Implementacin de un Sistema de Informacin para agilizar el Proceso

Acadmico de la Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann

utilizando tecnologa Intranet
S
I
A
C
OBJETIVOS
S
I
A
C
OBJETIVO GENERAL
Implementar un Sistema de
Informacin para agilizar el proceso
acadmico de la Universidad
Nacional Jorge Basadre Grohmann
utilizando la capacidad de la Intranet
instalada, aplicando las
recomendaciones descritas en
Mtrica V3
S
I
A
C
OBJETIVOS ESPECIFICOS
a)Describir el Sistema de Informacin
vigente del proceso acadmico de la
UNJBG, para determinar sus ventajas
y desventajas
b)Aplicar las recomendaciones
establecidas por Mtrica V3 para
implementar el Sistema de Informacin
propuesto
S
I
A
C
DELIMITACION
DELTRABAJO DE TESIS
Alcances
Este trabajo de tesis abarcar el
desarrollo de un sistema de informacin
que permita agilizar el proceso
acadmico dentro de la Universidad
Nacional Jorge Basadre basndonos en
las recomendaciones establecidas por
Mtrica V3.0 utilizando la Intranet
Basadre
S
I
A
C
Limitaciones
El desarrollo del presente sistema de informacin
est limitado por las constantes excepciones a la
normatividad que rigen al proceso acadmico
La implantacin del sistema de informacin de
este trabajo depender de la operatividad de la
Intranet Basadre para la interconexin entre los
rganos involucrados
El sistema de informacin proyectado abarcar a
los principales actores del proceso acadmicos
como son: Alumno, Docente
DELIMITACION
DELTRABAJO DE TESIS
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A
C
HIPOTESIS
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A
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HIPOTESIS GENERAL
El uso de un Sistema de Informacin
desarrollado bajo las recomendaciones
establecidas por Mtrica V3 utilizando
la Intranet Basadre, agiliza el proceso
acadmico de la UNJBG reduciendo el
tiempo de acceso a la informacin
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A
C
HIPOTESIS ESPECIFICAS
a) El programa empleado para el manejo de la
informacin acadmica de la UNJBG presenta
limitaciones debido a la falta de integracin entre
rganos involucrados en el proceso acadmico que
requieren compartir dicha informacin, haciendo
factible la implementacin de un nuevo sistema.
b) El Sistema de Informacin a implementar reducir
el tiempo de acceso a la informacin entre las
entidades relacionadas con el proceso acadmico
de la UNJBG aprovechando la interconectividad de
la Intranet Basadre.
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MARCO TEORICO
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ESTRATEGIAS PARA EL
DESARROLLO DE SISTEMAS
Existen varios enfoques al desarrollo de
sistemas de informacin basados en
computadora:
Mtodo del Ciclo de Vida para el Desarrollo de
Sistemas
Mtodo del desarrollo del Anlisis Estructurado
Mtodo del Prototipo de Sistemas
Mtodo Orientado a Objetos
Mtrica V3

S
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A
C
METRICA
Mtrica V3 se ha enmarcado dentro de la
norma ISO 12.207, ya que la tendencia general
en los estndares se encamina al enfoque
orientado al proceso.
La norma ISO 12.207 se refiere al Ciclo se Vida
del Software dentro de la Tecnologa de la
Informacin.
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C
TECNICAS
Entre las principales tcnicas empleadas por Mtrica V3
tenemos:
CASOS DE USO
DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIN
DIAGRAMA DE DESPLIEGUE
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)
MODELO ENTIDAD/INTERRELACIN
EXTENDIDO
NORMALIZACIN
REGLAS DE OBTENCIN DEL MODELO FSICO A
PARTIR DEL LGICO

S
I
A
C
DESARROLLO
EL PROCESO ACADEMICO
METRICA

S
I
A
C
EVS 1
ESTABLECIMIENTO
DEL ALCANCE DEL
SISTEMA
EVS 2
ESTUDIO DE LA
SITUACIN
ACTUAL
EVS 4
ESTUDIO DE
ALTERNATIVAS
DE SOLUCIN
EVS 3
DEFINICIN DE
REQUISITOS DEL
SISTEMA
EVS 5
VALORACIN DE
LAS
ALTERNATIVAS
EVS 6
SELECCIN DE LA
SOLUCIN
EVS 1 :
Se determin las viabilidades: econmica,
tcnica, operativa, legal, temporal


FACULTADES
Oficina de
Acti vidades
y Servicios
Acadmicos
(OASA)
Vicerectorado
Acadmico
(VIAC)
Oficina de Economa
y Finanzas
(OEFI)
Secretara
General
(SEGE)
EVS 1
ESTABLECI MIENTO
DEL ALCANCE DEL
SISTEMA
EVS 2
ESTUDIO DE LA
SITUACIN
ACTUAL
EVS 2 :
Identificacin de los usuarios participantes: Alumnos, Docentes, Facultades, OASA,
SEGE, VIAC
Descripcin de los sistemas de informacin existentes
Realizacin del Diagnstico
Existen dos sitemas monousuarios distintos funcionando en algunas facultades, que
no pueden compartir la misma informacin.
EVS 3
DEFINICIN DE
REQUISITOS DEL
SISTEMA
EVS 3 :
Identificacin de las directrices tcnicas y de gestin
Ley universitaria, Estatuto, Reglamentos
Identificacin de requisitos
Encuesta realizada, Entrevistas, Documentacin, etc.

EVS 4
ESTUDIO DE
ALTERNATIVAS
DE SOLUCIN
EVS 4 :
Preseleccin de alternativas
Sistema bajo entorno Texto, Grfico
Descripcin de las alternativas de solucin
Las dos opciones planteadas deben
cubrir los mismos subsistemas: Matricula,
Graduado, Registro de Notas, Record
Acadmico, etc.
Requisitos
Verif icar
Alumno
Alumno
Requisitos
Verif icado
s
Record
Verif icar
Record
Ficha de
Matrcula
Curso
Matricular
Alumno
Si
No
Si
No
Matricula
EVS 5
VALORACIN DE
LAS
ALTERNATIVAS
EVS 5 :
El avance de la ciencia y la tecnologa alcanzado en los ltimos aos,
permite que el desarrollo del sistema se pueda realizar con nuevas y
diversas herramientas visuales, as como la interconexin de redes en
forma gil y segura.
EVS 6
SELECCI N DE LA
SOLUCIN
EVS 6 :
De acuerdo a lo mencionado en el punto anterior y tratando de estar a la
vanguardia del avance tecnolgico, se selecciona la opcin de desarrollo en
ambiente visual
S
I
A
C
ASI
ASI 1
DEFINICION DEL
SISTEMA
ASI 2
ESTABLECIMIENTO
DE REQUISITOS
ASI 3
IDENTIFI CACIN DE
SUBSISTEMAS DE
ANLISIS
ASI 6
ELABORACIN
DEL
MODELO DE
DATOS
ASI 7
ELABORACIN
DEL
MODELO DE
PROCESOS
ASI 8
DEFINICIN DE
INTERFACES DE
USUARIO
ASI 9
ANLISIS DE
CONSISTENCIA
ASI 10
ESPECIFICACIN
DEL PLAN DE
PRUEBAS
ASI 11
PRESENTACIN Y
APROBACIN DEL
ANLISIS DEL
SISTEMA DE
INFORMACIN
ASI 1
DEFINICION DEL
SISTEMA
De acuerdo al resultado obtenido en la Actividad de
Evaluacin del Sistema (EVS), el sistema a desarrollar se
abocar a los siguientes procesos.
Control de Matrculas
Ingreso de Notas
Obtencin de Rcord
Actualizacin de Currcula
Registro de Carga Horaria
Gestin de Graduados

ASI 2
ESTABLECIMIENTO
DE REQUISITOS
Empleado
Alumno
Registrar
Matricula
Constancias
y/o
certificados
Rectificar
Matrcula
Retiro y Reserva
Matricula
Traslados
Evaluacin
Adicional
Convalidar
Cursos
<<usa>>
Requisito Tipo Estado Prioridad
Control de Matrcula Implantacin Incorporado
(Parcialmente)
Alta
Control de Estado Acadmico de Alumnos Implantacin Incorporado Alta
Rcord Acadmico Implantacin Incorporado Alta
Registro de Actas Implantacin Incorporado Alta
Control de Graduados Implantacin Incorporado
(Parcialmente)
Alta
Actualizacin de Currculas Implantacin Propuesto Alta
Integracin entre Facultades y OASA Funcional Propuesto Alta
Reportes personales de los docentes y alumnos Implantacin Propuesto Media
Estadsticas Implantacin Propuesto Alta

ASI 3
IDENTI FICACIN DE
SUBSISTEMAS DE
ANLISIS
ASI 6
ELABORACIN
DEL
MODELO DE
DATOS
Recoleccin de Datos

1ra. Forma Normal
Existen Atributos que se repiten?

2da. Forma Normal
Existe Clave Compuesta? Si, la Entidad DETALLE_FICHA tiene clave
compuesta
Existen Atributos no Clave que dependen de una Clave parcial? Si

ASI 7
ELABORACIN
DEL
MODELO DE
PROCESOS
ASI 8
DEFINICIN DE
INTERFACES DE
USUARIO
Evento El alumno solicita Matrcula
Estmulo Cdigo Universitario, Ao de Estudios, Currcula.
Actividad
Validar que el Cdigo Alumno.
Verificar Pre-requisitos
Generar Ficha de Matrcula.
Registra Matrcula.
Imprimir Ficha de Matrcula.
Respuesta
La ficha de matrcula que contiene, los datos del Alumno, la Facultad,
Escuela, Especialidad, el ao acadmico, el ao de estudios, la
Currcula, el rgimen, la fecha y la relacin de cursos en los que se
matricula.
Efecto
El alumno ha sido matriculado y obtiene una copia de la ficha de
matricula.

S
I
A
C
DSI
DSI 1
DEFINICIN DE LA
ARQUITECTURA DEL
SISTEMA
DSI 2
DISEO DE LA
ARQUITECTURA DE
SOPORTE
DSI 5
DISEO DE LA
ARQUITECTURA DE
MDULOS DEL
SISTEMA
DSI 6
DISEO FSICO DE
DATOS
DSI 8
GENERACIN DE
ESPECIFICACIONE
S DE
CONSTRUCCIN
DSI 10
ESPECIFICACIN
TCNICA DEL PLAN
DE PRUEBAS
DSI 11
ESTABLECIMIENTO DE
REQUISITOS DE
IMPLANTACIN
DSI 1
DEFINICIN DE LA
ARQUITECTURADEL
SISTEMA
SERVIDOR
LOGICA DE
NEGOCIOS
GESTION DE
DATOS
BASE DE DATOS
RELACIONAL
SQL SERVER
CLIENTE
GUI
IP LOCAL
50 50
DSI 2
DISEO DE LA
ARQUITECTURA
DE SOPORTE
Mdulo Matrcula
Pseudocdigo Si (perodo de matrculas) entonces
Leer cdigo de alumno
Buscar ltima Ficha
Si no encontrado
Matricular en primer ao
Caso Contrario
Si es Promovido
Matricular en el ao siguiente
Caso contrario
Incrementar nmero de matrcula
Matricular en el mismo ao
Fin Si
Fin Si
Fin Si

DSI 5
DISEO DE LA
ARQUITECTURA
DE MDULOS DEL
SISTEMA
DSI 6
DISEO FSICO DE
DATOS
Tiene
Tiene
Tiene
Regi stra
Tiene
Se_Compone_de
Se_Asigna
Tiene
Permi te
Permi te
Determi na_Tipo
Contiene
Llena
Es_un
Evalua
Tiene
Tiene
Se_Compone_de
Se_Compone_de
Fi gura_en
Tiene
CANAL
CURRICULA
DOCENTE
ESPECIALIDAD
ESCUELA
FACULTAD
DET_MAT FICHA_MAT
CURSO
CARGAH
YYAKD
EGRESADO
ALUMNO
TIPO_INGRE
REGIMEN
PERIODO
DSI 8
GENERACIN DE
ESPECIFICACIONES
DE
CONSTRUCCIN
Evento El alumno solicita Matrcula
Estmulo Cdigo Universitario, Ao de Estudios, Currcula.
Actividad
Validar que el Cdigo Alumno.
Verificar Pre-requisitos
Generar Ficha de Matrcula.
Registra Matrcula.
Imprimir Ficha de Matrcula.
Respuesta
La ficha de matrcula que contiene, los datos del Alumno, la Facultad, Escuela,
Especialidad, el ao acadmico, el ao de estudios, la Currcula, el rgimen, la fecha
y la relacin de cursos en los que se matricula.
Efecto El alumno ha sido matriculado y obtiene una copia de la ficha de matricula.

S
I
A
C
CSI
CSI 1
PREPARACIN
DEL ENTORNO DE
GENERACIN Y
CONSTRUCCIN
CSI 2
GENERACIN DEL
CDIGO DE LOS
COMPONENTES Y
PROCEDI MIENTOS
CSI 3
EJECUCIN DE
LAS PRUEBAS
UNITARIAS
CSI 5
EJECUCIN DE
LAS PRUEBAS DEL
SISTEMA
CSI 4
EJECUCIN DE
LAS PRUEBAS DE
INTEGRACIN
CSI 9
PRESENTACI N Y
APROBACIN DEL
SISTEMA DE
INFORMACIN
CSI 6
ELABORACIN DE LOS MANUALES DE
USUARIO
CSI 7
DEFINICIN DE LA FORMACIN DE
USUARIOS FINALES
CSI 9
PRESENTACIN Y
APROBACIN DEL
SISTEMADE
INFORMACIN
CSI 1
PREPARACIN
DEL ENTORNO DE
GENERACIN Y
CONSTRUCCIN
CSI 2
GENERACIN DEL
CDI GO DE LOS
COMPONENTES Y
PROCEDIMIENTOS
CSI 3
EJECUCI N DE
LAS PRUEBAS
UNITARIAS
CSI 4
EJECUCI N DE
LAS PRUEBAS DE
INTEGRACIN
CSI 5
EJECUCI N DE
LAS PRUEBAS
DEL
SISTEMA
CSI 6
ELABORACIN DE LOS MANUALES DE
USUARIO
CSI 7
DEFINICIN DE LAFORMACIN DE
USUARIOS FINALES
S
I
A
C
EVALUACION DE
RESULTADOS
VERIFICACION DE HIPOTESIS ESPECIFICA a)
El programa empleado para el manejo de la informacin acadmica de
la UNJBG presenta limitaciones debido a la no integracin entre rganos
involucrados en el proceso acadmico que requieren compartir dicha
informacin, haciendo factible la implementacin del nuevo sistema

De la encuesta realizada, se observa que no todas las facultades cuentan
con el actual programa que maneja tareas del proceso acadmico
No existe una comunicacin a nivel de software entre la Oficina de
Admisin, la Oficina de Actividades y Servicios Acadmicos y las
Facultades, as como los Vicerrectorados y otras dependencias relacionadas
con el proceso acadmico
La UNJBG en la actualidad cuenta con una Intranet implementada que
interconecta sus tres locales
S
I
A
C
EVALUACION DE
RESULTADOS (Continuacin)
VERIFICACION DE HIPOTESIS ESPECIFICA b)

El Sistema de Informacin Implementado agiliza tareas del proceso
acadmico de la UNJBG, permitiendo el acceso a la informacin entre
las entidades relacionadas con el proceso

Segn el cuadro de comparacin entre el aplicativo actual y el nuevo Sistema
de Informacin, se puede observar que este ltimo brinda mayores ventajas ya
que es ms amigable, presenta una interfaz grfica, permite el acceso rpido a
informacin compartida de acuerdo a los niveles de seguridad desde cualquier
entidad con acceso al sistema, consultas por Internet entre otras ventajas.
S
I
A
C
EVALUACION DE
RESULTADOS (Continuacin)
VERIFICACION DE HIPOTESIS GENERAL

El uso del Sistema de Informacin implementado agilizar tareas
del proceso acadmico de la UNJBG

Del desarrollo del presente trabajo as como de la verificacin de las
hiptesis especficas a) y b), podemos afirmar que el desarrollo de un
nuevo Sistema permitir agilizar el flujo de informacin entre las
entidades involucradas en el proceso acadmico de la Universidad
Nacional Jorge Basadre Grohmann; este flujo de informacin permitir
que las tareas puedan desarrollarse en un tiempo menor, siendo una
limitante la intervencin manual de las personas involucradas en la
culminacin de las tareas.

S
I
A
C
CONCLUSIONES
PRIMERA: El programa vigente presenta limitaciones en el
manejo de tareas del proceso acadmico, adems de
no permitir el acceso a la informacin entre las
entidades involucradas, provocando de esta manera
el aislamiento de informacin.
SEGUNDA: El nuevo Sistema de Informacin corrige los
problemas detectados en el programa actual, permite
la integracin entre los rganos relacionados al
proceso acadmico, as como las consultas a travs
de Internet a datos acadmicos.
TERCERA: El uso del nuevo Sistema de Informacin basado en
tecnologa Cliente / Servidor, permitir la explotacin
de los recursos y dispositivos instalados en la Intranet
Basadre.
S
I
A
C
CONCLUSIONES (Continuacin)
CUARTA: El Sistema de Informacin desarrollado permite al
acceso a los datos registrados desde cualquier
entidad acadmica que lo requiera, siempre y cuando
tenga permisos para acceder a ellos, agilizando los
procesos mecnicos ms no los procesos manuales.

QUINTA: Un flujo libre de informacin permitir una mejor
comunicacin entre las entidades relacionadas,
facilitar mejores relaciones de trabajo, evitar la
creacin de barreras y dar apoyo a operaciones
ms uniformes.

S
I
A
C
RECOMENDACIONES
PRIMERA: Los desarrolladores de software al utilizar la
estructura establecida por Mtrica V3, encontrarn
que sta es adaptable e incluye procesos y
actividades que no siempre se ejecutan en su
totalidad dependiendo de la adaptacin en funcin
del proyecto y la organizacin.

SEGUNDA: En el ambiente acadmico se sugiere que los
alumnos empleen las recomendaciones vertidas en
Mtrica V3 ya que contempla el desarrollo de
Sistemas de Informacin para las distintas
tecnologas que actualmente estn conviviendo y los
aspectos de gestin que aseguraran que un Proyecto
cumple sus objetivos en trminos de calidad y coste.

S
I
A
C
RECOMENDACIONES (Cont.)
TERCERA: Los desarrolladores de software deberan
estandarizar sus estructuras de datos y
procedimientos, lo cual permitira una mejor
posibilidad de reconocimiento, reutilizacin y
mantenimiento de la aplicacin, tanto para ellos como
para aquellos que quisieran revisar su codificacin.

CUARTA: Los desarrolladores de software deberan poner
mayor importancia en el modelamiento de la Base de
Datos ya que se debe garantizar el almacenamiento
de gran cantidad de datos as como mantener la
seguridad de la base reforzando las medidas de
privacidad e integridad.

S
I
A
C
G r a c i a s ! !
S
I
A
C
Cuadro comparativo Sistema
Actual vs. Nuevo Sistema
Sistema
actual
Nuevo
Sistema Caractersticas
S No S No
Funciona sobre Win9x X X
Reglas de negocio implementadas X X
Consultas por Internet X X
Interfaz grfica X X
Niveles de seguridad X X
Trabajo en red X X
Bajo consumo de recursos X X
Interfaz amigable X X
Fcil mantenimiento X X
Documentacin X X
Informacin disponible en la Intranet
Basadre
X X
Seguridad X X
Facilidad de Expansin X X
Adaptable X X
Tolerancia de Errores X X
Exactitud X X
Estandarizacin de Datos X X
Independencia de Hardware X X
Simplicidad X X
Formacin X X
Volver...
S
I
A
C
SISTEMAS AUTOMATIZADOS QUE TRABAJAN EN RED
ni hi%
0 0.00
7 100.00
7 100.00
Fuente : Encuesta aplicada a los tcnicos de registro
acadmico de las Facultades de la UNJBG
Fuente : Cuadro N. 05
CUADRO N. 05
INDICADORES
SI
NO
TOTAL
GRAFICO N. 05
SI
0.00%
NO
100.00%
SI NO
Encuestas
FACULTADES QUE CUENTAN CON UN SISTEMA
ACADMICO AUTOMATIZADO
ni hi%
5 71.43
2 28.57
7 100.00
Fuente : Encuesta aplicada a los tcnicos de registro
acadmico de las Facultades de la UNJBG
Fuente : Cuadro N. 04
CUADRO N. 04
INDICADORES
SI
NO
TOTAL
GRAFICO N. 04
NO
28.57%
SI
71.43%
SI NO
Volver...
S
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C
Graficos encuestas
S
I
A
C