GUIA DE IMPLENTACIN DEL TELETRABAJO

San Jos, Costa Rica

Gua de Contenidos

Presentacin ......................................................................................................... 3 Definicin del Teletrabajo ................................................................................... 4 Regulaciones para el Teletrabajo ......................................................................... 4 Pasos para la puesta en marcha de un Plan Piloto del Teletrabajo ..................... 6 I-FASE 1: Diseo del programa .......................................................................... 7 II- FASE 2: Definicin de la poltica en materia de teletrabajo. ....................... 16 III-Fase 3 Aplicacin del programa del teletrabajo ........................................... 20 IV Fase 4 Evaluacin y mantenimiento del programa ...................................... 24 ANEXO I ........................................................................................................... 27 PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................................... 27

Presentacin
Desde hace varios aos, e iniciando en el sector privado, surge la iniciativa del Teletrabajo, la cual le permite a los empleados prestar los servicios de carcter no presencial, en

virtud de lo cual un empleado, puede desarrollar toda o parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemticos desde su propio domicilio, u otro lugar habilitado, generando un beneficio mayor tanto a la empresa como a su vida personal,
vindose estos efectos reflejados en los resultados finales de las empresas. Comprobndose de esta forma que el teletrabajo genera un impacto significativo sobre diversos factores de productividad, calidad, oportunidad, medio ambiente y desarrollo.

Ante la necesidad de apoyar y organizar la forma en que las instituciones pblicas en Costa Rica inician planes pilotos en el tema, se inicia con la construccin lineamientos generales para apoyar a las instituciones a desarrollar esquemas adecuados de Teletrabajo.

La experiencia ha demostrado que aprender a teletrabajar no es solo conocer la aplicacin de nuevas tecnologas, es tambin tener capacidad de fijar y cumplir metas, interactuar por medios telemticos con otras personas, mejorar la calidad de vida y por sobre todo, implica un cambio cultural a nivel personal y de la sociedad en general.

Este nuevo paradigma, nos lleva a un concepto ms avanzado de lo que es el trabajo en equipo, la cooperacin, la responsabilidad personal, laboral y social. Consiste tambin en un aprendizaje colaborativo y desarrollo colectivo de soluciones a problemas, a comprender la lgica moderna de lo que es crear valor en lo que hacemos.

Desde esa perspectiva, la presente Gua de Implementacin para el Teletrabajo aporta las bases para incursionar esta modalidad de trabajo.

Definicin del Teletrabajo

Segn lo establecido en el artculo 2 del decreto 34704-MP-MTSS, el teletrabajo es toda modalidad de prestacin de servicios de carcter no presencial, en virtud de la cual un funcionario pblico, puede desarrollar parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemticos desde sus propio domicilio, u otro lugar habilitado al efecto, siempre que las necesidades y naturaleza del servicio lo permitan, y en el marco de la poltica de conciliacin de la vida personal, familiar y laboral de los funcionarios pblicos.

Regulaciones para el Teletrabajo

Mediante el decreto No. 34704-MP-MTSS se regula la Promocin del Teletrabajo en las Instituciones Pblica y se conforma un conformar un Equipo Coordinador de los planes o programas de Teletrabajo, adscrito a la Secretara Tcnica de Gobierno Digital, e integrado por una persona representante de la Secretara Tcnica de Gobierno Digital, quien lo preside, una del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, una del Instituto Costarricense de Electricidad, Direccin General del Servicio Civil, una del Ministerio del Planificacin, y una del Instituto Nacional de Seguros. En cuanto a las condiciones laborales, corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social intervenir en cualquier momento o situacin durante la implementacin de sta modalidad de trabajo, para que se cumpla con la Constitucin Poltica, el Cdigo de Trabajo y los Convenios Internacionales de la Organizacin Internacional de Trabajo (O.I.T.) debidamente ratificados por el pas, as como los decretos y normas existentes en el ordenamiento jurdico del pas.

Para el programa de teletrabajo, cada empresa, podr tomar en cuenta los siguientes aspectos de orden legal laboral:

a) Salvo que se determine otra modalidad posteriormente, todos los programas que se implementen con base en este Decreto tendrn carcter temporal, lo que de ninguna manera afectar los contratos por tiempo indefinido que ya tengan los teletrabajadores con la misma entidad o institucin. b) Los teletrabajadores no estarn sujetos a jornadas ni horarios de trabajo, cuando desempeen las labores en su domicilio personal o lugar habilitado a los efectos. Con excepcin de aquellos teletrabajadores, que por la naturaleza de sus funciones requieran previamente horario definido. c) La eficiencia y cumplimiento en las labores encomendadas a las personas teletrabajadoras se medir de acuerdo con la produccin-meta, en cuanto a calidad y cantidad, segn los informes que al efecto se presentarn y aprobarn oportunamente. d) Salvo las excepciones supraindicadas, las personas teletrabajadoras y las instituciones-patrono conservarn y se sujetarn a todos los derechos y obligaciones que les impone el contrato de trabajo. e) Para todos los efectos y en lo que fuere aplicable, se atendern las reglas del contrato a domicilio, regulado el capitulo noveno, de los trabajadores a domicilio,

artculos del 109 al 113 del Cdigo de Trabajo.

Pasos para la puesta en marcha de un Plan Piloto del Teletrabajo

Esta figura presenta fases generales que requiere seguir una institucin para la construccin de un Plan Piloto de Teletrabajo.

Evaluacin

Evaluacin del Plan Piloto

Aplicacin
Informacin al Personal Capacitacin de Funcionarios Implementacin del Plan

Definicin de la Poltica

Diseo
Creacin de la Comisin Institucional Preparacin del Plan de Accin Aprobacin del Plan

I-FASE 1: Diseo del programa

Dentro de los pasos a recorrer para el diseo del programa se encuentran: Creacin de un equipo coordinador del programa Manejo de argumentos para la toma de decisiones Desarrollo de una propuesta de teletrabajo para la direccin

1- Creacin de un equipo coordinador del programa Para poner en marcha y desarrollar su Programa de Teletrabajo el primer paso es constituir un equipo de personas que se responsabilicen de las tareas a acometer. El principal papel del equipo es disear y buscar estrategias para poner en marcha el programa de teletrabajo. Una vez comenzado dicho programa, el equipo reducir su actividad, y se dedicar ms bien a mantener y evaluar el programa. El equipo debera revisar el progreso del programa de 6 a 12 meses despus de su inicio, y si fuese necesario revisar tambin la poltica de la entidad al respecto y el proceso de seleccin y formacin. La figura de un coordinador o representante de este equipo de trabajo es clave para la puesta en marcha de los programas de teletrabajo. El xito del programa puede depender de la efectividad de esta persona. Los mejores resultados se suelen obtener cuando se nombra como coordinador/a a la persona que mejor conoce el equipo humano de la empresa, as como la estructura funcional y de procesos de la entidad. Por descontado, el programa tendr ms garantas de xito si se elige un coordinador con experiencia en gestionar programas innovadores y en disear nuevas polticas de la entidad y evaluarlas. Aunque el coordinador del equipo deber participar en todas las fases del proceso, tal y como se ir viendo ms adelante, algunas de las responsabilidades especificas del coordinador seran:

Dirigir al equipo de teletrabajo responsable del programa. Actuar de enlace entre dicho equipo y la jerarqua de la entidad.

Organizar y aplicar un programa de formacin para teletrabajadores y a sus superiores, supervisores o jefes.

Asegurarse de que los contratos de adhesin al teletrabajo estn adecuadamente cumplimentados y respondan a la poltica de la entidad.

Coordinar la evaluacin del xito del programa (ej.: rentabilidad, ahorros, satisfaccin del cliente entre otros.).

2-Manejo de argumentos para la toma de decisiones 2.1 Definicin de los objetivos: Para ayudar a establecer los objetivos o metas del programa de teletrabajo, piense qu es lo que quiere conseguir aplicando la frmula del teletrabajo. Por ejemplo, quiere usted economizar espacio de oficina?, desea incentivar la motivacin de algunos de sus empleados que hacen largos o complicados desplazamientos diarios desde su casa a la entidad?, quiere colaborar en la creacin de nuevos nichos de empleo o contratar a una persona cualificada que tiene problemas de movilidad, o que necesita adaptar sus ritmos de trabajo? A continuacin se presenta una relacin de posibles objetivos con los que usted se puede sentir identificado desde la perspectiva de su entidad desde la del teletrabajador, o desde la propia comunidad, Algunos posibles OBJETIVOS para la entidad:

Incrementar la capacidad de contratar y/o conservar a los mejores trabajadores independientemente de dnde se ubique la empresa.

Mejorar los resultados del trabajo del empleado (tanto en productividad como en calidad de trabajo) cuando se trata de tareas que requieren, por ejemplo, mucha concentracin en solitario.

Reducir la necesidad de espacio en la oficina u otros gastos asociados a la estancia prolongada en la entidad de los empleados (luz, parqueo,...).

Reducir el nivel de absentismo laboral provocado por problemas de desplazamiento diario a la entidad. Incrementar el acceso al mercado globalizado.

Aproximarse potenciales.

geogrficamente a

proveedores,

mercados locales y

clientes

Mejorar, adaptar y flexibilizar los procesos organizativos para el uso de las TICs. Mejorar las competencias y cualificaciones de los empleados. Explorar el modelo de "entidad virtual", equipos de profesionales distribuidos para la gestin y desarrollo de un proyecto concreto que se disuelve cuando finaliza y los profesionales pasan a realizar otras actividades.

Potenciar el trabajo por objetivos y resultados. Estimular la motivacin del personal promoviendo modelos flexibles de organizacin del trabajo y unidades flexibles "autogestionadas".

Desarrollar el gobierno electrnico. Agilizar los mecanismos y procedimientos de comunicacin y de intercambio de informacin.

Sistematizar el trabajo de equipos "mviles", utilizando medios telemticos para reforzar la mejora de atencin al cliente.

Algunos posibles OBJETIVOS de cara al trabajador:

Mejorar el entorno del trabajo cuando en la entidad las condiciones de espacio, ruido, ventilacin, confortabilidad, no son muy adecuadas.

Aumentar el grado de responsabilidad o de independencia sobre el trabajo desempeado.

Aumentarla flexibilidad del estilo de vida y combinar trabajo y vida privada. Disminuir el tiempo y costos por desplazamiento. Eliminar problemas de movilidad y de acceso Mejorar los resultados del trabajo (productividad y calidad de trabajo) cuando se trata de tareas que requieren por ejemplo, de especial concentracin.

Ms posibilidades de optar sin condicionantes por el lugar de residencia. Mejor adaptacin al propio ritmo de trabajo.

Para la COMUNIDAD

Aumentar la insercin laboral de personas con riesgo de exclusin. Aumentar las oportunidades laborales para trabajadores a media jornada o semiretirados.

Incrementar el nmero de puestos de trabajo en reas rurales. Aminorar el consumo de gasolina. Rebajar la polucin atmosfrica por combustibles. Contribuir a descongestionar las carreteras de las presas.

Una vez tenga claros los objetivos que desea alcanzar decida cmo medir si los ha logrado. En funcin de la meta que se haya propuesto, tendr que manejar distintos tipos de INDICADORES tales como:

Aumento en la mejora del servicio al ciudadano. Aumento en la productividad. Aumento en el nivel tcnico de la entidad Aumento en la captacin de nuevos clientes. Expansin geogrfica. Mejora del clima laboral. Ahorro en gastos generales.

2.2 Definicin del alcance del programa En funcin del tamao y de las necesidades concretas de la entidad, el equipo responsable del programa debera determinar cul va a ser su alcance. Es decir, si quiere empezar con un programa de prueba (o experiencia piloto) o abordar directamente un programa a gran escala. A continuacin se citan algunas CARACTERSTICAS de un programa piloto:

Perodo corto de tiempo. De 6 meses a un ao. Presupuesto reducido. Poca inversin en equipos y tiempo de personal limitado para operativizar el programa.

Nmero limitado de participantes: Menos de 15.

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Componentes de evaluacin. Cuente con hitos concretos para estudiar los resultados del programa paso a paso.

Determinacin del punto de decisin. Un perodo de tiempo en el que el programa piloto est a punto de tocar a su fin. En este punto la direccin de la empresa decide si expandir el programa de teletrabajo, interrumpirlo o continuar con el programa de prueba y replanterselo en algunos meses.

Estas son las fases para pasar del programa de prueba al programa a gran escala:

Complete el programa de prueba Evale el programa de prueba Consiga aprobacin para la expansin Redisee el programa:
o o o o o

Criterios de elegibilidad Criterios de seleccin Poltica empresarial implcita Presupuesto otros?

Ponga en marcha el programa a gran escala

2.3 Elija lugares de teletrabajo Igualmente, la ubicacin de los teletrabajadores est en funcin del tamao o intereses de su institucin.

La mayora de las instituciones inician con los teletrabajadores trabajando desde sus casas.

La segunda no muy popular todava pero en creciente expansin son los centros de teletrabajo telecentros. Los telecentros son ms parecidos a un centro de recursos tecnolgicos compartidos, generalmente propiedad del ayuntamiento u otra institucin, donde diversos teletrabajadores (generalmente por cuenta ajena) utilizan las herramientas que se ponen a su disposicin para trabajar a distancia con diversas instituciones.

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2.4 Delimite Estrategias de elegibilidad de potenciales Candidatos. Para la seleccin de los funcionarios teletrabajadores es necesario enmarcar unos criterios de elegibilidad de carcter general para ayudarle a hacer un primer filtrado general y encontrar quines seran ms idneos para adscribirse al programa de teletrabajo. Mantenga en todo caso los criterios de elegibilidad tan generales como sea posible, y utilice el proceso de seleccin para clasificar personalidades y puestos especficos en funcin de las competencias necesarias para teletrabajar. A continuacin se citan algunos de estos CRITERIOS generales:

Voluntariedad. El principal factor de xito para que un trabajador se convierta en un buen teletrabajador, es que esta opcin haya sido por voluntad propia. Antigedad en la empresa. La experiencia en un determinado puesto y el conocimiento de la entidad puede ayudar a los empleados a adaptarse ms rpidamente y mejor al teletrabajo.

Cruce de empleados o de puestos de trabajo. Si va a poner en marcha un programa de prueba, puede optar por elegir un grupo representativo que refleje la diversidad de los puestos y tipos de tareas. En algunas ocasiones puede incluir un balance entre hombres y mujeres, grupos de edades, tipo de responsabilidad funcional, tipos de puestos de trabajo y empleados profesionales y no profesionales. De ese modo, puede mejorar el pronstico de xito de un programa en expansin.

Tipologa de tareas. Aunque puede estar tentado de excluir ciertos tipos de trabajo porque aparentemente son inapropiados para el teletrabajo, no se recomienda usarlos como criterio de elegibilidad. Se sorprendera del nmero de tipos de puestos y diversidad de tareas que pueden ser ejecutados fuera de la oficina central uno o dos das por semana.

Caractersticas especficas de los trabajadores con problemas de flexibilidad. Puede determinar a grandes rasgos si en su entidad existe una masa crtica de empleados que tengan problemas de flexibilidad temporal, geogrfica, o de ritmo de trabajo bien porque la entidad no sea muy accesible, las tareas no puedan limitarse a un horario estricto o por las caractersticas de sus empleados.

Aparte de todas estas posibilidades a tener en cuenta a la hora de hacer un primer barrido para determinar cul es la tipologa de candidatos, en el caso de entidades que cuenten con

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una representacin legal de los trabajadores, es muy importante contar con la participacin de estos delegados o representantes sindicales a la hora de determinar los criterios de elegibilidad. En este sentido es conveniente convocar reuniones y consultas con ellos desde el principio y tener en cuenta que cualquier documento de teletrabajo firmado por los empleados. 2.5 Evale las necesidades del equipamiento Antes de comenzar el Programa de Teletrabajo, evale si sus futuros teletrabajadores necesitarn equipo adicional para tele-trabajar, y si es as, si su entidad les proveer de estos equipos. Decida qu equipo es necesario. Es posible montar un programa de teletrabajo sin comprar equipos adicionales, sino empleando el equipamiento que ya tiene su entidad. No obstante y si no fuera posible contar con ello, siempre es necesario hacer una previsin del equipamiento y los servicios que se van a requerir para poner en marcha el programa de teletrabajo, bien sea a cargo de la entidad o del propio teletrabajador. Una enumeracin bsica constara de lo siguiente:

PC y el servicio de internet son los l instrumentos de trabajo ms utilizado. Telfonos. El telfono es uno de los recursos ms importantes usado por el teletrabajador. Un contestador automtico o buzn de voz pueden ser herramientas imprescindibles para aquel que use mucho el telfono.

Software de proteccin. Los antivirus se consideran esenciales para proteger al ordenador y a la informacin almacenada. Software ofimtico. Generalmente el teletrabajador se vale de paquetes de programas de aplicacin que renen procesadores de textos, hojas de clculo y presentaciones grficas.

Buzn de voz y E-mail. El buzn de voz y E-mail permiten al teletrabajador mantenerse en contacto con la institucin sin interrumpir a los colegas, o al resto de la plantilla y hacer el teletrabajo invisible para los usuarios del servicios

Videoconferencia. Es una herramienta que permite establecer comunicacin visual en tiempo real entre el tele-trabajador y la entidad y/o los clientes. .

Es evidente que cada puesto de trabajo especfico requerir un tipo de equipamiento en funcin de las tareas a teletrabajar y de las habilidades de quien las usa.

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2.6 Elabore un programa presupuestario. Para evaluar los costes internos de la entidad los dos asuntos principales a tratar en su programa presupuestario de teletrabajo son: tiempo y equipamiento. 2.7 Tiempo de dedicacin del equipo que desarrolla el Programa de Teletrabajo La personas dedicadas al desarrollo del programa debe de disponer de tiempo para la dedicacin a la tarea debido a que si son asignadas a personas que ya tienen el tiempo cubierto de responsabilidades, su programa de teletrabajo puede verse afectado. COORDINADOR DEL PROGRAMA La cantidad de tiempo que su organizador emplee en el programa de teletrabajo depender del tamao de su empresa, del nmero de teletrabajadores y del alcance del programa. Durante los primeros 3 o 4 meses, los coordinadores suelen emplear un alto porcentaje de su trabajo semanal en el diseo del programa, desarrollando polticas de teletrabajo, haciendo publicidad del programa e incluso iniciando un proceso de seleccin y formacin. Cuando el programa ya est en marcha, la carga de trabajo depender del nmero de participantes que accedan al programa. Cada participante requiere informacin, formacin y seguimiento, especialmente en las primeras fases de implantacin. SOPORTE TCNICO Para medir la necesidad de soporte tcnico adicional como consecuencia del teletrabajo, evale el nivel actual de apoyo tcnico para el personal. Por ejemplo, un empleado que usa PC por primera vez mientras teletrabaja, requiere instrucciones de puesta en marcha y ayuda intermedia a lo largo del camino. Pero si el uso de la tecnologa no se incrementa, el apoyo tcnico puede ser el mismo de siempre. Si bien, siempre es recomendable el uso de herramientas remotas que permitan prestar un servicio de asistencia tcnica on-line. FORMADORES (internos o externos) La recomendacin para iniciar el programa con un gran nmero de teletrabajadores, implicara al menos dos formadores que llevasen a cabo el programa de formacin en un da, separndolo en una sesin de dos horas para los teletrabajadores, una de una hora para las jefaturas y otra de una hora comn a ambos. Existen otras opciones como visualizacin de vdeos, sesiones de preguntas y respuestas o lecturas de materiales ampliados que

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puedan proporcionarle expertos en la materia. Adems, empiezan a aparecer cursos virtuales para formar a teletrabajadores. Tambin existe la necesidad de realizar una evaluacin bsica incluye las siguientes ACTIVIDADES:

Sondeo (antes y despus) entre teletrabajadores, sus jefes y sus colegas sobre la aceptacin del programa.

Anlisis de las actividades del programa realizadas. Entrevistas individuales y por grupos a teletrabajadores, a sus jefes y otros colaboradores en el Programa.

Anlisis de indicadores de rentabilidad del programa, etc.

Para presupuestar la dedicacin de todo este personal deber imputar ratios de coste/hora por persona. Los resultados estarn en funcin del nmero de personas involucrados y de su profesionalidad. COSTES DE EQUIPAMIENTO La cantidad que presupueste para equipamiento depende de las necesidades de sus teletrabajadores y de si su entidad va a apoyarla total o parcialmente. 2.8 Establezca los cronogramas de su programa. A continuacin se muestra un cronograma tpico para poner en marcha el programa de prueba en una entidad grande o mediana. Las entidades pequeas necesitan mucho menos tiempo. En cuanto finalice su programa piloto, necesitar en torno a tres meses para expandirlo a un programa a gran escala.
MES Disee el programa y desarrolle una propuesta Defina la poltica de la entidad Haga publicidad del programa Seleccione los trabajadores Forme a los participantes Evale el programa 0 2 4 6 8 10 12

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2.9 Desarrollo una propuesta de teletrabajo para la Direccin. Una vez ha diseado el programa de teletrabajo, y est listo para entregar a la Direccin de la entidad resulta muy conveniente redactar una propuesta de teletrabajo que perfile lo que se pretende conseguir y cmo hacerlo. A continuacin se citan algunos componentes habituales de la propuesta:

Modelo de teletrabajo a aplicar Objetivos Alcance del programa Proceso de seleccin de teletrabajadores Equipamiento necesario (a adquirir o relocalizar) Presupuesto Cronograma Plan de formacin (de teletrabajadores, de supervisores y/o jefes.) Plan de evaluacin (indicadores de rentabilidad, ahorro, etc.)

Con esta propuesta tendr ms garantas de que la Direccin entiende el programa que se le plantea y a partir de ah se puede generar un debate enriquecedor que culmine con la definicin de la poltica que su empresa va a asumir en materia de teletrabajo.

II- FASE 2: Definicin de la poltica en materia de teletrabajo.

Tan pronto como la Direccin apruebe su propuesta redacte un documento que servir de vnculo formal entre la direccin de la entidad y los responsables del Programa de Teletrabajo, al que a partir de ahora se le llamar "documento proyecto". Con l, sea el tamao que sea el que tenga la entidad, trabajadores y directivos estarn informados sobre cmo funcionar el programa y de las expectativas que ste presenta. Este documento representa el pilar de la negociacin a la que tendrn que llegar los potenciales teletrabajadores. Como norma general, este documento proyecto explica por qu la entidad opta por el teletrabajo como una frmula alternativa, describe cmo se integrar el programa en la

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entidad y expone declaraciones especficas de la poltica de la entidad para definir los derechos de los participantes y sus responsabilidades.

1- Creacin del documento de Proyecto Un documento proyecto, normalmente contiene informacin por escrito sobre tres aspectos concretos que interesan tanto a la Direccin de la entidad, como al equipo responsable de implantar el programa, y a los trabajadores. a- Antecedentes. En la informacin de partida, podra incluir la definicin y filosofa del teletrabajo que asume la entidad, as como las metas y alcance del Programa de Teletrabajo. b- Requisitos del programa. Es muy importante incluir todos los criterios de seleccin / elegibilidad y su justificacin, de modo que los trabajadores sepan si pueden o no optar, y por qu aplicar el programa. c- Especificaciones o condiciones: Hay muchas cuestiones a considerar en un programa de teletrabajo. Puede elegir entre hacer un borrador formal de estipulaciones para unos temas determinados abordados en la formacin o permitir que los teletrabajadores y las personas que van a dirigir su trabajo los aborden espontneamente. A modo de ejemplo de temas de poltica de la entidad con relacin al teletrabajo y los posibles enfoques para elaborar las estipulaciones, tenemos: Condiciones quedan igual: El documento empieza habitualmente con una declaracin de que el teletrabajo no cambia los trminos y las condiciones bsicas del status de trabajador, como son:

Salario, Beneficios, Responsabilidades Y abandono o cese en el programa (posibilidad de volver a la opcin presencial).

Seguros: Es necesario revisar los seguros de cobertura de su entidad en las reas que pudieran verse afectadas por el teletrabajo. Momento de dedicacin al trabajo: Tiene su entidad alguna norma que perfile las restricciones y oportunidades para trabajar horas flexiblemente? Los teletrabajadores esperan con ilusin poder flexibilizar sus horas de trabajo como una ventaja del programa. Esto les permite programar su tiempo de acuerdo a perodos

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productivos y necesidades personales. Considere tambin la posibilidad de fijar criterios para teletrabajar horas extras y durante emergencias o puntas de trabajo. En este sentido debe contemplar tambin la posibilidad de marcar en los contratos con los teletrabajadores si deben destinar tiempos concretos de dedicacin fija (ciertas horas de la maana, etc.) Comunicacin y coordinacin entre teletrabajador- La comunicacin eficaz es clave para el xito del teletrabajo. La mayora de las entidades quieren asegurarse de que el tele-trabajo no perjudica al servicio a clientes u operaciones internas. Por ello se suele incluir en el documento vinculante alguna indicacin de cmo gestionar las comunicaciones. Los teletrabajadores son los principales responsables de mantener la comunicacin y flujo de informacin con usuarios, colaboradores y supervisores. El teletrabajador y la entidad pueden acordar una estrategia compartida de comunicacin. Equipamiento: Los teletrabajadores necesitan conocer qu recursos hay disponibles y cmo pueden acceder a ellos: qu presupuesto hay para equipos, cul es el sistema de distribucin, y cul ser el apoyo tcnico disponible. Por lo tanto es conveniente aadir al documento informacin sobre provisin de equipamiento, pago de internet, establecimiento de responsabilidades sobre el equipo, asistencia tcnica, posibles problemas del hardware o de conectividad, etc. Confidencialidad y seguridad de la informacin: Ciertos puestos de trabajo tienen altos requisitos de confidencialidad. Un simple recordatorio a los teletrabajadores puede ser suficiente, aunque siempre es preferible estipular clusulas adicionales como: cerrar con llave o salvaguardar el sitio de trabajo, introducir contraseas para proteger el acceso al ordenador, restriccin de archivos, etc. Salud Ocupacional: Se refiere al cumplimiento de lo establecido en la normativa vigente sobre el tema de salud y seguridad en el trabajo, de conformidad con lo establecido en la Constitucin Poltica del Repblica, y Ttulo IV del cdigo de Trabajo. Formacin: Dado que tanto el teletrabajador como la persona que vaya a dirigir su trabajo desde la entidad puede necesitar adquirir nuevas habilidades, se debera concretar el compromiso de la entidad y el trabajador al respecto. Uso de espacios en la oficina: En aquellos casos en que se lancen programas de teletrabajo a tiempo parcial, sera necesario que se fijaran criterios de uso del espacio de oficina que necesitan los teletrabajadores para los das que no teletrabajan. Generalmente se suelen destinar espacios comunes compartidos por turnos.

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Materiales de oficina: Cmo adquirir el teletrabajador el material para su lugar alternativo de trabajo? Una opcin sera usar el material de la oficina presencial

2-Preparacin del adenda del contrato Como se sealo actualmente no existe una norma especfica sobre la frmula de relacin laboral que se establece entre el teletrabajador y la entidad que ha adoptado una determinada poltica sobre teletrabajo (y la ha manifestado en el documento proyecto que describamos en el apartado anterior). No obstante, en las recomendaciones de buenas prcticas a partir de las experiencias cada vez ms extendidas en otros pases, se aconseja que la entidad firme un contrato especfico con el teletrabajador donde se recojan todas las especificaciones a las que haga referencia el documento proyecto sobre la poltica en materia de teletrabajo. En esta Fase 2 del proceso que se va describiendo en la presente Gua, la entidad debera tener preparados los modelos de adenda de contratos, donde se deberan dejar por escrito todas aquellas obligaciones y derechos a los que se comprometen el teletrabajador y la entidad. Para dejar este aspecto controlado le recomendamos que como mnimo incluya una pgina de firmas al final del documento para asegurar que los teletrabajadores y sus jefes han ledo y comprendido la informacin.

Pgina simple de firma del Contrato: Direccin del lugar de trabajo alternativo: Nmero de telfono del lugar de trabajo alternativo: Nmero de telfono de la oficina central: He ledo y comprendido las clusulas sobre teletrabajo definida en este documento. Estoy de acuerdo con asistir a las sesiones de formacin de teletrabajo. A la finalizacin de las sesiones de formacin firmar un acuerdo de teletrabajo individual. Firma y sello de la empresa: Firma (teletrabajador): Firma (jefe): No obstante se debe insistir en la idea de que es conveniente negociar individualmente todas y cada una de las condiciones especficas del contrato que regula la relacin laboral

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entre el teletrabajador y la entidad para el cual, y aparte de la estructura habitual de un contrato, se pueden aprovechar las estipulaciones a las que se hacen mencin en el documento proyecto y que abordbamos en una tabla en ese mismo apartado. Todo ello contribuye a dotar a la nueva situacin de teletrabajo de una mayor claridad y evita muchos problemas confiriendo una garanta de formalidad tanto para la entidad, como para el teletrabajador.

III-Fase 3 Aplicacin del programa del teletrabajo

En la tercera Fase del proceso que se recomienda recorrer para implementar un programa de teletrabajo, se trata ya de actuar hacia fuera sobre la entidad y sus trabajadores, una vez asumidas y formalizadas las decisiones necesarias para determinar cul va a ser la poltica de la entidad en esta materia.

1-Comunicacin a los trabajadores El primer paso de esta fase consiste en anunciar el programa de teletrabajo ante el conjunto de trabajadores de su entidad. Se puede hacer de diferentes maneras, como por ejemplo: reuniones minutas y con diferentes instrumentos de comunicacin. Para anunciar el programa, puede ser por el boletn interno de su entidad, o por comunicacin del jerarca lo cual traer el inters por el programa y demostrar el apoyo de la direccin al programa. Todo ello, complementado con reuniones informativas para los trabajadores que estn interesados. Tanto las comunicaciones verbales o por escrito, se debe incluir una descripcin del teletrabajo, las metas del programa, el proceso de aplicacin y el nmero de telfono y localizacin del coordinador general del programa de teletrabajo para que los funcionarios pueda conseguir ms informacin. Aparte del anuncio a la empresa en general, suele ser necesario convocar reuniones informativas con posibles candidatos/as (departamentos con tareas ms teletrabajables, etc.)stas sirven para introducir al equipo potencial de teletrabajadores y jefes al nuevo programa de teletrabajo.

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2- Selecciones Teletrabajadores Una vez han definido las estrategias de elegibilidad el objetivo principal de su proceso de seleccin de trabajadores es asegurar que los empleados ms adecuados sean seleccionados sobre una base de voluntariedad. Puede dar dos enfoques a la seleccin: que los teletrabajadores y las jefes que supervisan su trabajo desde la entidad se seleccionen a s mismos, o establecer un comit para que elija entre los voluntarios. Desarrolle los criterios de seleccin: Los criterios de seleccin estn relacionados con caractersticas individuales y especficas, tanto de las tareas a teletrabajar como de la personalidad del candidato a teletrabajador (incluso de las caractersticas de la persona que le va a supervisar desde la entidad), ms que con categoras generales. Competencias de un Teletrabajador de xito: El teletrabajador debe contar a priori con una serie de rasgos personales y habilidades profesionales ptimas donde se combina el manejo de la tecnologa con la autogestin del trabajo y la gestin de comunicacin a distancia. La nueva situacin de teletrabajo requiere de un modo de organizacin distinto del trabajo, marcado por una mayor autonoma en la gestin del tiempo, del espacio, de los recursos y de los ritmos dedicados a cada tarea. Para que la seleccin del Es evidente que el candidato debe ser seleccionado en funcin de sus habilidades de partida, aunque luego en la fase de formacin una vez seleccionado, sea entrenado para desarrollar mejor las competencias que tiene que poner en juego en el da a da para desempear un teletrabajo de calidad. Si bien es verdad que todas estas habilidades de partida son parte del perfil del teletrabajador en general, sea ste por cuenta ajena como por cuenta propia, es evidente que en el segundo caso son mucho ms necesarios los atributos siguientes: CARACTERSTICAS de personalidad: Actitud proactiva con iniciativa propia Actitud positiva ante el cambio y las innovaciones (teleformacin,) Autoestima elevada Automotivacin y responsabilidad Autodisciplina y sistematizacin Capacidad de reflexin y autocrtica Capacidad de autocontrol Constancia Actitud Colaborativa

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HABILIDADES profesionales: Emprendedor Cultura telemtica amplia y actitud positiva ante el uso de las TICs Orientacin del trabajo a resultados y a consecucin de objetivos Planificacin de tareas detallada y realista Autogestin del tiempo Autocontrol de calidad del trabajo y ciclo completo del proyecto Capacidad para trabajar independientemente y autorregulacin Conocimiento de los procedimientos de la empresa Manejo de las tcnicas de comunicacin y negociacin eficaz Dominio de la comunicacin escrita y telefnica en funcin de la tarea a teletrabajar

Atributos de las tareas teletrabajables: En el proceso de seleccin del teletrabajador de xito influyen tambin el tipo de tareas que ste desempea para ver si son migrables o no a un entorno de teletrabajo. Es decir, al potencial teletrabajador le debera resultar fcil: Programar las interacciones presenciales en das concretos de la semana Usar la tecnologa de las telecomunicaciones para sustituir el cara a cara Conocer las necesidades de clientes internos y externos mientras se teletrabaja Programar el uso de recursos que permanecen en la oficina central Establecer objetivos claros de trabajo Controlar los flujos de trabajo Beneficiarse de la tranquilidad o tiempos sin interrupciones Definir claramente las tareas

Competencias de las personas que coordinan Teletrabajadores que alcanzan el xito: Las personas que coordinan o supervisan el trabajo de los teletrabajadores desde la entidad, son la otra cara importante de un equipo de teletrabajo. Adems de ayudar al teletrabajador con la planificacin del trabajo, el jefe juega un papel decisivo facilitando el debate con los colegas y la resolucin de dudas o conflictos. Las personas que tienen problemas en coordinar o supervisar a los empleados en la oficina lo tienen muy difcil para hacerlo con teletrabajadores. El jefe debera incorporar nuevas habilidades de supervisin y/o coordinacin a distancia enfocadas hacia un nuevo rol de acompaamiento o tutorizacin progresiva hacia la autoregulacin del trabajo por el propio teletrabajador.

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Por supuesto, si el jefe posee algunas o todas las siguientes caractersticas y estilos de direccin, le ser ms fcil desempear mejor su nuevo rol. De lo contrario, ser necesario (y siempre conveniente) que reciba una formacin especfica en competencias para: o Confiar en sus empleados o Tener un estilo de direccin orientado a resultados o Poseer un enfoque directivo amplio y flexible o Mantener una actitud positiva y abierta frente al teletrabajo. o Tratar de acomodar los programas de teletrabajo a las necesidades y circunstancias concretas o Proporcionar feedbacks constructivos y oportunamente o Facilitar una comunicacin abierta.

3- Seleccin Final de los Teletrabajadores: Siguiendo los criterios establecidos en los puntos que se han descrito anteriormente: 3.1 Decida que candidatos van a participar. Generalmente la seleccin se hace a partir de elementos comparables que pueden recogerse en respuestas a cuestionarios u otra prueba de seleccin que la entidad proponga. Despus de que el equipo formado por jefe y teletrabajadores potenciales asista a una reunin informativa, se suele proceder a rellenar unos cuestionarios y a discutir las respuestas para ver si pueden formar un equipo de teletrabajo eficaz, 3.2 D a conocer a los candidatos el modelo de adenda de contrato preparado por la entidad ya que las buenas prcticas hace recomendable la formalizacin de la adhesin de teletrabajadores y entidad a las condiciones negociadas previamente. Para llegar a hacer efectiva esta formalizacin es necesario que: El empleado y su jefe/supervisor conozcan los criterios de elegibilidad y seleccin. Se conozcan las estipulaciones: obligaciones y derechos, que se adquieren al adherirse al programa. Se conozcan los beneficios que este acuerdo de teletrabajo puede reportar a la empresa. 3.3. Realice y Anuncie la seleccin definitiva Finalmente, hay que proceder a la seleccin de los participantes directos en el programa de teletrabajo y hacer pblica la lista de seleccionados. Este es el momento en que se recomienda se haga el ltimo paso de la formalizacin para la aceptacin de condiciones firmando entidad y teletrabajador el contrato o documento que se haya preparado para tal efecto.).

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4-Forme en habilidades para el teletrabajo La formacin es vital para el xito del teletrabajo. Una vez seleccionadas las personas que van a participar directamente en el programa, es preciso que reciban una formacin especfica que refuerce aquellas habilidades que ms va a tener que poner en marcha en la nueva modalidad de teletrabajo. Las sesiones de formacin proporcionan a sus participantes la oportunidad de familiarizarse mejor con la poltica de teletrabajo, preguntar dudas, aprender en qu consiste el xito de los teletrabajadores y de sus jefes.

IV Fase 4 Evaluacin y mantenimiento del programa

1-Evaluacin: Tanto los programas de teletrabajo de prueba, como los programas a gran escala, se pueden enriquecer con un seguimiento sistemtico de su impacto sobre sus participantes, midiendo los beneficios directos y potenciales y evaluando su progreso hacia los objetivos de la entidad. La EVALUACIN de las actividades llevadas a cabo puede variar desde: Un simple sondeo hacia el conjunto de la entidad sobre la aceptacin del programa aplicado. La aplicacin de cuestionarios a los participantes (teletrabajadores, jefes/supervisores, entre otros) antes y despus de su participacin que pregunten sobre el uso de la tecnologa, el desempeo de sus tareas, sus relaciones con los compaeros, etc. La medida del impacto en funcin de determinadas variables predefinidas: rentabilidad, ahorro de costes, entre otros. En cualquier caso, debe tratar de dar un enfoque sistemtico a la evaluacin de su programa de teletrabajo. Las evaluaciones pueden proporcionar informacin para los siguientes PROPSITOS: Ayudar a los empleados interesados en el programa de teletrabajo y determinar el verdadero alcance del programa. Hacer un seguimiento del progreso del programa, evaluacin de las fortalezas y debilidades de las actividades del programa, medicin del grado de consecucin de los objetivos del programa y justificacin de los cambios del programa.

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Evaluar en funcin del tipo de indicadores que haya marcado su entidad. Por ejemplo, si sta es una entidad de servicios: nivel de satisfaccin del cliente afectado por las tareas del teletrabajador, ampliacin de la cartera de clientes, mayor rapidez en la entrega de productos finales,... Si el objetivo del Programa era conseguir un ahorro de costes internos: anlisis de beneficios, de rentabilidad, entre otros Ayudar a los coordinadores del programa y toma de decisiones de la alta direccin para la continuacin o finalizacin de los programas. Apoyar a los presupuestos y a las decisiones de asignacin de personal. Describir los programas actuales de participantes para su uso en promociones de teletrabajo u otros programas para empleados. Realizar otras evaluaciones complementarias de inters para las autoridades locales u otro tipo de instituciones como el impacto del teletrabajo en las congestiones de trfico, calidad del aire y uso de la energa, etc.

2- El Programa Teletrabajo: CMO MANTENERLO? Para mantener el programa de teletrabajo con xito, el coordinador del programa de teletrabajo en su conjunto y las personas que dirigen a distancia la actividad del teletrabajador deberan ir recogiendo a lo largo de la aplicacin las principales impresiones de los participantes, sus logros y dificultades. Aqu se citan algunas ACTIVIDADES ms a tener en cuenta: Seguimiento de los participantes en el programa. Guarde constancia escrita de todos los hitos que acontezcan a los trabajadores y coordinadores/supervisores del programa y asegrese de que reciben informacin, documentacin y formacin. Cuando ciertas personas muestren inters en el teletrabajo, proporcineles los pasos definidos por su entidad para poder ser candidatos a teletrabajar. Una entrada planificada y coherente en el programa garantiza que los teletrabajadores y los supervisores estn adecuadamente preparados. Testee cmo est funcionando el teletrabajo en su entidad. Pregunte a las personas directa o indirectamente implicadas. Cuando se trate de una entidad de tamao medio o grande converse con los diversos departamentos afectados por el teletrabajo, como el departamento de planillas, el rea de recepcin de llamadas o de mensajera o el departamento de apoyo tcnico para ver cmo les afecta a ellos el teletrabajo. Las vivencias o percepciones del resto de los colegas de la entidad que no teletrabajan, puede ser un indicador importante.

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Potencie que los teletrabajadores y sus jefes/supervisores participen en grupos de discusin informales. Estos debates permiten a los participantes compartir y discutir sus experiencias y preocupaciones. Estas discusiones informales suelen durar dos o tres meses despus de que el programa de teletrabajo empiece, adems y se pueden mantener peridicamente. Esta recogida de opiniones se puede hacer tambin por la va virtual a travs de la participacin en foros propios (por ejemplo instalados en la pgina web de la empresa si la hubiera) o en foros de asociaciones de teletrabajadores. Con ello, se trata de evitar que las personas que trabajan a distancia se sientan aisladas; por el contrario por esta va pueden ponerse al da de las nuevas perspectivas de la entidad, enterarse de nuevas convocatorias de formacin complementaria, y otro tipo de informaciones procedentes de los compaeros que trabajan presencialmente en la entidad (cuando se trata de teletrabajadores por cuenta ajena) o de otros teletrabajadores (cuando se trata de teletrabajadores autnomos). Potencie la motivacin de los teletrabajadores. Realizando actividades de dinamizacin/animacin virtual, generalmente a cargo de los propios jefes/supervisores. Para ello puede promover la organizacin de encuentros presenciales, seminarios de informacin, entre otros. Haga publicidad del programa. Siempre que le sea posible, escriba artculos en el boletn de la entidad, u otros medios de los que se valga su entidad para hacer publicidad, y actualice las actividades de teletrabajo de directores y coordinadores/supervisores. Esto mantendr el programa transparente y generar un nuevo inters.

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ANEXO I PREGUNTAS FRECUENTES 1. Qu es Teletrabajo? En el Decreto Ejecutivo N 34704 del 31 de Julio del 2008, denominado Promocin del Teletrabajo en las Instituciones Pblicas, en su artculo 2, define el Teletrabajo de la siguiente forma: Teletrabajo es toda modalidad de prestacin de servicios de carcter no presencial, en virtud de la cual un funcionario pblico, puede desarrollar parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemticos desde sus propio domicilio, u otro lugar habilitado al efecto, siempre que las necesidades y naturaleza del servicio lo permitan, y en el marco de la poltica de conciliacin de la vida personal, familiar y laboral de los funcionarios pblicos.

Por su parte, la Unin Europea, mediante su Acuerdo Marco sobre el Teletrabajo, suscrito en Bruselas el 16 de julio del 2002, conceptualiza el Teletrabajo, en los siguientes trminos: Teletrabajo es cualquier forma de trabajo desarrollada por cuenta de un empresario o un cliente, por un trabajador dependiente, un trabajador autnomo o un trabajador a domicilio, y efectuada regularmente y durante una parte importante del tiempo de trabajo, desde uno o ms lugares distintos del puesto de trabajo tradicional, utilizando tecnologas informticas y/o de telecomunicaciones

2. Se encuentra regulado el Teletrabajo en nuestro Ordenamiento Jurdico? Actualmente no existe regulacin en nuestro ordenamiento jurdico en cuanto al teletrabajo, como una forma de organizar el trabajo con la ayuda de tecnologa. Sin embargo, a partir del artculo 109 del Cdigo de Trabajo se regula el trabajo a domicilio, que realizan los trabajadores que elaboran artculos en su hogar o en otro lugar elegido libremente por ellos, lo que no impide que se ejerza vigilancia y supervisin inmediata del patrono o sus representantes.

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Si bien es cierto el Teletrabajo puede no calzar con el concepto estricto del trabajo a domicilio en ambas modalidades, subsisten los elementos de los contratos de trabajo incluyendo la ajenidad, la subordinacin, la relacin intuito personae, la remuneracin y la subordinacin entre las ms importantes. Asimismo, es importante anotar, que mediante la promulgacin del Decreto Ejecutivo N 34704 del 31 de Julio del 2008, denominado Promocin del Teletrabajo en las Instituciones Pblicas; se hace a nivel normativo un primer acercamiento de la figura del Teletrabajo, en nuestro pas. El decreto, permite conocer entre otros aspectos, una conceptualizacin del Teletrabajo, as como las condiciones bsicas jurdicas para su implementacin.

3. Cules son los aspectos legales laborales bsicos del Teletrabajo? Primordialmente el respeto a las condiciones y derechos laborales que ya tena el trabajador en la empresa, durante su relacin laboral en la que ejecutaba labores en el centro de trabajo. El Teletrabajo entonces, no se constituye en una nueva contratacin, sino que es una variacin de la modalidad original. Desde luego entonces, el contrato de teletrabajo se regula con base en el Cdigo de Trabajo y dems leyes conexas, por lo que existe la obligacin del empleador de reconocer vacaciones, aguinaldo, feriados, descansos y dems derechos laborales que regula ese cuerpo legal. Igualmente el Decreto N 34704 del 31 de Julio del 2008, plantea las siguientes disposiciones bsicas acerca de la implementacin del Teletrabajo: a) Los teletrabajadores no estarn sujetos a jornadas ni horarios de trabajo, cuando desempeen las labores en su domicilio personal o lugar habilitado a los efectos. Se exceptuarn de lo anterior los teletrabajadores, que por la naturaleza de sus funciones requieran previamente un horario definido. Las regulaciones y controles de los teletrabajadores, que estarn sujetos a un tipo de jornada u horario, sern designadas en forma general por el Equipo Coordinador y especficamente por los equipos institucionales. b) Para aquellos Teletrabajadores, que no estn sujetos a jornadas ni horarios de trabajo, la eficiencia y cumplimiento en las labores encomendadas a las personas teletrabajadoras se medir de acuerdo con la produccin-meta, en cuanto a

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calidad y cantidad, segn los informes que al efecto se presentarn y aprobarn oportunamente. c) Los Teletrabajadores mantendrn y se beneficiarn de los mismos derechos y obligaciones, garantizados por la legislacin, los contratos de trabajo y los convenios colectivos aplicables, que tienen los dems trabajadores de la institucin. d) Para todos los efectos y en lo que fuere aplicable, se atendern las reglas del contrato a domicilio, regulado a partir del artculo 109 del Cdigo de Trabajo. 4. Se encuentra desprotegido legalmente el Trabajador con el Teletrabajo? Desde luego que no, pues para l resultan de exigido acatamiento todas las condiciones, derechos y obligaciones que concede el Cdigo de Trabajo y leyes conexas. Adicionalmente, si las partes convienen en finalizar el teletrabajo, el trabajador debe volver a su puesto dentro de la empresa, con las mismas condiciones que tena cuando se hizo el cambio. Es decir, deben respetrsele todos los derechos laborales que adquiri antes y despus del teletrabajo. Por otro lado, si el Teletrabajador se contrata para este tipo de modalidad directamente, entonces es importante tomar en cuenta que el mismo configura un contrato de trabajo y por lo tanto se hace acreedor tambin a todos los derechos y beneficios que establece el referido Cdigo de Trabajo para todos los trabajadores.

5. Se debe hacer un Addendum al Contrato de Trabajo? Cul debera ser su contenido? Es imperativo que el patrono y el funcionario que va a teletrabajar, suscriban un Addendum del contrato de trabajo que ya tienen vigente, con el fin de que se estipulen las condiciones exactas en que se va a dar aquel dentro de la nueva modalidad. Este Addendum podra contener los siguientes aspectos: a. Indicacin exacta de las condiciones laborales actuales que tiene el futuro Teletrabajador. (breve resea del contrato laboral vigente) b. Indicacin expresa del deseo de patrono y Teletrabajador de cambiar a la modalidad de teletrabajo, (en forma temporal por espacio de indicar

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tiempo) o (en forma permanente con un perodo de prueba indicar tiempo). c. Lugar donde se realizar la labor (direccin exacta)

d. Indicacin exacta de la labor que se realizara con referencia puntual de los cambios que tiene en relacin con la que realizaba el trabajador en la empresa.

e. Indicacin expresa de que el Teletrabajador mantendr los mismos derechos y obligaciones que estipula el contrato de trabajo vigente, con fundamento en el Cdigo de Trabajo y leyes conexas.

f. Indicacin de que el Teletrabajador no estar sujeto a jornadas y horarios (si es as, pues uno de los atractivos de esta modalidad de trabajo es justamente que el trabajador pueda realizar las labores de acuerdo a sus compromisos personales o a la mejor disposicin que tenga durante el da para atenderlas). No obstante, si se requiere, deber indicarse horas y das en que sea necesario que el Teletrabajador est a disposicin del empleador para comunicarse con l por medio de telfono, correo electrnico u otro medio informtico, para asuntos de trabajo. g. Tambin deber indicarse expresamente si el Teletrabajador debe presentarse uno o varios das durante la semana a la empresa, con el fin de participar en reuniones, de entregar o revisar sus informes, de tener coordinaciones de equipo de trabajo, etc.

h. Tipo de controles que se ejercern para valorar la eficiencia y buen rendimiento y persona que ejercer ese control (por lo general se trata de mediciones por produccin peridica, la cual se hace por medio de informes u otros medios). i. Tipo de conexin electrnica que requerir el Teletrabajador e indicacin expresa de la parte que incurrir en los costos. Igualmente el soporte tcnico

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que tendr de la empresa patrono, en cuanto a instalacin, configuracin y solucin de problemas. j. Materiales y equipo que facilitarn cada una de las partes, tanto en cuanto a hardware y software, e indicacin expresa de la responsabilidad de cada una en cuanto a mantenimiento, reparacin y reposicin en caso de prdida, robo o mal funcionamiento.

k. Trminos en que patrono y Teletrabajador convienen en el pago de electricidad, agua, Internet, transporte y alimentacin, relacionados con las actividades teletrabajables. l. Condiciones ambientales, fsicas y ergonmicas que debe mantener el Teletrabajador en el lugar de trabajo, de acuerdo a indicaciones del Consejo de Salud Ocupacional y del Instituto Nacional de Seguros. m. Posibilidad de que personal de la empresa patrono visite el domicilio del Teletrabajador; condiciones y horarios en que lo har. n. Condiciones en que se terminar el teletrabajo, especialmente cuando se trate de situaciones que provoquen su conclusin antes del vencimiento del plazo.

6. Qu pasa con la Jornada y el Horario en el Teletrabajo? Por regla general esta modalidad de trabajo no est sujeta a jornadas y horarios, pues ello desvirtuara la independencia y autodisposicin que tiene el Teletrabajador, para cumplir su compromiso dentro de condiciones favorables de eficiencia y puntualidad, sin que est sujeto a controles de tiempo.

7. Aplica el pago de Horas Extra en el Teletrabajo? Al no estar sujeto el Teletrabajador a horarios de trabajo, por exclusin, tampoco podra laborar jornada extraordinaria. Por tratarse de trabajadores que no tienen supervisin inmediata y que laboran fuera del centro de trabajo, se encuentran regulados por el artculo 143 del Cdigo de Trabajo, es decir, no estn sujetos a jornadas de trabajo.

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8. Si un trabajador se encuentra incapacitado puede hacer Teletrabajo, desde su hogar? No existe ninguna diferencia entre los trabajadores que laboran en el centro de trabajo y los que lo hacen en su domicilio, para los efectos de sus derechos de seguro social a cargo de la C.C.S.S. y de riesgos del trabajo a cargo del INS. Tanto las incapacidades del INS como de la C.C.S.S. imponen obligaciones a la empresa patrono y al trabajador incapacitado, que debern observarse y respetarse durante la ejecucin de la modalidad de teletrabajo. Es importante acotar que para los efectos de hacer valedera la pliza de riesgos del trabajo, el Teletrabajador deber avisar al patrono el accidente o enfermedad que le ha ocurrido y el patrono tendr que verificar el hecho para remitir la boleta a la entidad aseguradora, con el fin de que el Teletrabajador sea atendido como corresponde.

9. Tiene cobertura el Teletrabajo para la Pliza de Riesgos del Trabajo? De conformidad con lo establecido en los artculos 195 y 196 del Cdigo de Trabajo, la cobertura del seguro de riesgos del trabajo son los accidentes y enfermedades que ocurran al trabajador a causa o por consecuencia de la labor que se ejecuta.

En este sentido, la cobertura no se circunscribe a un lugar determinado, pues se debe tomar en consideracin que en cumplimiento de las labores encomendadas por el patrono, bajo el elemento de subordinacin que debe existir en toda relacin laboral, el trabajador est obligado a acatar las rdenes y directrices que el patrono indique, sea que el trabajo se desarrolle dentro de los predios de la empresa o bien fuera de ella.

La cobertura del seguro incluso se extiende ms all de las fronteras del pas, pues estn amparados los accidentes que ocurran fuera del pas siempre y cuando el trabajador se encuentre realizando tareas propias de su cargo a solicitud expresa del patrono.

Homologando esta condicin, el trabajador estar amparado por el seguro de riesgos del trabajo an realizando labores de TELETRABAJO, siempre y cuando el accidente o la enfermedad laboral reportada cumpla con las condiciones establecidas, es decir, que stas sean a causa o por consecuencia de la labor que se realiza, sin importar el lugar donde estos ocurran. 32

La cobertura del seguro de riesgos del trabajo se brindar para todos aquellos trabajadores que en mutuo acuerdo con el patrono hayan definido las condiciones de TELETRABAJO. Para este fin lo nico que se debe realizar por parte del patrono, es brindar el nombre de los TELETRABAJADORES al Departamento de Riesgos del Trabajo a modo de referencia.

Conviene sealar que de conformidad con lo establecido en el artculo 214 del Cdigo de Trabajo, el patrono est en la obligacin de indagar todos los detalles que rodearon el accidente ocurrido y denunciar al Instituto Nacional de Seguros todos los accidentes y enfermedades de trabajo, segn lo establecido en el citado cuerpo de leyes.

As las cosas, el patrono deber instaurar todos los mecanismos de control que considere oportunos a efecto de velar por el cumplimiento estricto de las disposiciones del Cdigo de Trabajo. 10. Cules actividades son Teletrabajables? Actualmente todo tipo de actividad cuyo servicio no requiera un trato personalizado y su entrega pueda ser realizado a travs de tecnologa informtica o algn medio de comunicacin, es susceptible al Teletrabajo.

11. Cualquier persona puede teletrabajar? No cualquier persona o empresa puede teletrabajar. Aunque el teletrabajo no es una profesin sino una forma de hacer el trabajo; se deben poseer ciertas aptitudes, actitudes, habilidades y conocimientos especficos segn la tarea que desea realizar a travs del teletrabajo.

12. Cmo puedo implementar un Plan Piloto de Teletrabajo en mi Empresa o Institucin? Formar a los profesionales, adaptar la empresa y generar los entornos adecuados como la comunicacin, gestin del cambio y la adaptacin tecnolgica, son los pasos necesarios para que el teletrabajo se pueda implementar como una opcin seria.

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13. Cules son los pasos bsicos que debo implementar en un Plan de Teletrabajo? Defina un equipo de trabajo para generar las actividades que necesariamente tendr que realizar antes de implementar un Plan Piloto. Elabore un perfil de proyecto para que este claro que es lo que quiere. Elabore un cronograma de las actividades para implementar el teletrabajo. Elabore un Plan de Comunicacin. Defina previamente las reglas del juego para el teletrabajo. Seleccione los aspirantes al teletrabajo. Capacite a los funcionarios al teletrabajo. Elabore una herramienta que le permita ver cules son las actividades teletrabajables. Elabore una herramienta que le permita medir los resultados del teletrabajo.

14. Cmo Patrono como se puede medir la Eficiencia y el Cumplimiento de las labores encomendadas a un Teletrabajador? Para lograr el cumplimiento de las metas es necesario que la organizacin este clara de los cambios que debe de establecer para el control y seguimiento de los entregables con la calidad esperada y en el tiempo indicado previamente y en conjunto con el Teletrabajador.

15. Cules podran ser los Objetivos de la implementacin del Teletrabajo para la Empresa? Mejorar los resultados del trabajo del funcionario, cuando se requieran tareas de mucha concentracin. Reducir los gastos asociados a la estancia del funcionario en la empresa. (agua, luz, telfono, parqueo) Mejorar las competencias y calificaciones de los funcionarios. Potenciar el trabajo por objetivos y resultados. Desarrollo de Gobierno Electrnico. Promover modelos flexibles de trabajo, organizacin y unidades autogestionadas. Disminuir la contaminacin por el uso de automotores y congestiones vehiculares.

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16. Qu aspectos debo tomar en cuenta para determinar si un puesto o funcin aplica para el Teletrabajo? Los puestos de trabajo que se incluirn en el Programa se fijarn atendiendo la naturaleza de sus funciones, de forma tal que stas puedan desarrollarse parcialmente de manera no presencial. En todo caso, no podrn ser incluidos aquellos puestos de trabajo que requieran para su adecuado desempeo contactos personales frecuentes o atencin directa al pblico.

17. Cules son las condiciones idneas de las Jefaturas, para que puedan implementar el Teletrabajo? El principal componente de la jefatura es tener claro que el Teletrabajador en un empleado de confianza, de lo contrario no lo enve a trabajar virtualmente. Ser de una mentalidad abierta. Debe conocer cules son las metas del rea. Tener una herramienta para medir el rendimiento en trminos de tiempo y calidad de los entregables. Tener un Plan de comunicacin para atender a los teletrabajadores con herramientas virtual.

18. Cules son los recursos y materiales bsicos que debera tener un trabajador para teletrabajar? Una PC Conexin a Internet (de ser posible banda ancha) Correo electrnico Las licencias propias de la empresa para poder operar fuera de la oficina. Un escritorio Una silla ergonmica Formularios de uso frecuente para el trabajo normal

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19. Es necesario tener una oficina para teletrabajar? No estrictamente una oficina, si la tiene est bien, pero debe tener un espacio que le permita tener un grado de concentracin para ejecutar sus labores. 20. Cmo se denomina al Teletrabajo en otros idiomas? a. En ingls se lo conoce como: Telework o Telecommuting. b. En portugus se lo denomina "Teletrabalho". c. En italiano "Telelavoro". d. En alemn es Telearbeit.

21. Qu pasa con el espacio que ocupaba el Teletrabajador en su oficina? Para lograr hacer algo en forma directa con el espacio, se tiene que ver algunos aspectos en la forma como se ha planteado el teletrabajo en la organizacin: a) cuantos das est el Teletrabajador en la casa y cuantos en la oficina. En este sentido, el espacio puede ser utilizado en forma compartida con otros funcionarios que igualmente teletrabajan. b) si el teletrabajo est a tiempo completo, el espacio puede ser utilizado por la organizacin para sus fines propios y a los teletrabajadores se les asigne estaciones de unas horas a la semana para entregar cuentas de sus labores. c) para el Plan Piloto se est estimando que los espacios pueden ser utilizados temporalmente por otros funcionarios y que una vez terminado el Piloto, los teletrabajadores se reintegra a sus puestos en forma regular.

22. Quin debe asumir los gastos y costos de stos recursos y materiales necesarios para el Teletrabajo? El inciso d) del artculo 69 del Cdigo de Trabajo, establece lo siguiente: ARTICULO 69.- Fuera de las contenidas en otros artculos de este Cdigo, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos: d. Dar oportunamente a los trabajadores los tiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerles 36

tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aqullos no usen herramienta propia; Sin embargo lo anterior, es totalmente factible que el Patrono y el funcionario, acuerden mediante el Addendum al contrato laboral, una regulacin distinta a la enunciada, pudiendo las dos partes, convenir en un esquema distinto, siempre y cuando se exprese un sano equilibrio, especialmente para el trabajador. 23. Qu pasa si alguna de las dos partes, desea dar por finalizado la modalidad del Teletrabajo, es retroactivo? Uno de los elementos ms relevantes del Teletrabajo, es la Voluntariedad, es decir la potestad que tienen ambas partes, de decidir voluntariamente si acceden implementar la modalidad del Teletrabajo, en las dos vas. En este sentido, y bajo esta premisa, es totalmente factible entonces, que cualquiera de las dos partes, avocando razones justificadas, puede solicitar la reversin de la modalidad y regresar al estado inicial de la relacin laboral. Una excepcin a este principio, seria que desde el inicio de la relacin laboral, el contrato expresamente que la funcin, por la cual se contrata al trabajador, es teletrabajable, por lo que evidentemente no aplicara la retroactividad.

24. Qu pasa con la Confidencialidad y la Seguridad de la Informacin que maneja el Teletrabajador? Como consecuencia de la labor realizada, el Teletrabajador, recibe y procesa informacin, la cual puede ser calificada muchas veces de carcter confidencial para la empresa. En estos casos, dentro del acuerdo o Addendum al contrato, debe incluirse una clausula donde se restrinja al trabajador a mantener confidencialmente dicha informacin. En estos casos, el patrono es el responsable de la adopcin de las medidas adecuadas, para asegurar adecuadamente la proteccin de los datos usados y procesados por el Teletrabajador, en cumplimiento de sus funciones.

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25. Qu pasa despus de finalizado el Plan Piloto de Teletrabajo? El objeto del Plan Piloto es que se presente un informe con los resultados para la toma de decisiones, donde stas pueden ir en dos vas: a) que los resultados indique que la organizacin no est en condiciones de implementar el teletrabajo en forma permanente. b) que lo organizacin por los resultados decida dejar permanente la modalidad de teletrabajo y lo extienda a modalidades del trabajo virtual en otras funciones no consideradas en el Plan Piloto.

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