Plan de Comunicacin del Proyecto

Clifford F. Gray Erick W. Larson

EQUIPO 1 Y 2

Plan de Comunicacin

La comunicacin es un elemento clave para coordinar y rastrear los programas, problemas y acciones.
El plan plantea un diagrama del flujo de informacin entre los diferentes participantes y se convierten en parte integral del plan general del proyecto.

Objetivo

El objetivo de un plan de comunicaciones para el proyecto es expresar qu, quin, cmo y cundo se transmitir la informacin a los interesados en el proyecto,de tal manera que sea posible rastrear los programas, problemas y acciones.

Preguntas Fundamentales
Los planes de comunicacin atienden a las siguientes preguntas fundamentales: Qu informacin hay que recopilar quin tiene que hacerlo? Quin recibir esta informacin? Qu mtodos se utilizarn para recopilar y almacenar informacin? Cules son los lmites, si hubiese alguno, para que alguien tenga acceso a determinada informacin? Cundo se comunicar la informacin? Cmo se comunicar la informacin?

Implica
El desarrollo de un plan de comunicacin que responda estas preguntas suele implicar lo siguiente: 1.-ANLISIS DE LOS INTERESADOS Identifique los grupos objetivos. En general, stos pueden ser el cliente, el patrocinador, el equipo del proyecto, la oficina del proyecto, y cualquiera que requiera informacin del proyecto para tomar decisiones y/o ayudar a que ste se lleve a cabo.

2.-NECESIDADES DE INFORMACIN Qu informacin es pertinente para los interesados que contribuyen al progreso del proyecto? sta informacin se solicita para que puedan tomar decisiones estratgicas y administrar los proyectos del portafolio.

Los miembros del equipo del proyecto necesitan ver los calendarios, las listas de tareas, las especificaciones y cosas semejantes para que sepan qu necesita hacerse a continuacin. Reportes del avance del proyecto Aspectos a entregar Acciones Modificaciones en el alcance Reuniones del equipo para evaluar el avance Modificaciones en las solicitudes sobresalientes

Diagram
3.-FUENTES DE INFORMACIN Cuando se identifican las necesidades de informacin, el siguiente paso es determinar las fuentes de sta. Es decir, dnde se encuentra?, Cmo se va a recopilar?. Por ejemplo: La informacin que se refiere al informe de eventos sobresalientes, reuniones del equipo y sobre el estado del proyecto deben localizarse en las minutas y en los reportes de los diversos grupos.

4.-MODOS DE DISEMINACIN En el mundo de hoy, las reuniones tradicionales para reportar los avances se complementan con el correo electrnico, las teleconferencias y diversos programas que comparten bases de datos para circular informacin. En particular muchas empresas estn utilizando Internet para crear una Oficina Virtual del proyecto para almacenar la informacin relativa a ste.

En algunos casos, se enva la informacin adecuada en forma automtica a los interesados clave. Sin embargo sigue siendo crucial entregar una copia de respaldo impresa sobre algunas modificaciones y acciones en el proyecto a varios interesados.

5.-RESPONSABILIDAD Y OPORTUNIDAD Determinar quin enviar la informacin. Por ejemplo, una prctica comn es hacer que los secretarios de las reuniones enven las minutas o la informacin especfica a los interesados pertinentes. En algunos casos, la responsabilidad est en el administrador de proyecto o en la oficina de proyecto. Es necesario determinar la oportunidad y la frecuencia de distribucin apropiada de la informacin.

Ventaja
La ventaja de establecer un plan de comunicaciones es que en lugar de responder a las solicitudes de informacin, usted controla el flujo de la informacin. Esto reduce la confusin y las interrupciones innecesarias y puede darles a los administradores de proyecto una mayor autonoma.

Por qu? Al informarles de manera regular cmo van las cosas y qu est sucediendo, la alta direccin puede sentirse ms cmoda de dejar que el equipo termine el proyecto sin interferencias.

No se exagera cuando se pone de relieve la importancia de establecer un plan directo para transmitir informacin relevante sobre el proyecto. Muchos de los problemas que pueden afectarlo se remontan a dedicarle muy poco tiempo al establecimiento de un plan bien fundamentado de comunicaciones internas.

Plan de comunicaciones del proyecto de Shale Oil Research

Qu informacin Reporte de los eventos importantes Agendas y reportes de avance del proyecto Reportes del estado del equipo Reportes de asuntos Reportes de aumento Desempeo de los proveedores externos Solicitudes aceptadas del cambio Pblico objetivo Alta direccin y administrador de proyecto Personal y cliente Administrador y oficina de proyecto Personal y cliente Personal y cliente Personal y cliente Oficina de proyecto, alta direccin, cliente, personal y administrador de proyecto Alta direccin y administrador de proyecto Cundo? Cada 2 meses Mtodo de Comunicacin Correo electrnico y copia de respaldo Correo electrnico y copia de respaldo Correo electrnico Correo electrnico Reunin y copia de respaldo Reunin Correo electrnico y copia de respaldo Proveedor Oficina de proyecto

Cada semana Cada semana Cada semana Cuando se requiera Cada 2 meses En cualquier momento

Administrador de proyecto Encargado del registro del equipo Encargado del registro del equipo Administrador de proyecto Administrador de proyecto Departamento de diseo

Decisiones de supervisin de lmites

Cuando se requiera.

Reporte de la reunin por correo electrnico

Grupo de supervisin u oficina de proyecto