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EJECUTAR ACTIVIDADES PROGRAMADAS Administracin de Personal Administracin de BS y SS Tesorera y Crdito Pblico Contabilidad Integrada
Es el conjunto de normas de carcter jurdico, tcnico y administrativo, que regulan en forma interrelacionada con los otros sistemas de administracin y control de la ley N 1178, la contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios de la entidades pblicas.
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS
Principio de Transparencia y Publicidad
La contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios debern ser pblicas y estar respaldadas por informacin til, oportuna, pertinente, comprensible, confiable, verificable y accesible.
Principio de Legalidad
La actividad administrativa y todos los actos relacionados con la contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios del sector pblico, deben estar sometidos a las leyes y al ordenamiento jurdico nacional.
Principio de Responsabilidad
Los servidores pblicos que participan en los procesos de administracin de bienes y servicios estarn sometidos al Rgimen de Responsabilidad por la Funcin Pblica, establecido por la Ley N 1178 y sus reglamentos.
Principio de Licitud
Los actos de los servidores pblicos, relacionados con la contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios del sector pblico, deben reunir los requisitos de legalidad, tica y transparencia, que eviten incurrir en prcticas fraudulentas y de corrupcin.Diapositiva 156
PRINCIPIOS
(continuacin)
Principio de Buena Fe
Se presume la buena fe en las acciones de los servidores pblicos y los contratistas de bienes y servicios. Las relaciones de cooperacin y confianza orientarn la aplicacin de las presentes Normas Bsicas.
Principio de Equidad
Las entidades pblicas contratantes y los contratistas privados, orientarn sus relaciones contractuales en el marco del principio de equidad, promoviendo que las obligaciones y derechos de cada una de las partes estn sometidos y reconocidos por la Constitucin Poltica del Estado y las dems normas del ordenamiento jurdico nacional.
Principio de Confidencialidad
Los servidores pblicos involucrados en los procesos de contratacin, guardarn la reserva y el secreto profesional, sin revelar informacin que sea de su conocimiento, excepto en los casos y formas sealados en las presentes Normas Bsicas. No utilizarn esta informacin en beneficio propio.
Normas
Bsicas
rgano Rector
Entidades Pblicas
RGANO RECTOR
1. Atribuciones establecidas en el Art. 20 de la Ley
a) Emitir las NB-SABS. b) Fijar plazos y condiciones para elaborar los R.E. c) Compatibilizar R.E. d) Vigilar el funcionamiento adecuado del SABS en las entidades pblicas.
REGLAMENTOS ESPECFICOS
De acuerdo al artculo 27 de la Ley 1178 cada entidad pblica debe elaborar Su RE en el marco de las NB-SABS La Unidad de Normas elaborar los Contenidos mnimos de los RE y definir los puntos crticos a compatibilizar La UN disear una metodologa de compatibilizacin de los RE
SUBSISTEMA DE
CONTRATACIN
SUBSISTEMA DE DISPOSICIN
SUBSISTEMA
DE MANEJO
SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
El Subsistema de Contratacin de Bienes y Servicios es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos que regulan el proceso de contratacin de bienes y servicios.
Costos Costos
Costos
Presupuesto
Fechas estimadas
El Programa Anual de Contrataciones deber publicarse en la Gaceta Oficial de Convocatorias, debiendo igualmente enviarse al Organo Rector la informacin que requiera al Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES).
MODALIDADES Y CUANTAS
MODIFICACIN DE CUANTIAS
La entidad que considere que las cuantas sealadas en las presentes Normas Bsicas, constituyen una restriccin para la agilidad de sus contrataciones, podr solicitar al Organo rgano Rector la Organo Rector previa evaluacin de ampliacin de las mismas. El rgano su requerimiento, podr determinar cuantas especficas para la entidad solicitante.
PROHIBICIONES
Iniciar un proceso de contratacin sin tener la autorizacin de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin. Iniciar un proceso de contratacin que no est previsto en el presupuesto y sin contar con los recursos disponibles. Publicar una convocatoria sin disponer para la venta al pblico, el pliego de condiciones correspondiente. Fraccionar las contrataciones de bienes y servicios, para adoptar otras modalidades de contratacin de menor cuanta. Solicitar en el pliego de condiciones requisitos diferentes a los establecidos en las Normas Bsicas y los Modelos de Pliego de Condiciones.
PROHIBICIONES (continuacin)
Evaluar o calificar segn corresponda, factores, criterios, o utilizar puntajes no especificados en la metodologa de calificacin descrita en los Modelos de Pliego de Condiciones. Iniciar un proceso de contratacin de obras sin contar con planos y diseos finales, actualizados y aprobados en forma expresa por la respectiva entidad pblica. Estos documentos no podrn tener una antigedad mayor a doce (12) meses, antes de iniciarse el proceso de contratacin. Iniciar un proceso de contratacin de obras con proyectos que no hayan cumplido con todos los requerimientos medioambientales y otros sealados por Ley. Incurrir en prcticas fraudulentas y de corrupcin, Diapositiva 157
Calificacin de Propuestas
Las Normas Bsicas prevn en los Modelos de Pliego un Sistema de Calificacin de Propuestas, el mismo que debe ser incorporado expresamente en el pliego de condiciones para cada contratacin y aplicado por la comisin calificadora
Este sistema con la informacin suficientemente detallada, permitir la auto evaluacin de los proponentes y la transparencia de la evaluacin a realizar Los sistemas de calificacin de propuestas de cada tipo de contratacin, se explicarn ms adelante cuando se desarrolle el tema de modelos de pliego de condiciones. Otra disposicin que la norma prev, es que para la adquisicin de bienes producidos en el pas, se considerar un incentivo equivalente al diez por ciento (10%)sobre la calificacin final, con el objeto de incentivar a la industria y manufactura nacionales.
Rechazo de Propuestas
Por incompatibilidad para contratar
1. 2. 3. Autoridades Nacionales, servidores hasta 3er nivel, ARPC y comisin Proponentes, sus representantes socios o accionistas hasta 3er grado de consanguinidad y 2 de afinidad Servidores Pblicos para s o para terceros hasta un ao despus de su retiro de la entidad
CONTRATACIONES ESPECIALES
Por el periodo de dos. aos (2001 y 2002) nicamente bajo la modalidad de contratacin por excepcin Universidades Pblicas para servicios de consultora: campos tecnolgico cientfico, de investigacin y capacitacin.
Seguirn las previsiones y regulaciones vigentes, establecidas por la Contralora General de la Repblica. Resolucin N CGR 1/003/2000 de 24 de enero de 2000
G) CONTRATACIN DE SEGUROS
Se sujetar a los trminos de referencia expresados en el pliego de condiciones, elaborados de acuerdo con la Ley 1178 Ley de Seguros y Cdigo de Comercio.
SUBSISTEMA DE CONTRATACION
RESPONSABILIDADES Y COMISIONES
MAE
Implantar el SABS en su entidad. Designar en forma expresa a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin, salvo: En las Entidades Pblicas descentralizadas, la responsable del Proceso de Contratacin podr ser la MAE. En este caso, los recursos jerrquicos, sern resueltos por la autoridad superior en grado. Informar al rgano Rector y a la Contralora General de la Repblica sobre las contrataciones por excepcin y los recursos administrativos interpuestos.
ARPC
OTRAS RESPONSABILIDADES
UNIDAD SOLICITANTE
Elaborar las especificaciones tcnicas de los Bienes y Servicios Requeridos.
Estimar el precio referencial en base al Catlogo de Bienes. Formular el pedido por escrito en concordancia con el POA, incluyendo las especificaciones tcnicas. Tramitar ante la ARPC la autorizacin para iniciar el proceso.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Verificar el cumplimiento de la normatividad que regula el proceso de contratacin.
Solicitar a la MAE la designacin expresa de la ARPC. Preparar el pliego de condiciones. Iniciar el proceso y realizar el seguimiento de contratacin.
COMISIN DE CALIFICACIN
Tendr a su cargo: Apertura de propuestas. Anlisis. Evaluacin. Calificacin. Elaboracin del informe de recomendacin.
1
ASESOR LEGAL
Conformada por: Presidente, Secretario y Vocal, de los cuales uno ser de la unidad administrativa y otro de la unidad solicitante, debiendo el Presidente de la comisin ser designado necesariamente por la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin. El Asesor Legal sin formar parte de la Comisin asesorar durante todo el proceso de contratacin.
COMISIN DE RECEPCIN
De bienes o servicios:
PLIEGOS DE CONDICIONES
BIENES
CONSULTORIA
OBRAS
SUPERVISION TECNICA
SEGUROS
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MODIFICACIONES AL PLIEGO
Se
podr cambiar o incorporar algn aspecto reglamentado en el modelo, en funcin de las caractersticas especiales de la contratacin a realizar, para lo que deber solicitar al rgano rector la autorizacin para realizar los mismos.
PLIEGO DE CONDICIONES
UNIDAD SOLICITANTE (Elab. Especific. tcnicas o trminos de referencia) A.R.P.C. Autoriza venta UNIDAD ADMINISTRATIVA
VENTA DE PLIEGO
REUNIN DE ACLARACIN
Se realizar un reunin de aclaracin con los proponentes 25 das calendario antes del plazo para la presentacin de propuestas para Licitacin Pblica y 20 das para Invitacin Pblica. Los proponentes podrn consultar hasta 20 das calendario antes del plazo de presentacin de propuestas para Licitacin Pblica y 15 das para Invitacin Pblica.
ACTA DE REUNIN
CONSULTAS
ESCRITAS
CONVOCATORIA
Es una invitacin a presentar propuestas
NACIONAL INTERNACIONAL
Se publicarn al menos una vez en la GOC y en un peridico de circulacin nacional y departamental, da domingo para licitaciones pblicas, y en un peridico de circulacin nacional o departamental en un da domingo para invitacin pblica. Las convocatorias internacionales debern ser publicadas adicionalmente en medios de comunicacin y revistas especializadas de carcter internacional.
CONTENIDO DE LA CONVOCATORIA
>Nombre de la entidad convocante
>Modalidad de contratacin
>Fuente de financiamiento >Lugar, fecha y horario para obtener el pliego de condiciones >Precio del pliego, nombre del Banco y nmero de la cuenta en la que se har el deposito. >Cargo del o los funcionarios encargados de vender y atender a los proponentes respecto al pliego >Fecha, hora y lugar de presentacin de propuestas y apertura
del sobre A
Los plazos sern computables a partir de la fecha establecida en la convocatoria para la venta de los pliegos de condiciones.
Invitacin Pblica
Licitacin Pblica
25 das
35 das
Licitacin Internacional
50 das
AMPLIACIN DE PLAZO
MAXIMO 15 DIAS
PRESENTACIN DE PROPUESTAS
Condiciones Econmicas
PRESENTACIN DE PROPUESTAS
DOCUMENTOS GENRICOS
Testimonio de Constitucin de la empresa (f) Poder del Representante Legal registrado en el SENAREC (f) Registro de matricula vigente otorgado por el SENAREC (f) RUC (f) Contrato de Asociacin accidental (o) Garanta de seriedad de propuestas (o) Declaracin jurada de cumplimiento de contratos (o) Informacin sobre la capacidad econmica financiera (f) Recibo de pago del pliego (f)
RECEPCIN DE PROPUESTAS
La recepcin de propuestas se realizar en las condiciones establecidas en el Pliego, dentro del plazo y lugar sealados en la Convocatoria.
5 minutos previos
Desistimiento
APERTURA DE SOBRE A
La comisin calificadora realizar la apertura en acto pblico, en la fecha y hora determinada, mximo 1 hora despus del cierre de presentacin de propuestas. as exista un solo proponente, de la siguiente manera:
SOBRE A
APERTURA Se informar sobre el objeto de la convocatoria, publicaciones, propuestas presentadas, tipo de proveedores y si hubiere sobre los recursos administrativos interpuestos. Se levantar el Acta de Apertura. Se fijar fecha y hora (no < a 17 ni > a 30 das calendario) para la lectura del informe de calificacin y apertura de sobres B.
EVALUACIN DE SOBRE A
SOBRE A
APERTURA DE SOBRE B
APERTURA
Informar sobre las evaluaciones obtenidas en el sobre A. La apertura del sobre B slo de las propuestas que hayan cumplido los requisitos del sobre A. No mas de 10 das calendario para remitir a la ARPC el informe de calificacin final.
EVALUACIN DE SOBRE B
La calificacin final ser la sumatoria de las calificaciones tcnica y econmica (Consultora, Supervisin y Seguros.) y la calificacin del sobre B en el caso de bienes, obras y servicios administrativos)
El informe de calificacin final ser emitido por la comisin de calificacin, a fin de que sea la ARPC quien resuelva y defina la adjudicacin, conteniendo el informe de referencia, lo siguiente:
* Nomina de los proponentes que participaron en la convocatoria, cuadros comparativos de las evaluaciones tcnica y econmica, calificacin general, copias de las Actas de Apertura y otros que se consideren pertinentes.
* Un resumen ejecutivo y la recomendacin de adjudicacin a favor del proponente que hubiera obtenido el primer lugar en la calificacin final y otros criterios que la comisin considere pertinentes para orientar la toma de decisiones
El informe de la comisin de calificacin no crear derecho alguno en favor del proponente recomendado
CONVOCATORIA DESIERTA
CAUSALES
3. Si los precios propuestos, excediesen el presupuesto determinado por la entidad para esa contratacin, salvo que a decisin exclusiva de la entidad convocante, se modifique el presupuesto institucional previsto para la misma y el monto de la propuesta econmica est dentro de la cuanta que corresponde a la modalidad de contratacin utilizada
ADJUDICACIN
Resolucin de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin mediante la cual se elige la propuesta ms conveniente.
Decisin de adjudicacin:
Si acepta la recomendacin, la comisin de calificacin es corresponsable. Si rechaza la recomendacin, devolver los antecedentes otorgando 3 das hbiles para su revisin. Si la ARP se aparta de la recomendacin debe justificar su decisin remitiendo copias a la MAE y a la CGR
CONTRATO
CONTRATO
Conforme al Art. 47 de la Ley 1178, los contratos son de carcter administrativo. Deben ser elaborados en base al Modelo de Contrato, que se incluye en el Pliego de Condiciones.
Debe ser suscrito por ambas partes no antes de cinco das hbiles ni despus de veinte das
hbiles de la notificacin de adjudicacin. La protocolizacin de los contratos es obligatoria cuando superen el monto de $us 40.000.- an cuando sean de excepcin. El costo estimado se informar en el pliego de condiciones y ser incluido en la propuesta econmica.
Documentos integrantes Resolucin de Adjudicacin Propuesta adjudicada Pliego de condiciones Especificaciones Tcnicas y/o Trminos de Referencia Planos Reglamento Especfico de la Entidad y Las NBSABS
CONTRATO
Garantas:
Deben ser boletas bancarias o plizas de seguro que tengan carcter de Irrevocables, renovables y de ejecucin inmediata. Garanta de Cumplimiento de Contrato:
-Por un monto equivalente al siete(7%) por ciento del monto total del contrato.
Causales de Resolucin:
Los Modelos de Contrato establecen las causales de resolucin, que deben establecerse por responsabilidades imputables al contratante como al contratista. En caso de resolucin de contrato las entidades podrn continuar las obras o servicios contratando por excepcin a terceros.
CONTRATO
Verificar documentacin original con las fotocopias presentadas en la propuesta Certificado de Informacin sobre procesos con el Fisco, emitidao por la CGR
En caso de incumplimiento o inconsistencias en la documentacin original inhabilitar la adjudicacin, se podr adjudicar a la propuesta que obtuvo el segundo lugar
CONTRATO
ANTICIPO:
Reajuste de precios:
nicamente proceden reajustes de precios en contratos en bolivianos por servicios de consultora y obras, cuando el plazo de ejecucin sea superior a un ao calendario. Se aplicar exclusivamente a los costos directos excluyendo los costos indirectos.
CONTRATO
Responsabilidad de la empresa contratista
La empresa contratista designar de acuerdo a la magnitud de la obra y su propuesta adjudicada, a un Superintendente de Obra (cuando el monto de la obra supera a $us 500.000) o Residente de Obra (cuando el monto de la obra es inferior a $us 500.000). Este profesional debe cumplir sus funciones en el sitio de las obras y su responsabilidad es la direccin de la ejecucin de las mismas. El Supervisor y la empresa contratista son los directos responsables por la calidad de la ejecucin de la obra, debiendo la empresa contratista cumplir todas las instrucciones tcnicas que se impartan a travs del Libro de rdenes o representarlas oportuna y justificadamente.
CONTRATO
Recepcin de Bienes, Servicios y Obras
La entidad contratante designar una comisin de recepcin de bienes o una contraparte a los servicios contratados, que en un plazo no mayor a treinta (30) das calendario verificar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, calidad de los productos o informes, debiendo expresar su conformidad antes a la suscripcin del acta de recepcin definitiva.
CONTRATO
Recepcin de Bienes, Servicios y Obras
Recepcin Provisional
La recepcin de obras se realizar en dos fases:
Recepcin Definitiva
Recepcin Provisional
El Supervisor deber verificar que la obra ha sido concluida completamente en cada uno de sus items contractualmente acordados, incluidas las rdenes de cambio o las modificaciones complementarias al contrato, pudiendo solicitar la inspeccin de la comisin de recepcin de
la entidad.
La comisin de recepcin de la entidad en la fecha y hora determinadas efectuar una inspeccin al sitio de la obra, verificando en detalle el estado y calidad de la obra, anotando cualquier reserva u observacin sobre la ejecucin de la obra. Estas observaciones debern ser notificadas al contratista mediante la suscripcin del acta de recepcin provisional, para que sean solucionadas por el contratista dentro de los plazos establecidos para el efecto en el contrato o contrato ampliatorio suscrito.
Recepcin Definitiva
La Comisin de Recepcin de la entidad, verificar las correcciones a las observaciones sobre calidad y estado de la obra, que haya ejecutado el contratista durante el perodo de ajuste, desde la recepcin provisional hasta la definitiva (que no debe superar los ciento ochenta (180) das calendario). De manifestar su conformidad al cumplimiento de las obligaciones contractuales, proceder a la suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva.
CONTRATO
CONSTRUCCIN DE OBRAS
La administracin o seguimiento de los servicios contratados, desde el inicio hasta su conclusin, es de responsabilidad de la Unidad Solicitante.
Para la construccin de obras la entidad deber contratar necesariamente a un Supervisor, que de acuerdo a la magnitud y complejidad de la obra, podr ser un profesional independiente o una firma consultora especializada. Adicionalmente la entidad deber designar, preferentemente de su personal tcnico de planta, un Fiscal de Obra
Efectuar la medicin de los volmenes e obra efectivamente realizados, conforme a las especificaciones tcnicas contractuales y tramitar la aprobacin de las rdenes de trabajo, rdenes de cambio y modificaciones al contrato si corresponde y de las planillas de avance de obras, previamente verificadas en el sitio de trabajo.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos tcnico administrativos para el procesamiento de los pagos, aplicacin correcta de los precios unitarios y cumplimiento a cabalidad de las funciones y responsabilidades del Supervisor de la Obra contratado.
Aprobar o rechazar los informes, planillas y cualquier otra informacin emitida o tramitada por el Supervisor.
La entidad contratante el Fiscal de Obras y el Supervisor sern responsables por el desempeo de sus funciones, deberes y obligaciones con relacin a la ejecucin de la obra contratada. Esto no exime a la Mxima Autoridad Ejecutiva y al personal que interviene en la administracin del contrato, de la responsabilidad por la funcin pblica establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos.
CONTRATO
Los instrumentos tcnico-administrativos que se deben utilizar para la modificacin de las obras son los siguientes: A) Orden de Trabajo: Se aplica cuando se realiza un ajuste o redistribucin de cantidades de obra, pudiendo aplicarse cuando no implica una modificacin del precio de contrato ni plazos en el mismo. B) Orden de Cambio: Implica una modificacin del precio del contrato o plazos del mismo, donde se pueden introducir tems nuevos (no considerados en la licitacin). Una orden de cambio no puede modificar las caractersticas sustanciales del diseo, tiene como limite el mximo del diez por ciento (10 %) del monto total de Contrato. C) Contrato Modificatorio: Implica una modificacin en las caractersticas sustanciales del diseo, el cual puede dar lugar a una modificacin del precio del contrato o plazos del mismo , se pueden introducir tems nuevos (no considerados en la licitacin). Tiene como limite el mximo del quince por
Cuando la entidad incurre en retraso en el pago a los contratistas o proveedores, por ms de noventa (90) das calendario a partir de la recepcin de los bienes o servicios o de la planilla de avance debidamente aprobada en el caso de obras o consultora, se obliga a reconocer un inters sobre el monto no pagado por cada da adicional de retraso incurrido. El inters se calcular en base a la tasa pasiva promedio anual del sistema bancario, dividida en 365 das y multiplicada por el nmero de das de retraso.
COMPRAS MENORES
Se realizan en forma rutinaria, gil y funcional, siguiendo el procedimiento especfico de cada entidad.
MAE
Asesores tcnicos o empresas especializadas
Unico proveedor
La MAE, previa justificacin tcnico - legal, mediante resolucin motivada, instruir se realice la correspondiente contratacin. Suscribir el contrato utilizando el modelo de contrato del Modelo de Pliego Respectivo. Informar, al rgano Rector a travs del SICOES y a la CGR, en un plazo de 7 das calendario.
ir al formulario
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
Recurso de Revocatoria
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
Recurso jerrquico
CONTENIDO DE LA RESOLUCION
La resolucin podr determinar por la confirmacin o revocacin o desistimiento. Confirmacin tendr como efecto la continuacin del proceso. Revocacin indicar la anulacin del proceso hasta el vicio ms antiguo.
Interpuesto el recurso se suspende el proceso de contratacin hasta el agotamiento de la va administrativa. Una vez agotada la va administrativa se reiniciar el proceso. La autoridad responsable del proceso comunicar a forma expresa a los proponentes la suspensin y reanudacin del proceso de contratacin sealando los nuevo plazos establecidos.
EJECUCION DE LA GARANTIA
La garanta se ejecuta en caso de haberse confirmado la resolucin dictada por la autoridad correspondiente o haberse desestimado el recurso planteado.
En caso C.A.E haya recomendado la modificacin o revocacin del acto impugnado la M.A.E. hubiese tomado en cuenta esta recomendacin la garanta no ser ejecutada y devuelta en el plazo de diez das calendario.
RECURSO DE REVOCATORIA
Se presentar : Dentro de los 3 das hbiles de la notificacin de la resolucin.
Requisitos Acreditar la compra del pliego de condiciones. Presentar la boleta de garanta irrevocable, renovable y de ejecucin inmediata.
Boleta de garanta bancaria (con tiempo de validez de 60 das) equivalente al 50% de garanta de seriedad de propuesta contra el pliego de condiciones. Boleta de garanta bancaria equivalente al 1% del precio de referencia contra la calificacin del sobre A. Boleta de garanta bancaria equivalente al 1% del precio de la propuesta del impugnador contra la adjudicacin.
RECURSO JERARQUICO
La ARP elevar a conocimiento de la MAE el recurso interpuesto en un plazo de 2 das hbiles. La MAE una vez recibido los antecedentes del proceso en un plazo mximo de 4 das conformar la Comisin si corresponde. Comisin de Asesoramiento Externo. (obligatorio licitacin pblica)
En un plazo de 15 das emitirn un informe en el que sustente por la confirmacin o revocacin del recurso.
PLAZO
En un plazo de 5 das hbiles, computables desde la recepcin del mismo dictar la resolucin.
La M.A.E. En caso de apartarse de la recomendacin emitida por la C.A.E. Se sujetar a la responsabilidad conforme a la ley 1178. Si vencido dicho plazo no se dictara un resolucin que resuelva el recurso se los tendr por aceptados.
BIENES A LOS QUE SE APLICAN LAS NORMAS BSICAS DEL SUBSISTEMA DE MANEJO
A los bienes de uso y consumo: * de propiedad de la entidad * los que se encuentran bajo su cuidado * los que estn bajo su custodia * los donados o transferidos * los adquiridos con financiamiento externo Estn fuera del alcance de las Normas Bsicas: * los bienes de dominio pblico * el material blico de las Fuerzas Armadas * los bienes declarados patrimonio histrico y cultural
INCLUSIN EN EL POA
Las actividades y tareas inherentes al Manejo de Bienes, deben estar incluidas en Programa de Operaciones Anual.
Administracin
de Almacenes
SUBSISTEMA DE MANEJO
MAE
Delegacin
Responsable de la Unidad Administrativa
Organizacin, funcionamiento y control de unidades operativas. Conservacin, mantenimiento y salvaguarda Documentacin legal Envo de informacin al SENAPE
Servidores Pblicos
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Registros
Realizar inventarios y recuentos peridicos Verificar la correspondencia entre los registros y existencias Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda Verificar la existencia de la documentacin legal
TOMA DE INVENTARIOS
Recuento fsico de los bienes con los objetivos de: Establecer la existencia de bienes Proporcionar informacin sobre la condicin y estado fsico Realizar correcciones, ajustes y establecer responsabilidades. Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes
Registros
Verificar rpida y fcilmente la disposicin de bienes. Evaluar el curso y costo histrico.
Establecer responsabilidad.
Informes
Permite conocer la situacin del bien en un momento dado.
ADMINISTRACIN
DE
ALMACENES
ADMINISTRACIN DE ALMACENES
Es una funcin administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo en la entidad pblica. Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimizacin de los costos de almacenamiento.
ORGANIZACION: Area operativa de la Unidad Administrativa. El nmero de almacenes y subalmacenes ser organizado en funcin de las caractersticas tcnicas y cualidades de los bienes. Deben facilitar el ingreso y recepcin de bienes. Debern contar con personal operativo calificado.
Registro de Ingreso Identificacin Codificacin MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Clasificacin MEDIDAS DE SALVAGUARDA Catalogacin Almacenamiento Asignacin de Espacios Salida de Almacenes Registro de Almacenes Gestin de Existencias
MEDIDAS DE SALVAGUARDA
Condiciones ambientales de ventilacin, luz, humedad y temperatura. Asignacin de espacios protegidos para sustancias peligrosas. Adopcin de programas de adiestramiento en seguridad industrial. Prevencin de probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los bienes y las condiciones de su almacenamiento.
Comprende actividades de conservacin y proteccin para evitar daos, mermas, prdidas y deterioro de las existencias. Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios fsicos. Implantar medidas de seguridad fsica y fortalecer las medidas de control para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorizacin correspondiente.
ORGANIZACIN: Se crear una unidad especializada en administracin de activos fijos Basada en las operaciones de distribucin, salvaguarda, mantenimiento y control La Unidad Administrativa desarrollar procedimientos relativos a la administracin de activos fijos muebles
Los servidores pblicos quedan prohibidos de: a) Usar los bienes para beneficio particular o privado. b) Permitir el uso para beneficio particular o privado. c) Prestar o transferir el bien a otro empleado pblico. d) Enajenar el bien pro cuenta propia. e) Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas. f) Poner en riesgo el bien. g) Ingresar bienes particulares sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos. h) Sacar bienes de la entidad sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos.
REGISTRO
fsico y contable
Documentos de respaldo
DISPOSICIN DE BIENES
Es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurdicos tcnicos y administrativos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad, cuando estos no son ni sern utilizados por las entidades pblicas.
MAE
El responsable de la Unidad Administrativa y los servidores pblicos designados. Los consultores individuales o empresas privadas contratadas
ALCANCE
EXCEPCIONES
Bienes de dominio pblico. Bienes de dominio pblico y patrimonio institucional (regulados por la Ley de Municipalidades). Bienes destinados al servicio pblico. Material blico de las FFAA. Bienes a cargo del FONDESIF.
MODALIDADES DE DISPOSICION
DISPOSICION TEMPORAL
DISPOSICION DEFINITIVA
Enajenacin Permuta
Identificacin de bienes a ser dispuestos Factibilidad legal y conveniencia administrativa Determinacin de la modalidad de disposicin Precio base de los bienes a disponer Informe y recomendacin
1 2 3
Inclusin POA
4 5
Registros e informes
Autoriza participacin de servidores pblicos. Autoriza la contratacin de servicios de consultores individuales o empresas privadas. Revisa y analiza el informe y recomendacin. Aprueba el informe y recomendacin. Instruye la inclusin de la disposicin en el POA. Emite la resolucin sobre disposicin de bienes.
Identifican los bienes que no estn siendo utilizados Bienes en desuso. Bienes inservibles.
MAE
Responsable de la Unidad Administrativa Realizados los anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa determina la modalidad de disposicin.
En funcin de:
Caractersticas del bien. Estado actual. Ubicacin. Valor actualizado en libros. Precios vigentes. Otros.
Precio base de arrendamiento Precio base para su enajenacin o permuta
Disposicin temporal:
Disposicin definitiva:
Si tiene observaciones:
Modifica
Rechaza Confirma Contratar consultor externo Si aprueba la disposicin de bienes bajo modalidades distintas debe justificar su decisin.
Relacin y tipo de bienes Anlisis factibilidad legal y conveniencia administrativa. Recomendacin de la modalidad a utilizar.
Precio base.
Documentacin de respaldo de los bienes.
INFORME Y RECOMENDACION
FACTIBILIDAD LEGAL Y CONVENIENCIA ADMINISTRATIVA Identificacin y ubicacin del bien. Anlisis de factibilidad legal Condicin actual. Antecedentes de su adquisicin. Documentos de propiedad. Gravmenes y obligaciones financieras.
Participacin de servidores pblicos y/o consultores
Condiciones actuales de los mismos. Posibilidades de utilizacin del bien. Vida til.
Las actividades sobre disposicin de bienes deben estar incluidas en el programa de operaciones anual.
INCLUSION EN EL POA
Son los bienes materiales como inmuebles, equipo de oficina, muebles, maquinaria y equipo que tiene vida til superior a 12 meses, es decir que no se agotan en su primer uso.
ARRENDAMIENTO
Permite el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a una persona natural o jurdica a cambio de una contraprestacin econmica con la obligacin de restituirlos en el mismo estado ALCANCE
Se aplica nicamente a todos los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad. No deber arrendarse inmuebles para vivienda
CAUSAS
Cuando se prevea que el bien no ser utilizado por la entidad en un periodo determinado.
Condiciones de arrendamiento
Convocatoria
Presentacin de propuestas
Apertura y adjudicacin
CONDICIONES DE ARRENDAMIENTO
Partes y objeto. Obligaciones de las partes. Plazo. Garantas. Precio base. Condiciones de pago. Reajuste de alquileres. Estado actual del bien. Condiciones de conservacin y salvaguardia. Causales de resolucin.
CONVOCATORIA
Plazo
10 das hbiles antes de la presentacin de propuestas.
Medios
Gaceta oficial de convocatorias.
Peridico de circulacin nacional. En centros urbanos alejados. Peridicos locales Otros medios de comunicacin
Contenido
Descripcin del bien.
Direccin, fecha y horario para ver los bienes y recabar condiciones. Monto y plazo de garanta. Fecha, hora, lugar de presentacin y apertura de propuestas.
PRESENTACION DE PROPUESTAS
En sobre cerrado, en fecha y hora indicadas
Identificacin del proponente. Fotocopia de carnet de identidad o registro de matrcula vigente otorgada por el SENAREC. Garanta de seriedad de propuesta. Identificacin de los bienes a arrendar. Propuesta econmica.
ENTIDADES PUBLICAS
Identificacin de la identidad.
Certificacin presupuestaria. Identificacin de los bienes a arrendar. Propuesta econmica.
El arrendamiento se perfecciona con la firma del contrato, que debe considerar las condiciones de arrendamiento.
MEDIANTE ACTA:
Firmada por el Responsable de la Unidad Administrativa y el arrendatario.
RECIBO DE ALQUILER
Recibo Formulario SI
Alcance
Causales
Condiciones
Contrato
CONDICIONES
Tiempo definido no mayor a un ao. El beneficiario responde por el buen uso, preservacin y devolucin del bien. En caso de dao debe resarcir el mismo. No puede conceder el uso a terceros. Se debe firmar un contrato.
CONTRATO
El contenido bsico es: Partes y objeto. Obligaciones de las partes. Gastos. Uso, mejoras, mantenimiento, seguros y custodia. Seguros y/o indemnizacin por daos y perjuicios. Plazo Causales de resolucin. El contrato se perfecciona con la firma de las MAEs
MEDIANTE ACTA:
ENAJENACION
La enajenacin es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a otra persona natural o jurdica.
ALCANCE
CAUSAL
Cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de las funciones de la entidad. No est previsto su uso en el futuro.
FORMAS DE ENAJENACIN
TITULO GRATUITO
TITULO ONEROSO
Remate:
Puja abierta Concurso de propuestas
Bienes que no son no utilizados son utilizados por la por entidad. la entidad Venta no es factible factible.
DONACION
Traspaso del derecho propietario de una entidad pblica a instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro. Donacin de bienes inmuebles mediante ley.
CONTRATO
Se perfecciona con la firma del contrato.
Clasula de reversin.
CONVOCATORIA
Nombre de la entidad. Forma de remate. Descripcin y precio base de los bienes. Direccin y horario en el que se puede ver el o los bienes. Monto del depsito de seriedad de propuesta. Direccin y horario de consultas. Fecha y hora lmite de presentacin de propuestas. Gaceta Oficial de Convocatorias. Peridico de circulacin nacional.
Contenido
Publicacin
Segundo remate: nuevo precio base tendr una rebaja hasta del 20 %
Segundo remate no se presentan proponentes que oferten por lo menos nuevo precio base, MAE decidir:
La transferencia gratuita entre entidades pblicas. Proceder al tercer remate mediante venta sin precio base.
Monto fijado por la MAE el mismo que puede oscilar entre el 5 % y 10 % del precio base.
Cuando la propuesta ha sido la ms alta o Igual al precio base, cuando no existan ms interesados.
ACTA DE REMATE
CERTIFICACION DE LA
ADJUDICACION Y FORMA DE PAGO
El certificado instruye la cancelacin del bien en 2 das hbiles a partir de la entrega del documento.
Ejecucin del depsito de seriedad de propuesta: si el adjudicatario no cumple con el pago en el plazo establecido.
Se formaliza cancelado el monto total del bien y lo firman la MAE y el adjudicatario. La entidad nicamente ofrece garantas de eviccin.
MEDIANTE ACTA:
Firmada por el Responsable de la Unidad Administrativa y el adjudicatario.
NUEVO REMATE
MAE seala nuevo da y hora para el segundo y tercer remate. Plazo: mximo 15 das hbiles respectivamente. Nuevas convocatorias: 5 das hbiles antes de la fecha fijada para el remate.
PERMUTA
Es una modalidad de disposicin mediante la cual dos entidades pblicas se transfieren recprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo inters.
ALCANCE
Bienes de uso institucional de propiedad
de las entidades.
CONDICIONES
Proporcionalidad en el valor de los bienes permutados.
Puede aceptarse la cancelacin en efectivo de la diferencia del valor permutado. Gastos por partes iguales.
Convocatoria
Invitacin directa a entidades pblicas. Detallar la relacin de bienes a permutar que ofrece y demanda.
Evaluacin y Decisin
Contrato
Partes y objeto. Obligaciones de las partes. Especificaciones de los bienes a permutar. Forma y condiciones de entrega. Gastos. Firmado por la MAE.
MEDIANTE ACTA: Certifique la relacin fsica, cantidad, estado y valor Firmada por los Responsables de las Unidades Administrativas
BAJA DE BIENES
Consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad
CAUSALES
Obsolescencia.
Desmantelamiento total o parcial de edificaciones. Siniestros.
El rea contable procede a dar de baja el bien al recibir el informe correspondiente. Procede en base a los informes de los responsables y las actas de verificacin Se deber considerar la recuperacin de las partes, accesorios y componentes tiles para la entidad. Debe existir informes y actas de verificacin.
Baja por hurto, robo o prdida fortuita; mermas; desmantelamiento total o parcial de edificaciones y siniestros: Baja por inutilizacin y obsolescencia:
Responsable Unidad Administrativa debe instruir y verificar la destruccin y/o incineracin. Debe existir informes y actas de verificacin.
alimentos frescos
Unico proveedor
Practica Fraudulenta:
Es tergiversar datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de contratacin o ejecucin del contrato, en Perjuicio de la entidad y de los participantes
Practica Corrupta:
Es ofrecer, dar,recibir o solicitar cualquier cosa de valor con el fin de influir la actuacin de un funcionario durante el proceso de contratacin o ejecucin de un contrato
Diapositiva 7