Proceso de la administracin de la tecnologa de informacin

Las operaciones bsicas de un departamento de sistemas

Administracin Administracin del departamento de sistemas La palabra Administracin se puede definir como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas al trabajar, logren las metas seleccionadas con eficiencia y efectividad. La administracin se aplica en toda empresa sin importar el giro de sta, adems se administra en todos los niveles organizacionales y sta debe estar al pendiente de la eficiencia y efectividad de los procesos y recursos. Para llevar a cabo una administracin es necesario hacer tres procesos: planeacin, organizacin y direccin/control. Planeacin puede tener varios significados, entre ellos podemos encontrar los siguientes:

Es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habran ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. Determinar racionalmente de adnde queremos ir y cmo llegar all.

El objetivo de un rea de sistemas el de prestar servicios a diferentes reas de una organizacin ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: produccin, control de operaciones, captura de datos, programacin, dibujo, biblioteca, etc. En un rea de informtica es necesario tener una planeacin estratgica, pero adems de ella es necesario planear todos los recursos, tanto econmicos como el recurso humano. Otro tipo de planeacin es la planeacin operativa, es decir Cmo va a funcionar el departamento?, Que software ser necesario?, Que Hardware se requerir?, Que servicios va a prestar?, etc. Y por ltimo la planeacin de las Instalaciones Fsicas. En donde estar ubicado en departamento de informtica?, Cuantas secciones ser necesario construir?, en donde se colocar el centro de carga?, En donde sern ubicados los servidores o las computadoras?, Que condiciones de ventilacin sern necesarias?, etc. Otras funciones del rea de informtica: Direccin.- Conjunto de actividades que dan conduccin, orientacin y rumbo al Servicio Informtico. Planeamiento Informtico.- Consiste en la fijacin de objetivos y el desarrollo de los

planes necesarios para alcanzarlos. As mismo comprende el obtener y combinar de la forma ms adecuada los recursos humanos y materiales necesarios para la ejecucin de las actividades, con el fin lograr objetivos a nivel Estratgico. Tctico y Operacional. Desarrollo.- Est compuesto por las siguientes actividades: Anlisis: Es el proceso mediante el cual se estudian e interpretan los hechos del sistema actual con el fin de encontrar los requerimientos y especificaciones funcionales del sistema a desarrollar. El Diseo: Es el proceso de definir, reemplazar o completar un sistema organizacional existente con uno computacional, en dichos procesos se detallan un conjunto de especificaciones fsicas que constituirn el punto de partida en la construccin del nuevo sistema informtico. La Programacin y mantenimiento de los aplicativos, Sistemas de Informacin y Bases de Datos, o construccin de productos dirigidos al usuario.

Soporte.- Constituye las actividades inherentes al manejo y mantenimiento tcnico de equipos informticos (soporte fsico), as como de sus aplicativos, los sistemas de informacin, las Bases de Datos y la seguridad de los mismos (soporte lgico), que componen el Servicio. Produccin.- Es el manejo de los equipos y la tecnologa utilizada por el servicio informtico, con la finalidad de realizar actividades de procesamiento automtico de datos y operacin de sistemas de informacin. Apoyo y Asesoramiento a Usuarios.- Constituido por actividades de apoyo al usuario, en la eleccin y uso de la tecnologa informtica ms ptima para la solucin de sus problemas. Capacitacin.- Es el conjunto de actividades de diseminacin del conocimiento (seminarios, charlas, conferencias, etc.) sobre el uso de la tecnologa informtica, orientada a los usuarios del servicio. Evaluacin.- Entendida como el seguimiento continuo acerca de los progresos o resultados de las actividades realizadas. Evolucin de las funciones del rea de informtica En los ltimos aos se ha visto un cambio radical en el entorno y en especial en la forma de hacer negocio. Cada vez se hace ms importante que las empresas estn preparadas para cualquier cambio, stas se deben adaptar a ellos lo antes posible y no se podr lograrlo si no se planea correctamente. Cuando se define la estrategia del negocio tambin se elige en qu entorno se trabajar, y que se toma en cuenta la competencia actual y potencial. Una visin estratgica permite que las empresas definan sus estrategias pero no siempre ha sido as. A principios de los 50 las empresas se conformaban con planear el presupuesto anual, se tenia un control anual, el entorno era muy estable y no tenias que prepararte para ningn imprevisto. Tiempo despus se empez a planear a largo plazo, se empezaron a analizar los factores del entorno y se hacan previsiones para varios aos.

En los 70 se inicia la planeacin estratgica. En este tiempo ya se analizan los factores internos y externos que pueden afectar a la empresa, la competencia, se asignan recursos y se evalan las diferentes estrategias. A partir de los ochenta se ve una necesidad de controlar y dirigir las estrategias formuladas en aos anteriores, se busca una ventaja competitiva, se requiere de una planeacin flexible y creativa y se prepara para lo imprevisto. Debido a la evolucin las funciones del rea de informtica han cambiado, en este tiempo adems de las funciones tradicionales han surgido funciones adicionales. Estas funciones se han dado debido tanto al cambio en el entorno como a que el departamento de sistemas tiene ahora una mayor importancia, su nivel en la organizacin ha subido, y ahora se le ve como una forma de crear ventaja competitiva. La tecnologa es ahora la mejor forma para competir y dada la globalizacin, es necesario tener la mejor tecnologa para hacerlo. Esta evolucin tanto del nivel como de la importancia dada al departamento de sistemas permite que el CIO ayude a plantear la estrategia del negocio, formando as parte de ella. Dentro de los principales cambios ha sido ste, el poder participar, como departamento, en la definicin de la estrategia del negocio. Dentro de las nuevas funciones del rea de informtica y que en general realiza el CIO se encuentran: Apoyar en el desarrollo de la visin de la empresa, para desarrollar la visin de la TI. Asegurar que las iniciativas de informtica apoyen a la estrategia del negocio. Hacer que TI sea vista como un recurso para competir. Promover aplicaciones que generen ventaja competitiva. Coordinar el uso de TI para que todos los departamentos estn alineados hacia la misma meta. Desarrollo de plataforma, refirindose a plataforma todo el hardware y software necesario. Desarrollo de su staff, delegando funciones, dando ms empowerment. Monitoreo del ambiente para ver qu esta haciendo la competencia y qu nuevas tecnologas estn por salir que puedan apoyar a la misin de la empresa. Desarrollar, implantar, analizar y mantener la estructura funcional, lgica y fsica de los sistemas informticos. Definir necesidades del nuevo equipo e identificar problemas en cualquiera de las fases del ciclo de vida de las aplicaciones informticas de su competencia. Proponer y formar herramientas de anlisis, diseo, programacin y explotacin. Estudiar y elaborar peticiones de informacin por parte de los usuarios. Definir y colaborar en la formacin y apoyo a los usuarios. Analizar, proponer e implantar soluciones en materia de seguridad informtica. Proponer al responsable del rea/servicio o unidad mejoras en la gestin de materias de su competencia, de carcter operativo o estratgico, que se alineen con los objetivos generales de su dependencia y con la misin de la empresa. Supervisar el desarrollo de estndares.

Tomando en cuenta las funciones es importante tener una forma de evaluar si las funciones se estn realizando efectiva y eficientemente. Existen varias formas de evaluar a un departamento dentro de la organizacin:

Centro de Costos Si un departamento es evaluado como un centro de costos, se le asigna el presupuesto estndar y a l se deben de ajustar. De tal manera que el departamento se orienta a cuidar sus costos para no excederse de ese presupuesto y obtener un buen desempeo en el cumplimiento de la meta de minimizacin de costos. Esta forma de evaluar tiene como ventaja que se puede controlar el gasto del departamento. Ms sin embargo, se frenan muchas iniciativas de desarrollo y aplicacin de nuevos sistemas y tecnologa. Se tiende a desarrollar los sistemas bsicos y necesarios a corto plazo para no generar gastos y cumplir con la minimizacin de costos. Centro de Utilidad Si un departamento es evaluado como un centro de utilidad, la meta ser el maximizar el diferencial que existe entre sus costos y el ingreso que genera. En este caso, se asume que los clientes del departamento son otras reas funcionales de la misma empresa, mismas que se les asigna un cargo por concepto de los servicios que obtienen del departamento evaluado. Al departamento que es un centro de utilidad se le mide el desempeo por el nivel de utilidad que genera. En este caso, la meta es generar utilidad y no ajustarse al presupuesto ni minimizar los costos incurridos por el departamento. Esta forma de evaluar desecha las desventajas del centro de costos. Ms sin embargo, tiene como desventaja que al no cuidar con especial atencin los gastos, se puede ofrecer los servicios a un precio superior del que podra encontrarse en un "outsourcing". Hay que tener especial cuidado en esto. Centro de Inversin Un departamento es un centro de inversin cuando ste tiene bajo su control las decisiones de la cantidad de dinero a invertir para realizar sus funciones. Entonces el desempeo de este departamento usa como mtrica la utilidad generada por cada peso que se ha invertido. Si se habla del departamento de sistemas, se requieren muchas inversiones en hardware, software, equipo de comunicacin, nuevas tecnologas, capacitacin. Esta forma es muy justa siempre y cuando el departamento tome las decisiones de inversin en su rea, pues de lo contrario no es una forma idnea de evaluacin. Se corre el riesgo de que se realicen inversiones no necesarias. Centro de Servicio Un departamento considerado como centro de servicio es aquel que se mide por la calidad en el servicio que ofrece a otros departamentos, comparado con otras empresas independientes (outsourcing) que ofrecen los mismos servicios. Se puede caer en el problema de incurrir en una gran cantidad de gastos para cumplir con la meta de ofrecer un servicio de clase mundial al ser comparado con otros proveedores del

mismo.

meta Centro de costos meta Centro de utilidad Maximizar ingreso Minimizar costos

meta Centro de inversin

Maximizar ingreso/ inversin

Centro de servicio

meta

Maximizar calidad

La funcin de sistemas en una organizacin es considerada una funcin de servicio para otros departamentos funcionales. El servicio que ofrece es variado: asesora, desarrollo de tecnologa, capacitacin. Ese servicio utiliza recursos costosos, pero que deben ser vistos ms como una inversin a largo plazo. Por tanto, el criterio para evaluar la funcin de sistemas debe de ser una combinacin de todos los expuestos: Centro de costos para asegurar que stos se estn cuidando, Centro de utilidad para que cada usuario tome responsabilidad de lo que pide, Centro de inversin para no frenar iniciativas de sistemas por falta de la tecnologa adecuada, Centro de servicio para que ste sea comparable con los de los proveedores externos.

Una forma adicional de evaluar el departamento de informtica es como centro de gastos discrecional: este modelo es aplicado a unidades organizaciones que prestan sus servicios a otras reas de la empresa. Normalmente este tipo de unidades reciben un presupuesto. Este modelo tiene su dificultad en que se tiende a aumentar el presupuesto sin grandes

posibilidades de controlar realmente su eficiencia. Una forma de controlar el presupuesto es a travs de precios de transferencia. Precios de transferencia Los precios de transferencia son el mecanismo diseado para proporcionar alguna forma de control centralizado de las divisiones o unidades organizacionales sin privarlos de una responsabilidad, y surgen de la necesidad de fijar un precio a las transacciones internas que se producen en el seno de una empresa. Precio de sesin interna fijado para un producto o servicio entre dos reas de la organizacin. Este precio es fijado tanto por la alta direccin como por los departamentos que ofrecen el producto o servicio, tomando en cuenta factores como el costo que se requiere para darlo, el tiempo que se requiere para hacerlo y darlo, la distancia fsica, responsabilidad, entre otros. Debido a la naturaleza del departamento de informtica la mejor forma de evaluar el departamento de sistemas es como centro de servicio, utilizando encuestas, nmero de servicios dados, entre otros y utilizando precios de transferencia entre las unidades organizacionales para poder tener un mejor control de los recursos. Otros factores que se pueden tomar para evaluar el desempeo del departamento de informtica son: Logro de las metas con respecto al cliente Disponibilidad de la cantidad de servicios (cantidad de servicios) La satisfaccin del cliente (dems unidades organizacionales) Monitoreo y auditoria del proceso (del servicio) Control del gasto y el control del presupuesto de TI Crecimiento del ingreso a travs de inversiones y utilizacin de TI Porcentaje de proyectos exitosos.

No importa la forma en que se evale siempre que exista la manera de medir el desempeo de nuestro departamento de informtica. http://www.grupoatn.com/ http://www.utp.ac.pa/centroin/ccomputo.html http://dgep.posgrado.unam.mx/~depfe/compinfo.htm http://www.uam.mx/infraestructura/documentos/ http://www.arearh.com/rrhh/descripciondepuestos.htm http://www.microsoft.com/spain/permission/copyrgt/whatis.htm http://www.monografias.com/trabajos/evoadmin/evoadmin.shtml http://www.monografias.com/trabajos7/ceproc/ceproc.shtml http://www.monografias.com/ Planeacin y Organizacin de Empresas / Guillermo Gmez Ceja / McGrawHill. Administracin de la funcin informtica / Ricardo Hernndez Jimnez / Trillas. Administracin de centros de cmputo / Ricardo Hernndez Jimnez / Trillas. La direccin estratgica de la empresa/ Jos E. Navas, Luis A. Guerras / Civitas