ADMINISTRACION

EFICAZ DEL
TIEMPO

BIENVENIDOS
QUE ES LA
ADMINISTRACIN
EFICAZ DEL TIEMPO?

Definicin:
Es un proceso continuo en el
cual suceden actividades y/o
eventos que vienen del pasado,
llegan a1 presente y van hacia el
futuro.

El elemento bsico del tiempo es
UN EVENTO Y/O
ACTIVIDAD

OBJETIVO

El objetivo de la administracin
del tiempo es darle mas eficacia EN
SU USO, mediante la planificacin y
la Paz Interna para as combatir el
estrs.
Paz interna es tener serenidad, balance y
armona, logrado a travs del control
apropiado de las actividades y/o
eventos.
Lo mejor de todo siempre sobrevive


Qu es el tiempo..?
Un recurso de caractersticas
nicas..!!!
No se puede comprar...
No se puede alquilar...
No se puede acumular...
No se puede reemplazar...
No se puede dejar de
consumir...
Hace falta para todo...
No se puede tener ms...
Ni menos...
5
Podemos controlar el
tiempo?
NO !!!
PERO
Podemos controlar las
actividades que realizamos.
De modo que podremos
realizar:
Ms actividades ???
Aquellas actividades que sean
ms importantes
Nos proporcionan mayor
satisfaccin
Nos llevan hacia nuestros objetivos
LA MATRIZ DEL TIEMPO
Urgente No
| urgente
Crisis.
Imprevistos.
Trabajos
contra reloj.
Preparacin.
Prevencin.
Clarificacin
de valores.
Construccin
de relaciones.
Interrupciones.
Informes,
reuniones, etc.
innecesarios.
Asuntos
menores.
Actividades
escape
Corrrespondenc
ia irrelevante.
Trabajo
minucioso.
TV en exceso.
LA PRODUCTIVIDAD EL
AUTOESTIMA Y EL
TIEMPO

PRODUCTIVIDAD


CONTROL DE
ACTIVIDADES (Tiempos y
movimientos)


AUTO ESTIMA
LEY DE PERLS Y LA
PRODUCTIVIDAD - MANEJO
DEL ESTRES
Sntomas del stress
Fase inicial
nerviosismo,
crisis de
humor,
inseguridad/d
esconfianza
dificultad
incremental /
fatiga mental,
neuralgias,
insomnio.
Fase aguda
Hipersensibili
dad,
ansiedad,
Desjerarquiza
cin de
valores/
Pasar
Depresin/Infart
o/lceras...
Apata,
sensacin de
fracaso,
quejas
constantes
Algunas Soluciones.
Administracin del tiempo
Vacaciones
Deporte
Cambiar de actividad
Verlo con perspectiva:
Distanciarse
No dejarse llevar por sentimientos
negativos
Planificacin y Organizacin
personal.
Control de las interrupciones
PASOS
IMPORTANTES PARA
LA PLANIFICACION
DEL TIEMPO
I. ESTABLECIMIENTO
DE PRIORIDADES

Significa el valor y el orden
apropiado de cada evento.
Tres pasos para desarrollar una
lista de tareas diarias por
prioridad.
1.- Lista de que debo hacer hoy.
2.- Darle valor o prioridad a
cada tarea.
3.- Darle un orden numrico a
cada tarea




A
Valor alto ABSOLUTO (TENGO)
B
Valor importante BUENO
(DEBERIA)
C
Valor bajo CUANDO PUEDA
(ME GUSTARA)
RECUERDE:
URGENCIA VS PRIORIDAD

PIRAMIDE DE
PRODUCTIVIDAD

Actuar
Planificar
Idea central
II. IDENTIFICAR Y
DEFINIR MIS VALORES

Mi pirmide de productividad
est edificada sobre un
crecimiento de
VALORES GOBERNANTES
Mis valores gobernantes son:
Aquellos principios y cualidades
que tienen la ms alta prioridad
PARA MI.
EL PROCESO DE LOS
VALORES
Identifico mis valores

Los clarifico

Los jerarquizo
COMO IDENTIFICAR Y DAR
PRIORIDAD A MIS VALORES
GOBERNANTES
Soy humilde
Soy productivo
Soy excelente
Soy competente
Soy responsable
Trabajo en equipo
Soy autosuficiente
Busco la verdad
Amo a mi familia
Soy integro
Fomento la justicia

III. ESTABLECER
METAS:
LARGO PLAZO
MEDIANO PLAZO
CORTO PLAZO

Especficos
Relevantes
Con fechas de vencimiento
Medibles
Alcanzables
LEYES NATURALES


1. TENDEMOS A IR A LA ZONA
DE COMODIDAD.

2. PARA ALCANZAR UNA META
DEBEMOS EXPANDIR
NUESTRA ZONA DE
COMODIDAD.

El verdadero secreto del xito
es el entusiasmo
REQUISITOS PARA
PLANIFICAR METAS
1.- Estn en lnea con mis valores
gobernantes.
2.- Son de tiempo definido.
3.- Estn definidas clara y
especficamente.
4.- Son completamente mas.
5.- Son realistas.

Al redactar la meta, nos ayuda a traer el
futuro al presente porque da una visin
ms clara de cmo es el futuro ideal
LA AGENDA COMO
INSTRUMENTO
ESENCIAL
1.- Traerla siempre conmigo.
2.- Utilizar un solo sistema.
3.- Eliminar notas sueltas.

Se tienen que vivir 24 horas de
tiempo diario para obtener:
Salud, riqueza, placer, dinero, satisfaccin
y evolucin.

El uso correcto del tiempo es un asunto
importante.
IV. LA PLANIFICACION DEL
TIEMPO
Qu es?
Es predeterminar el curso de los
actividades CONSIDERANDO
EL TIEMPO.
Decidir con anticipacin las
acciones y sus circunstancias
estimando el tiempo.

Para qu sirve?
Hace ms eficiente el proceso.
Corrobora su viabilidad.
CMO
PLANIFICAR?


Cuatro momentos:

Priorizar
Disear y programar
Ejecutar el plan
Monitorear

Haga primero lo
verdaderamente importante
METODO 1-MATRIZ
BASICA DE LA
PLANIFICACION
HORA
ACTIVIDAD PRIORIDAD
ACCIONES TIEMPO
PREVIS
TO
RESULTADOS
7-8 TOMAR
DESAYUNO
1 Prepara
Servir
Tomar
60
minuto
Satisfact.

Descripcin Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundacin
de la oficina

S

S
Hacer Ya
Plan estratgico
nuevos productos

S

NO
Programar
...

NO

S
Delegar/Org.
...

NO

NO
No pasa nada
METODO 2
JUSTIFICACIONES
CREADAS POR EL
HOMBRE EN FORMA
POSITIVA Y
NEGATIVA
FRASES DEL TIEMPO
(POSITIVA)
EL TIEMPO ES ORO
EL TIEMPO ES DINERO
EL TIEMPO NO ESPERA A
NADIE
EL TIEMPO ES COMO LA
ESPADA POR QUE SI NO LO
PASAS TE PSA.
EL TIEMPO PERTENECE A
AQUEL QUE SABE COMO
UTILIZARLO
PLANIFIQUE SU FUTURO , POR
QUE TENDRA QUE PASAR
ALLI EL RESTO DE SU VIDA
MENTIRAS HABITUALES
(NEGATIVA)
No tengo tiempo
Estoy apresurado
Utilizar el tiempo es cuestin,
sobre todo, de trabajar mas de
prisa o mas horas.
Los trabajadores mas atareados
y activos son los que logran los
mejores resultados
Como dice el viejo refrn si lo
quieres rpido y bien hecho
hazlo tu mismo.



DESPILFARRO DEL TIEMPO
POR EL HOMBRE COMO
OCURRE?
a) LOS LADRONES DEL
TIEMPO

Mala planificacin
Reuniones ineficaces
No escuchar
Falta de autoridad
Metas poco claras
Esperar respuestas
Socializacin
Interrupciones
Falta de autodisciplina
Prioridades intercambiables
Clculos de tiempo poco
realistas
LOS LADRONES DEL
TIEMPO
Errores de otros
Postergacin de tareas
pendientes
Prioridades conflictivas
Lugar de trabajo desordenado
Fallas tcnicas
Falta de motivacin
Falta de procedimientos
Actitud negativa
Correo sin valor
Actividades cvicas
Moral baja de la compaa
Falta de delegacin
b) POSTERGACIN DE
TAREAS

Que tareas pospongo?

Por qu pospongo las tareas
pendientes

VALORES GOBERNANTES
TAREAS
La postergacin puede representar, la falta de
identificacin y de actuacin de acuerdo
con sus propios valores bsicos.
UNA LEY NATURAL
La postergacin ocurre
naturalmente cuando uno se
enfrenta con actividades o
eventos que no son
placenteros, que son
complejos, largos o poco
interesantes, sin importar cual
sea su prioridad.
c) INTERRUPCINES
Un evento inesperado que
rompe el ritmo de otro evento
TIPOS DE INTRERRUPCIONES
Necesaria y oportuna.
Necesaria pero inoportuna.
Innecesaria por lo tanto
inoportuna.
El recuperarse de una interrupcin
puede tomar ms tiempo que la
interrupcin misma.
INTERRUPCIONES

La clave para el control de las
interrupciones es convertirse en alguien
que interrumpe responsablemente.

No crea en el concepto errneo que
dice que no se pueden controlar las
interrupciones.

Si cree en l seguramente
experimentar l problema
EL CAMBIO PARA
ADMINISTRA MEJOR
EL TIEMPO
Los lideres del maana tendrn
que aprender a crear un entorno
en el que verdaderamente se
asuma el cambio, no como una
amenaza, si no como una
oportunidad




MI ROL

Constituir los lugares que ocupo en
funcin de mis relaciones claves y las
responsabilidades inherentes a las
mismas.

Identificar es el paso previo a saber
cmo voy a emplear mi tiempo.

Para cada rol establezco METAS que
estarn en funcin de mis valores.
REFLEXINOES ACERCA DEL
TIEMPO/PRODUCTIVIDAD Y
YO
Tengo xito en mi
trabajo.

Hago un trabajo excelente
todos los das.

Soy receptivo a las ideas de
los dems.

Tengo una actitud positiva.

Soy leal a la organizacin y
a su misin.

Puedo trabajar en equipo.

CONCLUSION
DECIDE DONDE QUERES IR, es decir tus
objetivos
PLANIFICA TUS ACTIVIDADES Para
llegar all
ASIGNA A CADA UNA SOLO EL
TIEMPO JUSTO.
COMIENZA POR LO MAS IMPORTANTE
SIGUE TU PROGRAMA, salvo que te surja
algo mas importante
HAZLO YA; No dejes para luego
CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO
ACABA LO QUE COMIENCES
HAZ EL MEJOR USO DE TU PROXIMO
MINUTO
TOMA TIEMPO PARA TI MISMO;
Desarrllate, disfruta. Vive.