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POLTICAS DE COMPRAS ANLISIS DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO

Clase 4-1

Elaborado Ing. Victor Len

Polticas Especiales

Comprar solamente a proveedores que estn totalmente establecidos y que posean solidez econmica reconocida en el medio. No comprar ningn producto o servicio, sin antes haber recibido el formato de requisicin, debidamente aprobado por las personas autorizadas. Comprar de acuerdo con un presupuesto que se establece anualmente, el cual a su vez est repartido entre los diferentes departamentos de la empresa. Responsabilizar a una persona o un departamento para que apruebe o rechace todas las requisiciones de compras antes de ser procesadas. Pagar a los proveedores, solamente en x das de la semana. No aceptar cotizaciones que no sean por escrito para aquellas adquisiciones mayores a un valor prefijado. Exigir como mnimo tres cotizaciones antes de adjudicar el pedido.

Analizar la cadena de aprovisionamiento


En una empresa manufacturera de mediano tamao. En primer lugar toda compra deber estar respaldada por una requisicin de compras debidamente autorizada por las personas competentes, posteriormente se siguen las diferentes etapas que conforman la operacin:
Requisicin de compras Solicitud de cotizacin Recibo de cotizaciones Anlisis de cotizaciones Negociacin Orden de compra Autorizacin de entregas Recibo de material almacen Entrega de material al solicitante

Requisicin de compra

Constituye la primera etapa para la realizacin de una compra. Esta a su vez puede ser:
Por material productivo Por material no productivo o servicios generales.

.- Solicitud de cotizacin
Una poltica saludable constituye el hecho de solo pedir cotizaciones a proveedores que, a juicio de los representantes de compras, estn en capacidad de fabricar o suministrar las piezas de las cuales se solicita cotizacin. Un proveedor al cual se le solicite cotizacin continuamente y nunca se le compre, sin darle una explicacin del caso, llegar un momento en que cotizar precios sin base lgica o simplemente no cotizar por considerarlo una prdida de tiempo.

Recibo de cotizaciones
Vara segn la poltica que tenga cada empresa, por ejemplo: Algunas exigen que las cotizaciones sean entregadas en sobre sellado y en un da y hora determinado, otras sin embargo las reciben en el momento que el proveedor est en condiciones de entregarlas; pero en cualquiera de los casos deben recibirse antes de la fecha lmite establecida, salvo casos de fuerza mayor, en cuyo caso el comprador tendr la decisin final.
Se recomienda que al recibirse las cotizaciones se les coloque inmediatamente las fechas y horas en que fueron recibidas. Cuando se trata de compras menores, simplemente suelen recibirse telefnicamente.

.- Anlisis de cotizaciones
Para este fin puede utilizarse una hoja de anlisis donde se indique comparativamente lo siguiente: Proveedor Precio anterior Precio cotizado Condiciones de pago Bonificaciones Plazos de entrega Informacin general til para poder comparar las cotizaciones como: forma de embalaje y entrega, costo de troqueles o matricera necesaria para fabricar la pieza. Es muy importante que las ofertas sean por el mismo producto y no se trate de que alguno cotice un diseo diferente que pueda poseer condiciones tcnicas diferentes y por ende una eficiencia y durabilidad distinta del producto solicitado. Suele darse el caso, sobre todo en compras de material no-productivo, que dos productos que en principio cumplen con las mismas especificaciones pueden costar uno el doble de otro.

Negociacin
Es la parte de la operacin de compra donde mejor se denota la habilidad de un comprador La negociacin entraa el uso de la psicologa, la actitud teatral, una estrategia planificada, la desorientacin y las tcticas diversionistas. El objetivo final es llegar a un acuerdo que sea til y beneficioso a ambas partes y no se trata de obtener un ganador o perdedor.

Negociacin
Un instrumento muy interesante para el comprador a la hora de negociar, lo constituye el volumen de compra, por lo que es muy importante la conciliacin de piezas o productos que puedan adquirirse de un mismo proveedor. En la negociacin es importante, sobre todo para el comprador, que el vendedor tenga suficiente autoridad para discutir los precios y llegar al acuerdo final. Por otra parte el comprador en muchas oportunidades le conviene no tener suficiente autoridad o aparentar no tenerla, alegando por ejemplo que slo dispone de un presupuesto aprobado por x bolvares. Dado que las negociaciones toman tiempo, el comprador debe dar prioridades a las negociaciones que involucran mayor cantidad de dinero, puesto que es a travs de stas que puede obtener mayores beneficios para su empresa.

Orden de compra.
La orden de compra es el documento bsico del comprador-vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato que liga al comprador y al vendedor en el marco jurdico legal. La orden de compra debe tener una redaccin clara, completa, precisa y cuidadosamente estudiada, adems debe poseer o se debe anexar a ella, toda la informacin tcnica y las especificaciones del producto que se desea adquirir.

. Autorizacin de entregas
Dependiendo de la cantidad de material comprado o su costo, se puede utilizar la misma orden de compra como autorizacin de entregas. En otros casos, por ejemplo en empresas del ramo automotriz, se hace muy complicado y poco prctico por lo que se emiten autorizaciones de entregas, las cuales se van actualizando peridicamente.

Entrega de material al solicitante


El almacn o la persona encargada debe quedarse con algn comprobante al entregar el material al solicitante. Lo que utiliza la mayora de las empresas para este fin es un vale de movimiento de material, el cual debe venir firmado por una persona autorizada para sacar material del almacn.

PREGUNTAS
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Qu consecuencias puede traer para la empresa compradora, el hecho de que se extrave o que no se elaboren correctamente algunos de los formatos o documentos que se utilizan durante la cadena de aprovisionamiento? Cul es la finalidad por la cual el representante del proveedor al entregar el material o mercanca en los almacenes del comprador debe quedarse con copia del documento de entrega? Qu sucede a aquellas empresas que operan sin una poltica de compras bien definida? Qu informacin debe recibir el comprador, conjuntamente con la requisicin de compras? Cundo se recomienda codificar los productos comprados? Cul es el objetivo de ello? De presentrsele algn tipo de problema al proveedor con la empresa compradora, a qu persona dentro de dicha empresa acude el representante del proveedor para que le resuelvan el inconveniente? Por qu?

PREGUNTAS
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Con qu finalidad se indica el centro de costo del departamento o rea que solicit la compra del producto o servicio en el formato de requisicin de compras? Qu se entiende por la cadena de aprovisionamiento? Puede cualquier persona de la empresa sacar material del almacn? Qu se requiere? Qu debe hacerse para que las poltica de compras establecidas en una empresa se cumplan adecuadamente? Para qu y por qu se establecen diferentes niveles de aprobacin en las requisiciones de compras? Mencione las formas en que se hacen las solicitudes de cotizacin. De qu depende cada una de ellas? Por qu es importante que todos los documentos, tanto del proveedor como los internos de la propia empresa compradora lleguen rpidamente y sin errores al departamento de contabilidad?

PREGUNTAS
14. 15. Mencione cinco de las polticas de compras ms comnmente utilizadas. Cul es la finalidad por la cual el encargado del almacn de la empresa debe quedarse con algn comprobante que certifique que el producto o mercanca fue entregado al usuario final o solicitante? Quin ms recibe copia de dicho comprobante? Mencione, exclusivamente, los pasos principales de la cadena de aprovisionamiento. Qu informacin fundamental debe contener la requisicin de compras? Por qu es saludable la poltica de solo pedir cotizaciones a proveedores que, a juicio de los compradores, estn en plena capacidad de suministrar las piezas de las cuales se les solicita cotizacin? En la cadena de aprovisionamiento, qu es la negociacin? Cuando se tienen rdenes de compra abierta, y se utilizan los formatos de autorizacin de entregas. Qu ventajas obtiene la empresa compradora?

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PREGUNTAS
21. Normalmente los despachos de material por parte del proveedor los realiza mediante notas de entrega. Qu propsitos fundamentales se persiguen con dicho documento? Mencione los datos fundamentales que debe poseer una orden de compra. Qu sucede frecuentemente cuando se adquieren productos o servicios sin haberse recibido la correspondiente requisicin de compras? Seale que informacin fundamental debe compararse cuando se realiza el anlisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores. Para lograr un precio justo durante el proceso de negociacin, qu condiciones debe tener el comprador? Al llegar el material solicitado a los almacenes del comprador que se chequea? Cul es la diferencia fundamental entre las requisiciones de compras por material productivo y no -productivo? Desde el punto de vista de quien las emite.

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PREGUNTAS
28. 29. 30. 31. 32. Indique las diferentes formas o maneras en que son recibidas las cotizaciones, segn las polticas de la empresa compradora. Cul es el objetivo final que se persigue durante una negociacin? Qu es la orden de compra? Que tipo de calidad se chequea en los productos comprados? Cmo ayuda al comprador el hecho de que los responsables de los almacenes de su compaa emitan diariamente un resumen sealando los productos o piezas en donde el nivel de existencia es crtico? Qu son las clusulas en las rdenes de compras? Mencione, como ejemplo, tres casos sobre los cuales pueden tratar. Qu es la requisicin de compra? Por qu se recomienda que los diferentes proveedores, durante el proceso de cotizacin, no se enteren de quines son sus competencias? Cmo suelen recibirse las cotizaciones, por compras de menor cuanta?

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PREGUNTAS
37. 38. 39. 40. Por qu se dice que el volumen de compra es un instrumento muy til para el comprador durante un proceso de negociacin? Al momento que se vaya a adquirir un producto o servicio, qu informacin adicional se debe anexar a la orden de compra? Por qu es recomendable que la empresa compradora defina el sitio y las personas (nicos) responsables para recibir todo el material que se compra? Elabore un esquema o flujograma donde se muestre el movimiento de los documentos fundamentales que intervienen en una compra de material noproductivo. Mencione los tres elementos fundamentales o bases que sustentan toda buena compra. En algunas empresas se exige que la persona que solicita el material o servicio coloque un valor estimado de lo solicitado en la requisicin de compras. Cul es la finalidad de esto?

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PREGUNTAS
43. 44. Por qu es recomendable que al recibirse la cotizaciones, en el departamento de compras, se les coloque inmediatamente las fechas y horas en que fueron recibidas? Qu nivel de autoridad le conviene al comprador que tenga el representante de la compaa vendedora con quin se est negociando? Por qu? Al emitirse una orden de compra abierta Quin y bajo qu mecanismo se establece la cantidad de material que debe entregar el proveedor y en qu fecha? Elabore un esquema o flujograma en el que se muestre el movimiento de los principales documentos que intervienen en una compra de material productivo. En el cual se utiliz una orden de compra abierta. Puede ser utilizada la orden de compra, como autorizacin de entrega por el proveedor? En qu casos? A qu tipo de negociaciones debe dar mayor prioridad el comprador durante las negociaciones? Por qu? Qu informacin fundamental debe contener un formato de solicitud de cotizacin?

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PREGUNTAS
50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. Qu es el vale de movimiento de material? Qu informacin fundamental debe contener? Cul es su funcin? Por qu es muy importante que en el formato de Autorizacin de entregas se le indique al proveedor cul es su ltima entrega considerada? En el formato Autorizacin de entregas Qu significa: Autorizacin de fabricacin, autorizacin en firme, autorizacin de materia prima? Qu obligaciones involucra cada caso para el comprador y vendedor? En el formato de Requisicin de Compras para material no productivo, hay un espacio que indica S.D.I. No. xxx Cul es la finalidad de ello? Cuando el departamento tcnico de la empresa emite la requisicin de compras por material productivo. Qu informacin fundamental debe sealar en el formato utilizado para tal fin? Si en la requisicin de compras por material productivo, se seala que es sin obsolescencia. Qu significa esto? En qu casos muy especiales puede utilizarse el formato de requisicin de compras por material no-productivo, como una orden de compra? De ejemplos. Qu documentos y qu informacin se chequea en el departamento de contabilidad (rea de cuentas a pagar) antes de cancelar el monto de cualquier factura al proveedor correspondiente?

Muchas Gracias