Administracin Efectiva del Crdito y las Cobranzas

Taller

Econ. Erik Alezones R.

El Crdito
El trmino crdito proviene del latn creditum, de credere, tener confianza. Podemos definir el crdito como: La entrega de un valor actual, sea dinero, mercanca o servicio, sobre la base de la confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un inters pactado(1)

Importancia del crdito

Aumento en los volmenes de venta Incremento en la produccin de bienes y servicios Elevacin del consumo Creacin de fuentes de trabajo Fomento en la adquisicin y uso de ByS Desarrollo tecnolgico Ampliacin y apertura de nuevos mercados

Funcin del crdito como proceso administrativo

FASE MECNICA
PREVISIN (Obj., Invest., Cursos Alt. de Accin) PLANEACIN ( Polticas, Proced. Prog., Presup. Pronost.) ORGANIZACIN ( Funciones, Jerarquas, Obligaciones)

FASE DINMICA
INTEGRACIN (Seleccin, Introduccin, Desarrollo, Integracin) DIRECCIN ( Autoridad, Comunicacin, Supervisin) CONTROL ( Normas, Operacin, Interpretacin)

Concepto de la funcin de crdito

Finanzas y Administracin

Empresa
Mercadotecnia Produccin

Por su naturaleza

Clasificacin del Crdito

Propio Necesario Natural Monetario

Por la calidad de las cosas en que consiste la prestacin

Por el vencimiento

Por las personas

A trmino (A corto plazo o a largo plazo) A plazo (Denunciable o No denunciable) Pblico Privado

Por la garanta

Por el objeto

Personal (directo o aunado a un fiador) Real (Mobiliario o Inmobiliario) De consumo Productivo (Comercial, Popular, Agrcola, Turismo, etc.)

Clasificacin de la actividad crediticia

Segn su uso

Con base a los documentos que respaldan la operacin

Crdito de Inversin Crdito bancario Crdito comercial Crdito al consumo

En atencin a las condiciones de pago

Documentos de crdito bancario y comercial( garanta hipotecaria, reserva de dominio, letra o pagar garantizado, etc.) Documentos de crdito de inversin (bonos y pagars hipotecarios, obligaciones con garantas especficas, etc.) Crdito normal o contado comercial Crdito a plazos Crdito fijo con lmite renovable (rotativo) Crdito garantizado Crdito fijo Crdito Pblico Crdito Privado Crdito Mixto

Por el sujeto

Decisiones de otorgamiento de crdito

Establecimiento de normativas

Pedidos iniciales

De aprobacin automtica No sujetos a aprobacin automtica Con base al monto pedido Para un plazo determinado Pedidos que exceden la lnea de crdito

Lneas de crdito

Condiciones especiales Condiciones competitivas Decisiones basadas en informacin limitada

Evaluacin de la Solicitud de Crdito

Tcnicas aplicadas al anlisis de crdito

Anlisis Vertical (se cuenta son los estados de un solo ao)

Balance General Estado de Resultados Estado de orgen y aplicacin de fondos

Anlisis Horizontal o Comparativo

Se utilizan los estados financieros de dos a tres aos

Anlisis Vertical

Balance General

Activos

Circulante

Efectivo, Caja y Bancos, Ctas. X Cobrar, Inventarios. Terrenos, edificios, maquinaria, equipos, vehculos, mobiliario, etc. Pagos anticipados Seguros, etc.

Fijos

Otros Activos

Partidas

Pasivo

Circulante
Cuentas por pagar Deuda a corto plazo Impuestos por pagar Contribuciones por pagar

Provisiones Dividendos declarados no pagados

Ratios

ndice de Liquidez =

Activo Circulante Pasivo Circulante

Prueba cida =

Activo Circulante - Inventarios Pasivo Circulante

Productividad de las ventas =

Utilidad Neta
Ventas Netas

Rotacin de Cuentas por cobrar =

Promedio de cuentas x cobrar ventas a credito 360

Plazo Medio de Cobro =

Rotacin de Cuentas por Cobrar

Orgen y Aplicacin de Fondos

Los recursos de una empresa se originan:

De las utilidades netas De los aumentos de capital De las disminuciones del activo De los aumentos de pasivo De la disminucin de capital de trabajo Aumentos en el pasivo circulante Aumentos en el capital contable

Y pueden aplicarse en:

Absorber las prdidas del ejercicio Incrementar los activos Disminuir los pasivos Disminuir el capital Incrementar el capital de trabajo

La lnea de crdito

Los medios bsicos de control consisten en asignar a cada cuenta una lnea de crdito, indicando el monto mximo a ser aprobado. La lnea de crdtio se establece por la necesidad del cliente de tener los productos y servicios en cuestin y por su capacidad de pagar las deudas

La lnea de crdito

Con base en el monto pedido

Se debe establecer cual es el monto mximo a ser aprobado automticamente. Montos superiores deben ser aprobados mediante investigacin adicional. Si no es posible por razones de tiempo, se le debe indicar al cliente el voto de confianza que se le brinda y la importancia de mantenerla a costa de perder la lnea en su totalidad.

La lnea de crdito

Con base a un plazo determinado En este caso se establece un monto mximo peridico, el cual es aprobado sin mayores reservas, independientemente del saldo total que tenga en las cuentas.

En caso de que los pedidos excedan la lnea de crdito?

Se deben hacer las siguientes consideraciones:

Las deudas del cliente guardan proporcin con sus activos realizables? Los pagos a proveedores son oportunos? Existen demandas de pagos de otros proveedores? Existen indicios de descuido o irresponsabilidad por parte del personal del cliente?

Trmite de cuentas vencidas

Cuando la revisin de las cuentas arroja que el otorgamiento de un crdito mayor, existiendo facturas pendientes, implica un riesgo inconveniente, debern iniciarse gestiones de cobro enrgicaspero cordiales.

La cobranza

Quien se identifica con los siguientes argumentos:

A mi no me gusta cobrar A mi no me gusta que me cobren No me gusta andar detrs de la gente para cobrarle Es la parte del trabajo que no me gusta A quien le gusta que le cobren?

La cobranza

Cobrar da mal sabor, porque alguna vez lo sentimos o alguna vez lo propinamos. Generalmente esperamos que nuestros clientes honren sus compromisos, pero no pensamos en que nosotros mismos pudimos propiciar su conducta morosa. Ej.

Quin es el responsable de la Cobranza?

Polticas y Procedimientos de Cobranzas

El propietario El vendedor El analista de crdito y cobranzas El mensajero Otra persona El Ejecutivo de Cuenta

Polticas y Procedimientos de Cobranzas

Administracin de las cuentas por cobrar El comit de crdito

Gerente de Crdito y Cobranzas El tesorero El analista de crdito y cobranzas El Vendedor o Ejecutivo de Cuenta

Es de capital importancia establecer una clara y coherente poltica de cobranzas. Se debe especificar al momento del otorgamiento del crdito las condiciones de la venta, el plazo estipulado, el monto mximo permitido y las penas a aplicar en caso de retrasos importantes en el pago de las facturas. Ej.: Intereses de mora.

Procedimientos de Cobro

El Estado de Cuenta La gestin telefnica La Carta tipo La concertacin de visita de cobro La presencia del comit de crdito La va ejecutoria

Procedimientos de cobro

El estado de cuenta, enva una seal al cliente de que su cuenta esta atrasada, y se le conmina a regularizar su situacin o a establecer comunicacin para buscar alternativas de solucin. Es una medida persuasiva, discreta y elegante.

Procedimientos de cobro

La gestin telefnica, permite conocer y establecer las causas de la morosidad mediante un canal econmico. Hay que manejar tcnicas de telemarketing para que la comunicacin no pueda parecer ofensiva ni intimidante. Actualmente se puede utilizar los medios electrnicos como el e-mail, pero no es tan efectivo como la atencin telefnica.

Procedimientos de cobro

La carta tipo, indica al cliente que su caso es de especial atencin, y es de conocimiento de las autoridades de la empresa. La misma debe ser cordial, respetuosa y brindar la oportunidad de solventar la situacin en los mejores trminos. Es persuasiva e imprime mayor inters en la gestin.

Procedimientos de cobro

La visita de cobro, debe ser efectuada por aquella persona que mantenga mayor contacto con el cliente, bien sea el ejecutivo de cuenta, el vendedor o cualquier integrante del comit de crdito. Reviste una visita cordial, pero dejando claro el esfuerzo que se realiza por resolver la situacin.

Procedimientos de cobro

La presencia del comit de crdito resulta necesaria cuando los procedimientos persuasivos se ha agotado, cuando el monto involucrado es importante y cuando se detectan indicios de irresponsabilidad o negligencia por parte del cliente. Comnmente asiste el Gerente de Crdito con otro alto funcionario de la empresa, incluso el propietario.

Procedimientos de Cobro

La va ejecutoria es aplicada como ltimo recurso y cuando se ha detectado cualquiera de las siguientes causas:

El cliente tiene capacidad de pago, pero no tiene intencin de hacerlo. Esta imposibilitado de cubrir todas sus obligaciones y paga aquellas que ejercen la mxima presin Esta imposibilitado para pagar a sus acreedores y en breve tiempo podr declararse en quiebra

Problemas frecuentes de cobranzas

Problemas frecuentes de cobranzas

Descuentos no devengados Nuevos pedidos con saldos vencidos Esfuerzos especiales de cobro

Falta de respuesta del cliente Circunstancias especiales Solicitud de ampliacin de plazos Otros

"Si es bueno vivir, todava es mejor soar, y lo mejor de todo, despertar."

Antonio Machado

Bibliografa Recomendada

Villaseor Fuente, Emilio. Elementos de Administracin de Crdito y Cobranza. 4ta ed. 2007. Trillas. Mexico. Alessandra, Tony, Jim Cathcart y Phillip Wexler. Vender por Objetivos. 1ra ed. 2005. DEUSTO. Espaa.

Econ. Erik Alezones Ruiz ealezones@gmail.com 0414 4132369

Tanto gusto de estar con ustedes!