiento
principales para lograr los objetivos (alcance,
tiempo, costo, calidad)
4 reas de apoyo como medio por el cual los
objetivos son logrados (recursos humanos,
comunicacin, riesgo, gestin de compras)
1 rea de integracin (gerencia de
integracin de proyectos)

Grupos de Inters
Gente involucrada en el proyecto o es
afectada
por sus actividades, incluye:
Sponsor
Gerente de proyecto
Equipo
Clientes
Usuarios
Proveedores
Opositores del proyecto??

Relacin entre los
interesados y el proyecto
Herramientas y tcnicas de
gestin de proyectos
Acta de constitucin
Definicin del alcance
EDT
Diagrama de gantt
Estimacin de tiempos
Ruta critica, etc.
Super- herramientas
Son las herramientas que tiene un alto
uso y alto impacto en el xito del proyecto,
tales como:
Reporte de lecciones aprendidas
Software
Definicin del alcance
Reporte de los avances
Requerimientos de cambios
Kick-off meeting
Diagrama de gantt
Qu ayuda a tener xito en los
Proyectos?
Apoyo de la alta gerencia
Compromiso del usuario
Experiencia del gerente de proyectos
Claros objetivos de negocios
Objetivos reales
Infraestructura estndar de Sw y Hw
Metodologas formales
Estimaciones confiables
Otros criterios como hitos, apropiado plan,
equipo competente, aduearse del
proyecto
Qu hacen los ganadores?
Utilizar herramientas y tcnicas de la
gerencia de proyectos (muchas plantillas
por ejemplo).
Dan nfasis en el negocio
Desarrollan un proceso simple de
gerencia de proyectos
Miden la salud del proyecto utilizando
mtricas como satisfaccin del cliente,
retorno de la inversin


Sugerencias para los
gerentes de proyectos
Deben tener una serie de habilidades
Adecuarse a los cambios
Entender las organizaciones donde
trabajan
Ser capaz de guiar al equipo a cumplir los
objetivos del proyecto
Las 10 habilidades y competencias de los
gerentes de proyectos
Habilidades para llegar a la gente
Liderazgo
Capaz de escuchar
Integridad
Capaz de construir confianza
Habilidad de comunicacin
Gestin de conflicto
Pensamiento crtico, solucionar problemas
Entender y balancear prioridades
Diferentes habilidades en
diferentes situaciones
Proyectos grandes: Liderazgo,
experiencia, planeamiento, manejo de
gente, comunicacin, team building son
los ms importantes
Proyectos altamente inciertos: gestin de
riesgos, gestin de las expectativas,
liderazgo, manejo de gente, habilidades
de planeamiento son los ms importantes
Proyectos novedosos: Liderazgo, manejo
de gente, visin, confianza, manejo de las
expectativas, habilidades de escuchar son
los ms importantes
Ciclo de vida de
los proyectos
Estructura del ciclo de vida
Inicio
Organizacin y
preparacin
Ejecucin
Cierre
Costos y dotacin de personal durante el
ciclo de vida del proyecto
Impacto de los interesados,
riesgos y la incertidumbre
Fases del proyecto
Son las divisiones dentro del mismo
proyecto, donde es necesario un control
adicional con el fin de gestionar eficazmente
la conclusin de un entregable mayor.
Las fases pueden completarse de manera
secuencial, pero en determinados casos de
un proyecto pueden superponerse.
La estructuracin de fases permite la divisin
del proyecto en subconjuntos lgicos para
facilitar su direccin, planificacin y control.
Proyecto de una sola fase
Proyecto de tres fases
Proyecto de fases superpuestas
Activos de los procesos de la
organizacin
Son algunos o todos los activos relativos a
procesos de alguna o todas las
organizaciones participantes en el
proyecto que puedan utilizarse para influir
en el xito de un proyecto.
Estos activos contemplan planes,
polticas, procedimientos y lineamientos,
formales e informales.
Procesos de la organizacin
Procesos y procedimientos
Procesos estndar de la organizacin
Lineamientos, instrucciones de
trabajo, etc.
Lineamientos y criterios para adaptar
el conjunto de procesos
Requisitos de comunicacin de la
organizacin
Lineamientos del cierre del proyecto
Procedimientos de control financiero
Procedimientos para la gestin de
problemas y defectos
Procedimientos de control de
cambios
Procedimientos de control de riesgos
Procedimientos para priorizar,
aprobar y emitir autorizaciones de
trabajo.


Base corporativa del
conocimiento
Base de datos para la medicin
de procesos
Archivo de proyectos
Informacin histrica y bases del
conocimiento de lecciones
aprendidas
Base de datos sobre la gestin de
problemas y defectos
Base del conocimiento de la
gestin de la configuracin
Base de datos financieros que
contienen informaciones como
horas de trabajo, costos
incurridos, presupuestos y dficit
presupuestario.

Procesos de
direccin de
proyectos
El grupo de procesos de la
gestin de proyectos
Procesos de
iniciacin
Proceso de
Planificacin
Procesos de control
Procesos de ejecucin
Procesos de cierre
Grupos de procesos de la
direccin de proyectos
Grupo de procesos que
interactan en una fase o
proyecto
El grupo de procesos de la
gestin de proyectos
La gestin de proyectos puede ser visto
como un nmero de procesos
relacionados entre s.
Los grupos incluyen:
Procesos de iniciacin
Procesos de planeamiento
Procesos de ejecucin
Procesos de control
Procesos de finalizacin
Procesos de Iniciacin
Acciones para empezar el proyecto
Definicin del caso de negocio
Definicin del apoyo ejecutivo del proyecto
Definicin del gerente de proyectos
Otros
Procesos de planificacin
Desarrollo del plan del proyecto
Definicin del alcance
Definicin de fechas y tiempos
Estimacin de costos
Recursos necesitados
Definicin de riesgos
Otros
Procesos de ejecucin
Incluye coordinacin de la gente y otros
recursos para llevar a cabo el plan del
proyecto
Formar el equipo
Ejercer liderazgo
Asegurar la calidad del proyecto
Diseminar informacin
Otros
Procesos de control
Asegurar que los objetivos del proyecto
son satisfechos
El gerente de proyectos y el equipo miden
el progreso del proyecto frente a lo
establecido en el plan
Revisin del rendimiento y del status del
proyecto
Si se requiere cambios, deben
identificarse, analizarse y administrarse
estos cambios
Otros
Procesos de cierre
Incluye la aceptacin formal de la
finalizacin del proyecto
Actividades administrativas tales como
documentar los archivos del proyecto,
lecciones aprendidas, y recibir la
aceptacin formal de los entregables del
proyecto
Otros
Actividad del grupo de
procesos
Control integrado de cambios
Involucra identificar, evaluar, y gestionar
los cambios durante el ciclo de vida del
proyecto
Los objetivos principales de control de
cambios:
Asegurar que cambios son beneficiosos
Gestionar los cambios

Sistema de control de
cambios
Un proceso formal, documentado que
describe cuando y como son los cambios
Describe quien est autorizado para
realizar los cambios
Incluye un proceso de comunicacin de
los cambios
Algunas organizaciones tienen polticas
para los cambios sensitivos al tiempo
poltica de 48 horas