Organizacin

Estructura organizacional
O Recursos O Tecnologa O Mercado O Estrategia

Organizacin
O Reglas O Elementos para disear la empresa O Responsabilidades

O Nivel jerrquico
O Canales de comunicacin

Organizacin
O Sergio Hernndez

Fase del proceso administrativo en la que se aplican tcnicas administrativas para estructurar una empresa
O Agustn Reyes Ponce

Estructuracin de las relaciones que deben existir

O Eugenio Sisto

Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos
O Organigrama

Representacin grfica de la estructura de autoridad lineofuncional

Proceso organizacional
Secuencia de actividades que hay que realizar para organizar o reorganizar.
O Departamentalizacin conforme a bases y

necesidades empresariales O Estructura jerrquica O Definicin de autoridad formal estructural y sus tipos O Definicin de comunicacin formal y autoridad informales

Departamentalizacin conforme a bases y necesidades empresariales

O Agrupar

actividades relacionadas con cada rea de trabajo de forma que permita la especializacin de los responsables y se lleve a cabo una divisin de funciones.

En razn al rea funcional

O Conforme a sus funciones bsicas

Direccin General

Produccin u Operacin

Mercadotecnia o Comercializacin

Finanzas

Recursos Humanos

En razn del cliente

DIRECCION GENERAL
FINANZAS RECURSOS HUMANOS OPERACIONES COMERCIALIZACIN

JOVENES

Tipo de ventas Tipo de clientes

CABALLEROS

DAMAS

EN RAZN DE LOS PRODUCCION

DIRECCION GENERAL

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

OPERACIONES

COMERCIALIZACIN

BLANCOS

ROPA

FRUTAS Y LEGEMBRE S

CARNICOS

ABARROT ES

EN RAZN DEL REA GEOGRFICA

ESTRUCTURAS MATRICIALES POR NEGOCIO O PROYECTO.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURAS VERTICALES Y HORIZONTALES

Crecimiento Horizontal
O Los colaboradores o miembros de la

empresa requieren apoyo de otros que dependan de ellos para seguir creciendo.
Empresario y/o Gerente

Tramo de control o extensin de estructura horizontal

O En los niveles medio de gerencia

Tramo de control o extensin horizontal crece mximo a nueve

O El los niveles operativos

El tramo de control es mayor sobre todo si los puestos son iguales

O El tramo de control o extensin

Se calcula con la base de las interacciones y comunicaciones del titular de una rea con sus colaboradores O La ley de Graicunas La interaccin por la comunicacin crece geomtricamente en razn de cada unidad que se agrega al tramo horizontal

Crecimiento Vertical
O Se refiere al incremento de niveles

jerrquicos, tambin debe de tener limites. Empresario O Se da un crecimiento vertical Subgerente Subgerente cuando una organizacin Jefe de Area Jefe de Area permite que las gerencias de rea Subgerente de Area cuenten con subgerencias Supervisor
Operativo Operario

Definicin de autoridad formal estructural y sus tipos

La autoridad se debe delegar y establecer conforme a la siguiente clasificacin: O Lineo-funcional O Autoridad staff o asesora O Autoridad normativa

Autoridad lneo- funcional

O Es la delegada formalmente a una unidad

de mando que le permite, faculta y responsabiliza al titular de la unidad para tomar decisiones

La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte

O Aunque este permitido delegar

obligaciones a otras personas , la responsabilidad siempre recaer en el encargado del rea frente a los directivos.

Representacin Grfica de la autoridad lineo-funcional

O La autoridad lineo-funcional se representa

en un organigrama con una lnea continua que va desde el nivel superior hasta el menor.

STAFF
O Es el conjunto de colaboradores

indirectos de la estructura que apoyan a la direccin con asesora en materias especializadas.

Por ejemplo:
Despachos contable-financieros
Despacho de Abogados Despacho de Fiscalistas Despacho de Mercadlogos etc

Caractersticas del STAFF

Ayudan a mejorar la eficiencia de la

empresa No tienen la capacidad de tomar decisiones Poseen conocimientos mas actualizados sobre la empresa Proponen modificaciones que alteran los paradigmas de trabajo

Problemas que presenta el STAFF

Puede llegar a tener problemas con el

responsable de rea Las recomendaciones no pueden llegar a ser tomadas en cuenta Crea confusin en los empleados Duplicidad de mando

Representacin Grfica
O Se representa

con una lnea punteada

Autoridad Normativa
O La que tiene las reas centrales de

direccin y gerencia de una empresa, que cuenta con un territorio de operaciones en el que estableci un sistema descentralizado, donde se faculta a gerentes regionales para que acten empresarialmente en zonas determinadas.

O La autoridad normativa de rea determina lo

que deben hacer las diferentes zonas en la materia que les corresponde.
O El responsable general de la zona territorial

tiene la autoridad lineal sobre las reas funcionales, que siguen los lineamientos centrales en materia tcnica pero que, para cuestiones de gestin administrativa local, deben reportar al titular regional resultados y decisiones internas de orden administrativo.

Definicin de comunicacin formal y autoridades formativas

O El diseo de la estructura organizacional,

la departamentalizacin y las definiciones de autoridad de cada nivel jerrquico, debe definir el tipo de autoridad estructural, junto con ella deben quedar claros los canales de comunicacin formales para cada funcin.

En las empresas se generan grupos informales, estos grupos reconocen a alguna persona con autoridad informal; es decir que aun sin tener nivel gerencial, influye.

Estabilidad Vs Dinamica de la estructura organizacional

El concepto de la estructura organizacional sugiere que sea la parte mas estable de un sistema administrativo, por lo que es conveniente conocer las reglas, principios que rigen el diseo estructural de la empresa. Cuando una estructura es flexible, tiende a generar feudos entre los que ocupan las diferentes reas: esto crea luchas entre ellas y provoca baja productividad y complejidad en la direccin de la empresa.

Principios de organizacin
Como en el caso de la previsin y la planeacin, son muchos principios que hay que observar para organizar una empresa. Muchos de estos principios fueron generados por Fayol.

O Principio de unidad de objetivo. O Principio de jerarqua. O Principio de equidad en carga de

trabajo. O Principio de primaca de la autoridad lineal sobre la asesora. O Principio de primaca de la autoridad normativa. O Principio de unidad de mando.

Herramientas de Organizacin
Se entiende por herramientas de organizacin todas las que apoyan esta etapa del proceso administrativo. Solo se describen las mas importantes y comunes que utilizan las empresas.

O Reglas para elaborar un

organigrama. O Diagrama de flujo. O Anlisis y descripcin de puestos. O Manuales de organizacin.

Reglas para elaborar un organigrama

O Los organigramas son las

representaciones graficas de las estructuras lineo-funcionales. Se denominan as en razn de que expresan grficamente la divisin de trabajo y las lneas de autoridad y comunicacin formal. O En su construccin hay 10 reglas que deben considerarse

Reglas para elaborar un organigrama

O Escribir el nombre de la empresa y especificar si se trata el

O
O O O O O

O O O

organigrama general o de uno parcial. Encerrar en rectngulos cada unidad organizacional o cada persona. Los conscientes ador se ponen en un cuadro. Colocar las posiciones con idntica jerarqua al mismo nivel. Los cuadros que encierran niveles jerrquicos similares deben ser del mismo tamao. Hay que utilizar lneas; estas representan el flujo de la autoridad La autoridad de staff o asesor se indica con lneas punteadas. Las lneas de autoridad entran por la parte superior de las figuras y salen por la parte inferior. Los cuadros o rectngulos no se cruzan. El titulo del cargo, que va dentro del cuadro o rectngulo, debe ser descriptivo de la funcin. Suele incluirse el nombre de quien ocupa el puesto, siempre y cuando la persona permanezca en el de forma estable. El organigrama ser lo mas simple posible; de emplearse alguna notacin especial, habr que agregar una explicacin.

Diagramas de flujo
O Son

representaciones graficas del conjunto de operaciones que se realizan en un proceso productivo de repeticin continua en razn de cada producto que se obtiene de ellos. Se utilizan en disciplinas administrabas, ingenieras industriales, y operacin de diversos negocios como aviacin u hotelera, e incluso en sectores escolares. O Las empresas requieren operar mediante procesos repetitivos en las diferentes reas. Estos deben calcularse correctamente, pues el costo de las operaciones repercute de manera directa en los resultados financieros. Un proceso mal estructurado representa para muchas empresas costos elevados que afectaran al cliente, por lo cual es probable que deje de comprar, abandone la empresa, afectando su competitividad

Simbologa de procedimientos
Inicio/fin Inicio o fin de flujo.
Documento Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Operacin Cada actividad relativa a un procedimiento.

Conectores representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra
parte del mismo.

Subproceso Ejecucin de actividades dentro del proceso o mtodo. Operacin manual Realizacin de una operacin den forma manual especficamente.

Documentos y copias representa un documento y sus respectivas copias manejadas dentro de un procedimiento.

Decisin Punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o mas opciones

Archivo representa un archivo comn o corriente de oficina.

Lneas de flujo Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Dato Elementos que alimentan y se generan en el procedimiento.

Simbologa OTIDA
Operacin, cada una de las acciones paro o etapas, fsicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. Transporte, indica el movimiento de los empleados, materiales y equipo, de un lugar a otro.

Inspeccin, indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Demora, este smbolo indica la demora en el desarrollo de los hechos.

Almacenaje, indica el deposito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

solicitante
inicio
Solicitud de

Reclutamiento y seleccin

Ejemplo de diagrama de flujo Registro y control

empleado Requisitos de empleo

Realiza una insercin del anuncio de vacantes

Entrevista final
aprobado ?

Cumplir con los candidatos ocurrid o Comprobante de aprobacin de documentos

Realizar contratacin
Emisin aprobacin
Emisin de nota de aprobacin

Emisin de nota de aprobacin

fin

Anlisis y descripcin de puesto

O Tras establecer sus reas y los niveles jerrquicos, la

organizacin requiere definir funciones puesto por puesto. O Un puesto es la unidad bsica de trabajo; estos precisan una descripcin de funciones, generada por medio del mtodo del anlisis depuestos, por lo que el anlisis y la descripcin son dos herramientas clave. O El anlisis de puestos es un mtodo administrativo para estudiar las unidades de trabajo, que consiste en separar todas las actividades que se realizan en un puesto y las partes que lo conforman a fin de conocer a detalle sus componentes, que sirven de base para otros estudios relacionados con la organizacin de la empresa, como remuneracin de sueldos y salarios, capacitacin, reclutamiento, y desarrollo de habilidades de los ocupantes de los puestos. Los anlisis de puestos son una herramienta de diseo estructural fundamental.

MTODO DE ANLISIS DEL PUESTO Y DATOS.

Requiere un cuestionario que nos arroje los siguientes datos

a) Identificacin del puesto y datos generales b) Descripcin genrica c) Descripcin analtica d) Requerimientos e) Responsabilidades f)

Funciones fsicas en que se realiza el trabajo

Manuales de organizacin
1. Portada e ndice 2. Presentacin del documento y funcin del mismo 3. Antecedentes histricos

4. Estrategia corporativa
5. Objetivos financieros 6. Organigrama general o por reas 7. Descripcin de los principales procesos

productivos 8. Descripcin depuestos por funciones/competencias