Gestión de Proyectos JBC

Gestin de proyectos
Relator Juan Bravo C. Doctor por la Universidad de Lleida Presidente Evolucin, Centro de Estudios Avanzados
Cooperan: Vctor Silva B., Hernn Osorio W. y Juan Cubillos B. Ingenieros Civiles Industriales, Integrantes del equipo de Evolucin, Centro de Estudios Avanzados
Gestin de Proyectos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C. 1
Lenguaje comn
Visto por el analista
Como lo entendi el programador
Como fue programado
Como fue implementado
Modificado por operaciones para procesarse
Lo que el usuario quera

2
Gestin de Proyectos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.
El Problema
La
mala calidad de los proyectos en las organizaciones pblicas y privadas provoca prdidas anuales por miles de millones de dlares a esas mismas empresas y mucho ms en el medio, siendo un generador de pobreza
La Solucin
Incorporar
un proceso de gestin de proyectos para trabajar con calidad (las organizaciones que lo han hecho redujeron su costo por malos proyectos prcticamente a cero)
Incorporar la Visin Sistmica (VS)

Hablamos de pensamiento sistmico, enfoque sistmico, aceptacin del caos y de la complejidad, visin area... Es un paradigma nuevo, de visin amplia, ve las conexiones Palabras clave: viabilidad, autoorganizacin, sinergia, autorregulacin, autonoma
Direccin del cambio en la VS

Sntesis: ubicar el sistema en su entorno y apreciar las interacciones que se producen en todas direcciones. Luego entender la misin del sistema mayor al que pertenece, la misin propia y la de los elementos que le rodean. Despus alinear intereses Ideal Qu queremos? y por qu? Visionar
Ideal Factible
Realidad actual
Cmo aplicar la VS a la Gestin de proyectos?

Conocer bien el problema Reconocer la importancia de la informacin Buscar varias soluciones Comenzar desde una visin de conjunto Enfatizar la coordinacin y la comunicacin
Mdulos
Trabajar
metodolgicamente Etapas genricas Prcticas transversales Buena gestin del proyecto
Mdulo 1.
Trabajar metodolgicamente
Trabajar metodolgicamente
Tres temas: Qu es mtodo? Mtodo GSP Modelo integral del cambio
10
Tema 1: Qu es mtodo?
Definicin de mtodo Gestin de riesgos en el proyecto Por qu trabajar con mtodo? Agregar valor Efecto de retroalimentacin positiva
11
Definicin de mtodo
Es guiar el desarrollo de proyectos de acuerdo con normas y procedimientos definidos Es un continuo que comienza desde una necesidad hasta aplicar mejora continua sobre la solucin. Debe ser completo Calidad segn rango de costos (grados) y expectativas Variables clsicas que deben ser atendidas$
Tiempo, costo y alcance Recomendacin: pared inamovible del plazo
Gestionar los riesgos
t
a
12
Gestin de riesgos en el proyecto
Comenzar desde un patrn de riesgos crticos en la organizacin (tambin patrones de las dems prcticas transversales) Identificar y priorizar Actuar: asumir el riesgo, minimizar, traspasar Realizar seguimiento Rel=patrn P Cx Retroalimentar
La magnitud del riesgo (R) se obtiene multiplicando el costo si ocurre (C) por la probabilidad de ocurrencia (P).
Por qu trabajar con mtodo?

Toda organizacin necesita un mtodo formal Disminuye los riesgos de los proyectos (o las certezas de atrasos y costos excedidos?) La globalizacin obliga a la certificacin El desafo de la calidad es ineludible Se disminuyen costos ocultos Costo de la no calidad Se logra trazabilidad Por agregar valor 100
80 60 40 20
Costo de la calidad
Agregar valor
Todo proyecto est enfocado en el cliente (ciudadano, paciente, usuario u otra denominacin) El mtodo lleva a descubrir verdaderas necesidades y soluciones creativas Se incrementa cada vez ms lo relevante (efecto de retroalimentacin positiva) Con mtodo las personas normales tienen rendimientos excepcionales (cubo Rubik, el proceso es repetitivo)
Efecto de retroalimentacin positiva
Una variable se incrementa cada vez ms

Aumentar el volumen de extraccin en una mina Aumentar la calidad de un producto Aumentar la satisfaccin del cliente Aumentar la investigacin Disminuir la contaminacin en Puchuncav (FRV) Disminuir la impuntualidad Disminuir reclamos de clientes Disminuir pobreza
Una variable se reduce cada vez ms

Hasta llegar a la necesidad superada

Ya no se necesitan ruedas de carreta
Tema 2. Mtodo GSP (Gestin Sistmica de Proyectos)

CFADIDO Mtodo genrico Incorpora la calidad La Gestin de la calidad
17
CFADIDO
Concepcin 28 prcticas Factibilidad transversales Anlisis Diseo Implementacin Despliegue Operacin / Mejora continua
Estudio Desarrollo MC
O
18
Mtodo Genrico
Abierto Con etapas genricas Amplio uso de tcnicas del medio Con apoyo de herramientas existentes Aplica desde la estrategia de la organizacin y los procesos del negocio Aprovecha el Efecto Consultor, incorporando apoyo externo en todo proyecto relevante para la organizacin
19
Incorpora la calidad

Adhesin a estndares y normas de calidad Actualizacin Informacin de calidad Pragmatismo Curso normal de los eventos (el camino correcto de un flujo para modelos visuales) SPPP (Simplificar Procesos y Potenciar Personas) Adaptacin a proyectos especficos Pasin por conocer la finalidad, el para qu
Objetivos, resultados, propsito alineado, etc
La gestin de la calidad
Control de calidad: clsico, slo reaccin Autocontrol: agrega participacin y ms compromiso Aseguramiento de la calidad: incorpora el concepto de proceso y de prevencin Gestin de la calidad: suma al cliente, la productividad y el trabajo en equipo para lograr finalidades
Tema 3: Modelo integral del cambio

Estrategia Personas Procesos
Tecnologa
Estructura
22
La mesa
Direccin estratgica Las personas son la clave Rediseo de procesos Estructura firme, liviana y flexible Todos los negocios son de alta tecnologa
Los veremos a continuacin...
Personas Estrategia Tecnologa Estructura
Procesos
23
Direccin estratgica
Conocer la misin del sistema de negocios Alinear la necesidad con la estrategia de la organizacin Conocer o definir los aspectos estratgicos (visin, misin, valores, etc ) de la organizacin y de cada proyecto Aplicar liderazgo estratgico
24
Las personas son la clave

Empoderamiento y participacin Sensibilizacin y capacitacin Gestin del cambio Motivacin y productividad Responsabilidad Social Negociacin Buena comunicacin y trabajo en equipo
Rediseo de procesos
Tener un mapa de procesos Levantar procesos Mejorar o Redisear los procesos Aplicar tcnicas relacionadas con la mayor productividad e los procesos:
Integralidad, Kanban, JIT, flujos tensados, etc.

Procesos de la estrategia
Entorno
Procesos del negocio

Procesos de apoyo
Entorno
26
Estructura firme, liviana y flexible

Nuevas funciones y cargos Un pterodctilo no es una mariposa grande Trabajo en equipo Externalizacin Empoderar Fluidez de la informacin
27
Alta Tecnologa
UML Orientacin a Objetos Desarrollo en espiral Uso de componentes reutilizables de software Enlace con herramientas CASE Amplia orientacin a la calidad (en lnea con CMM, ISO 9000 y Tick IT).
28
Mdulo 2.
Etapas genricas
29
Mdulo 2. Etapas genricas

Etapa 1. Concepcin Etapa 2. Factibilidad Etapa 3. Anlisis Etapa 4. Diseo Etapa 5. Implementacin Etapa 6. despliegue Etapa 7. Operacin
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Concepcin
Desde la direccin estratgica

Definiciones estratgicas Plan estratgico
Desde una confusin

Proceso: desde sntomas hasta causas races Enunciado del problema (iterativo) Evaluacin del problema: costos, ubicacin, descripcin, urgencia...
Factibilidad
Planteamiento de alternativas (visionar) Restricciones de la solucin Evaluacin de cada alternativa Evaluacin comparativa Decisin y plan de proyecto Algunas tcnicas en la etapa de factibilidad:
Evaluacin financiera y tcnicas de evaluacin de programas y proyectos. Metodologa de Marco Lgico (MML) Anlisis costo-beneficio para la evaluacin social de proyectos Idealizacin y creatividad Planificacin de proyectos
Anlisis
Estrategia Personas
Procesos Tecnologa
Estructura
Desde modelo integral del cambio (la mesa, tambin llamado modelo de negocios)

Todo comienza desde los procesos Veremos mapas de procesos y flujogramas de informacin
Procesos del Negocio
Modelamiento visual de procesos

1. 2. 3.
Proceso de Direccin Estratgica
Planear
Realizar
Controlar
Retroalimentar
Comercializar al detalle Comprar Proyectar ventas Comprar Producir Reponer
Vender
Entrega tienda A domicilio
Mapa de procesos Flujograma de informacin del proceso Listas de tareas de la actividad
Fabricar muebles
Vender
Procesos de Apoyo
Sustentabilidad Procesos Proyectos Calidad Contratos Tecnologa Y soporte
Personas
Contratar Capacitar
Compensar
Compras
Finanzas
Contabilidad
Servicios bsicos
Transporte
Legal
Desvincular
Proceso Comercializar al detalle: Etapa Vender con entrega en la tienda

CLIENTE VENDEDOR CAJERO BODEGA ADMINISTRATIVO DESPACHADOR
ANALISTA FINANZAS
Atender
NV
Recaudar
OE
CP2
LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: PREPARAR DESPACHO ROL: ADMINISTRATIVO
LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: ENTREGAR TAREA ROL: DESPACHADOR DESCRIPCIN DE LA TAREA desde la carpeta de GDs los 3 ejemplares de la GD. Forma FIFO en la bodega segn ubicacin indicada en la misma GD en la ficha de producto ubicada en el estante destinado al producto en el mesn de despacho, usa el lector de cdigo de barras junto con el cliente a quien pide firmar los 3 ejemplares de la GD (punto de control) los ejemplares 1 y 2 de la GD junto con el producto a travs del estafeta, cada ejemplar 3 de la GD firmada por el cliente
CP1
CP1 NV
Preparar despacho
GD4
GD3 GD2 GD1
GDs
TAREA
DESCRIPCIN DE LA TAREA
saludando segn protocolo y recibir la OE
Entregar
GD4 OE
Recibir al cliente Ingresar OE Imprimir GD Archivar OE y GD
Tomar GD Buscar producto Registrar Rebajar stock Verificar producto Entregar al cliente Enviar a finanzas
en el sistema de ventas y confirma que existe el stock

en 4 ejemplares, los 3 primeros para el despacho y el 4 para archivar en el archivador del rea administrativa de la bodega (punto de control) en la carpeta del mesn de despacho, ejemplares 1 a 3.
GD3 GD3s
Cuadrar
GD2 GD1
GD3
Guardar GD
NV: Nota de Venta, CP: Comprobante de pago, OE: Orden de Entrega, GD: Gua de Despacho
OBSERVACIONES: 1. Observar en que el cliente se sienta grato mientras espera 2. Asegurar la disponibilidad de GDs en blanco
OBSERVACIONES: 1. Mantener el orden de la bodega para la agilidad del proceso 2. Mantener el orden dentro de la carpeta de GDs
Otras listas de tareas: Atender, Recaudar y Cuadrar
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Proceso de Direccin Estratgica
Planear
Realizar
Controlar
Retroalimentar
Comercializar al detalle
Vender Comprar Proyectar ventas Comprar Producir Vender Reponer

Entrega tienda A domicilio
Procesos del Negocio
Fabricar muebles
Procesos de Apoyo
Sustentabilidad
Procesos Proyectos Calidad Contratos
Personas Tecnologa Y soporte

Contratar
Capacitar
Compras
Finanzas
Contabilidad
Servicios bsicos
Compensar
Transporte
Legal
Desvincular
Mapa de procesos: cadena de tiendas lnea blanca y electrnica Linhogar

FI de una etapa y versin del proceso

Proceso Comercializar al detalle: Etapa Vender con entrega en la tienda
CLIENTE VENDEDOR CAJERO BODEGA ADMINISTRATIVO DESPACHADOR
ANALISTA FINANZAS
Atender
NV
Recaudar
OE
CP2
CP1
CP1 NV
Preparar despacho
GD4
GD3 GD2 GD1
GDs
Entregar
GD4 OE
GD3 GD3s
Cuadrar
GD2 GD1
GD3
NV: Nota de Venta, CP: Comprobante de pago, OE: Orden de Entrega, GD: Gua de Despacho
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LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: ENTREGAR TAREA ROL: DESPACHADOR DESCRIPCIN DE LA TAREA desde la carpeta de GDs los 3 ejemplares de la GD. Forma FIFO en la bodega segn ubicacin indicada en la misma GD en la ficha de producto ubicada en el estante destinado al producto en el mesn de despacho, usa el lector de cdigo de barras junto con el cliente a quien pide firmar los 3 ejemplares de la GD (punto de control) los ejemplares 1 y 2 de la GD junto con el producto a travs del estafeta, cada ejemplar 3 de la GD firmada por el cliente
Tomar GD Buscar producto Registrar Rebajar stock Verificar producto Entregar al cliente Enviar a finanzas
OBSERVACIONES: 1. Mantener el orden de la bodega para la agilidad del proceso 2. Mantener el orden dentro de la carpeta de GDs
Relacin del FI con UML

Actividad del FI Caso de uso de alto nivel
Despachador Terminal en Bodega
Entregar
Entregar Busca el producto Usa el lector de cdigo de barras para leer la etiqueta de cada producto vendido En el sistema se rebaja el saldo Entrega el producto
Nota: una actividad computacional del FI se transforma en un Caso de Uso de alto nivel
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Diseo

Estrategia Personas
Procesos Tecnologa
Estructura
De todo el modelo de negocios Personas: sensibilizacin, capacitacin y nuevas labores Procesos en detalle: procedimientos, puntos de control... La nueva estructura, ambiente fsico y cultural Propuesta para adquisicin de hardware y software Diseo del software Clave: coordinar a todos los actores y conocer caractersticas de un buen diseo
Implementacin
Realizar, construir o implementar

Construccin, Pruebas unitarias, Pruebas generales Aceptacin de las pruebas, Instalacin piloto Integracin, pruebas finales e inspecciones Incorporacin de seguridad y auditora Puesta en marcha y perodo de prueba Capacitar, capacitar y... capacitar Completar la documentacin
Asegurarse que efectivamente la solucin se usa y gestin del cambio
40
Despliegue
Disponibilidad de equipamiento computacional, software y licencias Documentacin: manuales de usuario, del sistema, ayudas en lnea, etc Implementacin de una mesa de ayuda Capacitacin Instalacin personalizada
Durante la Operacin
Procedimiento de aceptacin de requerimientos menores Operacin de una mesa de ayuda Operacin regular de la aplicacin Considerar seguridad y auditora Seguimiento del proyecto Nuevo ciclo de desarrollo? Enlace con el mejoramiento continuo
42
Acerca de las etapas del GSP

Siempre hay una decisin antes de pasar a otra etapa La decisin incluye retroalimentacin respecto a la etapa anterior y la siguiente Se puede manejar una ficha por cada etapa. Es un informe con un formato definido La entrada a la etapa siguiente es la ficha de salida de la etapa anterior, con la decisin y observaciones del comit correspondiente. Incluye la designacin del equipo de trabajo. Siempre se tiene a la vista la ficha relacionada con la necesidad y las soluciones que se han ido dando.
Mdulo 3.
Prcticas transversales
44
1. DIRECCIN DEL PROYECTO 2. PLAN DE LA ETAPA 3. EXPOSICIN DE LOS PLANES 4. RETROALIMENTACIN 5. EL EQUIPO DE TRABAJO 6. ENTREVISTAS 7. COMUNICACIN 8. INFORMES 9. TCNICAS 10. HERRAMIENTAS DE APOYO 11. TRAZABILIDAD 12. QUICK WINS 13. COSTOS Y DURACIN 14. GESTIN DE RIESGOS
15. GESTIN DE LA CALIDAD 16. RESPONSABILIDAD SOCIAL 17. INSERCIN 18. ORIENTACIN AL CLIENTE 19. SENSIBILIZACIN 20. CAPACITACIN 21. SEGUIMIENTO 22. CUIDAR LA SOLUCIN ANTERIOR 23. CONTINUIDAD OPERACIONAL 24. RECURSOS FSICOS DEL PROYECTO 25. KILL TIME 26. CONTROL DE CAMBIOS 27. GESTIN DEL CAMBIO 28. GESTIN DE PROVEEDORES
Planes y polticas en cada caso, se capitaliza el aprendizaje Efecto de la Gestin del Conocimiento (GC)
Mdulo 4.
Buena gestin del proyecto
46
Buena gestin del proyecto

Tcnicas relacionadas Estructura relacionada Las mejores prcticas Factores de xito Claves de la implantacin de mtodo (y mapas) Gestin de Proyectos: visin global
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Tcnicas relacionadas
Modelamiento de datos Enfoque al problema Mtodos centrados en el problema (Ishikawa, los porqu, etc.) UML Desarrollo en espiral
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Estructura relacionada
rea de Gestin de Procesos

Mapa de procesos / Normas y procedimientos / Rediseo programado
reas de Gestin de Calidad, Auditora, Sistemas, Planificacin, Riesgos, Control de Gestin, Gestin de la demanda y QA (Quality Assurance) Oficina de gestin de proyectos
UTP (Unidad Tcnica de Proyectos) o PMO (Project Management Office)
Mapa de proyectos, mtodo completo y atribuciones para respetarlo
rea de Estudio de Proyectos

Mapas de mejores prcticas, gestin de iniciativas (desde sntomas), deteccin de necesidades y evaluacin de proyectos
rea de Mejora Continua

Programa formal para desarrollo y seguimiento (i.e. PDCA)
rea de Desarrollo
Direccin y coordinacin de proyectos con modelacin e implementacin interna o externa Bravo C. Gestin de Proyectos, www.evolucion.cl, Juan
49
Por ejemplo, un rea de Estudios

Es una forma de deteccin de oportunidades Puede ser externalizada
Ges tin de Pro yect os, ww w.e volu cion .cl, Jua n Bra vo 50 C.
Las mejores prcticas
Estndares Adaptar a la organizacin Aplicar y perfeccionar Gestin Sistmica de Proyectos (GSP) Proyectos breves, no ms de seis meses. Aplicar Pareto en cuanto a resolver lo relevante de la necesidad nfasis en aclarar bien la necesidad Foco en las fortalezas FO FD VC
Factores de xito
Segundo plano (fondo): Factores de xito
Factores de xito (hechos) Visin Sistmica Anlisis de Riesgos Orientacin al cliente Insercin Proyectos Entorno: energa
Primer plano: Modelo de negocios

52
Claves de la implantacin de mtodo
Clave 1. Visin de conjunto (mapas)

Mapa de Mejores Prcticas Mapa de Proyectos Mapa de Procesos Mapa de Sistemas computacionales
Clave 2. Mnimo indispensable

Ley de los pocos crticos de Pareto (no necesariamente 8020)
Clave 3. Participacin de todos los actores Clave 4. Circularidad (crculos virtuosos)
53
Mapa de Mejores Prcticas

Meditacin Buen trabajo en equipo Liderazgo
Alcance definido Eventos destacados

En tiempo y costo
Participa el usuario
Buen plan
Mapa de proyectos
Mapa de proyectos con relaciones para reubicar personas
10p
2p
1p
7p
= Libera = Neutro = Requiere
55
Mapa de sistemas computacionales

Cobranzas
Devolucin
Ventas
Facturacin Compras Bodega Entrega
Recepcin
56
Gestin de Proyectos: visin global

Tcnicas y herramientas de apoyo Contexto del modelo de negocios Comunicacin del proyecto Verificacin de la calidad Exposicin de los planes Programacin (Gantt) Control de cambios Emocin y sensibilizacin Responsabilidad social Orientacin al cliente Gestin del cambio Hitos y seguimiento Anlisis de riesgos Equipo de trabajo
Retroalimentacin Documentacin Capacitacin Insercin Duracin Kill time Costos
Apoyo de estructura (UTP) para plan de proyecto, calidad, seguimiento, comunicacin, etc.
Etapas del proyecto

Concepcin Factibilidad Anlisis
Diseo
Implementacin Despliegue
Operacin
Condiciones de entrada y entregables por cada etapa

Se puede profundizar...

Emocin: (re)encantar, hacer propio, encontrar la magia, motivar (historia, patria, R.S., productividad...) intensidad Comunicacin: brochure, extensiones diferentes, informacin actualizada, dentro y fuera de la organizacin, souvenirs...
Ms: administracin de la configuracin, coherencia estructural entre lo pequeo y lo grande (el cambio empieza por uno mismo), alinear con la estrategia, trazabilidad, certificacin, equipos de gestin y de alta direccin, continuidad operacional, indicadores, estructura fsica, presentacin, esquema de vasos comunicantes, ARO, etc...
Cada etapa puede ser realizada por compaas diferentes Base en un modelo de negocios planteado en el anlisis y detallado en diseo Fase Modelar Fase Realizar Fase Mejora Concepcin Factibilidad continua Anlisis
Diseo
Fase Estudio
Investigacin o prospeccin
Qu Cmo Inicio del proyecto
Implementacin Despliegue
Operacin
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En conclusin
1.
2. 3. 4. 5. 6.
Aplica la VS: Crculos Virtuosos (no lineal) y ms Patrones de Prcticas Transversales Desarrollo en espiral (Pareto, lo relevante) Visin global en todo momento Orientacin al cliente Cuantifica todo
Con mtodo las personas normales tienen rendimientos excepcionales

Anexo 1: Aportes del PMI

PMI son las siglas del Project Management Institute, una organizacin de clase mundial que recoge las mejores prcticas para la realizacin de proyectos y las presenta en documentos, uno de los ms relevantes es el PMBOKGuide Existe una organizacin local en la mayora de los pases de Latinoamrica, son llamados Captulos
60

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Incorporar la Visin Sistmica (VS)

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Direccin del cambio en la VS

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Cmo aplicar la VS a la Gestin de proyectos?

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metodolgicamente Etapas genricas Prcticas transversales Buena gestin del proyecto

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Gestionar los riesgos

Gestin de riesgos en el proyecto

Por qu trabajar con mtodo?

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Efecto de retroalimentacin positiva

Una variable se incrementa cada vez ms

Una variable se reduce cada vez ms

Hasta llegar a la necesidad superada

Tema 2. Mtodo GSP (Gestin Sistmica de Proyectos)

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Tema 3: Modelo integral del cambio

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Las personas son la clave

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Integralidad, Kanban, JIT, flujos tensados, etc.

Procesos del negocio

Estructura firme, liviana y flexible

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Mdulo 2. Etapas genricas

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Desde la direccin estratgica

Desde una confusin

Procesos del Negocio

Modelamiento visual de procesos

Proceso de Direccin Estratgica

Comercializar al detalle Comprar Proyectar ventas Comprar Producir Reponer

Mapa de procesos Flujograma de informacin del proceso Listas de tareas de la actividad

Proceso Comercializar al detalle: Etapa Vender con entrega en la tienda

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: PREPARAR DESPACHO ROL: ADMINISTRATIVO

GD3 GD2 GD1

Recibir al cliente Ingresar OE Imprimir GD Archivar OE y GD

en el sistema de ventas y confirma que existe el stock

Otras listas de tareas: Atender, Recaudar y Cuadrar

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Proceso de Direccin Estratgica

Vender Comprar Proyectar ventas Comprar Producir Vender Reponer