TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA

FASE UNO PRODUCCION DOCUMENTAL CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA

FRANCY YANETH CASTRO CANO MARZO 31 DE 2012

TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA FASE UNO PRODUCCION DOCUMENTAL

APRENDIZ FRANCY YANETH CASTRO CANO

SENA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA FLORENCIA CAQUETA MARZO 31 DE 2012

TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA FASE UNO PRODUCCION DE DOCUMENTOS

APRENDIZ FRANCY YANETH CASTRO CANO

DISEO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS MYPIMES DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DE ACUERDO CON LAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

INSTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA

SENA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA FLORENCIA CAQUETA MARZO 31 DE 2012

INTRODUCCION

El objeto de este trabajo escrito tiene como fin que nosotros los aprendices del Tecnlogo en Asistencia Administrativa aprendamos a conocer los documentos empresariales producidos por las organizaciones y como medios de comunicacin interna.

Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamental dentro de nuestro proyecto de formacin aprender a la elaboracin de una Carta, un Memorando, una Circular, una Nota Interna con las debidas Normas Tcnicas de Icontec y de acuerdo a las polticas de la organizacin.

OBJETIVOS

Fortalecer en el conocimiento, de la produccin de documentos con la ayuda de las guas y el manejo de sus diferentes estilos creando un ambiente de formacin con sus destrezas y habilidades, en la elaboracin y presentacin de documentos comerciales o empresariales.

Este trabajo nos brida conocimientos para elaborar diferentes ejemplos de documentos creados en las formaciones de aprendizaje.
Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnologa y la informacin de la comunicacin, es muy importante aprender a redactar dichos documentos con la precisin ortogrfica y las destrezas requeridas por las empresas dentro de un proceso de digitacin; el orden del protocolo dentro del diseo de documentos las partes de cada uno con base en el estilo y la presentacin diseada. Guiar y orientar a las personas que estn rodeadas en la produccin de documentos, como medio de su elaboracin y presentacin.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION OBJETIVOS 1. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES 1.1 LA CARTA 1.1.1 PARTES DE LA CARTA 1.1.2 ZONAS DE LA CARTA 1.1.3 ESTILOS DE CARTAS 1.2 MEMORANDO 1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO 1.3 CIRCULAR 1.3.1 CIRCULAR EXTERNA 1.3.2 CIRCULAR INTERNA 1.4 CERTIFICADO 1.5 CONSTANCIA 1.6 HOJA DE VIDA 1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA 1.7 ACTA ADMINISTRATIVA 1.7.1 PARTES DEL ACTA

1.8 NOTA INTERNA 1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA 1.9 INFORME ADMINISTRATIVO 1.9.1 INFORME CORTO 1.9.2 INFORME LARGO 1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.10.1 ORDENANZA 1.10.2 ACUERDO 1.10.2 ACUERDO 1.10.3 DECRETO 1.10.4 RESOLUCION 1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA 1.11 FAX 1.12 TELEGRAMA 1.13 SOBRES 1.13.1 PARTES DEL SOBRE 2. INTERNET 2.1 LA INTRANET 2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO 3 COMO REDACTAR UNA CARTA 3.1 LA ORTOGRAFIA

3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFIA 3.2 LA GRAMATICA 3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES 3.3 SINTAXIS 3.4 MORFOLOGIA 4. DIGITACION 5. EL TECLADO 6. POSICION ERGONMICA 7. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

1.1 LA CARTA Es una comunicacin escrita que se utiliza para facilitar las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre empresas y empleados. 1.1.1 PARTES DE LA CARTA MEMBRETE: Es el nombre, direccin y datos de identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel. CDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el cdigo de la dependencia. De 2 a 3 interlneas del margen superior CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben las cartas con su da mes y ao. De 2 a 3 interlneas del cdigo. DATOS DEL DESTINATARIO: Es la informacin de la persona a quien va dirigida la carta.

De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineacin sencilla. -Tratamiento - Nombre del Destinatario Cargo - Empresa - Direccin o Apartado - Nombre de la Ciudad - Pas ASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser mximo de cuatro palabras, con mayscula inicial y sin subrayar; y en el que se debe escribir el asunto principal por el cual se enviada la carta. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay. SALUDO: Es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. A 3 interlneas del asunto ya que hace parte inicial del texto. TEXTO: Es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual se escribe la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos, escritos con lenguaje claro, preciso, coherentes, sin errores ortogrficos; Se escribe a 1 interlnea, 2 interlinea entre prrafos. De 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario a 3 interlneas del asunto si lo hay. DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicacin. A 2 interlneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto (.).

DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos y cargo de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. De 4 a 6 interlneas de la despedida. ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayscula inicial despus de dos puntos. A 2 interlneas del firmante. COPIAS: Son lneas especiales que son utilizadas para la reproduccin del documento. A 2 interlinea del firmante o de la lnea de anexos. TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayscula inicial y la primera letra del apellido, de la persona que es responsable de elaboracin de la carta. A 2 interlinea del firmante o del ltimo rengln escrito. MARGENES Superior de 3 a 4 cm. Izquierdo de 3 a 4 cm. Inferior de 2 a 3 cm. Derecho de 2 a 3 cm.

Margen Superior de 3 a 4 cm.

--------- 2 a 3 interlinea Cdigo ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Destinatario --------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea Asunto: ---------- 2 interlinea Saludo, ------------------- 3 interlinea Texto------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida, ------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

Margen derecha de 2 a 3 cm.

Margen izquierda de 3 a 4 cm.

Margen Inferior de 2 a 3 cm.

1.1.2 ZONAS DE LA CARTA

Es el espacio que se utiliza en las cartas para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos. Se distribuye en varias zonas 1, 2 y 3 las dos primeras zonas se utilizan para los datos del remitente y la tercera se deja libre para el sello o fecha de recibido.
ZONA 1: Aqu se ubica la razn social de la empresa, sigla o acrnimo, logotipo y NIT.

Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de forma horizontal, y en la parte superior de la hoja a 3 cm y 4 cm en forma vertical.
ZONA 2: Aqu se ubica la direccin, apartado, fax, telfono, ciudad, Nit y dems datos que sean necesarios.

Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5 cm y 2 cm de forma horizontal esta puede ocupar todo el ancho de la hoja.
ZONA 3: Aqu se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique la fecha y recibido del documento o sello de registro que es otra forma de nombrarlo.

Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.

RAZON SOCIAL, SIGLA, LOGOTIPO Y NIT

ZONA 1

FECHA Y RECIBIDO DEL DOCUMENTO

ZONA 3

DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT

ZONA 2

1.1.3 ESTILOS DE CARTAS

Es la distribucin de lneas que diferencia una forma de escribir de la otra en la comunicacin, y se encuentran cuatro estilos.
ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el ms comn y fcil por lo que todas sus lneas empiezan del margen izquierdo de la hoja.

En este estilo se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales.
ESTILO BLOQUE: La distribucin de este es igual al anterior pero lo que se modifica es la ubicacin de la lnea del cdigo, de la ciudad y fecha, la despedida y la firma, estos se escriben comenzando desde el centro de la hoja.

ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribucin es igual al estilo bloque lo que se diferencia es que cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios, este estilo se utiliza ms en el comercio por lo que su estilo es el ms elegante.

ESTILO BLOQUE EXTREMO

---------- 2 interlinea Cdigo ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Destinatario ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea ---------Asunto: ------------------- 2 interlinea Saludo, ------------------- 3 interlinea ---------Texto-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida, ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea
Transcriptor

G.010

Florencia, 09 de febrero de 2012

Seora: MARIA BELTRAN BUSTOS Gerente GAS PAIS Calle 20 B/ Las Acacias

Asunto: Comunicacin de Asesora Cordial saludo seora Mara,

Le comunico que para el da 13 de febrero se realizara una asesora del manejo de extinguidores a las 4:00 pm, por tal razn los compaeros y yo tendremos que dejar nuestras labores de trabajo ms temprano. Gracias por la atencin prestada,

FRANCY YANETH CASTRO CANO Asistente de Personal Yaneth C.

ESTILO BLOQUE
---------- 2 interlinea Cdigo ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Destinatario ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea ---------Asunto: ------------------- 2 interlinea Saludo, ------------------- 3 interlinea ---------Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida, ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

J.031

Florencia, 09 de febrero de 2012

Seora: FRANCY YANETH CASTRO CANO Asistente de Personal GAS PAIS Calle 20 B/ Las Acacias

Asunto: Permiso Cordial saludo seora Francy,

Espero que le sea de mucha ayuda esta asesora para usted y sus compaeros de trabajo, y por el cual les doy permiso de que su salida sea a las 3:00 pm y asistan con tiempo a su destino. Atentamente,

MARIA BELTRAN BUSTOS Gerente GAS PAIS

Yaneth C.

ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA

---------- 2 interlinea Cdigo ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Destinatario ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3 interlinea ---------Asunto: ------------------- 2 interlinea Saludo, ------------------- 3 interlinea ---------Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida, ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

1.2 MEMORANDO Es una comunicacin escrita breve en el cual se intercambia informacin interna de una empresa, comunicando alguna indicacin, recomendacin, instruccin; esta tambin se utiliza para imponer alguna sancin o falta de un empleado y a su vez ser colocada en su hoja de vida lo cual puede reducir sus posibilidades de conseguir un nuevo trabajo.

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO

MEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayscula sostenida y sin negrilla. De 2 a 3 interlinea de la parte superior de la hoja. CODIGO: Se escriben los nmeros que indique el cdigo de dependencia. De 2 a 3 interlinea despus de la palabra MEMORANDO. FECHA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones se ubica la ciudad de donde se realiz el documento con su respectiva fecha. De 3 interlinea despus del cdigo a margen izquierda. PARA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones se ubica los datos del destinatario con mayscula inicial y su respectivo cargo. De 2 interlinea despus de la FECHA a margen izquierdo.

DE: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones se ubica datos del remitente con mayscula inicial. De 2 interlinea despus de PARA a margen izquierdo. ASUNTO: Igualmente se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones y se coloca la composicin de lo que trata el memorando, este se expresa en seis palabras. De 2 interlinea despus DE los datos del remitente contra el margen izquierdo. TEXTO: Se redacta en primera persona del singular o del plural segn el caso de forma clara, sencilla y corta; tratando solo del asunto. De 3 a 4 interlinea despus del ASUNTO contra el margen izquierdo.

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicacin. A 2 interlneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto (.).
DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayscula sostenida, en la siguiente lnea el cargo en mayscula inicial; la persona que remite es la persona encargada segn lo estipulado en el manual de procedimientos de la respectiva dependencia. De 4 a 6 interlinea despus de la despedida contra el margen izquierdo.

ANEXOS: Este se utiliza cuando hay uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar, estos deben mencionarse en una nota de anexos, en mayscula sostenida seguido de dos puntos. A 2 interlneas esta lnea es opcional. TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayscula inicial y la primera letra del apellido en mayscula, de la persona que es responsable de elaboracin del memorando. A 2 interlinea del remitente o del ltimo rengln escrito. MARGENES Superior de 3 a 4 cm. Izquierda de 3 a 4 cm. Inferior de 2 a 3 cm. Derecha de 2 a 3 cm. Son iguales a las de una carta.

DISEO DEL MEMORANDO

------------------- 2 a 3 interlinea ----------

MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM.

MEMORANDO ------------------- 2 a 3 interlinea ---------Cdigo ------------------- 3 interlinea ---------FECHA: -------------------------------------- 2 interlinea PARA: -------------------------------------- 2 interlinea DE: -------------------------------------- 2 interlinea ASUNTO: -------------------------------------- 3 a 4 interlinea ---------Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea Despedida, ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ------------------- 2 interlinea Anexos: ------------------- 2 interlinea Transcriptor.

MARGEN IZQUIERDA 3 A 4 CM.

MARGEN DERECHA 2 A 3 CM.

MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.

MEMORANDO N 001

CODIGO:

S 052.6 Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA:

ROGELIO MORALES Asesor Financiero

DE:

SUDGERENTE

ASUNTO:

Diligenciar tramite financiero

Cordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trmites ya elaborados en la semana anterior sobre el estado financiero de la empresa para poder realizar un informe que se me ha solicitado. Agradezco su gentil colaboracin y se me haga llegar pronto lo solicitado,

FRANCY YANETH CASTRO CANO Subgerente

Yaneth C.

1.3 LA CIRCULAR Es una comunicacin escrita que se emplea para dar a conocer un mismo asunto a varias personas a quienes les interesa. Su redaccin debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel. Hay dos clases de CIRCULAR. 1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR Esta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo para diferentes destinatarios. La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivo Logotipo. 1.3.2 CIRCULAR INTERNA O GENERAL Esta seda para un grupo de personas donde su contenido es conocer las diferentes actividades de la empresa. La Circular Interna no lleva el papel Membretado ni con el Logotipo. Esto es lo que hace la diferencia.

PARTES DE LA CIRCULAR

CIRCULAR: Se escribe en mayscula sostenida, centrado, sin negrilla que se mire notable. De 2 a 3 interlinea del margen superior.
CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia productora y subserie que debe corresponder a la Circular Externa o Interna. De 2 a 3 interlinea despus de la palabra CIRCULAR. CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben con su da mes y ao. De 2 a 3 interlinea del Cdigo. PARA: Se escribe en mayscula sostenida seguido de dos puntos, se coloca el Cargo de los funcionarios a quienes van dirigida la Circular en mayscula. De 3 interlinea al margen izquierdo. ASUNTO: Es un mensaje corto de 4 a 6 palabras que resumen lo que va escrito en la Circular, con mayscula inicial seguida de dos puntos. De 3 interlinea al margen izquierdo. TEXTO: Su redaccin es en tercera persona del singular o en primera del plural, en forma clara y breve y tratando solo el asunto, a una interlinea y a dos entre prrafo. De 3 a 4 interlinea del asunto.

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicacin, esta debe ser breve y terminada en punto. De 2 interlinea del Texto. DATOS DEL REMITENTE: Son los datos de la persona que ha mandado la Circular, esta debe llevar su nombre y apellido en mayscula sostenida, en la siguiente lnea su cargo correspondiente. De 4 a 6 interlinea despus de la Despedida. ANEXO: Se utiliza cuando la Circular acompaa uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar a estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayscula inicial despus de dos puntos. A 2 interlneas del Remitente. TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayscula inicial y la letra inicial del apellido, de la persona que es responsable de elaboracin de la carta. A 2 interlinea del Remitente o del ltimo rengln escrito. MARGENES: Superior de 3 a 4 cm. Izquierda de 3 a 4 cm. Derecha de 2 a 3 cm. Inferior de 2 a 3 cm.

LOGO GO MEMBRETE

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

------------------- 2 a 3 interlinea CIRCULAR EXTERNA No. 001 ------------------- 2 a 3 interlinea Cdigo ------------------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ------------------- 3 interlinea ---------PARA: ----------------------------------------------------- 3 interlinea ---------Asunto: ----------------------------------------------------- 3 a 4 interlinea ---------Texto----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2 interlinea Despedida. ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ------------------- 2 interlinea Anexos: ------------------- 2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.

RAZON SOCIAL LOGOTIPO NIT

CIRCULA EXTERNA No. 001

300-03.03 Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA

EMPLEADOS DEL XITO

Asunto:

Invitacin

Tengo el gusto de invitarlos a una conferencia que se realizara en el aula mxima de la Universidad el da 19 de febrero a las 7:00 pm, con motiva de tratar los beneficios que brinda SALUCOOP. Me despido atentamente y espero su asistencia,

FRANCY YANETH CASTRO CANO Conferencista de SALUCOOP Yaneth C.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ------------------- 2 a 3 interlinea CIRCULAR INTERNA No. 001 ------------------- 2 a 3 interlinea Cdigo ------------------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ------------------- 3 interlinea ---------PARA: ----------------------------------------------------- 3 interlinea ---------Asunto: ----------------------------------------------------- 3 a 4 interlinea ---------Texto----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2 interlinea Despedida. ---------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ------------------- 2 interlinea Anexos: ------------------- 2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

CIRCULA INTERNA No. 001

100 - 02.01 Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA

EMPLEADOS

Asunto:

Integracin Personal

Se les informa que en el da de maana se har una integracin, el cual es preferible que vengan con ropa adecuada para poder realizar el evento. Gracias por su atencin,

FRANCY YANETH CASTRO CANO Jefe de Personal Yaneth C.

1.4 CERTIFICADO Es un documento de forma probatoria, puede ser pblica o privada que asegura la autenticidad y cumplimiento de un hecho o acto solemne. El certificado se utiliza en calificaciones, diplomas obtenidos, paz y salvos, exmenes mdicos, documentos de identidad, etc. 1.5 CONSTANCIA Es un documento de carcter justificado en el que se cuentan hechos o Situaciones que no requieren solemnidad. La constancia se utiliza en el tiempo de servicio, experiencias, comportamiento, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, etc. PARTES DEL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia determinada por cada empresa, en las entidades educativas es obligatorito enumerarlas. De 2 a 3 interlinea margen superior.

CIUDAD Y FECHA: Es donde indica la ciudad de origen del documento con su respectivo da mes y ao. De 2 a 3 interlinea del Cdigo o de 4 a 6 interlinea sino lo hay. CARGO: Es del que remite el Certificado o Constancia se escribe en mayscula sostenida centrado precedido por EL o LA.

IDENTIFICACION: Aqu se expresa las palabras CERTIFICA o HACE CONSTAR seguida de dos puntos, en mayscula sostenida y centrado. De 3 a 4 interlinea del cargo.
TEXTO: Se inicia con la conjuncin Que siguiendo con los datos solicitantes como el Tratamiento, el Nombre y su identificacin en mayscula sostenida. En el ltimo prrafo se menciona el motivo por el cual se expide el Certificado o la Constancia y de preferencia se incluye el destinatario. De 3 a 4 interlinea de identificacin. DATOS DEL REMITENTE: Es donde va el nombre de la persona responsable se escribe en mayscula sostenida. De 4 a 6 interlinea del Texto. TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, se escribe el primer nombre mayscula inicial y la primera letra del apellido. De 2 interlinea de los datos destinatario.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

MARGENES Superior 3 a 4 cm. Izquierdo 3 a 4 cm. Derecho 2 a 3 cm. Inferior 2 a 3 cm.

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

------------------- 2 a 3 interlinea ---------Cdigo ------------------- 2 a 3 interlinea ---------Ciudad, fecha ------------------- 3 a 4 interlinea ---------CARGO DEL REMITENTE ------------------- 3 a 4 interlinea ---------CERTIFICA: ------------------- 3 a 4 interlinea ---------Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificacin -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ------------------- 2 interlinea Transcriptor

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

L.100-1 Florencia, 13de febrero de 2012

JEFE ADMINISTRATIVO

CERTIFICA:

Yo FERNANDO GARCIA Jefe Administrativo de la Compaa CHILCO S.A.S. identificado con cedula de ciudadana nmero 16435638 de Florencia doy certificacin que conozco de vista y trato a la seora NUBIA CANO CORDOBA identificada con cedula de ciudadana nmero 40768858 de Florencia, hace aproximadamente unos siete aos, quien a tenido vnculos laborales con nuestra compaa. La presente se expide a solicitud del interesado.

FERNANDO GARCIA C.C. 16435638 Florencia Cel. 3135394511 Yaneth C.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

------------------ 2 a 3 interlinea ---------Cdigo ------------------- 2 a 3 interlinea ---------Ciudad, fecha ------------------- 3 a 4 interlinea ---------CARGO DEL REMITENTE

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

------------------- 3 a 4 interlinea ---------HACE CONSTAR: ------------------- 3 a 4 interlinea ---------Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificacin ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlinea ---------Datos del Remitente ------------------- 2 interlinea Transcriptor

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

L-100.1 Florencia, 13 de Febrero de 2012

SUPERVISOR

HACE CONSTAR:

Que desde hace seis aos conozco de vista, trato a la seora FRANCY YANETH CASTRO CANO, identificada con cedula de ciudadana nmero 40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y honrada, cumplidora con sus obligaciones y como persona trabajadora es digna de confianza y por lo tanto muy responsable. La presente se expide a solicitud del interesado.

JORGE CABRERA VELANDIA 16646041 de Florencia Cel. 3209303411 Yaneth C.

1.6 HOJA DE VIDA

Es un resumen que da a conocer las capacidades profesionales y experiencias laborales, dependiendo de la elaboracin y presentacin correcta demostrara su desempeo en el trascurso de nuevos empleos.
Los documentos comerciales que se le anexan son todos los comprobantes amplificados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad. 1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA HOJA DE VIDA: Se escribe en mayscula sostenida, centrado, sin negrilla, es la identificacin del documento que se va a elaborar. De 2 a 3 interlinea del margen superior. DATOS PERSONALES Se escribe en mayscula sostenida contra el margen izquierdo, estos se presentan en dos columnas y se encuentran de esta forma. NOMBRE: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica Nombres y Apellidos en mayscula de la persona responsable. De 2 interlinea.

IDENTIFICACION: Igualmente en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica el Documento de identidad y si es una persona masculina, la libreta militar. De 2 interlinea. FECHA DE NACIMENTO: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica la informacin de la Ciudad, Da Mes y Ao de su nacimiento. De 2 interlinea. ESTADO CIVIL: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica el estado en que uno se encuentra, si es Casado o Soltero o Unin Libre. De 2 interlinea. DOMICILIO: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, la direccin de la vivienda donde vive. De 2 interlinea. TELEFONO: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, los nmeros telefnicos donde se pueden contactar con la persona que ha enviado la Hoja de Vida. De 2 interlinea.

ESTUDIOS En mayscula sostenida contra el margen izquierdo, aqu se demuestra los estudios que ha tenido la persona en el trascurso de su vida, se presentan en dos columnas. De 3 interlinea de lo ltimo escrito de Datos Personales. ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica el Nombre de las instituciones donde a realizados sus estudios, con su respectivos periodos cursados, con la Ciudad y el Ao de la terminacin. De 3 interlinea de Estudios. ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: Igualmente en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica las carreras que ha hecho en su etapa de vida. De 2 interlinea. ESTUDIOS COMPLEMENTERIOS: Se escribe en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, despus de dos tabulaciones, se ubica lo realizado durante el tiempo que lleva con su respectiva informacin que se necesite para poder corroborar lo escrito. De 2 interlinea.

EXPERIENCIAS Se escribe en mayscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica la informacin de las empresas con el respectivo cargo que ha realizado en ella y de ms informacin que se a necesaria. De 3 interlinea de lo ltimo escrito. REFERENCIAS LABORALES En mayscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica la informacin de la persona encargada para comunicar lo estipulado en la empresa donde ha laborado con su Direccin y Telfonos. De 3 interlinea de lo ltimo escrito. REFERENCIAS PERSONALES Se escribe en mayscula sostenida, despus de dos interlinea se ubica informacin de personas que conozcan a la persona que enva la hoja de vida y den una muy buena expresin de ella, tiene que ir su nombre, cargo donde labora y dems informacin que se necesite. De 3 interlinea de lo ltimo escrito. FIRMA: Es donde se escribe el Nombre completo en mayscula sostenida, de la persona duea de la Hoja de Vida con su Numero de Cedula y se la ubica la Firma. De 4 a 6 interlinea de lo ltimo escrito.

FECHA DE PRESENTACION: Es donde se escribe la informacin de la Ciudad, fecha en que se hizo la Hoja de Vida. De 3 a 4 interlinea de la Firma. MARGENES Superior de 3 a 4 cm. Izquierdo de 3 a 4 cm. Derecha de 2 a 3 cm. Inferior de 2 a 3 cm.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

------------------- 2 a 3 interlinea HOJA DE VIDA ------------------- 3 a 4 interlinea ---------DATOS PERSONALES ------------------- 3 interlinea ---------NOMBRE Y APELLIDOS: ------------------- 2 interlinea IDENTIFICACION: ------------------- 2 interlinea FECHA DE NACIMIENTO: ------------------- 2 interlinea ESTADO CIVIL: ------------------- 2 interlinea DOMICILIO: ------------------- 2 interlinea TELEFONO: ------------------- 3 interlinea ---------ESTUDIOS ------------------- 3 interlinea ---------ESTUDIOS PRIMARIOS: ------------------- 2 interlinea ESTUDIOS SECUNDARIOS: ------------------- 2 interlinea

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM. ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: ------------------- 3 interlinea ---------ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: ---------------------------EXPERIENCIAS: ------------------- 3 interlinea ---------REFERENCIAS LABORALES: ------------------- 3 interlinea ---------REFERENCIAS PERSONALES: ------------------- 4 a 6 interlinea ------------------FIRMA ------------------- 3 a 4 interlinea ---------Ciudad, Fecha de Presentacin

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES:

NOMBRE Y APELLIDOS: IDENTIFICACION: FECHA DE NACIMIENTO: ESTADO CIVIL: DOMICILIO: TELEFONO:

FRANCY YANETH CASTRO CANO 40614060 DE FLORENCIA 14 DE NOVIEMBRE DE 1984 UNION LIBRE CARRERA 13 No.2-16 3124487017

ESTUDIOS:

SECUNDARIOS:

COLEGIO JOR ELIECER GAITAN FLORENCIA - CAQUETA 2001

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:

HOJA DE CALCULOELECTRICA MICROSOFT EXCEL PROCESADOR DE TEXTO MICROSOFT COLEGIO LA CIUDADELA SIGLO XXl SENA

EXPERIENCIAS:

DISTRIBUIDORA METAMORFOSIS, Auxiliar de Ventas, desde 15 de octubre de 2005 hasta 30 de junio de 2006. LA ESTACION DE LA MODA, Auxiliar de Ventas, desde 01 de noviembre de 2006 hasta 30 de noviembre de 2009.

REFERENCIAS LABORALES:

FREDI ALBERTO Administrador Metamorfosis, Tel: Florencia.

RAMIREZ, Distribuidora 4351124,

LUIS FERNANDO MENDEZ, Jefe Inmediato, La Estacin de la Moda, Tel: 4644118, San Vicente de Caguan.

REFERENCIAS PERSONALES:

JORGE CABRERA VELANDIA, Coordinador Ventas Gas Pas, Tel: 3123785026 4360006.

FRANCY YANETH CASTRO CANO C.C. 40614060 de Florencia

Florencia, 13 de febrero de 2012

1.7 ACTA ADMINISTRATIVA

Se han utilizado como herramienta laboral para dejar constancia de los hechos ocurridos que se tratan y acuerdan en una reunin donde hace presencia la administracin de una empresa pblica o privada.
1.7.1 PARTES DEL ACTA

ACTA No.__: Se escribe centrado, en mayscula sostenida, sin negrilla con nmero consecutivo que le corresponda, iniciando con 001. De 1 interlinea del margen superior.
FECHA: Se escribe centrado, en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta la Ciudad donde se realiza la reunin con su respectiva fecha. De 3 interlinea. HORA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta la hora de inicio y fin de la reunin. De 1 interlinea. LUGAR: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta el nombre donde se realiza la reunin. De 1 interlinea.

ASISTENTES: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su respectivo cargo que ocupa en la empresa, estos son los integrantes que han acudido a la reunin. De 2 interlinea. INVITADOS: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su respectivo cargo, de las personas que han participado en la reunin. De 2 interlinea. AUSENTES: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y apellidos en mayscula inicial, con su respectivo cargo de las personas que no han estado en la reunin. De 2 interlinea. ORDEN DEL DIA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se especifica en nmeros arbigos los temas por el motivo de la reunin. De 2 interlinea.

1o. Verificacin de qurum. 2o. Lectura y discusin del Acta anterior. 3o. Discusin y aprobacin tabla de retencin documental y al respecto.

DESARROLLO: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se prepara el primer tema especificando con nmeros arbigo el avance de la reunin. De 2 interlinea. 1o. Se verifico el qurum dando inicio a la lectura. 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. 3o. Fue presentada la tabla de retencin documenta y al respecto. De 2 interlinea despus del titulo Desarrollo, a 1 interlinea entre rengln y 2 entre prrafo. CONVOCATORIA: Se escribe en mayscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, es para programar una nueva reunin, donde lleva la Fecha, Hora y Lugar. De 2 interlinea. FIRMAS: Donde van los Nombres y Apellidos completos en mayscula sostenidos con su respectivo Cargo a 1 interlinea con mayscula inicial. Estos Nombres y Cargos se organizan de forma jerrquica que este al margen izquierdo y el siguiente en el mismo rengln pero al margen derecho. De 4 interlinea.

ANEXOS: Se escribe en mayscula inicial, sin negrilla, seguida de dos puntos, se adjunta tal cantidad de documentos que sustenten una informacin que se desarrolla en el acta. De 2 interlinea. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, su Nombre en mayscula inicial y la primera letra de su Apellido. De 2 interlinea. MARGENES Superior de 3 a 4 cm. Izquierdo de 3 a 4 cm. Derecha de 2 a 3 cm. Inferior de 2 a 3 cm.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

---------- 1 interlinea ACTA No. ___ ------------------- 3 interlinea ---------FECHA: ---------- 1 interlinea HORA: ---------- 1 interlinea LUGAR: ------------------- 2 interlinea ASISTENTES: --------------------, ---------------------------- 2 interlinea INVITADOS: --------------------, ---------------------------- 2 interlinea AUSENTES: --------------------, ---------------------------- 2 interlinea ORDEN DEL DIA: ---------- 1 interlinea 1o.-----------------------------------------------------------------------------------------------------2o.-----------------------------------------------------------------------------------------------------3o.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2 interlinea DESARROLLO: ---------- 1 interlinea 1o.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 interlinea 2o. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 interlinea 3o. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlinea -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

MARGEN DERACHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

------------------- 2 interlinea CONVOCATORIA: ---------------------------- 4 interlinea ---------FIRMAS: ------------------- 2 interlinea Anexos: ------------------- 2 interlinea Transcriptor

--------------------, ----------

MARGEN DERACHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDA DE 3 A 4 CM.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

CREACION DE LA EMPRESA ACTA No. 001

FECHA: HORA: LUGAR:

Florencia, 13 de febrero de 2012 De 8:45 am a 12:45 m SENA Aula 11

ASISTENTES:

ALEXANDER MOSQUERA, Presidente JHULIETH BARRIOS, Vicepresidente RUTH MUOZ, Secretaria

INVITADOS:

GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA

AUSENTES:

JOHANNA AGUIRRE LISETH HERRERA

ORDEN DEL DIA: 1o. Llamado a lista 2o. Escoger nombre de la empresa 3o. Que servicios se va prestar en la empresa DESARROLLO: 1o. Se llama a lista dos de los integrantes del grupo Gestin Administrativa no asistieron, (Johanna A: y Liseth H.)

2o. Se escoge el ADMINISTRATIVA).

nombre

de

la

empresa,

(ASESORES

GESTION

3o. Los servicios que presta la empresa son, asesorar a pequeas y medianas empresas, organizar eventos, archivos, servicio al cliente, manejo contable, estado financiero, etc. A quienes les vamos a prestar nuestros servicios son a oficinas de administracin, al sector ganadero, a pequeas y medianas empresas, cooperativas, etc. Para haber llegado a estas decisiones varios compaeros colaboramos en ello, hubo personas que aportaron ideas y dems. Se hace un receso y salimos al breig a las 9:00 am y seguiremos a las 9:30 am. Ya despus de este corto breig, para poder seguir con la creacin de la empresa, reunimos varias preguntas, para ello en grupo de cinco personas decidimos repartirnos las preguntas y responderlas y luego hacer una exposicin de ellas. Preguntas: 1. 2. 3. 4. Que es una empresa y como est constituida? Que significa: Ltda., S.A.S, S. A, ONG? Cul es la normatividad para la creacin de una empresa? Que significa Misin, visin, Eslogan e imagen corporativa de una empresa? 5. Que es la estructura orgnica funcional de la empresa? Esta acta termina a las 12:45 m del da 13 de febrero de 2012, se realizara la siguiente acta el da 14 de febrero 2012 en el SENA aula 11. CONVOCATORIA:

Prxima reunin, el 14 de febrero de 2012 a las 8:00 am, en el aula 11 del SENA.

FIRMAS:

ALEXANDER MOSQUERA Presidente

JHULIETH BARRIOS vicepresidente

RUTH MUOZ Secretaria Francy C.

1.8 NOTA INTERNA Es un formato de carcter interno pre impreso, su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o personas pertenecientes a una empresa se comuniquen entre s, por peticiones, hechos, etc. La nota interna se diligencia a mano cuyo objetivo es trasmitir informacin breve y de inmediato. 1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA INICIO MEMBRETE: Es donde se organiza el Nombre o Razn Social de la Empresa. FECHA: De registro de envi. PARA: Se ubica el Nombre del funcionario DE: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o seccin al que pertenece quien Emite la Nota. A: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o seccin a la que pertenece quien va a recibir la comunicacin.

ASUNTO: Seguido se resume el motivo que origina el documento.

CONTENIDO: Aqu se ubica en forma detallada el motivo por el cual se enva la Nota Interna, tiene que ser breve y reducida.
FINAL: Aqu se ubica la firma de la persona que enva el mensaje.

F Y NOTA INTERNA No.___ FECHA: PARA: DE: ______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

URGENTE: _____________________ ENTREGAR: ____________________ DEVOLVER: _____________________ ENVIAR: _______________________ RESPUESTA: ____________________

ARCHIVAR: _____________________ TRAMITAR: _____________________ ENCARGARSE: __________________ INFORMAR: ____________________ OTROS: ________________________

OBSERVACIONES: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________

FIRMA: _______________________

RECIBIDO:______________________ FECHA: ______________________ HORA: ______________________

F Y NOTA INTERNA No.001 FECHA: PARA: DE: ___Florencia,_10_de_febrero_de_2012____________ ___ROGELIO_MORALES________________________ ______SUDGERENTE___________________________

URGENTE: _________X___________ ENTREGAR: ____________________ DEVOLVER: _____________________ ENVIAR: _______________________ RESPUESTA: ____________________

ARCHIVAR: _____________________ TRAMITAR: _____________________ ENCARGARSE: __________________ INFORMAR: ____________________ OTROS: ________________________

OBSERVACIONES: _Cordialmente,_me_permito_solicitarle_el_tramite_del____ _estado_financiero_de_la_empresa_para_realizar_un_informe_que_me_han_ _solicitado._ _atentamente,_

FIRMA: _______________________

RECIBIDO: Asistente_asesor_financiero FECHA: __10_de_febrero_de_2012_ HORA: ___10:30_am____________

1.9 INFORME ADMINISTRATIVO

Documento por el cual se da a conocer el cambio de cualquier estudio de forma administrativa.

En este informe se clasifican en 1.9.1 INFORME CORTO Son los que tienen mnimo 10 hojas de contenido. Consta de: ENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye con la Razn Social. De 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayscula sostenida. TITULO: Se escribe el Ttulo del Informe, centrado y en mayscula sostenida. De 4 interlineas del margen superior. FECHA: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos, se ubica la Ciudad y Fecha completa. De 4 interlinea del ttulo contra el margen izquierdo. AUTORA DEL INFORME: En mayscula sostenida, se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, y se ubica el nombre de la persona quien realiza el informe. De 2 interlinea seguida de la Fecha.

OBJETIVO: En mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Es la planeacin breve que expone la finalidad del informe. De 2 a 4 interlineas ESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente consta de un capitulo nico. Todos se escriben contra el margen izquierdo, all se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.

CONCLUSIONES: Se escriben en mayscula sostenidas contra el margen izquierdo. Son los resultados obtenidos despus de analizar el trabajo escrito en el informe De 2 a 4 interlineas del ltimo rengln del texto.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor, en la pgina que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayscula sostenido. De 4 a 6 interlinea del ltimo prrafo. TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor. De 2 interlneas del firmante. 1.9.2 INFORME LARGO O EXTENSO Tiene por objeto presentar, definir y dar una idea completa del informe.

Estas son sus partes:

PRELIMINARES: Es la parte que compone al texto o cuerpo del informe y est constituida por la:
CUBIERTA: Es la parte que cubre el documento, que se le llama pasta o tapa. PORTADA: Es la primera pgina que contiene los datos que se requieren para dar a conocer el documento. TABLA DE CONTENIDO: Es la lista donde contiene los captulos y divisiones principales que requieren paginacin del informe. GLOSARIO: Es una lista de signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe que se organiza alfabticamente para explicar sus trminos o definiciones. CUERPO DEL INFORME: Es el texto del documento que por el cual se constituye por una: INTRODUCCION: Es la planeacin breve que expone los alcances de un informe extenso o largo. OBJETIVOS: Es la planeacin breve que expone la finalidad del informe coto. NUCLEO DEL INFORME: Son temas y subtemas que constituyen la escancia de informe.

CAPITULO: Es el tema completo que permite orientar al lector. SUBDIVISION: Es la parte donde se divide un capitulo o un tema y subtema. TITULO: Es el nombre del informe, del captulo y subdivisin. FIGURAS: Tambin llamada (ilustraciones); son grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o esquemas. TABLAS: Son los cuadros numricos, estadstico, geogrfico que se presenta en columnas. CITAS: Es un pasaje, prrafo o propsito que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o compartir ideas. NOTA DE PIE DE PAGINA: Es la aclaracin del autor sobre el informe para completar una idea expresada en el texto. CONCLUSIONES: Son los resultados obtenidos y deducidos, hechos despus de analizar detalladamente el trabajo escrito en el informe. RECOMENDACIONES: Son las formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como el resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

MATERIAL COMPLEMENTARIO: Es la parte que sigue el cuerpo del informe para aplicarlo y facilitar su utilizacin que est constituida por los: ANEXOS: Es el conjunto de documentos que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe. BIBLIOGRAFIA: Es la lista de la fuente de consulta que sean relacionado con el tema. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: Es el conjunto de datos precisos y ordenados que facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella. INDICE: Es la lista alfabtica de temas o aspectos relevantes del informe. Este es diferente a la tabla de contenido.

MARGENES
Superior de 3 a 4 cm. Izquierda de 3 a 4 cm. Derecha de 2 a 3 cm. Inferior de 2 a 3 cm.

INFORME CORTO
MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM
---------------------------- 4 interlinea ---------INFORME ---------------------------- 4 interlinea ---------FECHA: ---------- 1 a 2 interlinea ELABORADO POR: ------------------- 2 a 4 interlinea OBJETIVO: ------------------- 2 a 4 interlinea TEXTO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2 interlinea ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 a 4 interlinea CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 a 4 interlinea FIRMA ------------------- 2 interlinea Transcriptor. MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

INFORME LARGO O EXTENSO

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM NOMBRE DEL TRABAJO

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.

NOMBRE DEL APRENDIZ

NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

INFORME LARGO O EXTENSO

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM NOMBRE DEL TRABAJO

NOMBRE DEL APRENDIZ

MARGEN DERECHA DE 2 A 3 CM.

MARGEN IZQUIERDO DE 3 A 4 CM.

NOMBRE DEL PROYECTO

NOMBRE DEL INSTRUCTOR

NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda declaracin de carcter administrativa, es decir que es una decisin que toma una parte de la Administracin Pblica y que tiene efectos jurdicos sobre el encargado.
El objetivo de la administracin pblica es satisfacer los intereses colectivos. El tema del acto administrativo es de suma importancia en el derecho pblico, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un rgimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales. 1.10.1 ORDENANZA Es una disposicin o mandato. Se utiliza para nombrar al tipo de norma jurdica. Es emitida por la autoridad que tiene la facultad para exigir su cumplimiento. 1.10.2 ACUERDO Es una decisin tomada en comn por dos o ms personas por la junta, la asamblea o el tribunal. Tambin se denomina un pacto, tratado o resolucin de organizaciones, de instituciones, de empresas privadas o publicas.

1.10.3 DECRETO

Es un acto administrativo de poder ejecutivo, que posee un contenido reglamentario, es inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras especficamente evaluadas.
1.10.4 RESOLUCION Es una mocin escrita adoptada por una asamblea. Es un supuesto de ineficacia del contrato proveniente de un hecho posterior a su celebracin, que le pone fin por decisin judicial, por autoridad de una de las partes o por decisin de la ley. 1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA Se conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual se compran y venden cosas, especialmente aquellas usadas o antiguas y por supuesto con un valor mucho ms accesible que en cualquier otro comercio en el cual se ofrecen piezas similares pero nuevas y sin uso. Y por otro lado se conoce como contrato de compraventa a aquel contrato que suscriben dos personas y por el cual una de ellas se obliga a entregarle a la otra una determinada cosa y la otra parte se compromete a pagar una suma monetaria determinada.

CONTRATO DE COMPRA VENTA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos a saber:_______________________________________, mayor de edad, vecino de ________________, portador de la Cdula de Ciudadana Nmero ______________, expedida en ________________, con Matrcula Mercantil No. ______________quien actuar en nombre propio, por una parte, y quien dentro del presente contrato y para sus efectos se llamar EL VENDEDOR, y ______________________________ mayor de edad, vecino de_____________, portador de la Cdula de Ciudadana Nmero______________________, expedida en ___________, con Matrcula Mercantil No._____________________quien acta en nombre propio, por la otra, quien dentro del presente contrato se llamar EL COMPRADOR, celebramos el presente contrato de compra venta, contenido en las siguientes clusulas: PRIMERA_____________________________________________________ VENDEDOR, transfiere a Titulo de venta el____________________ % del establecimiento de comercio denominado_____________________________________________, que se encuentra ubicado en__________________________________________, de la ciudad de_____________________, y con Matricula Mercantil nmero _______________________________debidamente renovada hasta la fecha. SEGUNDA: El precio de sta compraventa es la suma de___________________________________________________________ ____________________________________ ( $ ), los cuales declara tener recibidos el VENDEDOR, de mano del COMPRADOR a entera satisfaccin, a la firma del presente contrato. Para constancia se firma el presente contrato a los____________________ (___) das del mes de ________________________ del __________________________( )

_____________________________________________________________ EL VENDEDOR: EL COMPRADOR: C.C.N0 CCN0

1.11 FAX Es un sistema de traspaso de datos escritos, grficos, textos y muchos ms datos por va telefnica formando una tele copia. Este funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escner, que se encarga de registrar los datos, textos e imgenes presentes en el documento original; un mdem, que permite la conexin va telefnica con otro aparato de similares caractersticas; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rpida y econmica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos.

FAX
A LA TENCION DE: __________________________________________ EMPRESA: _________________________________________________ FAX: _________________________TELEFONO: ___________________ DE: _______________________________________________________ FECHA: ______________________PAGINAS: _____________________ ASUNTO: __________________________________________________

FAX
A LA TENCION DE: EMPRESA: FAX: DE: FECHA: ASUNTO: GAS PAIS 002-5 Florencia, 13 de febrero de 2012 4352961 FRANCY YANETH CASTRO CANO AGESAD S.A.S TELEFONO: 4356125

JORGE CABRERA VELANDIA 13 DE FEBREO DE 2012 PAGINAS: UNA

CARTA REFERENCIA PERSONAL

COORDINADOR DE VENTAS

HACE CONSTAR:

Que desde hace seis aos conozco de vista y trato a la seora FRANCY YANETH CASTRO CANO, Cedula nmero 40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y trabajadora es digna de confianza y por lo tanto muy responsable. La presente se expide a solicitud del interesado.

JORGE CABRERA VELANDIA Celular 3123785026

1.12 TELEGRAMA

El telegrama es un mensaje breve que se enva por medio del telgrafo, aparato que funciona mediante descargas elctricas.
Los signos del mensaje se reproducen dando tecleos largos o breves, que se representan con rayas o puntos y equivalen a letras del alfabeto, nmeros, etc. Es decir, el telegrama no se escribe en espaol, sino en clave Morse. Ejemplos: El telegrama tiene como finalidad el envo de un mensaje rpido y urgente, por tanto al escribirlo se debe ser breve, adems de que se cobra por palabra. Por ejemplo: Arturo: Estoy ya en Veracruz, necesito que por favor le digas a mi mam que no se olvide de mandarme el boleto de regreso, gracias por todo. Alma Este mensaje, para enviarlo por telegrama quedara as:

Estoy en Veracruz, di a mam enve boleto. Alma

TELEGRAMA
AGESAD S.A.S

PROCEDENCIA: DESTINATARIO: DOMICILIO: DESTINO: TELEFONO:

TEXTO:

REMITENTE:
DOMICILIO: TELEFONO: FIRMA:

TELEGRAMA
AGESAD S.A.S

PROCEDENCIA:

Florencia, 13 de febrero de 2012

DESTINATARIO: TATIANA ARIAS GUSMAN TELEFONO: 4351126 DOMICILIO: DESTINO: Calle 9 No. 11 30 Los Lagos San Vicente del Caguan Caquet

TEXTO: FELICITO MOTIVO TU HIJA GRADO ABRAZO SALUDO

FRANCY YANETH CASTROM CANO

REMITENTE:

FRANCY YANETH CASTRP CANO

DOMICILIO: Carrera 13 a No. 2 a 16 El Rosal TELEFONO: 3124487017 FIRMA:

1.13 SOBRES Es una cubierta que protege y guarda un documento para entregarlo o enviarlo 1.13.1 PARTES DEL SOBRE DATOS DEL DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigido el contenido del sobre. TRATAMIENTO: Ttulo acadmico, con mayscula inicial. NOMBRE: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida; nombres y apellidos completos. Sin negrilla. CARGO: Se escribe con mayscula inicial. EMPRESA: Se anota en la lnea siguiente al cargo, la razn social, sigla o acrnimo. DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos, la direccin de la empresa de donde se mandan el sobre. DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional donde va dirigido el sobre. DATOS DEL REMITENTE: Es la persona natural que enva el contenido del sobre. LOGOTIPO: Smbolo que identifica a una empresa. CIUDAD Y PAIS DE ORIGEN: De donde envan el sobre. NUMERO DE TELEFONO: De la persona que enva el sobre NUMERO DEL TELEFAX: Que transmite el documento.

Esquema de distribucin de los datos del destinatario en sobre oficio

Entre 3 Y 4 cm

ZONA 1

ZONA3

Entre 1.5 y 2 cm

ZONA 2

Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre oficio

Entre 3 Y 4 cm

ZONA 1

ZONA3

FLORENCIA-CAQUETA

Seor GUSTAVO NARIO Jefe Administrativo Lcteos del Hogar Calle 10 No 3-5 Acacias Florencia

Carrera 20 Centro

Tel. 3123654879

2. EL INTERNET Es un conjunto de redes, de ordenadores y dispositivos realmente unidos mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se presentan en muchas formas: desde cables de red local, a cables telefnicos convencionales, digitales y canales de fibra ptica que forman las "carreteras" principales. Esta gigantesca Red se difumina en ocasiones porque los datos pueden transmitirse va satlite, o a travs de servicios como la telefona celular, o porque a veces no se sabe muy bien a dnde est conectada.

2.1 LA INTRANET

Significa en espaol "red interna"; la intranet es una red de ordenadores privada basada en los tipos de Internet, esto es lo que hace la diferencia entre el internet ya que es pblico y la intranet es privada.
Una Intranet puede extenderse a travs de Internet. Esto se hace generalmente usando una red privada virtual. Un intranet es un Internet interno diseado para ser utilizado en el interior de una empresa, universidad, u organizacin. Lo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado. Gracias a los intranets, la comunicacin y la colaboracin interna son ms fciles. 2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO Es un servicio muy utilizado en internet, que permite el intercambio de mensajes entre usuarios. Para enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicacin electrnicos. Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la direccin de nuestro destinatario. Una direccin de email tiene la forma: nombre-de-cliente@nombre-de-proveedor.com. Podemos siempre identificar una direccin de correo electrnico por el uso de la arroba "@" (at, en ingls) entre el nombre de usuario y el nombre del proveedor del servicio.

3. COMO REDACTAR UNA CARTA Muchas empresas no entienden que necesitan relacionarse con el mundo exterior; para poder tener sus objetivos principales que son ofrecer los productos que fabrican. La empresa necesita mantener informados a sus clientes sobre los asuntos de inters para ellos; pero no logramos darnos cuenta de eso o de obtener respuestas satisfactorias. Tenemos que fijarnos de que los informes no sean muy pesados o extensos; ya que son difciles de comprender y por ello no es captado el mensaje. Estas empresas necesitan lograr que sus mensajes sean agradables para el pblico, tienen que ser muy estratgicas.

Para poder redactar todo tipo de documentos debemos tener en cuenta lo siguiente:
EL CUIDADO DE LA ORTOGRAFA: Los errores ortogrficos no dejan transmitir la informacin que se quiere mostrar.

LOS SIGNOS DE PUNTUACIN: Aunque no parezca, el utilizar demasiado la coma hace difcil la lectura de una carta, por lo tanto debemos usar los signos de puntuacin en su justa medida.

LA TIPOGRAFA: Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen ms fcil el utilizar diversas tipografas. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografa para todos los textos. ALINEACIN: Una buena alineacin facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Para redactar un buen documento es importante saber el tipo de cliente, o a la empresa que vamos a enviarle las cartas. Cuanto mejor conozcamos a la persona, mejor haremos la redaccin. 3.1 LA ORTOGRAFIA Es la ciencia que nos ensea a escribir correctamente como debe ser, para que podamos comprender e interpretar cuando leamos. Y para ello tenemos que conocer sus reglas y aplicarlas correctamente. 3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFA LETRAS: Es la base en la que nos comunicamos, por medio de la escritura por lo cual representa los sonidos del lenguaje oral. SILABAS: Es cuando un fonema o grupo de fonemas se pronuncian de un golpe de voz.

LETRAS MAYSCULAS: Son cuando se escribe la primera letra al iniciar un escrito, despus de un punto, con nombres propios etc. USO DEL ACENTO: Es cuando una palabra esta formada por varias silabas y hay es donde hacemos la mayor fuerza. SIGNOS: Es un cdigo o sistema por el cual transmitimos informacin que nos sirve para comunicarnos. 3.2 LA GRAMATICA La gramtica es el estudio de las reglas que regulan el uso de las lenguas y la organizacin de las palabras dentro de una oracin. Tambin se denomina as al conjunto de reglas que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; as, cada lengua tiene su propia gramtica. 3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES Frases interrogativas en espaol hay dos tipos de frases. La interrogativas directas e indirectas. 3.3 SINTAXIS Es la que estudia la parte de reglas que constituyen la formacin de unidades superiores y se entablan entre si, tambin estudia las oracin.

ORACIN: La cual esta formada por varias palabras agrupadas en el sintagma que la forma como verbo. Aqu se encuentran Oraciones Simples, Completas y Compuestas. 3.4 MORFOLOGIA Se ocupa de cada elemento de la oracin por separado atendiendo los rasgos gramaticales. 4. DIGITACION Digitar informacin con precisin y rapidez es una de las competencias bsicas demandas por la sociedad contempornea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currculo de informtica (TIC). Adems, la mayora de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes de informtica aducen que les falta tiempo para poner en prctica un currculo completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la competencia en el manejo de este dispositivo de entrada.

Lo que no tienen en cuenta, es que si la institucin no destina un tiempo especfico para ensear a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes se lo tomarn y con creces, a lo largo de su vida acadmica, localizando las teclas ("chuzo grafiando") cuando realicen trabajos en el computador.

4.1 TCNICA DE DIGITACIN Adquirir y mantener una tcnica apropiada de digitacin, tambin hace parte de la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los primeros aos escolares, la explicacin a los estudiantes de por qu es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con alguna frecuencia. 4.2 EL TECLADO En informtica un teclado es un perifrico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las maquinas de escribir, que utiliza una disposicin de botones o teclas, para que acten como palancas mecnicas o interruptores electrnicos que envan informacin a la computadora. Despus de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interaccin a travs de los teclados al estilo teletipo se convirti en el principal medio de entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 127 teclas aproximadamente. Y est dividido en cuatro bloques: BLOQUE DE FUNCIONES: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa que est abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.

BLOQUE ALFANUMRICO: Est ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los nmeros arbigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una mquina de escribir, adems de algunas teclas especiales. BLOQUE ESPECIAL: Est ubicado a la derecha del bloque alfanumrico, contiene algunas teclas especiales como Impr Pant, Bloq de desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de insercin en las cuatro direcciones. BLOQUE NUMRICO: Est ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla Bloq Nm., contiene los nmeros arbigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitacin de cifras. Adems contiene los signos de las cuatro operaciones bsicas: suma +, resta -, multiplicacin * y divisin /; tambin contiene una tecla de Intro o Enter.

5. POSICION ERGONOMICA

El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a reorganizar el espacio y a considerar nuevos hbitos, para lograrlo, la ergonoma establece unas normas que hacen que la relacin entre las ergonoma establece unas normas que hacen que la relacin entre las personas y su entorno laboral contribuya a su bienestar.
El trabajo con computador no representa grandes riesgos en cuanto a acciones o patologas laborales, pero puede producir en las personas trastornos que se traducen en fatiga mental, problemas visuales, dolores de espalda, cuello brazos, manos y muecas. Buena parte de ellos se soluciona al adoptar las normas de construccin y diseo de los muebles de oficina, de igual manera, al seguir las recomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los ergnomos como por las propias empresas.

CONCLUSIONES

Este trabajo nos dio la oportunidad de conocer nuestras capacidades en la digitacin y produccin de documentos empresariales.

BIBLIOGRAFIA

LA PAGINA WED.