Impulso de la productividad con herramientas MS Office 365
2.- Introducción a Office 365
Lección 1: Introducción y objetivos
En este módulo, te guiaremos a través de las funciones esenciales de Office 365,
explorando sus características y beneficios para mejorar la productividad y colaboración
en tu organización. Aprenderás a gestionar tu cuenta de usuario, así como a navegar y
personalizar el entorno de trabajo, asegurando que puedas aprovechar al máximo las
capacidades de Office 365.
• Explorar las características y beneficios de Office 365: Comprender cómo las
diversas herramientas y servicios de Office 365 pueden mejorar la productividad y
la colaboración.
• Configurar y gestionar cuentas de usuario: Aprender a realizar la configuración
inicial de Office 365 y gestionar la cuenta de usuario.
• Personalizar y navegar por el entorno de Office 365: Navegar por la interfaz de Office
365 y personalizar el espacio de trabajo para adaptarlo a las necesidades
individuales.
Microsoft 365 es el conjunto de aplicaciones de productividad online ofrecido por
Microsoft. Integra herramientas para la gestión y colaboración en documentos, correos y
proyectos, todo disponible directamente desde el navegador.
Outlook gestiona el correo electrónico, calendario y las tareas. Permite acceder a
comunicaciones, programar eventos y organizar tareas desde cualquier dispositivo.
Teams es la plataforma de colaboración que integra chat, videollamadas y herramientas de
trabajo en equipo. Facilita la comunicación en tiempo real y la coordinación de proyectos
e incluye el almacenamiento de conversaciones y archivos.
SharePoint permite acceder a documentos y recursos compartidos dentro de la
organización, además de la creación y administración de sitios o bibliotecas de
documentos. Facilita la colaboración al centralizar la información y asegurar que los
archivos y datos estén siempre disponibles.
OneDrive es el servicio de almacenamiento personal de archivos. Permite guardar,
sincronizar y compartir documentos, con acceso disponible desde múltiples dispositivos.
OneNote es una aplicación para la creación y organización de notas digitales. Una libreta
para apuntar las ideas o tareas en cualquier momento. Soporta la inserción de texto,
imágenes y otros medios.
Forms permite la creación de formularios y encuestas, recopilando respuestas en tiempo
real. Planner es una herramienta de gestión de tareas que permite la asignación,
seguimiento y organización de proyectos.
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Sway es una aplicación para la creación de presentaciones interactivas y contenidos
multimedia. Facilita la integración de texto, imágenes, y otros medios en un formato
visualmente atractivo con opciones de publicación directa.
Estas herramientas de Microsoft 365 permiten una gestión integral del trabajo, optimizando
la productividad y la colaboración en cualquier entorno.
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Lección 2: Visión general de Office 365:
características y beneficios
Office 365 es una solución integral de productividad desarrollada por Microsoft, que
combina aplicaciones clásicas como Word, Excel, y PowerPoint con herramientas
avanzadas de colaboración y comunicación como Teams, SharePoint y OneDrive. Esta
suite está diseñada para maximizar la eficiencia de las empresas al integrar todas sus
herramientas de trabajo en un entorno accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
Principales características de Office 365
Acceso universal a las aplicaciones:
Office 365 ofrece versiones tanto online como de escritorio de las aplicaciones más
utilizadas. Estas aplicaciones permiten a los usuarios crear, editar y compartir documentos
desde cualquier lugar. La sincronización automática asegura que las versiones más
recientes de los archivos estén siempre disponibles. Además, evita la pérdida accidental
de documentación. La interfaz de estas aplicaciones facilita la transición a Office 365, ya
que no requiere de un nuevo aprendizaje por parte de los usuarios ya experimentados en
otras versiones.
Almacenamiento de Archivos con OneDrive:
OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Office 365 que ofrece a cada
usuario 1 TB de espacio para almacenar sus archivos personales y de trabajo. Los
documentos almacenados en OneDrive pueden ser fácilmente compartidos con
compañeros y colaboradores externos, permitiendo un acceso rápido y seguro a la
información. Las características de sincronización permiten que los archivos estén
disponibles en todos los dispositivos del usuario, garantizando que siempre se trabaje con
la versión más actual del documento.
Gestión de Documentos y Recursos con SharePoint:
SharePoint es una herramienta dentro de Office 365 para la administración del contenido
empresarial. Permite a los usuarios acceder a documentos y recursos compartidos dentro
de la organización, además de la creación y administración de sitios de equipo, bibliotecas
de documentos y listas. Estos sitios y bibliotecas facilitan la organización y el acceso a la
información.
Colaboración en tiempo real con Microsoft Teams:
Microsoft Teams se ha convertido en la herramienta central para la colaboración en las
organizaciones. Combina funciones de chat, videoconferencia, almacenamiento de
archivos y aplicaciones integradas en una única plataforma. Teams permite a los grupos de
trabajo mantenerse conectados y coordinados, independientemente de su ubicación. Los
canales en Teams permiten organizar la comunicación por proyectos, departamentos o
temas específicos, lo que facilita la gestión y el seguimiento de las actividades de la
empresa.
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Seguridad y Cumplimiento Normativo:
La seguridad es una prioridad en Office 365. Microsoft ha incorporado una serie de
características avanzadas para proteger los datos. Esto incluye cifrado de datos en tránsito
y en reposo, autenticación de doble factor y protección avanzada contra amenazas, como
phishing y malware. Además, Office 365 cuenta con herramientas de cumplimiento
normativo que ayudan a las organizaciones a cumplir con regulaciones como el RGPD.
Que aporta Office 365 a la empresa
Movilidad:
Office 365 está diseñado para un mundo en constante movimiento. La capacidad de
acceder a documentos, correos electrónicos y aplicaciones desde cualquier lugar y en
cualquier dispositivo con conexión a Internet, ofrece una flexibilidad sin precedentes para
los usuarios. Esto es especialmente beneficioso para las empresas que cuentan con
múltiples centros de trabajo, que adoptan el teletrabajo o utilizan equipos informáticos
compartidos, ya que permite a los empleados trabajar en sus proyectos sin importar dónde
se encuentren.
Mejora en la colaboración y la comunicación:
Office 365 está optimizado para la colaboración. Herramientas como Teams, SharePoint y
OneDrive permiten a los empleados trabajar juntos en tiempo real, compartir documentos
de manera y comunicarse.
• Trabajo en tiempo real: Facilita la coautoría de documentos y la colaboración
simultánea.
• Comunicación eficiente: Integración de chat, llamadas y videoconferencias en un
solo lugar.
Actualizaciones continuas y sin coste adicional:
Una de las grandes ventajas de Office 365 es que los usuarios siempre tienen acceso a las
versiones más recientes de las aplicaciones y servicios sin ningún tipo de coste. Las
actualizaciones se implementan automáticamente, lo que elimina la necesidad de realizar
instalaciones manuales o comprar nuevas versiones del software.
• Últimas versiones: Los usuarios siempre tienen las funcionalidades más
recientes.
• Cero interrupciones: Minimiza los tiempos de inactividad y mejora la continuidad
del negocio.
Integración y ecosistema completo:
Office 365 no solo incluye las aplicaciones de oficina tradicionales, sino que también se
integra con una amplia gama de herramientas y servicios adicionales. Esto incluye desde
la integración con Dynamics 365 para CRM y ERP, hasta la conexión con aplicaciones de
terceros a través de Power Automate.
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Lección 3: Configuración inicial y gestión de cuenta de
usuario
El entorno laboral exige herramientas que no solo sean potentes, sino también fáciles de
utilizar y gestionar. Office 365 es una de esas herramientas, diseñada para ofrecer a los
usuarios una experiencia fluida desde el momento en que inician sesión por primera vez.
Configuración inicial
Inicio de Sesión:
Al recibir las credenciales de acceso a Office 365, el primer paso es la configuración de la
cuenta. Este proceso comienza cuando se inicia sesión en la plataforma por primera vez.
Utiliza esas credenciales proporcionadas por tu organización para acceder a Office 365 a
través de la web.
[Link]
Acceso al perfil de usuario:
Una vez dentro, es recomendable actualizar el perfil de usuario. Esto incluye añadir una
foto de perfil y la actualización de los datos personales, como el número de teléfono y
detalles de contacto. Estas pequeñas personalizaciones facilitan la interacción dentro de
la organización.
Actualizar perfil
Este apartado funciona a modo de currículum dentro de la organización y una de las
opciones más interesantes es la información de contacto. Desde aquí, es posible añadir
números de teléfono adicionales para que sean visibles por las personas que visiten el
perfil en búsqueda de información.
Si se accede a la opción “Actualizar perfil”, es posible realizar las modificaciones que la
empresa requiera o cumplimentar los datos que se deseen. Hay que tener en cuenta que
los datos aquí introducidos son públicos dentro de la organización.
La información personal que se visualiza es la introducida por el departamento o persona
responsable del alta de usuario en Office 365.
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Agrega tu fecha de nacimiento para que tus compañeros y compañeras te puedan felicitar
el día de tu cumpleaños.
Si no tienes teléfono de empresa, o en algún momento va a estar apagado o fuera de
cobertura y quieres ser contactado a tu número personal, puedes añadirlo en esta opción.
Añade aquí el número de teléfono de empresa o tu extensión. Admite cualquier formato
numérico.
El correo electrónico corresponde a la cuenta de usuario. Si detectas algún error, ponte en
contacto con la persona encargada de gestionar los usuarios.
Adicionalmente, puedes utilizar la personalización del perfil para incluir un pequeño
extracto de tu vida laboral y personal.
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La correcta configuración del perfil de usuario garantiza así que los equipos tengan
información actualizada de cada uno de sus miembros.
Configuración de Seguridad:
La seguridad es una prioridad en Office 365. Asegúrate de configurar la autenticación en
dos pasos, un proceso que añade una capa adicional de seguridad a tu cuenta, protegiendo
así tus datos y accesos.
Gestión de la cuenta de usuario
La gestión de la cuenta de usuario en Office 365 es fundamental para mantener un entorno
de trabajo seguro. Dentro de este proceso, se incluyen varias acciones que ayudan a
proteger la información personal y profesional. Entre estas acciones se encuentran la
configuración de métodos de autenticación adicionales, como el número de teléfono y la
aplicación Microsoft Authenticator, que añade una capa extra de seguridad. Además, es
importante realizar ajustes periódicos, como el cambio de contraseña, la deshabilitación
de dispositivos previamente autorizados y la revisión de los inicios de sesión recientes.
Autenticación de doble factor
La seguridad es una prioridad absoluta. Un paso para proteger la cuenta de Office 365 es
la configuración de la autenticación de doble factor. Este proceso añade una capa
adicional de seguridad, requiriendo no solo una contraseña, sino también una verificación
a través de un número de teléfono o un correo electrónico adicional. En el siguiente video
veremos como realizar estos ajustes.
Microsoft Authenticator
Microsoft Authenticator es una herramienta que proporciona una capa adicional de
protección mediante la autenticación de doble factor. Esta aplicación, disponible para
dispositivos móviles, permite verificar la identidad del usuario al iniciar sesión, añadiendo
un segundo paso de autenticación además de la contraseña habitual. Si nuestro terminal
móvil dispone de lector de huellas o reconocimiento facial, este doble factor se convertirá
en triple, puesto que, a la contraseña de inicio y el código generado por la aplicación, se
añade un dato biométrico.
Microsoft Authenticator genera códigos de seguridad únicos que cambian cada pocos
segundos o envía notificaciones de aprobación directa al dispositivo móvil del usuario. Esto
significa que, incluso si alguien conoce la contraseña, no podrá acceder a la cuenta sin
también tener acceso al dispositivo móvil autorizado.
La configuración de Microsoft Authenticator es sencilla y rápida, y proporciona una
seguridad significativamente mejorada frente a intentos de acceso no autorizados.
Opciones de seguridad adicionales
Contraseña
La opción de gestión de contraseña dentro del panel de usuario de Office 365 permite que
los usuarios pueden cambiar su contraseña de manera regular para proteger su
información de posibles accesos no autorizados. Este cambio frecuente es una práctica
recomendada para mitigar riesgos de seguridad.
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La gestión de contraseñas no solo se limita a cambios y recuperaciones, sino que también
permite establecer políticas de seguridad más estrictas dentro de la organización. Los
administradores pueden requerir que los usuarios cambien sus contraseñas
periódicamente o después de determinados eventos de seguridad, asegurando que la
protección de las cuentas esté siempre actualizada.
Desde el panel de gestión de cuenta, pulsamos sobre “Cambiar contraseña”.
Al habernos identificado previamente, no es necesario introducir la contraseña actual. La
nueva contraseña debe cumplir con los requisitos de complejidad establecidos por la
empresa.
Es recomendable cambiar la contraseña si se tiene la sospecha de que ésta ha podido
verse comprometida. Por ejemplo, si utilizamos una contraseña fácil de recordar, puesto
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que usamos la misma en varios servicios, como correo personal u otros, y tenemos una
notificación de intentos de acceso no autorizados a esos servicios.
Administrar dispositivos conectados
Mantener el control sobre los dispositivos que están conectados a la cuenta de trabajo o
asegura que solo los dispositivos autorizados tengan acceso a los datos. A través de la
página de dispositivos en Office 365, se pueden revisar y gestionar todos los dispositivos
que están conectados a la cuenta.
Para revisar los dispositivos conectados, primero se inicia sesión en la cuenta y se accede
al panel de gestión de cuenta. Una vez allí, en el panel, seleccionamos “Administrar
dispositivos”.
Al acceder a esta sección, se mostrará una lista con todos los dispositivos que han sido
conectados a la cuenta. Revisa detenidamente la información presentada y asegúrate de
que reconoces todos los dispositivos listados.
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Deshabilitar dispositivos
En cualquier momento, se puede optar por deshabilitar uno de los dispositivos
conectados. Esto es particularmente importante si encuentras un dispositivo que no
reconoces o si uno de los dispositivos ha sido perdido o robado. Una vez que un dispositivo
es deshabilitado, la organización ya no permitirá que se autentique ni que acceda a los
recursos corporativos.
Si deshabilitas un dispositivo por error, no hay forma de revertir esta acción. En tal caso,
será necesario contactar al administrador del sistema para que vuelva a agregar el
dispositivo.
Para deshabilitar un dispositivo, selecciona la opción "Deshabilitar" junto al dispositivo que
deseas quitar. Luego, confirma seleccionando "Sí" para deshabilitar el dispositivo.
Ver una clave de BitLocker
Si un dispositivo ha sido bloqueado, que no deshabilitado, o ha ocurrido un error grave,
puedes obtener una clave para desbloquearlo desde otro dispositivo autorizado. Para
hacerlo, inicia sesión en otro dispositivo que no esté bloqueado y accede a la página de
"Administrar dispositivos".
Una vez en la página de dispositivos, selecciona la opción "Ver claves de BitLocker" para el
dispositivo afectado. Anota la clave de BitLocker para utilizarla en el dispositivo bloqueado
y resolver el problema.
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Organizaciones
La sección de "Organizaciones" ofrece una visión general de las distintas organizaciones
con las que se tiene una relación establecida en la plataforma. Esto es particularmente
relevante para usuarios que colaboran con múltiples empresas o entidades, ya que permite
administrar el acceso y las conexiones con estas organizaciones desde un solo lugar. Aquí,
los usuarios pueden ver las organizaciones a las que pertenecen, así como aquellas con
las que han compartido o recibido recursos.
En esta sección, los usuarios pueden gestionar la participación en organizaciones
específicas, decidir con cuáles desean continuar colaborando y de cuáles prefieren
desvincularse.
Es posible abandonar cualquier organización que no sea la organización principal.
Selecciona la opción “Abandonar”, situada junto a la organización que deseas abandonar
y, a continuación, confirma la decisión.
Mis inicios de sesión
La opción "Revisar la actividad reciente" permite a los usuarios revisar el historial de
accesos a su cuenta, proporcionando una lista detallada de cada vez que se ha iniciado
sesión, junto con información sobre la ubicación y el dispositivo utilizado.
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Al revisar este historial, los usuarios pueden identificar patrones inusuales, como inicios
de sesión desde ubicaciones geográficas extrañas o dispositivos no reconocidos. En caso
de detectar algo sospechoso, se pueden tomar medidas inmediatas, como cambiar la
contraseña y revocar el acceso a los dispositivos no autorizados. Esta capacidad de
respuesta rápida permite proteger la integridad de la cuenta y prevenir posibles brechas de
seguridad.
Configuración y Privacidad
La sección de "Configuración y Privacidad" en el panel de usuario de Office 365 es donde
se pueden ajustar diversas preferencias personales y revisar las políticas de privacidad
asociadas con la cuenta.
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Idioma y región: Permite modificar el idioma por defecto del entorno de trabajo y sus
aplicaciones o añadir idiomas secundarios. Además, es posible modificar datos acerca de
la región desde la cual se está trabajando.
Privacidad: Un componente clave de esta sección es la gestión de la privacidad, donde se
pueden revisar y ajustar las opciones sobre cómo se almacenan los datos. Es posible
consultar el historial de descargas, descargar los contactos o eliminar los historiales de
búsqueda e interacciones con Microsoft Copilot.
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Además, se puede limitar la información de usuario que se envía a Microsoft al utilizar
determinados servicios como las aplicaciones Dynamics 365.
En este apartado es donde también se encuentran las políticas de privacidad de Microsoft
y de la organización, si las hubiese añadido, donde es posible acceder a ellas y leerlas
detenidamente.
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Lección 4: Navegación por el entorno de Office 365 y
personalización del espacio de trabajo
Office 365 ofrece un entorno integrado y fácil de usar. A continuación, describiremos cómo
navegar por este entorno desde el panel de inicio de Microsoft 365 y cómo personalizar el
espacio de trabajo para adaptarlo a las necesidades individuales.
Acceso al Panel de Inicio de Office 365
Al iniciar sesión en la cuenta de Office 365, accederemos al panel de inicio, también
conocido como el Microsoft 365 Home. Este panel es el punto de partida centralizado
desde el cual se puede acceder a todas las aplicaciones y servicios disponibles en la suite
de Office 365.
Elementos principales del panel de inicio:
• Acceso rápido a las aplicaciones: En la parte superior de la pantalla, se
encuentran dos opciones que dan acceso directo a la creación de nuevos
documentos en las aplicaciones disponibles. Al hacer clic en cualquiera de estos
botones, serás redirigido directamente al apartado correspondiente.
• Crear nuevo: Permite crear documentos en blanco de las aplicaciones más
utilizadas, como Word, Powerpoint o Excel. Simplemente pulsa sobre el tipo de
documento que deseas y el navegador abrirá una pestaña nueva con el nuevo
documento.
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También es posible buscar y seleccionar plantillas para cualquiera de estas aplicaciones.
Debajo de los accesos a los documentos en blanco, tenemos acceso a diferentes plantillas
ordenadas por categorías.
Panel de Navegación Izquierdo: A la izquierda, hay un panel de navegación que permite
acceder rápidamente a diferentes áreas de trabajo y funciones, como crear documentos,
acceder al espacio personal en OneDrive o acceder a todas las aplicaciones disponibles.
• Inicio: Devuelve a la página principal.
• Crear: Acceso directo a la creación de documentos en blanco o mediante
plantillas.
• OneDrive: Permite acceder para la consulta o modificación de todos los
documentos cargados en el espacio de trabajo personal.
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• Fuente: Aquí aparecen todas las interacciones con documentos del espacio de
trabajo. Si un documento ha sido cargado o modificado en OneDrive o si un
documento ha sido compartido mediante alguna herramienta colaborativa,
tenemos acceso directo a ese contenido.
• Aplicaciones: Muestra todas las aplicaciones puestas a disposición por la
organización para este usuario. Es posible explorar por categorías o crear listas
propias.
• Buscar en Microsoft 365: En la parte superior central, encontrarás una barra de
búsqueda que permite buscar archivos, correos electrónicos, personas, y
aplicaciones dentro del entorno de Office 365. Es una herramienta potente para
localizar rápidamente cualquier recurso sin necesidad de navegar manualmente
por las carpetas o aplicaciones.
• Cambio rápido de aplicaciones: Al hacer clic en el icono del iniciador de
aplicaciones (los nueve puntos en la esquina superior izquierda), se abrirá un menú
desplegable con todas las aplicaciones disponibles. Es posible cambiar entre
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Outlook, Word, Excel, Teams y otras herramientas sin necesidad de cerrar la
aplicación actual.
• Integración de servicios: Office 365 permite que los documentos y archivos
creados en una aplicación se puedan utilizar fácilmente en otra. Por ejemplo, un
documento de Word puede abrirse directamente desde un chat en Microsoft
Teams, o un archivo de Excel puede ser editado en OneDrive sin necesidad de
descargarlo.
• Organización de archivos: En el área de trabajo principal, los documentos y
archivos se pueden visualizar con accesos rápidos. Es posible elegir si deseamos
ver todos, los más recientes, los compartidos o los favoritos
Además, es posible crear categorías de acceso rápido personalizadas.
Instalar aplicaciones en local
Si en algún momento deseas instalar alguna de las aplicaciones en el equipo informático o
en un dispositivo móvil, puedes utilizar la opción “Instalar y mucho más” del panel
principal.
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Instalar aplicaciones de Microsoft 365: Permite descargar el instalador de Office en un
ordenador. Ejecutando este instalador se pueden seleccionar las aplicaciones que
queremos tener de manera local. Recuerda que lo que hagas en las aplicaciones locales
no se cargará en la nube directamente, tendrás que subirlo o activar la sincronización de
forma manual.
Explorar aplicaciones: Un acceso directo a la página de aplicaciones vista anteriormente.
Instalar la aplicación móvil de Microsoft 365: Utilizando el código QR generado, descarga
la aplicación en tu teléfono o Tablet y utiliza la suite en dispositivos móviles.
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Impulso de la productividad con herramientas MS Office 365
Preparación del entorno para el seguimiento del curso
Ahora que ya conoces como personalizar el entorno de Microsoft 365, te invitamos a que
personalices tu panel de aplicaciones y crees una lista con accesos a todas aquellas que
vamos a tratar durante el transcurso del curso. Recuerda que puedes dirigirte a la web
[Link] y crear una nueva colección desde ese lugar.
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