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SESION 13 PLANEACION
LA FUNCION DE LA PLANEACIN
establecimiento de objetivos y el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIN
objetivos especficos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido prctico.
PLANEACION
Es un proceso de decidir de antemano qu se har y de qu manera. Incluye determinar:
las
misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos especficos, as como polticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.
PLANEACION
Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, polticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organizacin para la instrumentacin de las decisiones e incluye una revisin del desempeo y mecanismos de retroalimentacin para el inicio de un nuevo ciclo de planeacin.
PLANEACION
el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
PLANEACION
SE
SE
PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
Da sentido de direccin Facilita el control
Planeacin
Reduce la incertidumbre
PLANEACIN Y CONTROL
La planeacin y el control son inseparables. Los planes establecen los estndares de control. Cualquier control sin planes carece de sentido.
Planeacin
Control
Desviacin Accin correctiva
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la funcin de control se comparar el desempeo real contra los objetivos.
Sin la planeacin no puede haber control.
Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realizacin sea muy largo o confuso.
Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que estn involucrados sepan hacia dnde se dirige la organizacin y qu es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
TIPOS DE PLANES
Planes
La misin o propsito identifica la funcin o tarea bsica de una empresa. Es una declaracin concisa de en cul negocio est la empresa o se quiere estar durante un perodo establecido.
El propsito estratgico se enfoca en el ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos.
La misin se deriva del propsito estratgico, se enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
VISION
La visin es la orientacin que la alta direccin le da a la empresa; es decir, expresa cmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
VISION
formuladas por la alta direccin, conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de la organizacin, ser positiva y alentadora y, lo ms importante, orientar a todos los miembros de la organizacin durante la transicin de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
PREMISAS
Las premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes.
PREMISAS
debilidades
amenazas.
OBJETIVOS Y METAS
Metas: Son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer.
Son
fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. Surgen de los objetivos. Las metas se fijan basados en el desempeo pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
Deben
ser claros, precisos y cuantificables (verificables). Los objetivos son el fin determinado. Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan bsico de la empresa.
ESTRATEGIAS
La estrategia es la determinacin del propsito, misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de cursos de accin y de los recursos necesarios para cumplirla.
Es
REGLAS Y POLTICAS
normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal. Ejemplo: No fumar.
REGLAS Y POLTICAS
Polticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
La
esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales. Ejemplo: poltica salarial.
PROCEDIMIENTOS
diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento. Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse.
PROGRAMAS
Tcnicamente los programas se dira que son el conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto.
Son
una expresiones en trminos numricos. Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarn. Constituyen medios de control.
PRESUPUESTOS
de operacin: Es el ms importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organizacin, as como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa. Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa.
PRESUPUESTOS
Presupuesto
de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operacin normal de la empresa. Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizndose cada ao.
Propsito y misin
Visin
Premisas Objetivos y metas Estrategias
Reglas y polticas
Procedimientos Programas Presupuestos
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PLANEACIN
Planeacin: Es el proceso sistemtico y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organizacin perseguirn.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de contribucin al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en funcin de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de primaca de la planeacin. Indica que la planeacin precede a todas la dems funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes debern generar ms beneficios en su relacin con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de adhesin al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organizacin.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los mrgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisin de los planes y su reelaboracin en caso de que as se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. Existen objetivos:
Mtodo descendente
Mtodo ascendente
La Administracin por Objetivos (APO) es una tcnica de planeacin y control que implica establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuacin del personal en torno a los mismos.
gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, especifican las reas principales de responsabilidad de cada puesto en relacin con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guas para mejorar la operacin del rea, verificando a la vez la contribucin de todos y cada uno de sus miembros.
Adems, su implantacin adecuada incide directamente en la motivacin y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administracin (planeacin orientada a resultados). Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organizacin. Estmulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofa basada en el autocontrol y autodireccin, y no dan pautas para la fijacin de objetivos. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. Hincapi en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organizacin en el largo plazo.