INTRODUCCIN En el Almacn Multirepuestos Automotriz es trascendental la existencia de un manual de control de inventarios, que ayude a la regularizacin y manejo de la mercadera existente,

permitiendo as un ordenamiento adecuado de cada uno de los repuestos disponibles para la venta. El presente manual proporcionar la informacin necesaria acerca de la metodologa para llevar un control exacto de un inventario fsico. Tambin se propondrn

polticas de pedido, compra y venta que normalicen las actividades comerciales dentro del almacn. Posteriormente se proceder a clasificar y codificar la mercadera, de

acuerdo a la naturaleza de la cuenta y en base al sistema alfanumrico. Para la valoracin de inventarios se empleara el mtodo promedio ponderado, el cual nos va a permitir conocer el valor econmico real que tenemos invertido dentro de nuestro stock, el mismo que ser registrado dentro del diseo de la tarjeta Kardex. Se tomara en cuenta cuando como y porque realizaremos un levantamiento y baja de inventarios, tambin se indicara el tratamiento adecuado de la mercadera dentro del pecheo y conservacin. Proporcionando as una manera fcil y accesible para cada uno de los miembros del almacn en el tiramiento de la mercadera como un gua til para cada accin realizada dentro del Almacn Multirepuestos Automotriz de ciudad de Riobamba.

1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS El objetivo de contar con un control fsico de inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en el Almacn sean iguales a las tarjetas Kardex lo cual permitir: 1. Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su corpulencia. 2. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. 3. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

1.3 PROPSITO DEL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS Facilitar el tratamiento correcto de la mercadera a travs de la implementacin del presente manual instaurando una forma ordenada, sencilla, y eficaz de tal manera que las personas que forman parte del Almacn no tengan ningn inconveniente para poner en prctica las

sugerencias paso a paso y obtener un mejor resultado en sus actividades comerciales.

1.3 MTODO DE CONTROL DE INVENTARIOS Las metodologas pueden ser variadas pero siempre, una buena metodologa de

inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. Un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable. Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor agregado de: Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un control con tarjetas Kardex. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Contar con las tarjetas de Kardex de Almacn totalmente actualizado, respecto a: Saldos correctos.

1.4 PROPUESTA DE POLTICAS 1.4.1 POLITICAS DE PEDIDO Para las polticas de pedido de mercadera se tomara las siguientes recomendaciones:

 Se realiza un conteo fsico de los productos de nuestro stock Se comparara las tarjetas Kardex con los resultados de nuestro conteo fsico. Se realizara el pedido de los productos que estn por acabarse. El pedido se realizara a la lista de nuestros proveedores Los pedidos se realizan por telfono. 1.4.2 POLITICAS DE COMPRA Para las polticas de compra de mercadera se tomara las siguientes recomendaciones: Mantendremos nuestra lista de proveedores. Se elegir a los mejores ofertantes. Comprar mximo 10 productos y mnimo 5 productos. Elegir productos de buenas caractersticas y evitar falencias. Se registrara todas las compras en la tarjetas Kardex 1.4.3 POLITICAS DE VENTA Para las polticas de venta de mercadera se tomara las siguientes recomendaciones: Todas las ventas se realizan en efectivo No se concede crdito personal sin documento Se considera crdito con documento en un monto mximo de $200.00 a 8 das plazo. Se realizan un descuento del 2% en las compras en efectivo que superen los $100.00 No aceptamos devoluciones solo cambios. Se realizara cambios de mercadera hasta 24horas sin la alteracin del producto. Se registrara todas las ventas en las tarjetas Kardex.

1.4.4 POLITICAS DE ALMACENAJE Para las polticas de pedido de mercadera se tomara las siguientes recomendaciones:

 Se comparara la factura con la mercanca. Se revisara cautelosamente cada producto Se ordenara segn su clasificacin. Se realizara los clculos en la tarjeta Kardex. Se contara el total del stock para conocer las existencias reales y saber a certeza cul es nuestro faltante. Existirn mximo 20 productos y mnimo 10 por la rotacin continua de inventarios.

GRFICA N 02 1.5 FLUJOGRAMA DEL PEDIDO DE PRODUCTOS

GRFICA N 03 1.6 FLUJOGRAMA DE LA COMPRA DE PRODUCTOS

GRFICA N 04 1.7 FLUJOGRAMA DE LA VENTA DE PRODUCTOS

GRFICA N 05 SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS

1.9 CLASIFICACION DE LOS PRODUCTOS

Clasificar un producto es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega Para mayor facilidad en el Almacn Multirepuestos Automotriz se ha clasificado los

productos en tres grupos de acuerdo a su naturaleza. CUADRO N 01 CLASIFICACIN DE LA MERCADERA

1.10 CODIFICACIN DE LOS PRODUCTOS SEGN SU CLASIFICACIN La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica los materiales determinadas

caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. El sistema numrico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, el Almacn

facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca. En Multirepuestos Automotriz se empleara el

sistema alfanumrico de codificacin de

materiales para una mayor facilidad de ubicacin y accesibilidad de los productos disponibles para la venta. Pasos a seguir para codificar los productos. 1. La primera letra representa uno de los tres grupos de clasificacin. 2. Las tres siguientes representan El nombre del producto. 3. Da a conocer el cdigo indicado representado por los nmeros ayudan a la ubicacin del artculo, dentro del almacn enumerados respectivamente.

GRFICA N 051.13 MODELO DE TARJETA KARDEX1

Ejemplos: COMO CODIFICAR; BOMBA DE AGUA BOMBA DE FRENO 1 CABLES ALARMA RBBA0031 RBBA004 RCBL001

1 CABLES CAPOT 1 CABLES DE BUJIA RCBL003 1 CABLES FRENO 1 CABLES ACELERADOR 1 CACHO GAURADACHOQUE 1 CACHO MASCARILLAS 1 CAUCHOS COMPUERTA 1 CAUCHOS PARABRISA 1 CAUCHOS PEDAL 1 CHAPAS CAPOT 1 CHAPAS COMPUERTA 1 CHAPAS PUERTA 1 CHAQUETAS BANCADA 1 CHAQUETAS BIELA 1 CILINDRO DE EMBRAGUE 1 CILINDRO DE PUERTA

RCBL002

RCBL004 RCBL005 RCCH001 RCCH002 RCCH003 RCCH004 RCCH005 RCHP001 RCHP002 RCHP003 RCHQ001 RCHQ002 RCLN001 RCLN002

1.11 VALUACIN DEL INVENTARIO 1.11.1 PROMEDIO PONDERADO El almacn Multirepuestos automotriz para controlar su inventario de mercadera utilizara el mtodo promedio ponderado: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio

resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario

ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.

1.12 TARJETA KARDEX Es una tarjeta de trabajo para el control de inventarios, que sirve para llevar un registro y control de un almacn tradicional. Este documento debe incorporar la siguiente

informacin que facilitara conocer como est compuesta la tarjeta Kardex, y la forma como debe ser llenada, paso a paso se indicara que debe constar en cada casilla teniendo como gua la numeracin con su respectiva explicacin y la representacin grafica para una mayor comprensin. Nombre de la Empresa, aqu colocaremos el nombre de Multirepuestos Automotriz que identifique a quien pertenece las tarjetas Kardex. Nombre y nmero del Documento, se anotara el nombre del documento en esto caso tarjeta Kardex Mtodo de Valuacin, una vez que se ha elegido el mtodo de valuacin de inventarios escribimos mtodo PROMEDIO PONDERADO, con el que se va a trabajar para conoce el costo real que se ha invertido en nuestro stock.

1. Nombre

de

la

empresa, aqu

constamos

como

encabezado

al Almacn

Multirepuestos Automotriz. 2. Nombre del documento y Numero del documento, en este Kardex y el nmero del documento. 3. Mtodo de valuacin, anotaremos e mtodo que estamos empleado para el control de la mercadera. 4. Numero de grupo, debido a la mercadera se le ha clasificado en tres grupos que son Repuesto, Accesorios, Aceites, elegiremos uno de ellos de acuerdo al producto y ser anotado en su espacio. 5. Nombre del Articulo, aqu especificaremos el nombre del articulo para evitar confusiones. 6. Unidad de Medida, en este espacio anotaremos e nuestro producto ya sea unitariamente, por medidas o peso. 7. Cdigo Contable, es el cdigo mnemotcnico mercadera segn su naturaleza. con el cual clasificamos nuestra identificaremos como contamos lugar constara: Tarjeta

8. Cdigo del Producto, es el cdigo alfanumrico que seleccionamos para poder codificar nuestra mercadera y as nos facilite su pronta ubicacin. 9. Fecha, se anotara la fecha cada vez que exista movimiento de alza o baja de inventarios. 10. Detalle, se anotara la apertura inicial de la tarjeta Kardex, las compras, las

ventas, las devoluciones en compra y las devolucin en ventas. 11. Entradas, (Detalladas con su Cantidad, Valor Unitario, y Valor Total) en anotaremos el la cantidad

nmero de unidades que hemos comprado o la unidades que nos han

devuelto conocida. Como devolucin en ventas, en la casilla del valor unitario se anotara el valor en cual se compro o su vez en el cual se vendi y en casillero de valor total se realiza la multiplicacin de las cantidades por el valor unitario. 12. Salidas, (Detalladas con su Cantidad, Valor Unitario, y Valor Total) en la cantidad

anotaremos el nmero de unidades que hemos vendido o la unidades que hemos devuelto conocida como devolucin en compras, en la casilla del valor unitario se anotara el valor en cual se vendi que siempre va ser el mismo a de los saldo finales o su vez en el cual se vendi.

13. Existencias Nos mostrara la totalidad del stock con el precio de adquisicin que posee Multirepuestos Automotriz. Inventario inicial: luego de realizar un conteo fsico de cada producto anotamos la cantidad que tenemos, y en la casilla de Valor unitario y el precio de compra en la casilla del precio total, luego se procede a dividir el precio total para la cantidad y como resultado tenemos el precio unitario. Compras, Devolucin en Ventas, aqu sumamos en la cantidad actual con la anterior, posteriormente sumamos el valor actual con el anterior y lo dividimos para la cantidad y de esta manera obtenemos el valor unitario de nuestros productos. Ventas, Devolucin en Compras, para registrar una venta se la registra con el precio que tenemos en nuestra tarjeta sin importa a como se vendi en realidad, restamos la cantidad anterior con la actual, posteriormente restamos el valor total anterior con el actual, luego procedemos a dividir el valor total obtenido por la cantidad y as obtenemos el valor unitario.

1.14 EJERCICIO DE APLICACIN El presente ejercicio dar a conocer una gua prctica de cmo registrar en nuestra tarjeta Kardex: El inventario Inicial Compra de mercadera Devolucin en compra de mercadera Venta de mercadera Devolucin en venta de mercadera. 01 de julio del 2010, el almacn Multirepuestos Automotriz luego de haber realizado un conteo fsico, ha contabilizado que tienen 3 Bandas de Distribucin Aveo, adquiridos a un costo de $7.00 c/u. y cuenta tambin con 9 Bandas de Distribucin Chevrolet Evolution 2.4 a un costo de $5.80c/u. 02 de julio del 2010, se ha contabilizado, que existe en el Almacn 6 Bandas de Distribucin Dimax 2.2. A un costo de $7.38 c/u. 03 de julio del 2010, se compra Importadora Central 7 bandas a un costo de $6.25 valor que se cancela en efectivo. 04 de julio del 2010, devolvemos 2 Bandas de Distribucin Aveo por Fallas en su

fabricacin. 12 de julio del 2010, Vendemos 3 Bandas de Distribucin Aveo, a $15.50 c/u. 13 de julio del 2010, De la Venta anterior nos devuelven una Banda de Distribucin por no contar con las caractersticas requeridas. 14 de julio del 2010, Vendemos 10 Bandas de Distribucin Chevrolet Evolution al Sr. Fernando Cabay a un costo de $12.00 c/u. incluido IVA valor que nos cancelan en efectivo. 15 de julio del 2010, Se vende 2 Bandas de Distribucin Dimax 2.2 al Sr. Marco Peralta por la cantidad de $13.00 c/u. valor que nos cancela en efectivo. 16 de julio del 2010, encontradas. Nos devuelven 1 Banda de Distribucin Dimax 2.2 por fallas

1.15 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS El proceso de levantamiento de inventarios deber realizarse en el Almacn

Multirepuestos Automotriz por lo menos dos veces en el ao, para tener un control exacto de la mercadera, y evitar el mal manejo de los repuestos, el proceso se inicia en la unidad que cuenta los bienes, para ello se deber tener en cuenta las polticas de almacenaje. Una vez

adquirido el producto se dar inicio al proceso: En primer lugar se proceder a clasificar la mercadera segn el grupo al cual pertenezca. Posteriormente se registrara obligatoriamente en nuestra tarjeta Kardex con la fecha exacta de la recepcin del bien. 1.16 BAJA DE INVENTARIOS Cuando las personas que forman parte del Almacn Multirepuestos Automotriz

procedan al retiro de un producto de las existencias, se tendrn en cuenta el siguiente procedimiento expuesto a continuacin: Se establecer en la ubicacin exacta y el cdigo que identifique al producto, la baja de inventario podr ser originada por los

siguientes motivos: Deterioro, si el producto luego de haber trascurrido un tiempo considerable presenta notables fallas en su empaque o en su forma ser dado de baja inmediatamente, y as mantener la calidad de los productos, que se ofrece al consumidor. Extravo/Robo, si por razones

externas se produjera un hurto o desaparicin de la mercadera se registrar la baja de los productos que ya no existen en el almacn, para evitar confusiones con las existencias reales.

ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS La seccin deda a conocer que el producto......... que se encontraba bajo mi custodia y responsabilidad, se encuentra: Deteriorado () En la ciudad o Extraviado/ Robado () a los del mes

de....

dedel aose efectuar la baja del bien descrito de acuerdo al siguiente detalle: Cdigo Cantidad Nombre del Bien Marca Modelo

Para constancia de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el presente documento,

1.17 PERCHEO Y CONSERVACIN DE LA MERCADERA

Se realizara la organizacin y clasificacin del producto ya inventariados, a continuacin los pasos a seguir: Se efectuar la ubicacin fsica de la totalidad de los productos Ser obligatoria que se tome en cuenta los grupos de clasificacin y la codificacin secuencial Una vez especificado las pautas a seguir se debern ordenar los repuestos en las perchas que debern estar colocados de la siguiente forma: Los ltimos en comprase sern colocados en la parte de atrs de las pechas. Los productos anteriores se encontraran en la primera fila exhibindose par que sean estos los primeros en venderse.

GLOSARIO DE TRMINOS DEL MANUAL ACTA, Documento en el que se anotan los pormenores de lo discutido y aprobado en cada sesin de trabajo celebrada por un grupo de personas. ALMACENAJE, Guardar por tiempo indeterminado. COMPRA, Obtencin de algn beneficio a cambio de algo de valor, generalmente dinero CONSERVACIN, Mantener una cosa, y cuidar virtudes, proteger de gasto o destruccin. DETERIORO, Dao progresivo, en mayor o menor grado, de las facultades fsicas de un producto. EXTRAVO, Dejar de poseer un objeto o bien material; No hallar un objeto personal. INDICADOR, Expresin cuantitativa o cualitativa de una variable que permite describir algn aspecto de la intervencin y ayuda a valorar lo alcanzado en relacin con un

parmetro de referencia. INVENTARIO, Valoracin contable (en funcin, sobre todo, de las expectativas de venta) de las mercancas y bienes productivos existentes en una empresa. KARDEX, Es una tarjeta de trabajo para el control de inventarios, que sirve para llevar un registro y control de un almacn tradicional. PEDIDO, Cantidad de un artculo que se encarga de una vez a un

proveedor. Un pedido puede suministrarse en una o varias remesas. PEDIDO, Documento en el que se solicita una mercanca o un servicio PERCHEO, Preparar una cosa pensando y cuidando todos sus detalles. PERMANENTE, Que se mantiene en un mismo lugar, estado o situacin sin experimentar cambio alguno. POLTICAS, Tener unas polticas corporativas a seguir es una cuestin necesaria para marcar un camino, el cual sirva de gua para ofrecer un servicio ptimo y acorde. REPUESTOS, Se denomina recambio o repuesto a las piezas o equipos que sirven para

sustituir en las mquinas cuando las originales se han deteriorado por su uso habitual o como consecuencia de una avera en la mquina. UBICACIN, Colocar o situar en determinado espacio o lugar; Hallar alguna cosa que se buscaba; Identificar o rememorar alguna cosa pasada. VALUACIN, Valorar, establecer el valor o precio de algo. VENTA, La accin y el efecto de entregar un bien transfiriendo la propiedad a cambio del precio convenido; La accin y el efecto de suministrar un servicio a cambio del precio convenido. NDICE DE GRFICAS / CUADROS GRAFICO N 01: INVENTARIO FSICO..6 GRFICA N 02: FLUJOGRAMA DEL PEDIDO DE PRODUCTOS...10 GRFICA N 03: FLUJOGRAMA DE LA COMPRA DE PRODUCTOS.11 GRFICA N 04: FLUJOGRAMA DE LA VENTA DE PRODUCTOS.12 GRFICA N 05; SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS....13 CUADRO N 01: CLASIFICACIN DE LA MERCADERA...21