MODELO DE COSTOS ABC

GERENCIA Y DESARROLLO DE SOFTWARE FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN PRESENTADO POR ALEJANDRO ORDOEZ PROFESOR SANTIAGO ZUIGA

Debilidad de los sistemas de costos tradicionales Los sistemas de costos tradicionales no van ms all de presentar una metodologa para calcular costos de los inventarios o elaborar registros contables. Algunas limitaciones de estos sistemas tradicionales son: Se orientan ms hacia la parte formal de la contabilidad de costos prefiriendo el manejo del inventario permanente. No formulan de forma objetiva los costos indirectos No hace nfasis en la reduccin de costos No estn diseados para gerenciar el costo No estn orientados a crear una cultura del costo

Costeo basado en actividades ABC Es una filosofa que adems de ser confiable contribuye con un concepto novedoso: Los productos o servicios (objetos de costo) no consumen recursos, consumen actividades. Esta propuesta metodolgica abri el camino para encontrar la solucin a la distribucin de los costos indirectos, y posteriormente fue la base para desarrollar lo que hoy se conoce como administracin basada en actividades CBA Los costos indirectos ya no se asignan directamente a los productos o servicios; se asignan primeramente a las actividades. Ningun procedimiento hasta ahora conocido para distribuir el elemento del costo puede garantizar tanta precisin en la determinacin de los costos unitarios.

Fundamentos
El ABC es un modelo gerencial y no contable

Fundamentos
Los productos o servicios (objetos de costo) consumen actividades

Fundamentos Considera como recursos tanto los costos como los gastos.

Acierta en las relaciones de causalidad entre los recursos y las actividades y entre estas y los objetos de costo (productos o servicios).
El recurso se consume porque hay una actividad que lo utiliza y el producto adquiere costo por que consume una actividad que cuesta. Su enfoque es sistmico poco interesan las jerarquas departamentales Es la base fundamental para desarrollar la administracin basada en actividades Si no existe compromiso del grupo, sus objetivos fracasan

Macro proceso
Es el conjunto de procesos estratgicos, que por su mayor nivel de jerarqua, estn relacionados directamente con las principales reas de gestin de las entidades. Un nmero reducido de macro procesos conforman la misin de la entidad. - Macro procesos en una empresa industrial: Administracin, finanzas, produccin y mercadeo. - Macro procesos en una entidad de educacin: Administracin, investigacin, extensin, docencia.

Procesos
Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a este, y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organizacin para suministrar resultados definitivos. El proceso es una secuencia de eventos organizados para lograr resultados predeterminados y reproducibles.

Algunas caractersticas de los procesos:

Son cclicos y repetitivos Utilizan materia prima suministrada por un cliente interno o externo Tienen recursos programables Tienen propsitos claros Tienen un responsable por cada proceso Tienen lmites inferior y superior Tienen procedimientos bien documentados, obligaciones de trabajo y requisitos de entrenamiento Tienen controles de evaluacin y retroalimentacin Generan unos resultados llamados productos o servicios que tienen medidas de evaluacin y objetivos que se relacionan con el cliente Tienen tiempo de ciclo conocido

Clasificacin de los procesos

Segn su objeto Procesos primarios Procesos secundarios o de soporte Segn su aporte a la generacin de valor Procesos que agregan valor Procesos facilitadores o de apoyo Procesos administradores de activos

Clasificacin de los procesos

Segn la percepcin del cliente Procesos operativos Procesos relacionados con la atencin al cliente Procesos de desarrollo de negocios Procesos administrativos Procesos de soporte Segn las teoras gerenciales Procesos gerenciales Procesos organizacionales

Un ejemplo de procesos que corresponden al macro proceso administracin pueden ser entre otros:
Gestin de tesorera Gestin contable Gestin de nmina Gestin humana Gestin de inventarios Gestin de costos

Sub procesos o macro actividades

Son aquellas actividades estratgicas que se diferencian claramente e integran un proceso. Dentro del proceso de Gestin humana se encuentran las siguientes macro actividades o sub procesos: Elaborar un registro de entrada Elaborar un registro de retiro Disear polticas salariales Definir las normas de salud ocupacional

Actividades
Es un conjunto de tareas homogneas que tienen un objetivo comn. Son realizadas por un individuo o grupo de individuos y tienen las siguientes caractersticas: Suponen o dan lugar a un saber o hacer especifico Emplean una serie de recursos fsicos, humanos, tecnolgicos Son tareas homogneas desde el punto de vista de sus comportamiento, costo y ejecucin Permiten tener un resultado sea interna o externamente (producto) Estn enfocadas en satisfacer necesidades especficas de un cliente que puede ser interno o externo.

La macro actividad elaborar un registro de entrada est conformada por las siguientes actividades:
Diligenciar documento de posesin Verificar exmenes de diagnstico medico Elaborar hoja de vida Informar novedad nomina Expedir documento de identificacin Archivar documentacin

Las actividades constituyen la base de gestin ms coherente con una filosofa de mejoramiento continuo.

Las actividades ofrecen entre otras las siguientes ventajas:

Constituyen la base para el cambio Orientan la estrategia corporativa Complementan el mejoramiento continuo Son comprendidas fcilmente por los usuarios Pueden ser medidas objetivamente Constituyen un concepto universal dentro de la organizacin Establecen coherencia con los saberes Las actividades son las que consumen recursos La racionalizacin de costos debe hacerse mediante un rediseo de actividades y no con base en la disminucin de recursos a cualquier precio

Clasificacin de las actividades:

Segn su categora Actividades de nivel unitario Actividades a nivel de lote Actividades a nivel de producto Actividades a nivel de empresa Segn las funciones Las actividades pueden identificarse de acuerdo con el rea al que estn adscritas

Clasificacin de las actividades:

Segn su participacin en el costo de los productos Actividades primarias Actividades secundarias Segn su periocidad Actividades repetitivas Actividades no repetitivas Segn su aporte a la generacin de valor Actividades generadoras de valor agregado Actividades no generadoras de valor agregado

Recursos
Son todos los medios utilizados en el desarrollo de las actividades debidamente agrupados segn sus caractersticas homogneas. En este sistema, recursos son tanto los grupos homogneos de costos como los de gastos. Dentro de los recursos tenemos entre otros: Nomina Honorarios Maquinaria Edificios Equipo de oficina

Los recursos se pueden clasificar como contables y no contables

Los recursos contables son aquellos constituidos por las cuentas de costos y gastos que directamente provee la contabilidad financiera. Los recursos no contables: Son aquellos constituidos por grupos de cuentas extracontables, es decir, por cuentas que por principios de contabilidad no se deben registrar en la contabilidad financiera.

Objetos de Costo
Representan todo aquello que en ltima instancia se desea costear o que es la razn de ser del negocio, como servicios, productos, rdenes de fabricacin, clientes, mercados o proveedores. Ejemplos de objetos de costo: En una institucin educativa: Los proyectos de investigacin, las consultoras, los diplomados, las especializaciones, los pregrados. Tambin pueden ser objetos de costo: Una asignatura especfica, la edicin de un libro, un semestre acadmico entre otros. En una institucin de salud: Todos los servicios de salud oral, las intervenciones quirrgicas, los exmenes de laboratorio, las ayudas diagnsticas, los programas de promocin y prevencin. En una empresa industrial: Todo el portafolio de productos, los mercados, los clientes.

Direccionador o conductor (Cost Driver)

Es un criterio de aplicacin o distribucin de todos aquellos parmetros convencionales que se toman referencia para hacer una asignacin objetiva y razonable de costos, que indica cmo se distribuyen los recursos a las reas de responsabilidad, de qu manera se distribuyen los costos de las reas de responsabilidad a las actividades y finalmente como se distribuyen estas a los objetos de costo. Dependiendo de los niveles que se crean en la estructura de costos, los direccionadores pueden ser primarios, secundarios, terciarios etc.

Son direccionadores los siguientes:

Nmero de empleados rea en metros cuadrados Kilovatios consumidos Porcentaje del tiempo Mano de obra total ponderada Nmero de pedidos Full time employeed Nmero de quejas y reclamos

Como implementar ABC

Paso previo:

Siempre se debe contar con una propuesta que viene del cliente interno o externo la cual describe claramente el compromiso que se adquiere. Una propuesta debe contener como mnimo los siguientes componentes: Presentacin del grupo de trabajo Justificacin del proyecto Objetivos general y especficos Metodologa Alcance del trabajo Recursos necesarios Duracin y cronograma

La negociacin
La aceptacin de la propuesta se traduce en la elaboracin de un acuerdo de compromiso donde se deja constancia que la propuesta hace parte del acuerdo.

La instalacin
La empresa dispondr de los recursos necesarios como por ejemplo un espacio fsico, dotado de equipo de oficina donde pueda laborar el equipo de trabajo.

PASO UNO
Establecimiento del proyecto Se debe conocer de forma cabal la empresa y esto se logra mediante el estudio de: Estatutos Misin Visin Objetivos corporativos Polticas Carta Organizacional Manuales de funciones

PASO UNO
Establecimiento del proyecto Se debe conocer de forma cabal la empresa y esto se logra mediante el estudio de: Manuales de procedimientos Portafolio de productos y servicios reas de responsabilidad Planes a corto y largo plazo Desarrollo organizacional Recursos

PASO UNO
Establecimiento del proyecto Se debe conocer de forma cabal la empresa y esto se logra mediante el estudio de: Empleados Metas estratgicas Y todo lo dems que sea necesario para obtener una visin objetiva de la entidad Planeacin y cronogramas Capacitacin al personal Sensibilizacin

PASO DOS DIAGNOSTICO DE LA CONTABILIDAD La contabilidad debe garantizar un buen manejo de toda la informacin por ser una de las principales fuentes de alimentacin del modelo ABC

reas de responsabilidad Este paso pretende asegurar que la contabilidad ofrezca de manera expedita la informacin para calcular fcilmente todos los objetos de costo que se formulen. Los centros de costos son partes de la empresa que ameritan una acumulacin exhaustiva de sus recursos, con el propsito de planear y controlar sus consumos, la medicin y evaluacin de cada centro ser importante dentro de la planeacin y administracin de la entidad.

PASO TRES DISEO DE LOS OBJETOS DE COSTO PASO CUATRO DISEO DEL DICCIONARIO DE PROCESOS Y ACTIVIDADES PASO CINCO DISEO DELA ESTRUCTURA DE NAVEGACION DEL ABC PASO SEIS INFORMACION SOBRE ACTIVIDADES

PASO SIETE IDENTIFICACION DE LOS RECURSOS CONSUMIDOS POR LA EMPRESA

PASO OCHO DEFINICION DE LOS DIRECCIONADORES O CONDUCTORES PASO NUEVE HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES PASO DIEZ CALCULO DE LOS COSTOS UNITARIOS Y NIVELES DE PRODUCCCION U OPERACIN PASO ONCE IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DEL MODELO

BIBLIOGRAFIA
Costeo basado en actividades ABC: gestin basada en actividades ABM Escrito por Joaqun Cuervo Tafur,Jair Albeiro Osorio Agudelo ECOE EDICIONES