Instituto profesional AIEP

ACCESS

Profesora: Carla Angulo L.

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CONTENIDOS
1. QU ES UNA BASE DE DATOS 2. CONCEPTOS ASOCIADOS A BASES DE DATOS: Base Modelo Relacional Tabla Tupla o registro Atributo Dominio Llave 3. TIPOS DE LLAVES Super Candidatas Primaria Fornea Secundaria Grado Cardinalidad 4. ACCESO A ACCESS 5. AMBIENTE DE ACCESS COMPONENTES

Tablas i. Creacin de una tabla ii. Aplicacin iii. Relaciones iv. Tipos de relaciones v. Aplicacin Consultas i. Crear Consulta con vista de diseo ii. Criterios iii. Orden iv. Aplicaciones Formularios i. Creacin de formularios ii. Formulario de men iii. Formulario de mantencin de tablas iv. Aplicaciones Informes i. Creacin de Informes ii. Aplicaciones Macros Mdulos

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1. QU ES UNA BASE DE DATOS?

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Es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos, dispuestos amigablemente como una planilla de clculo a los cuales se les puede gestionar, consultando o modificando, es decir, administrar segn las necesidades. Por ejemplo podemos utilizar Access para llevar una gestin de fichas de nuestro almacn, introduciendo, actualizando, modificando sacando informes por impresora. Podemos por ejemplo realizar consultas como:

Qu artculo se ha vendido ms en este mes? Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es el total del mes? etc.

2. CONCEPTOS ASOCIADOS A BASES DE DATOS:

Para construir una base de datos entonces, es necesario familiarizarse con los siguientes conceptos:

Base de datos: Es un conjunto de datos que se alojan en tablas y que tienen una relacin entre s, es posible crearla con software como Access, Mysql, Sql, Oracle, Informix o cualquier software administrador de bases de datos o modelarla en Power Designer. Modelo Relacional: Viene del concepto matemtico RELACIN MATEMTICA, en donde cada entidad representa una relacin. Tabla: Se le reconoce por s misma como una relacin. Est formada por una coleccin de atributos, alojados en una columna, cuya disposicin es semejante a una hoja de clculo. Tupla o Registro: Es el nombre que recibe cada regln que conforma la relacin o tabla. Tambin puede ser denotado como ocurrencia (registro, lnea horizontal de la tabla). Conjunto de datos relacionados entre y referidos a una persona o cosa llamados campos o atributos. Atributo: Describen a la relacin, son los datos que almacena la tabla, forman las columnas y tienen un nombre que se relaciona con el tipo de datos que el atributo aloja. Dominio: Es la restriccin que gobierna el tipo de dato posible de alojar en un atributo. Llave: Es el o los atributos que identifican a la tupla de una entidad como nica.

3. TIPOS DE LLAVES:
En las bases de datos es necesario conocer que existen diferentes tipos de llaves y que cada una posee reglas para definirlas. Los tipos de llaves son:

Super: atributo o conjunto que identifican de manera nica a la entidad. Candidatas: Son todos los atributos mnimos de una relacin. Primaria: Es la escogida entre las candidatas para trabajar con ella en a relacin. No puede tener valores nulos y debe estar compuesta por una cantidad mnima de atributos. Fornea: Atributo o conjunto de ellos que estn definidos en una relacin con el mismo dominio (contenido) que la primaria de la otra entidad .Estas dos ltimas forman las relaciones entre entidades. Secundarias: Son las candidatas no seleccionadas como primarias. En el uso de bases de datos existe grficamente la interaccin entre los objetos siguientes:

Dominio: Conjunto de valores para los cuales un dato es vlido. Dato: Pieza elemental de informacin. Entidad: Persona, puesto o concepto que tiene caractersticas de inters para la empresa y sobre la cual se quiere guardar informacin. Atributo de una entidad: Pieza elemental de informacin atribuida a una entidad.

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Relacin: Asociacin entre entidades a travs de un atributo en comn Eslabn de herencia: es un tipo de relacin que define a una entidad como un caso especial de una entidad ms general. Grado: Es el nmero de columnas de una tabla. Cardinalidad: Es la cantidad de tuplas que conforman una tabla.

4. ACCESO A ACCESS
Cuando ponemos en funcionamiento el programa nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos. Crear una base de datos en blanco Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datos existente.

Escogeremos la opcin base de datos en blanco, seguidamente nos aparecer la tpica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se crear Ver figura a continuacin:

Pinchar aqu

A continuacin debes seleccionar BASE DE DATOS EN BLANCO. Ver figura siguiente:

Seleccionar

Dar nombre a la base de datos e indicar el lugar donde ser alojada en el cuadro de dilogo siguiente:

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Dar nombre a la base

5. AMBIENTE DE ACCESS. Objetos de la base de datos

Cuando se ha creado la base se presenta una pantalla en donde se distinguen los siguientes elementos:

Tablas: Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estn ordenados en columnas verticales. Consultas: Aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora). Formularios: Elemento en forma de ficha que permite gestin de los datos de una forma mas cmoda y visiblemente atractiva. Informes: Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macros: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas en forma repetitiva. Mdulos: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje visual Basic.

CREACIN DE UNA TABLA

Pulsar clic en el botn nuevo situado a la derecha de la ventana aparecer una ventana con varias opciones.

Vista de hoja de datos: podemos introducir directamente los datos. Vista de diseo: para definir los campos y sus caracteres. Asistente para tablas: Un programa nos gua automticamente en la creacin de los campo de la tabla, utilizando si se quiere, algunas pre-definidas. Importar y vincular tablas: Para cargar una tabla externa.

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Seleccione Vista de Diseo

Escoja la opcin vista de diseo Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la base de datos. Desde aqu podemos definir que tipo de campos aparecern en la base de datos .Observamos tres columnas nombre de campo, tipo de datos y descripcin, como lo muestra la figura a continuacin:

Las caractersticas de cada Tipo de Campo son las siguientes:

Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255. Memo: para introducir un texto extenso hasta 65535 caracteres. Numrico: Para introducir nmeros. Fecha hora: Para introducir datos en formato fecha hora. Moneda: Para introducir datos en formato numero con el signo monetario. Auto numrico: En este tipo de campo Access numera automticamente el contenido. Si/No: Campo lgico este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo si/no verdadero/falso. Objeto ole: Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido etc. Hipervnculo: Podemos definir el enlace a la pgina Web.

APLICACIN:
Construya la base de datos ALMACEN, con las siguientes tablas cuyas estructuras son:

Cuando cierre la tabla, grbelas con el nombre de productos y tipos, respectivamente Obs.: Repasemos conceptos con las tablas creadas.

RELACIONAR LAS TABLAS:

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Relacin: es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Para ello, debe existir un campo en las dos tablas que sern relacionadas que contenga la misma informacin , por ejemplo: tipos de productos Cmo construir una relacin? Considere los aspectos siguientes: Las claves principales aparecen resaltadas en negrita. Los caracteres permiten que el usuario sepa si la relacin es de uno a uno o de uno a varios. Las lneas en la ventana establecen las relaciones que se generaron. Para establecer la relacin se selecciona el campo principal y se arrastra sin soltar el Mouse hasta el campo de referencia en la otra tabla (Clave fornea o externa). En las propiedades se puede ajustar el criterio de las instancias. Si se activa la integridad referencial no podr borrarse las instancias de la tabla principal con estas se relacionan con otra tabla. No es necesario que los campos relacionados tengan el mismo nombre pero si deben tener el mismo tipo

Tipos de relaciones

uno a uno: En este tipo de relacin un registro de la tabla 1 solo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser este en cada persona tiene un nico DNI. Tabla 1 Juan Prez tabla 2 33111222

Varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. Uno a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazados con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 solo puede estar enlazado con un registro de la tabla uno. Por ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores pero un jugador solo puede jugar en un equipo.

Generar la relacin entre las tablas.

Con la base de datos abierta pulsar en el botn Relaciones o bien accede a herramientas relaciones.

Arrastra el campo desde una tabla a otra: Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la relacin, observa en la parte inferior que Access nos coloca automticamente el tipo de relacin como de uno a uno pues los dos son campos claves, por sus datos sern nicos. Otras opciones de esta ventana son EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL, la que se utiliza para asegurarnos que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa podemos escoger dos opciones:

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Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas este tambin ser modificado en la tabla relacionada.

Desde el botn tipo de combinacin podemos acceder a ms caractersticas de la relacin. Dejar activada la casilla exigir integridad referencial y sus opciones y seguidamente pulsar el botn crear .Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas. Cierra la ventana contestando afirmativamente la pregunta de Access de guardar la relacin

APLICACIN: Para nuestra base de datos, construyamos entonces nuestra relacin. Cules son los campos que vamos a relacionar?
Ahora estamos en condiciones de poder incorporar datos(registros) a nuestras tablas, no olvides que los datos deben tener congruencia, por lo tanto haremos los siguientes ingresos, siguiendo la secuencia siguiente: Introducir datos Pulsar el botn abrir y Access mostrara una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.

En la introduccin de datos es importante no dejar en blanco el campo clave o Access no nos dejar terminar el proceso. Si queremos cancelar la introduccin de un dato o una fila presione escape. Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Sus opciones son:

Tamao de campo: Define el tamao. el mximo de caracteres que podemos introducir es de 255. Formato: Dependiendo del tipo de campo podemos escoger el formato por ejemplo fecha moneda. Mscara de entrada: Access coloca una serie de signos automticamente para facilitar la introduccin de datos. Por ejemplo podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros el da mes y ao y Access nos colocara automticamente las barras de separacin. Ttulo: se utiliza para dar titulo al campo para posteriormente utilizarlo en los formularios. Valor predeterminado: Si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. Regla de validacin: Podemos obligar al usuario que introduzca los datos segn unos criterios por ejemplo: podemos obligar que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad.etc. Texto de validacin: Cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos aparece un texto explicativo .Desde aqu podemos definir que texto aparecer.

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Requerido: Si esta opcin esta en si, el usuario esta obligado a introducir datos. Permitir longitud cero: Si esta opcin esta en si permite introducir cadenas de longitud cero. Indexado: Los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si/no.

CREACIN DE CONSULTAS
Las consultas, nos permitirn filtrar la informacin que existe en las tablas de acuerdo a algn criterio. Para construir una consulta, es necesario seleccionar la tabla o las tablas con las que se va a trabajar, en modalidad VISTA DE DISEO o sirvindose del asistente.

Seleccione vista de diseo

A continuacin debemos indicar las tablas que se requieren en la consulta, agregndolas con un clic:

Posterior a ello, se deben seleccionar, con doble clik, los campos involucrados

Finalmente, determinar condiciones por las cuales se genera el filtro de registro. CRITERIOS: En el Criterios, es posible:

Slo se digita el contenido de igualdad

Igualar

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ACCESS Distinto a .

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Diferenciar

Entre
Generar un rango (entre)

Como ORDEN: Puede ser ascendente o descendente en aquel campo en que se coloque el orden.

Seleccionar orden

APLICACIONES: Construya las siguientes consultas. No olvide que al trmino de cada una, deber grabarlas con un nombre: 1 Seleccione la tabla Productos y todos sus campos. 2 Seleccione la tabla Productos y todos sus campos, pero filtremos aquellos donde el stock sea menor a 150, observe cuntos registros son mostrados. 3 Seleccione la tabla Productos y muestre slo aquellos productos con descripcin cuyo primer caracter comienza con A. 4 Utilizando ambas tablas. Muestre el cdigo, descripcin y descripcin del tipo de producto. 5 Muestre slo aquellos registros que tienen stock inferior a 300 y cuestan ms de 900 pesos de la tabla Productos. 6 Genere la frmula para obtenerle total por producto si se vendieran todos los stock (stock*precio) de la tabla productos.