La criticidad como factor clave para definicin de las estrategias de mantenimiento (Primera parte)

por: LourivalTavares IngenieroElectricista CoordinadorGeneraldePostgrado IngenieradeMantenimiento UniversidadFederaldeRiodeJaneiro ConsultorInternacional l.tavares@mandic.com.br Brasil En el libro Management guide for preventive maintenance (1), los autores indican que cuando se implementa un sistema de estrategia de mantenimiento basado en la rotura, el valor de inversin es muy bajo, ya que no se elaboran planes o instrucciones, tampoco se hace control de las actividades y mucho menos un banco de datos con la informacin sobre lo que se debe hacer o lo que se hizo. Sin embargo en la medida que el tiempo pasa, los costos se incrementan enormemente de forma exponencial (ver figura 1) debido a los siguientes factores: Reduccin de la vida til de los activos (prdida de caractersticas funcionales); Prdida de produccin y/o calidad de los servicios; Pago de horas extras al personal de mantenimiento, pues las fallas normalmente ocurren en los horarios menos convenientes (en la noche, los feriados o fines de semana); Aumento del stock de materia prima improductiva, pues para hacer un correctivo (sin planificacin) se gasta mucho tiempo, tanto en el servicio como en las esperas (interrupciones por falta de material, herramienta, especialista, autorizaciones etc.);

Aumento de adquisicin de repuestos, una vez que no se sabe cul equipo ir romperse y tampoco cul pieza ir a daarse, lo que implica un aumento del stock de repuestos o una compra de repuestos que no sern utilizados; Ociosidad de mano de obra operativa, debido a que por la falta de planificacin el operador queda esperando la solucin del problema y no se ocupa de otras actividades; Aumento de riesgos de accidentes. En este caso se puede considerar los accidentes generados directamente por el problema en el equipo (una explosin o incendio) que puede tener serias consecuencias a los que estn en la cercana o accidentes durante los servicios de reparacin por no haber planificacin adecuada. Tambin se puede considerar como accidente al patrimonio con la prdida de equipos o instalaciones. Sin duda este es el peor de todas las consecuencias del mantenimiento correctivo sin control. Riesgo de contaminacin a los tres elementos fundamentales, tierra, agua y aire. Un incendio puede generar graves problemas de contaminacin al aire y a la tierra; la rotura de una tubera o tanque o equipo provocando fugas de aceite o cidos tambin genera graves problemas a la tierra y agua. Prdidas de mercado por el no cumplimiento de especificaciones por falla en el proceso operativo; Prdida de plazo. No atencin a los pedidos en el plazo ajustado con los clientes generando falta de credibilidad en la empresa; Procesos jurdicos en funcin del no cumplimiento de los compromisos ajustados en contratos con los clientes, adems de procesos generados por los propios empleados cuando son perjudicados por accidentes o por exceso de servicio.

Cuando se implementa el mantenimiento planeado, los costos inciales son muy altos debido a los estudios para adquisicin de repuestos y herramientas, la identificacin de los equipos y de su criticidad, la elaboracin de las instrucciones de mantenimiento (o procedimientos de mantenimiento), la identificacin de los profesionales para cada tipo de intervencin (recursos humanos), la definicin del Sistema de Gestin, la seleccin o desarrollo de este Sistema, las adecuaciones en el Sistema, la capacitacin del personal tanto de ejecucin y de control etc.

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La experiencia muestra que en el inicio del mantenimiento preventivo ocurren algunos eventos en los equipos que reciben el mantenimiento planeado debido a falta de experiencia o ausencia de recomendaciones adecuadas para la intervencin. Sin embargo luego estos problemas son superados y reducidos al mnimo. En este momento se busca equilibrar los preventivos de aceptar acuerdo a las necesidades y en funcin del conocimiento generado por los registros de informacin de causas, efectos y acciones tanto en las intervenciones planificadas como en las noplanificadas (que acaban siendo convertidas en planificadas). En este punto llamamos atencin a la diferencia de actividades planificadas e actividades programadas. Planificar significa elaborar todos los procedimientos para una accin as como los recursos que sern necesarios (humanos y materiales, incluyendo herramientas) y, si es posible, estimar los tiempos necesarios para ejecucin de estas acciones. Programar es definir cuando las acciones se irn a realizar. O sea, una actividad programada es aquella que adems de haber sido planificada tiene fecha cuando la programacin es por unidad calendario como da, semana o mes (siendo la ms usada la semana), o momento cuando la programacin es por unidad no calendario como horas de funcionamiento (la ms usada, kilmetros recorridos o nmero de operaciones). Cuando se programa por unidad calendario debe haber el registro de esta unidad a travs del operador o de instrumento de medicin conectado al equipo. Los costos de mantenimiento planeado asociados con los costos de ocurrencias aleatorias inseridas por falta de experiencia se suman generando el costo de mantenimiento preventivo que, en el inicio del proceso es muy superior al costo del mantenimiento por rotura. Sin embargo con el pasar del tiempo sucede una inversin de tendencias y luego el costo del preventivo pasa a ser ms bajo justificando su existencia. En la figura 1 hasta la interseccin de las curvas que representan los costos, el preventivo genera perjuicios respecto a la generacin de utilidades.

FIGURA 1 Costo Real de Fallas y Defectos en Equipos Cuando Lewis y Pearson estudiaron el tema los equipos eran bsicamente electromecnicos y el cruce de las dos curvas ocurra entre los 5 y 10 aos de operacin de los equipos. Sin embargo en aquella poca los equipos tenan larga vida (30, 40, 50 aos o ms) y, por lo tanto los resultados econmicos eran muy favorables con la utilizacin del preventivo programado. Con el desarrollo de la automatizacin y automatizacin de los procesos, la vida de los equipos pas a ser ms corta debido a su obsolescencia lo que puede llevar a que el equilibrio entre los costos no sean alcanzados y as el preventivo pasa a ser antieconmico. En consecuencia, cada vez ms se est buscando eliminar las consecuencias del correctivo o sea evitar que los factores arriba enumerados no ocurran y, de esta forma, hacer que el correctivo pase a ser la opcin ms conveniente por ser la ms barata, es decir, el costo de implementacin del correctivo sera constante alargo de la vida del equipo. Obviamente esto se aplica solamente para activos que no ponen e riesgo el patrimonio, la facturacin, la integridad humana y el medio ambiente. Una ventaja asociada con el desarrollo tecnolgico de la automatizacin y automatizacin es el costo de los componentes electrnicos ,de comando hidrulico y neumtico que permite en muchos casos que sean duplicados o hasta triplicados reduciendo as los riesgos de consecuencia de falla al mnimo soportable tanto bajo aspectos financieros como de seguridad y de contaminacin. Por lo tanto las redundancias estn

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provocando el rompimiento del paradigma de que el correctivo es inaceptable. Todo esto genera la convergencia para un aspecto que pas a ser destacado en los sistemas actuales de gestin estratgica de mantenimiento la criticidad de los equipos. Debido a la reduccin del capital de trabajo en las plantas, mantenimiento y logstica, pasaron a ocupar el segundo lugar dentro de los mayores gastos solo inferiores a los insumos para el proceso (materia prima, agua, electricidad, gases, combustible etc.). As es que les corresponde garantizar la sustentabilidad del negocio, esto significa que todas sus acciones se deben volcar a generar ROI (Return on investiment Retorno sobre la Inversin). Esto se logra a travs de un adecuado sistema de gestin, o sea, utilizando herramientas de evaluacin y anlisis para generar recomendaciones que lleven a toma de decisiones ms adecuada a cada situacin. Dentro de las herramientas existentes tenemos: KPIs (Key Performance Indicators - Indicadores Claves de Desempeo), que se pueden dividir en tres grandes grupos: aquellos que miran los activos, o sea, apuntan a los activos de forma gradual que necesitan mayor atencin (Tiempo Promedio Entre Fallas, Tiempo Promedio Para Reparacin, Disponibilidad, Confiabilidad, Utilizacin etc.); aquellos que miran a los costos, o sea, apuntan las reas de forma gradual donde estn ocurriendo los gastos (Costo de Mantenimiento por Facturacin, Costo de Mantenimiento por el Inmovilizado, Costo de Mantenimiento por la Produccin, Costos relativos de mantenimiento en personal, materiales y apoyo etc.) y aquellos que miran los recursos, o sea, apuntan, de forma gradual donde se estn aplicando los recursos humanos y materiales (Trabajo en Mantenimiento Preventivo, Trabajo en Mantenimiento Correctivo, Horas Extras, Material Aplicado en Mantenimiento, Rotacin de Stock etc.) BSC (Balanced Score Cards) - Utilizacin de la metodologa desarrollada por Robert Kaplan y David Northon, donde se busca: Aclarar y traducir la Visin y Estrategia del negocio; Comunicar y asociar objetivos y medidas estratgicas; Planear, establecer metas y alinear iniciativas estratgicas y Mejorar el feed-back y el conocimiento estratgico. El BSC traduce misin y estrategia en objetivos y medidas, organizados segn cuatro perspectivas diferentes: Financiera, del Cliente, de los Procesos internos y del Conocimiento y crecimiento. Redundancia Identificacin de los elementos (piezas, componentes o equipos) que deben ser

duplicados o triplicados para garantizar confiabilidad segn los parmetros deseados.

la

RCA (Root Cause Analysis Anlisis de Causa Raz) - Aplicacin de la metodologa ms adecuada para buscar la(s) causa(s) races que generan las intervenciones en los equipos. Tiempos y Movimientos - Tcnica de investigacin de los movimientos asociados a tiempos para reducir las prdidas por improductividad humana. TOC (Theory of Constrains - Teora de las Restricciones) - Utilizacin de la metodologa desarrollada por Eliyahu Goldratt para identificacin y correccin de los puntos donde los procesos estn ms frgiles (sea por equipos, personas, metidos, procedimientos etc.). 5Ss - Aplicacin de la metodologa japonesa donde se acta sobre cinco focos (Seiri - Organizacin, Seiton - Ordenamiento, Seiso - Limpieza, Seiketsu Aseo y Shitsuke - Disciplina) para lograr mayor eficiencia en los procesos con la reduccin de las prdidas. Mantenimiento Autnomo Aplicacin de los conceptos desarrollados por Seiichi Nakajima de utilizacin de los servicios de los operadores para desarrollo de cinco actividades de mantenimiento (inspeccin, medicin, limpieza, lubricacin y pequeos ajustes). ABC y ABM (Activity Based Costing y Activity Based Management - Costeo Basado en actividades y Gestin Basada en Actividades) Aplicacin de los conceptos desarrollados por Robert Kaplan, Robin Cooper, Peter Turney y otros en la identificacin de las actividades que deben tener sus gastos reducidos o aumentados. RCM (Reliabitility Centered Maintenance Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad) Aplicacin de la tcnica que busca identificar y reducir los modos de falla primarios del sistema con altas tasas de fallas; los modos de falla, donde las fallas secundarias pueden ocurrir (las fallas secundarias en general, causan altos tiempos de paralizacin y muchos problemas para el personal de mantenimiento), los modos de falla que son perjudiciales para otros elementos presentes en el sistema, especialmente para el personal de operacin y mantenimiento. Just in Time (Tener al tiempo)(2) - Aplicacin del sistema de administracin de la produccin que determina que nada debe ser producido, transportado o comprado antes de la hora exacta. Puede ser aplicado en cualquier organizacin, para reducir stocks (incluyendo repuestos) y los costes

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decurrentes. Es el principal pilar del Sistema Toyota de Produccin o produccin magra. ROI (Return on Investment - Retorno sobre la inversin)(2) Aplicacin en mantenimiento de la medida de evaluacin del desempeo de una inversin, evaluado como medida lograda ante el desempeo de una inversin. Six Sigma(2) - conjunto de prcticas originalmente desarrolladas por Motorola para mejorar sistemticamente los procesos al eliminar defectos. Seis Sigma tambin es definido como una estrategia gerencial para promover cambios en las organizaciones, haciendo que se alcancen mejoras en los procesos, productos y servicios para la satisfaccin de los clientes. Diferente de otras formas de gestin el Six Sigma tiene como prioridad la obtencin de resultados de forma planeada y clara, tanto de calidad como financieros principalmente Reingeniera - Modificacin fsica en los equipos en funcin del conocimiento adquirido de su funcin, de forma que logre mejores desempeos en los procesos, que reduzcan los tiempos de intervencin o que reduzcan los riesgos a la seguridad humana. La reingeniera tambin puede ser aplicada a mtodos y procedimientos. Sin embargo todas las tcnicas de gestin no son vlidas si no tenemos una Base de Datos completa y confiable. La formacin de la Base de Datos empieza por la identificacin de los activos que sern objeto de control como tambin la asociacin con los repuestos especficos y no especficos en el almacn. Se puede llamar inventario la identificacin bsica del activo, es decir, su nombre, su ubicacin y su funcin en el proceso. Es comn que las empresas solamente tengan este tipo de identificacin.

FIGURA 2 Estructuracin de la base de datos del mantenimiento El inventario completo, adems de la informacin anterior deber tener: Las fecha de adquisicin e instalacin; costos de adquisicin e instalacin, fabricante y proveedor, la planta donde el activo acta, su identificacin (nmero individual que puede ser un nmero generado por el sistema o su nmero de serie o el nmero atribuido por el rgano de control patrimonial), referencias (manuales, catlogos, dibujos, fotos y vdeos), dimensiones y peso (para los efectos de almacenaje), variables tcnicas, cdigos y su importancia operacional, o criticidad (enfoque principal de este trabajo). Una vez identificados los activos se debe planificar todas las posibles intervenciones en l. Sean las programadas o no programadas asocindolas al recurso humano y materiales (repuestos, material de consumo, mquinas y herramientas) que sern necesarios para tales intervenciones.

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