EL PROCESO DE LA NEGOCIACION

INTRODUCCIN:

En la sociedad actual la negociacin es un proceso mediante el cual dos o ms partes que tienen intereses tanto comunes como opuestos intercambian informacin a lo largo de un perodo, con miras a lograr un acuerdo para sus relaciones futuras. Negociacin es buscar acuerdos beneficiosos para las partes de la negociacin. Sin embargo mucha gente confunde el concepto de negociacin como una estrategia mediante la que se consigue un objetivo a costa de la otra partese ve la otra parte, de la negociacin, como un rival al que hay que derrotar En una negociacin lo nico que hay que derrotar es la desconfianza ante nuestros intereses. Desde el primer momento hay que dejar claro que es lo que se busca y definir qu es lo que se consigue con el proceso. Con ello conseguiremos que la otra parte reduzca el miedo a ser engaado y colabore activamente durante el proceso. Negociar es un arte que nos obliga a derrotar problemas antes que personas por lo que el acuerdo beneficioso para ambos es la mejor salida. En un proceso de negociacin tenemos a distintos actores o partes que buscan una solucin que satisfaga sus intereses en juego. Negociar es un acto integral de comportamiento y en l, el negociador deber conocer cules son sus habilidades, sus debilidades y fortalezas, con el fin de poder apoyar o ser apoyado en un equipo de trabajo. La negociacin vincula a dos o ms individuos interdependientes que enfrentan divergencias y que, en vez de evadir el problema o llegar a una confrontacin, se entregan a la bsqueda conjunta de un acuerdo, de solucin, de arreglo.

 FASES DEL PROCESO DE LA NEGOCIACIN:

Se puede determinar como 8 las fases que sigue el Proceso de Negociacin, as tambin en cada una de estas fases existe un conjunto de procedimientos y acciones que se siguen:

1) PREPARACIN: Una buena preparacin es el camino ms seguro para llegar a una negociacin satisfactoria. Lo que hagamos o dejemos de hacer antes de llegar a la mesa de negociaciones se revelar en lo que hagamos cuando lleguemos a ella. Dentro de la fase de preparacin podemos distinguir diversas cuestiones importantes: Establecer los objetivos claramente de sta. Obtener toda la informacin posible. Hacer un orden de concesiones posibles. Establecer nuestra estrategia y asignar las tareas si en esta negociacin hay un equipo de personas por cada una de las partes.

2) DISCUSIN: Cada una de las partes da las razones por las que cree necesaria una cosa, o trata de demostrar razonando que algo es cierto. Las partes discuten estas conclusiones y tratan de persuadirse mutuamente razonando. 3) LAS SEALES: La seal es un medio que utilizan los negociadores para indicar su disposicin a negociar sobre algo. Es tambin algo ms: revela una disposicin que ha de ser correspondida por la otra parte. Las ventajas de este comportamiento son claras. Puede servir para cortar una discusin circular e intil. Unos signos recprocos son un salvo conducto para el negociador, que puede avanzar nuevas propuestas sin temor a que este movimiento conciliador sea considerado como una rendicin. De ah la necesidad de que los negociadores sepan escuchar: cuando hablan ms que escuchan, no suelen captar las seales de la otra parte.

Ahora bien, no olvidemos que el envo de seales no implica forzosamente un acuerdo ni elimina el conflicto, sino que slo posibilita la negociacin, creando as la fusibilidad de un acuerdo. 4) LAS PROPUESTAS: Antes o despus, los negociadores tienen que discutir sus propuestas, pues son las propuestas las que se negocian y no las discusiones, aunque antes habr que negociar ciertas cuestiones previas fundamentales como la forma de la mesa, la presidencia o el orden del da. Por otra parte, en esta fase el lenguaje de la propuesta debe ser exploratorio y no comprometedor. Las propuestas debern ser ms especficas en la fase de intercambio, pero en la discusin se necesitan unos avances cautelosos, no unas ofertas arriesgadas e inequvocas. La recepcin de una propuesta es la otra cara de su presentacin. Sugerimos dos reglas importantes. En primer lugar, no interrumpir la exposicin de las propuestas. En segundo lugar, no pasar a un rechazo inmediato.

5) EL PAQUETE: El montaje del paquete ser el que lleve al campo del intercambio, es el puente entre los movimientos de apertura y la puesta en comn final de los negociadores .Ms en concreto, "el montaje del paquete al que aqu nos referimos es una actividad estudiada en respuesta a los movimientos de apertura realizado en el curso de la negociacin. Tiene un propsito definido: facilitar el avance de partes hacia una posible posicin de acuerdo. Difiere por ello de una lista de peticiones u ofertas iniciales porque la finalidad de este tipo de paquetes es presentarlos objetivos del que los propone y no unos objetivos revisados en funcin de las reacciones de su opositor. Por tanto las reglas son: a) Dirigir el paquete a los intereses e inhibiciones de la otra parte. b) Pensar creativamente en todas las posibles variables. c) Valorar nuestras concesiones desde el punto de vista de nuestro opositor, pues lo que tiene consecuencias pequeas para nosotros puede tener un valor inmenso para la otra parte. 6) EL INTERCAMBIO: Aqu se trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Aqu la regla ms importante es que toda propuesta y toda concesin sean condicionadas. No debe darse nada gratis, sino que cada concesin que hagamos debe ir seguida de una concesin de la otra parte.

Con ello conseguimos dos cosas: en primer lugar, que nuestro opositor reciba una clara seal del precio que ponemos a la concesin, y en segundo lugar, le estaremos educando para el intercambio: tiene que responder a todas nuestras concesiones con otras concesiones. 7) CIERRE: La negociacin es siempre el terreno del o inestable, lo inseguro y lo movedizo, ms an lo es en esta fase en la que el negociador se enfrenta a dos tipos de tensin. La primera es la incertidumbre intrnseca a toda negociacin: no saber realmente si hemos conseguidos a cara nuestro opositor todas las concesiones posibles, por lo que solemos retrasarla decisin de aceptarlo que se nos ofrece en un momento por si podemos conseguir ms. La segunda tensin es la que nos empuja a llegar a un acuerdo antes de que nuestro oponente nos saque ms a nosotros. Cuanto ms dura la negociacin, ms tiempo tenemos para sacar todas las concesiones posibles a nuestro opositor, pero tambin tiene ms tiempo l para hacer lo mismo con nosotros. Por consiguiente, no es raro encontrar negociadores incapaces de poner el punto final. "Incapaces de cerrar el trato, siguen negociando, a veces haciendo concesiones aparentemente pequeas pero que sumadas resultan tener un coste impresionante. Si cerramos con xito una negociacin, debemos llegar a la octava y ltima fase, el acuerdo. Las dos tcnicas de cierre ms usuales y de mayor xito son las siguientes: a) El cierre con concesin: sta es la forma de cierre ms frecuente en las negociaciones. Equivale a acabarla fase de intercambio ofreciendo una concesin para conseguir una cuerdo. Las fases de elaboracin del paquete y de intercambio suelen revelarlas reas ms adecuadas para utilizar un cierre con concesin. Estas son las cuatro posibilidades que aqu existen: 1. 2. 3. 4. La concesin de un elemento importante de las peticiones de nuestro opositor. Ceder en uno de los grandes obstculos de la negociacin. Ceder en un punto de menor importancia. Presentar una nueva concesin, no exigida anteriormente pero atractiva para nuestro opositor. Una concesin grande puede no cerrar el intercambio si nuestro opositor supone que apretndonos, obtendr an ms. Si la concesin es pequea, puede ser insuficiente para animar al acuerdo.

b) El cierre con resumen: Otro tipo de cierre, probablemente el ms frecuente despus del cierre con concesin, es el cierre con resumen. Se trata determinar la fase de intercambio haciendo un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento, destacndolas concesiones que la otra parte ha conseguido de nosotros y subrayndolo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes. Consiste, pues, en hacer una lista de las concesiones de cada parte y de las ventajas de un acuerdo.

8) ACUERDO: Pero el propsito de la fase de cierre es conseguir un acuerdo sobre lo que se ofrece, un acuerdo satisfactorio para las dos partes. El acuerdo es la ltima fase de la negociacin. Negociamos para llegar a un acuerdo. "El acuerdo es; sin embargo en momento muy peligroso. El alivio que supone llegar a un acuerdo, cuando desaparecen las tenciones de las fases anteriores, provoca un alto nivel de euforia. Y esta euforia puede ser un somnfero y hacer bajar la guardia a los negociadores. Cuando estamos muy interesados en llegar a un acuerdo y aliviados por haberlo conseguido, podemos descuidar los detalles menores de lo acordado.

LA NEGOCIACIN COMO UN PROCESO

Se puede sealar como una primera definicin que la negociacin es un proceso de comunicacin dinmico en mrito del cual dos o ms partes tratan de resolver sus diferencias e intereses en forma directa a fin de lograr con ello una solucin que genere mutua satisfaccin. Hay negociaciones que duran cinco minutos y hay otras que duran veinte aos. En las que duran mucho, es ms fcil poder apreciar las fases del proceso. La negociacin no es un acto aislado, sino un proceso y en la vida del hombre y de las empresas es una cadena de procesos donde cada negociacin se perfila como la puerta de acceso a otras y a otras ms. Las negociaciones entendidas como un proceso presentan dos caractersticas bsicas: a) Multidemensionalidad se debe entender que toda negociacin implica un conjunto o sistema de variables heterogneas y cambiantes que se negocian simultneamente.

b) Por Secuencialidad se debe entender el grado o nivel de relacin posterior que se espera desarrollar o mantener con la contraparte, existiendo tres posibilidades: ningn contacto futuro, contactos espordicos y contactos frecuentes y vitales.

1) LA PRIMERA NORMA DE LA NEGOCIACIN La primera norma es: no hay normas para negociar. La otra parte va a adoptar una posicin basada en sus percepciones, supuestos y valores. Nosotros tomaremos una posicin basada en los nuestros. De esta manera esta primera etapa de la negociacin es muy voluble e influenciada de la coyuntura que rodea la negociacin.

2) LA ESENCIA DEL PROCEDIMIENTO En un litigio judicial, muchas veces utilizado para resolver conflictos, la esencia de este procedimiento es un enfrentamiento verbal de carcter ritual, donde se presentan argumentos propios al juez y este decide a favor o en contra. Una negociacin entraa un intercambio autntico, dado que brinda una oportunidad, para que las partes intercambien promesas y compromisos por cuyo medio podrn resolver sus diferencias si llegan a un acuerdo. A pesar que durante muchos aos se vienen colocando muchas capas de sofisticacin sobre el procedimiento de negociacin, este no cambia en su esencia, la de ser un intercambio de promesas y compromisos y esto se basa en la confianza que tengamos de la persona que las haga y en las personas que representan. Similarmente la otra parte no aceptar nuestras promesas si no confa en nosotros y en las personas que representamos. Cuanto mayor sea el riesgo en una negociacin, ms necesidad habr de una relacin de confianza, porque la gente no asume grandes riesgos con aquel en quien no confa. Los negociadores ms eficaces son quienes intentan analizar el grado de confianza de una en una situacin dada.

3) QU DEBEMOS ENTENDER POR CONFIANZA Para muchos negociadores, el anlisis del grado de confianza en una situacin de negociacin, es mucho ms eficaz para predecir cmo acabar una negociacin que volmenes de datos tcnicos en apoyo de nuestra posicin. Debera dedicarse tiempo y recursos a analizar y desarrollar la confianza, pues determina el xito o el fracaso de nuestras negociaciones. La confianza no es un sentimiento confuso que nos deja vulnerables a la explotacin de los dems, por el contrario es el poder contar con la otra parte y que esta otra cuente con nosotros. La confianza se logra como resultado de una relacin y no es un insumo dentro de una relacin. La confianza hay que desarrollarla, se necesita que la otra parte se fe de nosotros y esta tarea nace desde el primer contacto con la primera impresin que tengan de nosotros: Le llamar a las 10:35 A qu hora llamar? Le enviar la cotizacin por fax a las 9 en punto A qu hora enviar el fax?

Otra forma de establecer la confianza es asegurarse de que la otra parte nunca se vea sorprendida. No hay que desestabilizar a las personas con las que se negocia sorprendindolas, incluso las sorpresas agradables pueden generar desconfianza por su carcter de improviso para los dems, advirtase de ello primero. Si se conviene discutir ciertos temas, habr que llegar a la negociacin dispuesto a discutirlos y no ser vlido decir: lo siento no estoy preparado o autorizado para tratar estos asuntos.Tengo unos pocos temas nuevos que necesitamos que los discutamos.

Parece sencillo, pero muchsimas personas menoscaban la confianza y unas buenas relaciones, sencillamente por no mantener su palabra sobre las cosas ms pequeas y sorprender a la otra parte.

LA COMUNICACIN EN LA NEGOCIACIN

LA COMUNICACIN: La negociacin es un proceso de comunicacin bilateral con el propsito de llegar a una decisin conjunta. La comunicacin no es una cosa fcil, aun entre personas que tienen amplios antecedentes de valores y experiencias compartidos. Parejas que han vivido juntas durante treinta aos an tienen malos entendidos todos los das. No es sorprendente, entonces, encontrar una comunicacin deficiente entre personas que no se conocen bien y adems, sentirn hostilidad y sospechas las unas de las otras. Cualquier cosa que diga, debe esperar que la otra parte siempre escuche algo diferente. El esquema bsico del proceso comunicativo, simplificado para efectos didcticos es el siguiente:

PROCESO COMUNICATIVO BILATERAL

Se identifican dos sujetos: el emisor y el receptor. El primero emite el mensaje codificado utilizando diversos cdigos, los que se encuentran definidos en funcin al marco de referencia psicolgico de cada individuo, es decir a las percepciones que tenga de la realidad y el condicionamiento sociocultural que conforma el contexto dentro del cual se ha desarrollado su experiencia vital. El mensaje es recibido por el receptor, quien para interpretarlo lo decodifica utilizando sus propios cdigos. A la respuesta que el receptor enve al mensaje del emisor se leda el mismo tratamiento que al mensaje inicial, configurndose lo que se llama retroalimentacin, la que constituye un indicador para el emisor del grado de comprensin del receptor y del nivel de entendimiento de ste ltimo.

En cada etapa del proceso comunicacional se pueden dar errores basados en malas interpretaciones tanto de uno como de otro lado. La precisin en la interpretacin del mensaje depende de la claridad de su emisin y de la atencin con la cual aqul es recibido, debiendo sustentarse en una actitud activa de ambos interlocutores para lograr un cabal entendimiento y lograr una comunicacin de ptima calidad.

PROBLEMAS DE LA COMUNICACIN EN LAS NEGOCIACIONES:

Existen tres grandes problemas con la comunicacin en las negociaciones: Los negociadores no estn hablando el uno con el otro, como muchas veces cada parte siente que ha cedido ante la otra ya no intenta desarrollar una comunicacin seria con ellos. Slo hablan para impresionar a terceras partes. No existe comunicacin entre ellos: es decir a pesar de que estn hablando no hay comunicacin efectiva. A pesar de estar hablando clara y directamente, pueden no estar escuchando. Se nota que muchas veces parecen no poner suficiente atencin a lo que usted dice. En una negociacin muchas veces la otra parte est ocupada pensando en cmo va a responder al ltimo punto, o cmo va a apoyar su ltimo argumento, que olvida escuchar lo que la otra parte est diciendo. Los malos entendidos, lo que uno dice, el otro lo puede mal interpretar. Aun cuando los negociantes se encuentren en el mismo ambiente, la comunicacin entre ellos no puede existir por malentendidos. Estos problemas se intensificarn o resolvern en la medida en que existan barreras entre las comunicaciones de las partes negociadoras, identificar estas barreras y tratar de superarlas facilitar que se establezca una comunicacin efectiva que permita arribar a una pronta y eficiente solucin o acuerdo comercial.

 BARRERAS EN LA COMUNICACIN EFICAZ Las barreras que se presentan e impiden el logro de una comunicacin eficaz, son las siguientes:

1) BARRERAS POR DIFERENCIAS ENTRE LOS INDIVIDUOS: a) Diferencias preceptales: Cada negociador es un ser distinto, con peculiaridades, experiencias e influencias. Sus percepciones se ven afectadas por sus estados motivacionales. Se hace necesario escuchar sin evaluar, tratando de comprender el marco de referencia y el punto de vista del interlocutor. b) Diferencias por la semntica: La comunicacin se ve afectada por el mbito sociocultural de las contrapartes. Las palabras y los gestos con frecuencia se interpretan en un sentido distinto y hasta contrario al del emisor. Se hace necesario considerar este detalle y tener cuidado en la palabra y gesticulaciones. c) Niveles sociales: Dado que las negociaciones se pueden desarrollar entre negociadores de distintos niveles y procedencias sociales, puede contener desviaciones y distorsiones propias de este hecho. Se hace necesario contar con antecedentes, referencias e informacin lo ms vlida posible que otorgue la confianza necesaria en el proceso comunicativo.

2) BARRERAS CAUSADAS POR EL CLIMA PSICOLGICO Las caractersticas de la situacin concreta, perfilarn expectativas, actitudes, comportamientos, resistencias y agendas ocultas. Esto har que se formen barreras en la comunicacin e interpretacin de la informacin intercambiada, bloqueando resultados positivos de la negociacin.

3) BARRERAS FSICAS Una negociacin enfrentar barreras de comunicacin como consecuencia del ambiente coyuntural fsico por el que es rodeado. Dentro de estos elementos perturbadores se encuentran ambientes sucios, mal iluminados, incmodos, poco ventilados; tambin la existencia de elementos distractores, como limitaciones para el uso de complementos y accesorios.

 COMO MEJORAR LA COMUNICACIN EN LA NEGOCIACIN

Se presentan cuatro actitudes que se deben practicar y fomentar su uso, logrndose de esta manera mejorar la comunicacin en una negociacin:

1) ESCUCHE ACTIVAMENTE Y RECONOZCA LO QUE EST DICIENDO La necesidad de escuchar es obvia, pero aun as es difcil escuchar bien, especialmente bajo presiones de una negociacin en marcha. El escuchar le permite entender las percepciones de ellos, sentir sus emociones, y or lo que estn tratando de decir. El escuchar activamente mejora no slo lo que usted oye, sino lo que tambin ellos dicen. Si usted presta atencin e interrumpe de vez en cuando para decir: entend correctamente que ustedes estn tratando de decir que...?, indudablemente la otra parte se dar cuenta que no est perdiendo el tiempo, que no actan rutinariamente. La otra parte sentir la satisfaccin de ser odo y entendido. En una negociacin se dice que la concesin de menor costo econmico para quien la hace, pero de un gran valor para quien la recibe es hacerle saber que se le est escuchando. En algunos modelos de negociacin se pregona como una buena tctica el no prestar atencin a lo que la otra parte dice y no admitir como legtimos sus puntos de vista. Un buen negociador hace precisamente lo contrario. Cuando usted repita lo que entendi de la contraparte, exprsese positivamente desde su punto de vista, haciendo claras las fuerzas de su punto de vista. Puede decir, usted tiene un caso slido. Djeme ver si lo puedo explicar. Esta es la forma como lo veo..... El entender no significa aprobar. Uno muy bien puede al mismo tiempo comprender perfectamente y estar en completo desacuerdo con lo que la contraparte dice.

2) HABLE PARA SER ENTENDIDO Con mucha frecuencia se olvida que una negociacin no es un debate, ni un juicio. Usted no debe tratar de persuadir a una tercera parte. A quien debe persuadir est frente a usted, por lo que deber de tratar a su contraparte como a un colega con el que deber resolver el problema o conflicto en forma conjunta. Se debe por lo tanto entender que no es nada persuasivo el culpar a la otra parte por los problemas, o insultarse o alzar la voz.

Ser de utilidad reconocer explcitamente que ellos ven la situacin diferente y tratan de salir adelante como personas con un problema conjunto a resolver.

3) HABLE SOBRE USTED, NO SOBRE ELLOS Es comn que en las negociaciones cada lado explica y condena extensamente las motivaciones e intenciones de la otra parte. Es ms persuasivo, sin embargo, describir el problema en trminos de cmo le afecta a usted en vez de en trminos de lo que hicieron o que hacen. Me siento engaado en vez de usted rompi su promesa; nos sentimos discriminados en vez de ustedes son unos racistas. Si usted afirma algo sobre la contraparte y ellos piensan que no es verdadero, lo ignorarn o se enojarn; no les importar su preocupacin. Una afirmacin acerca de cmo se siente es difcil de contra decir. Usted trasmite la misma informacin sin provocar una reaccin defensiva que har que la otra parte no la admita.

4) HABLE CON UN PROPSITO Hay situaciones en las que el problema no es poca comunicacin sino que por el contrario lo que est afectando a la negociacin es el exceso de ella. Cuando la hostilidad y los malos entendidos son muchos, es mejor dejar algunos pensamientos sin decirlos, ya que pueden incrementar la tensin. En otras ocasiones revelar cuan flexible es uno, puede hacer ms difcil llegar a una cuerdo en vez de facilitarlo.

DESARROLLAR UN CASO PRACTICO: