Comunicacin Efectiva

Comunicacin Efectiva
Objetivo.

Objetivos Especficos
1. Contacto Verbal

2. Instrucciones de seguridad
3. reporte a recursos humanos

OBJETIVO
Definir los criterios y acciones necesarios para establecer procesos de comunicaciones efectivas que transmitan en forma eficaz, oportuna y eficiente la informacin relevante y necesaria del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional para lograr alineacin e integracin en el desempeo en S&SO entre todos los niveles de la estructura organizacional.

OBJETIVO
El objetivo de sta mejor prctica es orientar el proceso de comunicacin de las actividades de S&SO, mediante la descripcin de las actividades claves para su planificacin, comunicacin, ejecucin y seguimiento as como los controles y soportes requeridos para obtener la produccin y los avances esperados.

Objetivos Especficos
Para que una comunicacin sea efectiva requiere seguir un proceso que implica 1. Definir los mensajes de acuerdo con el asunto que se debe transmitir 2. Desarrollar contenidos claros concisos y al punto, de acuerdo con la audiencia 3. Transmitir, comunicar el mensaje 4. Obtener retroalimentacin para asegurarse de que el mensaje ha sido comprendido 5. Estar atento a las reas de mejora detectadas en el proceso de comunicacin, y capitalizarlas

Objetivos Especficos
La comunicacin y difusin debe ser planeada con propsitos claramente definidos, considerando las actitudes y comportamientos que desea obtenerse de la audiencia seleccionada. Algunas de esas actitudes esperadas pueden ser que el personal: a. Conozca los objetivos del Proyecto. b. Se sienta motivado a alcanzar los resultados esperados. c. Se incluya y sea partcipe de los resultados. d. Sea reconocido por los logros obtenidos. e. Perciba el compromiso de sus lderes.

Caractersticas
Dentro de la comunicacin efectiva el emisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se transmite, en forma tal, que el primero se da a entender claramente y el segundo entiende el mensaje en la misma forma. En los procesos de comunicacin efectiva los distintos elementos de sta deben cumplir con ciertas caractersticas:

1. La capacidad o habilidad del personal para emitir el mensaje

El personal cuyo rol sea comunicador, promotor, expositor, instructor, asesor, consultor debe mostrar credibilidad sobre el tema que comunica; conocimiento del tema, conocimiento del pblico al que va dirigido el mensaje o informacin; y sobre cmo se debe emitir el mensaje claramente para que sea comprendido por el personal.

2. El tipo, calidad e intencin del mensaje

El mensaje debe mostrar componentes intelectuales (lenguaje que nos ayude a entender y razonar) y componentes emocionales (las emociones y sentimientos explican nuestro sentir sobre el mensaje). En materia de SSPA, la comunicacin debe lograr el conocimiento, la comprensin, conciencia y la aplicacin prctica para el cumplimiento de los objetivos del sistema de S&SO.

3.El nivel de atencin del personal que recibe el mensaje El receptor debe percibir y entender el mensaje para responder efectivamente a la situacin; es fundamental tanto la comprensin del contenido como el entendimiento de la importancia que tiene para cumplir reglas, poltica, conocimientos especficos aplicables en su rea de influencia, as como los peligros, riesgos existentes en las actividades y procesos; y las consecuencias o afectaciones del incumplimiento de las disposiciones y procedimientos establecidos. A travs del conocimiento, comprensin o entendimiento adquirido, se debe fomentar su compromiso y participacin.

4. El compromiso y participacin visible

La Gerencia y Lnea de Mando debern comunicar a todo el personal la informacin relevante y aquella necesaria, que sea til en el desempeo de sus labores, permita prevenir incidentes y accidentes; cumplir la poltica, lineamientos, procedimientos, reglas, normatividad y aquellos requerimientos establecidos en el sistema de S&SO.

Desarrollar estrategias
Para el desarrollo de la Estrategia de Comunicacin es muy importante considerar los siguientes criterios: Toda comunicacin implica:
Desarrollar mensajes

significativos. Entregar o difundir los mensajes Asegurarse que los mensajes hayan sido comprendidos.

a. Compromiso visible de los Lderes significa:

Ser capaz de desarrollar mensajes significativos y claves para que

el personal entienda la direccin del negocio. Utiliza el sistema de comunicacin efectiva en sus interacciones con el personal y trabajo en equipo, en reuniones de SSPA, Revisiones de negocio. Efectivo y Persuasivo en las presentaciones orales e informacin escrita. Capaz de escuchar atenta e interesadamente a otras personas, acepta y da retroalimentacin constructiva. Expresa ideas claras y articuladas usando mtodos apropiados de comunicacin. Comunica y Refuerza continuamente, a todo el personal, las habilidades gerenciales y de liderazgo para una ejecucin sobresaliente requeridas por el negocio.

b. Promocin fuerte y consistente de los temas; es un proceso de comunicacin que se da en tres niveles:

Alineacin a las Estrategias del Negocio 2. Conocimiento de los objetivos y prcticas de S&SO de la Funcin y Centro de Trabajo 3. Compromiso Individual con la seguridad
1.

c. Repeticin continua de los mensajes clave implica:

Una repeticin continua de los mensajes clave y de los resultados relacionados con las iniciativas del S&SO, proporciona una plataforma para construir una cultura de seguridad. En espacios de comunicacin Cara a Cara Modelando con el ejemplo, coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Con medios de apoyo como; recordatorios en memos, Intranet, tarjetas, tapetes para ratones, auto-adheribles, pizarras luminosas, carteles, etc. con motivos del S&SO

Pasos para desarrollar y ejecutar el Plan de Comunicacin

A continuacin se detallan los pasos para ejecutar un Plan de Comunicacin.

1. Determinar el Objetivo: Qu debo comunicar? Como centro de trabajo: La Poltica de Seguridad, Salud Ocupacional. El Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional. Las metas y objetivos del negocio e individuales. Investigaciones, recomendaciones y seguimiento en relacin con las causas-races de Incidentes. SSPA a empleados, trabajadores y contratistas Accidentes y incidentes Roles y responsabilidades de S&SO Incidencia y tendencias en el desempeo en S&SO Actividades de Disciplina Operativa en el CT.

1. Determinar el Objetivo: Qu debo comunicar?

En lo individual: La Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental como una actitud de vida, dentro y fuera de mis instalaciones de trabajo. Una ejecucin eficiente y efectiva siempre ser la caracterstica de mi actividad. Tener un proceso disciplinado para hacer los cambios y mejoras necesarias

2. Definir y jerarquizar audiencias. Identificar a los participantes adecuados a quienes se va a transmitir el mensaje y definir a quienes van a multiplicar la informacin. Las diferentes audiencias se pueden clasificar con facilidad con base a su organigrama y estructura, as como las caractersticas del grupo. 1. Individuos Clave: 2. Problemas Principales 3. Mensajes Claves 4. Actitudes Deseadas

2. Definir y jerarquizar audiencias. Individuos Clave:

Identificar y decidir a quin va a

dirigir la comunicacin (multiplicadores). Segmentar la audiencia: negocio, funcin o individual. Lderes de opinin, formales e informales que puedan facilitar o bloquear los procesos de comunicacin.

2. Definir y jerarquizar audiencias. Problemas Principales:

Identificar anticipadamente problemas potenciales: Quin de la audiencia fomentar los problemas. Barreras (culturales, fsicas, actitud, etc.). Percepcin actual, antecedentes o experiencias anteriores. Falta de recursos financieros y humanos, la dispersin geogrfica, falta de mtodos y sistemas, tecnologa. Comportamientos no adecuados (indisciplina, actitud, compromiso) o percepciones no deseadas (rumores, malos entendidos, hbitos negativos).

3. Definir y jerarquizar audiencias. Mensajes Claves: Son argumentos racionales y emotivos que se derivan de los comportamientos o percepciones deseadas. Ejemplos: Sobre S&SO.- Actuar con seguridad es trabajar con calidad, Lo que no se mide, no se mejora. Sobre la Poltica de S&SO.- Enfatizar el compromiso del liderazgo; La responsabilidad es de la lnea; El sentido de pertenencia; La Disciplina Operativa. Sobre los Principios.- S&SO como valor es tan importante como la Produccin, el Transporte, las Ventas, la Calidad y los Costos.

4. Definir y jerarquizar audiencias. Actitudes Deseadas:

Son actitudes y comportamientos que desea obtener de la audiencia seleccionada. Conozcan los objetivos del Proyecto. Se sientan motivados a alcanzar los resultados esperados. Se incluyan y sean partcipes de los resultados. Sean reconocidos por los logros obtenidos. Perciban el compromiso de sus lderes.

Desarrollar un plan de accin detallado 1. Actividades Crticas Son actividades bsicas y esenciales que le permitirn ir de la percepcin a los comportamientos deseados, es decir, pasar del decir al hacer. 2. Programa y Presupuesto: En qu tiempo se concretar (programas mensuales, trimestrales, semestrales.) y cuanto se invertir. 3. Mtricas: Forma de hacer el plan medible (econmico o no) alineado a resultados del negocio. 4. Canales: El canal de comunicacin bsico es cara a cara y los medios internos (mail, carteles, folletos, etc.) son de apoyo.

Evaluar el Plan vs. Objetivos

Analizar resultados y resolver si hay desviaciones entre el plan de accin y los objetivos, el estado deseado y la estrategia. En esta etapa se ratifica o determina / modifica el objetivo, se repite el ciclo. Conducir el proceso de evaluacin como parte de las reuniones del l. La efectividad de la comunicacin desde y hacia la Gerencia a travs de la Lnea de Mando, se debe evaluar peridicamente.