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Anlisis de los procesos de decisin en proyectos de desarrollo de nuevos productos. Estudio emprico en PYMES innovadoras de la comunidad Valenciana.
Poveda Bautista R.p1, Garca Meln, M.1, Zabala J. M.1 , Gonzlez Cruz M.C.1, Aragons Beltran, P.1
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Dpto. Proyectos de Ingeniera, Universidad Politcnica de Valencia

ABSTRACT Decision making process is often present, in practically all Project Management areas. Indeed, model proposed by IPMA Competence Baseline (ICB), assumes such activity as an interna l element of this discipline Knowhow. Nevertheless, its been used in Project Management relatively recent. (first published investigations are dated on the 70s). Some Authors with references, regarding their investigations in helping methods, for decision making process in Project Management are: Turner and Speiser, Westeney, Chung and Knasu (Knasu et al., 1997). Of all analysed publications regarding decision making in Project Management, most relevant published essay is Krishnan and Ullrich (2001), that includes a revision of 200 publications, referred to decision making process in New Product Development Projects. Essay covers most common decisions taken in each new product development phase, and makes deep revision in Project Management activities decisions, that will be used as an analyse point for this article. Empiric analysis results, in different innovation and activities enterprises from Valencia, are exposed in this article with two objectives: a) Chosen procedures for decisions making process in management activities, besides the ones identified by Krishnan and Ullrich; b) How decisions are made in these enterprises (involved people, criteria, available time, confidence index with taken decisions, etc.) Keywords: Project Management, DNP, Decision making processes RESUMEN La toma de decisiones es una actividad que est presente en prcticamente todas las reas de la direccin y gestin del proyecto, de hecho, el modelo propuesto por la IPMA Competence Baseline (ICB), trata dicha actividad como un elemento propio del cuerpo de conocimientos de esta disciplina. Sin embargo, su uso en Direccin y Gestin de Proyectos es relativamente reciente, las primeras investigaciones aparecidas en la literatura datan de los aos 70. Algunos autores de los que se tiene referencia acerca de sus investigaciones en el uso de Sistemas de Ayuda a la Decisin en Direccin y Gestin de Proyectos son: Turner y Speiser, Westney, Chung y Knasu. (Knasu et al.,1997). De todas las publicaciones encontradas relativas a la toma de decisiones en Direccin y Gestin de Proyectos, se quiere destacar el artculo publicado por Krishnan y Ullrich (2001) en el cual se realiza una revisin de un total de 200 publicaciones referidas a los procesos de toma de

decisin en los proyectos de desarrollo de nuevos productos. En dicho artculo se hace una recopilacin de las decisiones ms comunes que se toman en cada fase del proceso de desarrollo de nuevos productos, realizndose una exhaustiva revisin de las decisiones presentes en las actividades de Direccin y Gestin del proyecto que utilizaremos como punto de anlisis para el presente trabajo. En el presente artculo se expone n los resultados de un estudio emprico llevado a cabo en empresas valencianas de diferentes sectores que desarrollan actividades de innovacin, con dos objetivos: por un lado, la comparacin de los procedimientos utilizados en la toma de decisiones en las actividades propias de la direccin y gestin del proyecto con los identificados por Krishnan y Ullrich; y por otro, el anlisis de cmo se toman las decisiones en estas empresas (personas involucradas, criterios utilizados, tiempo disponible, nivel de satisfaccin con las decisiones tomadas, etc.) rea Temtica 1. Direccin de Proyectos a todos los niveles.

1.- INTRODUCCIN. ESTUDIO DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIN EN LAS REAS DE LA DIRECCIN Y GESTIN DE PROYECTOS. La toma de decisiones es una actividad que est presente en prcticamente todas las reas de la direccin y gestin del proyecto, de hecho, el modelo presentado por la IPMA, trata dicha actividad como un elemento propio del cuerpo de conocimientos de esta disciplina. En trabajos anteriores (Poveda, 2004) se realizaron revisiones del estado del arte de la disciplina de la Direccin y Gestin de Proyectos con el objeto de establecer una taxonoma adecuada que permitiera ubicar los Procesos de Decisin en el mbito de la Direccin y Gestin de Proyectos. Se tom como referencia las reas que considera el cuerpo de conocimientos del modelo que presenta la IPMA para ubicar los procesos de toma de decisin. Paralelamente se realiz una revisin bibliogrfica de las investigaciones realizadas en el campo de la toma de decisiones aplicadas a la Direccin y Gestin de Proyectos. As, en esta etapa del trabajo, se clasificaron estas publicaciones segn el rea en el que se centraba el objeto de la decisin analizado. Como resultado de estas investigaciones se lleg a la conclusin de que la toma de decisiones es una actividad que est presente en prcticamente todas las reas de la direccin y gestin del proyecto, y se profundiz en aquellas reas en las que se consider que la aplicacin de modelos formales que ayudasen a su optimizacin, poda aportar beneficios aadidos a sta. Segn Ullman (Ullman, 2001) la toma de decisiones, as como la informacin contenida en la decisin son las claves para la gestin del proceso de diseo. El diseo es la evolucin de la informacin que culmina con la toma de decisiones. Esta evolucin requiere del uso de datos, modelos y conocimiento unidos a travs de relaciones y comportamientos que derivan en los juicios en los que se basan las decisiones. La figura 1 muestra la evolucin de la informacin desde la recopilacin de los datos hasta la toma de decisiones. Tras realizar una amplia bsqueda bibliogrfica de todas las publicaciones encontradas relativas a la toma de decisiones en Direccin y Gestin de Proyectos, concretamente queremos destacar el artculo publicado por Krishnan y Ullrich (2001) en el cual se realiza una revisin de un total de 200 publicaciones referidas a los procesos de toma de decisin en los proyectos de desarrollo de nuevos productos. En dicho artculo se hace una recopilacin de las decisiones ms comunes que se toman en cada fase del proceso de desarrollo de nuevos productos, realizndose una exhaustiva revisin de las decisiones presentes en las actividades de Direccin y Gestin del proyecto que utilizaremos como punto de anlisis para el presente trabajo.

2.- BASES DEL ESTUDIO EMPRICO El trabajo, riguroso a nivel bibliogrfico, carece de una comprobacin emprica. En el presente artculo se exponen los resultados de un estudio emprico llevado a cabo en empresas de la Comunidad Valenciana de diferentes sectores que desarrollan actividades de innovacin. El estudio emprico se ha realizado con una muestra representativa de las empresas innovadoras de la comunidad valenciana. El entorno empresarial valenciano se caracteriza por empresas con unas caractersticas de tamao pequeo y mediano que desarrollan su actividad en diferentes sectores, destacando algunos de ellos como sectores pioneros a nivel nacional y europeo (Cermico, mueble, calzado). Del conjunto de empresas valencianas que conforman su entorno socio-econmico se ha tomado como poblacin de partida, para realizar el estudio, aquellas consideradas como innovadoras. Las empresas innovadoras buscan su competitividad en el mercado identificando las necesidades explcitas e implcitas y tratando de satisfacerlas mediante soluciones novedosas (innovadoras) utilizando los recursos a su disposicin y generando nuevas ideas y alternativas. Este proceso, en la mayora de los casos, se concreta en proyectos de introduccin de nuevos productos o de mejoras incrementales en productos ya existentes, a travs de los cuales la empresa innova su participacin en el mercado. La empresa que no realiza de forma eficaz y eficiente este proceso acaba perdiendo competitividad en el mercado. Las fases del proceso de innovacin tecnolgica, que desarrollan la mayora de estas empresas, son: 1. Reconocimiento de la oportunidad: viabilidad tcnica y demanda potencial. 2. Formulacin de la idea: transformacin de la oportunidad en un concepto de diseo. Evaluacin del concepto. 3. Resolucin de problemas: bsqueda de la informacin tcnica y de mercado disponible, generacin de alternativas, toma de decisiones, experimentacin, clculos y generacin de nuevas ideas en los casos necesarios. 4. Solucin del prototipo: solucin mediante tecnologa existente (innovacin incremental) o invencin (innovacin extensiva o revolucionaria). 5. Desarrollo comercial: eliminacin de defectos y diseo apto para la fabricacin. 6. Utilizacin y o difusin de la innovacin: transferencia a fabricacin. Este proceso se realiza generalmente mediante proyectos formales cuya direccin y gestin adquiere gran relevancia debido a las caractersticas de complejidad que llevan asociados. Tambin puede observarse la presencia necesaria de la toma de decisiones como resultado de la resolucin del problema de diseo en el proceso de innovacin tecnolgica.

Por todo lo anterior, se ha escogido como poblacin objeto de estudio el conjunto de empresas valencianas que desarrollan actividades de innovacin, por considerarse que son stas las empresas que pueden desempear una direccin y gestin de proyectos tal que los procesos de toma de decisin relativos a estas actividades puedan realizarse de manera ms sistematizada y metodolgica. Como se ha comentado en el apartado anterior, se ha tomado como punto de partida los trabajos precedentes realizados, as como el trabajo presentado por Krishnan y Ullrich (Krishnan y Ullrich, 2001) donde se expone y documenta mediante revisin bibliogrfica las decisiones ms habituales presentes en los procesos de direccin y gestin del tipo de proyectos antes mencionado. Para ello se ha elaborado un cuestionario en el cual se pregunta , a la totalidad de las empresas de la poblacin escogida, con qu frecuencia toma las decisiones que Krishnan y Ullrich identifican en su estudio, con el objetivo de contrastar empricamente su adecuacin al entorno empresarial valenciano. Con ello se pretende: por un lado, la comparacin de los procedimientos utilizados en la toma de decisiones en las actividades propias de la direccin y gestin del proyecto, en este entorno geogrfico especfico, con los identificados por Krishnan y Ullrich; y por otro, el anlisis de cmo se toman las decisiones en estas empresas (personas involucradas, criterios utilizados, tiempo disponible, nivel de satisfaccin con las decisiones tomadas, etc.). 3.- DESCRIPCIN DEL EXPERIMENTO Elaboracin del cuestionario El cuestionario se obtuvo de la traduccin de las cuestiones que Krishnan y Ullrich planteaban en su artculo como las decisiones ms habituales en la direccin y gestin de proyectos de desarrollo de nuevos productos, adaptado al espaol y a la idiosincrasia del entorno empresarial valenciano. A este cuestionario se le aadi un anexo en el que se preguntaba cuestiones a cerca de cmo se toman las decisiones en las empresas encuestadas. (Ver anexo 1). Para la elaboracin de una muestra representativa de la poblacin estudiada se ha definido: Poblacin objetivo. La poblacin objetivo est formada por el conjunto de empresas innovadoras de la Comunidad Valenciana. Poblacin muestreada. Es la poblacin de donde se extrae la muestra. La poblacin escogida est compuesta por 1200 empresas de la Comunidad Valenciana (de diferentes sectores) catalogadas como innovadoras por la base de datos DIRNOVA (Directorio de Empresas Innovadoras de la Comunidad Valenciana). Esta base de datos dispone de informacin sobre el sector, actividad econmica, productos fabricados y datos de contacto de las empresas, as como sobre su direccin postal.

Marco de Muestreo La forma en la que se les hizo llegar el cuestionario fue va mailing a la atencin de la gerencia de cada empresa, por considerarse sta la manera ms formal y rigurosa de realizarlo. As nos aseguramos de que el cuestionario llegaba a su destino y a manos de personas con capacidad de decisin y visin global de la empresa. Determinacin del tamao muestral El clculo del tamao de la muestra se realiz mediante muestreo aleatorio simple para poblaciones finitas. Al analizarse el resultado de una encuesta a travs de una muestra, no basta con informar sobre las caractersticas observadas, tambin se debe proporcionar una indicacin de la exactitud de estas estimaciones. En estadstica se utilizan los intervalos de confianza (IC) para indicar la exactitud de una estimacin. El intervalo de confianza representa la probabilidad con la que la muestra cumple el criterio de representatividad de la poblacin con respecto a las caractersticas de inters. En el muestreo de probabilidad, a partir de una poblacin finita, slo existe un nmero finito de muestras posibles y se conoce la probabilidad con la que podemos elegir cada una de ellas; si pudiramos generar todas las muestras posibles a partir de la poblacin, calcularamos el nivel de confianza exacto para un procedimiento de intervalos de confianza. En la prctica, para poblaciones grandes, no conocemos los valores de las estadsticas de todas las muestras posibles ni resulta operativo generar todas ellas, de modo que no podemos calcular el coeficiente exacto de confianza. Hjek (1960) demuestra mediante el teorema del lmite central que, para el muestreo aleatorio simple sin reemplazo, el 95% de las muestras posibles tendrn un intervalo de confianza del 95% para muestras suficientemente grandes y con una distribucin aproximadamente normal (gaussiana). El resultado obtenido como tamao mnimo de muestra aleatoria para que sta sea representativa es de 124. Muestra Como ya se coment con anterioridad, el cuestionario fue enviado a todas las empresas catalogadas como innovadoras por la base de datos DIRNOVA, con un total de poblacin de 1200 empresas. Posteriormente , y despus de recibir las respuestas de las empresas, se procesaron y trataron los datos obtenidos. Despus de eliminar los valores perdidos (empresas que no respondieron a la totalidad del cuestionario), se decidi adoptar como muestra aquella compuesta por todas las empresas de las que se tena respuesta , con el objetivo de no introducir ningn sesgo de seleccin y considerndose este criterio como el ms adecuado para introducir el factor de aleatoriedad que debe ser tenido en cuenta en el tipo de muestreo utilizado.

Con lo anteriormente expuesto la muestra utilizada es de n= 125 que se considera representativa segn el clculo del tamao muestral determinado. 4.- ANLISIS DE DATOS Anlisis estadstico descriptivo El primer anlisis realizado consisti en un anlisis de datos estadsticos descriptivos a travs del clculo de los valores medios de las respuestas obtenidas de todas las empresas de la muestra para cada pregunta del cuestionario. Anlisis factorial En segundo lugar se realiz un anlisis factorial con el objetivo de comprobar si la informacin contenida en los datos poda quedar representada por un conjunto de variables (factores) iguales a las variables originales, o diferentes y representadas como funcin lineal de stas. Cada una de las preguntas del cuestionario relativo a las decisiones en la direccin y gestin de proyectos se defini como una variable, tenindose as un to tal de 16 variables originales. Como puede observarse en el anexo 1, el cuestionario propuesto por los autores agrupa las preguntas bajo tres epgrafes que se han utilizado como variables de comparacin con los factores obtenidos del anlisis factorial, con el objetivo de analizar la clasificacin propuesta por Krishnan y Ullrich. 5.- RESULTADOS OBTENIDOS Anlisis estadstico descriptivo

Como puede observarse en el cuestionario del anexo 1, las posibles respuestas para cada pregunta hacan referencia a la frecuencia con la que se tomaban las decisiones expresadas en cada una de ellas, con las siguientes alternativas de respuesta puntuadas como sigue: En ninguna ocasin = 1 En muchas ocasiones = 2 En la mayora de las ocasiones = 3 En todas las ocasiones = 4 Los resultados estadsticos descriptivos obtenidos para cada pregunta, definidas como variables Project Management (PM), se exponen en la tabla 1.

Tabla 1.- Estadsticos Descriptivos Variables PM

En esta tabla se observa que os valores medios de las respuestas l estn por encima de 2, lo que implica que al menos estas decisiones son tomadas por las empresas en algunas de las ocasiones. Los resultados estadsticos descriptivos obtenidos para las preguntas relativas a la toma de decisiones, definidas como variables Toma de Decisiones (TD), se exponen en la tabla 2.

Tabla 2.- Estadsticos Descriptivos Variables TD

De los resultados de la tabla 2 puede apreciarse que los valores medios obtenidos en las respuestas para las preguntas TD4 y TD5 son mayores de 2 y para las respuestas a TD6 menores de 2, y los valores de las respuestas a TD1 menores de 2 y para TD2 y TD3 mayores de 2. Anlisis factorial Del anlisis factorial realizado para las preguntas del cuestionario de direccin y gestin de proyectos se ha obtenido el resultado presentado en la tabla 3. En l se aprecia que las 16 variables originales quedan representadas en tres nuevos ejes que pueden interpretarse como factores responsables de la variabilidad observada.

Tabla 3.- Anlisis factorial Variables PM

Las variables PM1 y PM9 estn correlacionadas con varios factores, as se observa que la variable PM1 podra quedar agrupada junto con las PM2, PM3, PM4 y PM5, tal y como aparecen en el estudio bibliogrfico presentado por Krishnan y Ullrich, pero tambin afecta al factor bajo el cual se agrupan las variables PM6 y PM7. Sin embargo la variable PM9 afecta a los tres factores obtenidos en el anlisis, lo que significa que por representar indistintamente a cualquier factor, no podra, a priori, agruparse claramente bajo ninguno de estos tipos de decisin. 6.- CONCLUSIONES De los resultados del anlisis estadstico descriptivo puede extraerse dos conclusiones: La muestra de las empresas estudiadas nos confirma que las decisiones identificadas en el estudio bibliogrfico analizado s se corresponde con las decisiones que mayoritariamente se toman en las empresas innovadoras de la Comunidad Valenciana. La forma en la que las empresas toman estas decisiones es de tipo multicriterio multiexperto pero no utilizan ningn Sistema de Ayuda a la Decisin .

Del resultado obtenido en el anlisis factorial se observa que existen tres factores que explican la variabilidad observada en los datos, de lo que puede deducirse que las 16 variables definidas como originales podran agruparse en estas tres nuevas variables o, lo que es lo mismo, puede establecerse una

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clasificacin de las preguntas del cuestionario en tres grupos. Esto coincide con los tres epgrafes que Krishnan y Ullrich utilizan para clasificar las preguntas de este cuestionario (sobre la estrategia y planificacin del producto, sobre la organizacin en la que se desarrolla el proyecto, sobre la direccin y gestin del proyecto). Sin embargo, tambin se quiere destacar que los resultados del anlisis factorial indican que la agrupacin de las preguntas planteada en el estudio bibliogrfico no se ajusta exactamente a los resultados obtenidos en la muestra de la Comunidad Valenciana. Se podra realizar una nueva agrupacin por factores de las decisiones estudiadas, que permitiera, en estudios futuros, estudiarlos bajo otros criterios que se asimilaran a los diferentes tipos de decisin que se toman en las empresas de este entorno geogrfico especfico. BIBLIOGRAFA Fernndez de Lucio, I., Gutirrez Gracia, A., Jimnez Sez, F., Azagra Caro, J., 2000. El Sistema Valenciano de Innovacin en el inicio del siglo XXI. Revista Valenciana d'Estudis Autonmics, no. 30; p.p. 7-64. Kengpol, A., O'Brien, C., 2001. The development of a decision support tool for the selection of advanced technology to achieve rapid product development. International Journal of Production Economics, 69, 177-191. Krishnan, V., Ulrich, Karl T., 2001. Product development Decisions: A review of the literature. Management Science, Vol. 47, N1, January 2001, p.p. 121. Poveda, R., 2004. Estudio de los procesos de decisin en el mbito de la direccin y gestin de proyectos. Una revisin bibliogrfica. Trabajo de obtencin de Diploma de Estudios Avanzados. Sharon L.Lohr, 2000. Muestreo: Diseo y Anlisis. International Thomson Edistores, S. A..

CORRESPONDENCIA Roco Poveda Bautista Dpto. Proyectos de Ingeniera E.T.S.I.I. Universidad Politcnica de Valencia Camino de Vera, s/n 46022 Valencia Telf. 96 387 7007 ext. 85686 e-mail: ropobau@upvnet.upv.es

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ANEXO 1
Nombre empresa.. Se le presentan a continuacin una serie de decisiones que se toman habitualmente en empresas que desarrollan productos innovadores. Le pedimos que responda si se ha planteado estas cuestiones en alguna ocasin durante el desarrollo de un proyecto, marcando con una cruz la casilla que ms se ajuste al nmero de veces que ha tomado dicha decisin.. 1 parte: Decisiones sobre la puesta en marcha de un proyecto
He tomado esta decisin En En la En todas muchas mayora las ocasiones de las ocasiones ocasiones

Ud. se ha planteado esta decisin?

En ninguna ocasin

Sobre la estrategia y planificacin del producto PM1. Cul es la estrategia de mercado para maximizar la probabilidad de xito econmico? PM2. Qu cartera de proyectos se abordar a corto-medio plazo? PM3. Cul es la programacin de los proyectos que se desarrollan? PM4. Qu recursos se comparten entre los diferentes proyectos en marcha? PM5. Qu tecnologas se utilizarn en los productos? Sobre la organizacin en la que se desarrolla el proyecto PM6. Qu tipo de estructura organizativa: funcional, por proyectos o matricial, ser la ms adecuada? PM7. Cmo se formar el equipo? Sobre la direccin y gestin del proyecto PM8. Cmo se medir el avance del proyecto? PM9. Dnde estarn localizados fsicamente los miembros del equipo? PM10. Qu inversin se realizar en infraestructura, herramientas y formacin? PM11. Qu tcnica de gestin del desarrollo del proyecto (producto) se utiliza? (p.ej. enfoque secuencial, simultneo o stage-gate) PM12. Cul es la prioridad relativa de los objetivos del proyecto? PM13. Cul es la planificacin y la secuencia del desarrollo de las actividades? PM14. Cules son los hitos ms importantes en el proyecto? PM15. Cules son los mecanismos de comunicacin entre los miembros del equipo? PM16. Cmo se realizar el control y seguimiento del proyecto?

2 parte: Caractersticas de los procesos de toma de decisiones Le rogamos se tome unos minutos para reflexionar sobre cmo se toman habitualmente las decisiones en su empresa, y nos conteste a las siguientes preguntas.

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En ninguna ocasin Las decisiones se toman de manera unipersonal TD2. Las decisiones las adopta un responsable con el apoyo de expertos TD3. Las decisiones las adopta un equipo TD4. Cuando se tiene que adoptar una decisin, se plantean un conjunto de alternativas bien definido TD5. A la hora de tomar una decisin se tienen en cuenta diferentes criterios o puntos de vista TD6. A la hora de tomar una decisin solo se tiene en cuenta el criterio econmico TD7. A la hora de tomar una decisin, se utiliza algn mtodo conocido de ayuda a la decisin? Cul?............................................................... TD8. Estara Ud. interesado en utilizar un Sistema de Ayuda a la Decisin para apoyarle en estos procesos? TD1. En muchas ocasiones En la mayora de las ocasiones En todas las ocas iones