METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA - PLANEACIN

Paola Alexandra Arteaga Deivan Valencia Hugo Alejandro Muoz Helen Andrea Snchez

Enfoque
La metodologa de auditora administrativa tiene el propsito el de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ETAPA S

PLANEACIN

PLANEACIN

1.Objetivo 2. Factores (56) 3. Fuentes de informacin Internas Externas 4. Investigacin preliminar 5. Preparacin del proyecto de auditora Propuesta tcnica Programa de trabajo Responsabilidad Capacitacin Actitud Diagnstico preliminar

QUE ES LA PLANEACIN DENTRO DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA?

La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes

1. OBJETIVO

Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomado en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

OBJETIVOS PRINCIPALES DE LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

Familiarizarse con las operaciones y peculiaridades de la unidad Estudiar la reglamentacin aplicable Identificar las fuentes de informacin Evaluar los controles internos y riesgos asociados Identificar los programas utilizarn.

PASOS A EFECTUARSE DURANTE LA PLANIFICACIN

Asignar

el equipo de trabajo Notificar el comienzo de la auditora Estudiar los documentos Preparar un Plan de Trabajo y Tiempo para la Planificacin Evaluacin de los factores internos y externos de la unidad

2. FACTORES A REVISAR
Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin de determinan en funcin de dos vertientes. EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Constituyen en la razn de ser de cada fase y son el marco de referencia para analizar la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y entorno. ELEMENTOS ESPECFICOS Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, as como su contribucin al funcionamiento de la organizacin

PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapa:

PLANEACIN

Propsito estratgico:
Definir el marco de actuacin de la organizacin

Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

ELEMENTO ESPECFICO ADQUISICIONES ALMACENES E INVENTARIOS ASESORA EXTERNA ASESORA INTERNA COORDINACIN DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EXPORTACIONES GLOBALIZACIN IMPORTACIONES INFORMTICA ATRIBUTO FUNDAMENTAL Abastecimiento de recursos Resguardo y canalizacin de recursos Soporte especializado con visin de negocio Asistencia para elevar el desempeo Determina la unidad de accin Disposicin de instalaciones Alternativa de expansin Apertura a un mercado mundial Insumos de origen extranjero Manejo alterno de informacin

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

ELEMENTO ESPECFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

INVESTIGACIN Y DESARROLLO MARKETING OPERACIONES PROVEEDORES PROYECTOS RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD SERVICIO A CLIENTES SERVICIOS GENERALES SISTEMAS

Despliegue de creatividad e innovacin Desplazamiento y ubicacin de productos

Generacin de productos y servicios

Suministro de insumos Promueven la unidad de propsito Manejo, registro y control de recursos Capacidad de rebasar expectativas Desarrollo de condiciones de operacin Definen la distribucin interrelacionada de componentes

3. FUENTES DE INFORMACIN
Internas: rgano de gobierno, rganos de control interno, niveles de la organizacin, socios, unidades estratgicas del negocio, comisiones, comits y grupos de trabajo, sistemas de informacin. Externas: Normativas, organizaciones anlogas, organizaciones lderes, Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias, proveedores, redes de informacin, clientes y usuarios.

4. INVESTIGACIN PRELIMINAR
Los factores a auditar, requiere de una investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa. Esta etapa implica revisar aspectos Tcnicos y legales Informacin del campo de trabajo Dems documentos La realidad INFIERE en la restructuracin los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Criterios necesarios para esta Tarea:

Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin

5. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

5.1) Propuesta tcnica Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla Objetivos: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: reas de aplicacin Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo

5.2 PROGRAMA DE TRABAJO

Identificacin: nombre de la auditora Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementacin rea(s): universo bajo estudio Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos especficos para captar la informacin Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar Avances.

5.3 ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD

Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de esta o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que crea necesario. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de la organizacin, pero cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. La organizacin puede contratar un servicio externo especializado en la materia, o puede tambin combinar un equipo interno como externo ella.

5.4 CAPACITACIN A persona o equipo designados, no solo en cuanto al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, y todo el proceso para la implementacin de la auditoria. Conocer al personal asignado que se persigue, las reas involucradas, calendarizacin de actividades, documentos de soporte, la informacin a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinacin y supervisin El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, mandos medios y operativo segn corresponda.
5.5 Actitud La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital importancia

6. DIAGNSTICO PRELIMINAR (LA PERCEPCIN QUE EL AUDITOR TIENE DE LA ORGANIZACIN COMO PRODUCTO DE SU EXPERIENCIA Y VISIN)

Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se debe preparar un marco de referencia que fundamente el porque surge la necesidad de auditar, debiendo considerarse los siguientes elementos, Gnesis de la organizacin Creacin de la organizacin Cambios en la composicin jurdica Traduccin del objeto en estrategias Manejo de la delegacin de facultades

DIAGNSTICO PRELIMINAR (LA PERCEPCIN QUE EL AUDITOR TIENE DE LA ORGANIZACIN COMO PRODUCTO DE SU EXPERIENCIA Y VISIN)

Infraestructura Esquema de operacin (procesos/funciones) Estilo de administracin Modificaciones en la estructura organizacional Nivel de desarrollo tecnolgico Forma de operacin Desempeo registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones Posicin competitiva Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores

TERMINA LA FASE DE PLANEACIN Y SIGUE INSTRUMENTACIN

PLANEACIN

Recopilacin de la informacin Tcnicas de recoleccin Medicin Papeles de trabajo Evidencia Supervisin del trabajo

fases

Examen y Evaluacin

Entrevistas previas Definicin del rea a investigar Determinaci n de detalles a Estudiar

Identificaci n

Planeacin
Medio Ambiente Documentos Legales Medios Administrativos

Programac in
Alcance y limitaciones del estudio

Capacitacin de necesidade s __________ Solicitudes

Estudio
preliminar

Identificacin

Naturaleza
Para conocer

real del Problema

Y objetivo del Estudio

Registros Contables

Planeacin de la Auditoria Administr ativa

Recursos Necesarios

Programa recursos Tiempos Costos

Graficas Informacin Requerida

Estadsticas Graficas Documentos

Aspectos Generales

Metodologa de la planeacin de un estudio de Auditoria administrativa, de

Elementos del proceso Administrativo

Propuesta de Otros Estudios Compleme ntarios

reas Funcionales