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Repblica de Colombia Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico MOVISTAR S.A.

VP. OPERACIONES COMERCIALES GERENCIA DE SERVICIOS ECONMICOS Tabla de Retencin Documental - T.R.D. Levantamiento,Elaboracin,Diseo, Estructuracin, Implementacin, Aplicacin John Avellaneda Gutirrez Gestor Profesional de Documentacin e Informacin Centro de Costo: 11673D200G Oficina Productora: JEFATURA DE NMINA - HISTORIA PENSIONAL TE M SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CDIGO HISTORIA PENSIONAL Registro civil de nacimiento del trabajador Registro civil de matrimonio o declaracin extrajuicio Registro civil de defuncin Partidas eclesisticas (de bautismo, de matrimonio para quienes hayan nacido hasta el 15 de junio de 1938) Documentos de identidad (Cdula de ciudadania, cdula de extranjera, TI, pasaporte, NUIP) Formato de actualizacin de datos Declaraciones extra juicio (Intencin de retire madre de hijo invlido, no pensin, no trmite de pensin en otro fondo,dependencia econmica, convivencia, giro retroactivo) Certificaciones (de alto riesgo, de Subsidios por Incapacidad, de escolaridad, otras) Certificacin de semanas cotizadas Certificacin de tiempo de servicio (formato 1-23B),Certificacin expedida por plantel educativo en donde indique que el texto publicado por el causante fue adoptado para consulta o enseanza. (ley 33 de 1985) Certificacin de Registro de Derecho de autor Certificacin de factores salariales Reportes de consulta (OBP, RUAF, FOMAG, otros sistemas de informacin) Documentos relacionados con la emisin, expedicin y pago del bono pensional. Acto administrativo del retiro del servicio oficial. Formulario que establezca la EPS a la cual desea ser vinculado (no es cotizante, ni beneficiario) Certificacin expedida por la EPS en la que indique fecha de afiliacin, estado de la afiliacin y el IBC de cotizacin al rgimen contributivo de Salud. Solicitudes de prestacin econmica (vejez, gracia, invalidez,sobrevivencia, auxilio funerario, indemnizaciones) Poderes (si se acta mediante representante) Autorizaciones Sentencia de Curaduria Acta de posesin y discemimiento del Curador Tarjeta Profesional de Abogado Dictamen de prdida de capacidad laboral (para pensiones especiales, invalidez, beneficiarios de sobrevivientes) Acto Administrativo o documento mediante el cual el empleador reconoce una pensin de jubilacin debidamente ejecutoriado (pensin compartida) Actos administrativos o documentos de trmite Acto administrativo o documento que resuelve de fondo la peticin. Derechos de peticin relacionados con la solicitud prestacional Notificaciones Proyecto de acto administrativo de cuota parte Pensional Comunicaciones (de consultas, de citacin, de solicitud de documentos, de respuestas a consultas, de aceptacin u objecin de cuotas partes pensinales) Constancia acto administrativo ejecutoriado Recursos de Reposicin, Apelacin y queja. Fallos de tutela ejecutoriados Sentencias judiciales ejecutoriadas Concepto favorable del Ministerio de la Proteccin Social para conmutacin Pensional. Memorial de designacin presentado en vida por el pensionado ante la entidad, de beneficiarios de ley con los documentos que los acredite como tal (ley 44/1980 y 1204/2008). Comunicacin de aprobacin Clculo Actuarial para conmutacin Pensional. Documentos relacionados con la contratacin de una renta vitalicia Contrato o documento de aceptacin del retiro programado. Dictamen de revisin de calificacin de invalidez Documentos relacionados con la Solicitud realizada por las Aseguradoras previsionales de la suma adicional, en caso de pensiones de invalidez v sobrevivientes en el RAIS Formulario de defuncin (formato DANE, por muerte del trabajador activo) Publicacin de aviso de prensa por fallecimiento del causante. -Sobrevivencia Declaracin de imposibilidad para cotizar en pensin Declaracin bajo gravedad de juramento de honradez,consagracin y buena conducta. (articulo 4, Ley 114 de 1913) Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuradurla. Factura de gastos funerarios Certificado de existencia y representacin legal de la entidad que prest los servicios funerarios, si es persona jurdica. Historia Todos los Derechos Reservados 2012 John Avellaneda Gutirrez Acta Comit de Archivo RETENCIN EN AOS
ARCH GESTIN ARCH CENTRAL

MOVISTAR S.A. No. ORIGINAL O / COPIA Original Original Original Disposicin Final C S E O X

DA

MES

04

AO

2012

PROCEDIMIENTO

20

X X

1 RCN 2 RCM 3 RCD

4 PEB 5 DDI 6 FAD

Original Copia Original

7 FAD 8 CER 9 CSC

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10 CTS 11 CFS 12 REP 13 DBP 14 AAR 15 FEP 16 RCS

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17 18 19 20 21 22

SPE POD AUT SCU APC TPA

Copia Original Original Original Original Copia Original Original Original Original Original

23 DPC 24 AAE 25 AAT 26 AAP 27 DOP 28 NOT 29 PAA

La Historia Laboral constituye la historia del recorrido laboral del funcionario en la Institucin, adquiriendo los correspondientes valores histricos que permiten su Conservacin. El tiempo de retencin en el Archivo de Gestin se inicia cuando el funcionario se pensiona, retira o fallece, Digitalizar Integralmente. Pasado los 100 aos, Seleccionar aquellas Historias Laborales que sean representativas para la historia Institucional Movistar S.A. y Conservar Totalmente, los dems Eliminar.

30 31 32 33 34

COM CAE RAQ FTE SJE

Original Original Original Original Original Original

35 CCP

36 MOP 37 CCA 38 CRV 39 ARP 1 DCI

Original Original Original Original

2 SAl 1 FDD 2 PAP 1 DIC 2 DSC 3 CAP 1 FGF 2 CRl

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contados a partir de la fecha en que se extinga el derecho a la prestacin por cualquiera de las causales de ley. VoBo: Comit Evaluador de Documentos FERNANDO JOS VERDEJA Director 1 VoBo.Coordinacin Centro de Informacin Documental JOHN FREDY FLREZ ARAGN
C: Conservacin S: Seleccin E: Eliminacin O: Otras Disposiciones(Digitalizacin)

VoBo: Gerente y/o Jefe de rea GLORIA LUCIA SEGURA

Gerencia Servicios Econmicos Ejecucin de los procedimientos corporativos en actividades masivas con incidencia contable, compensacin . Validacin, carga y contabilizacin de extractos bancarios Generar, cruzar y validar la informacin efectuando gestin previa con las reas involucradas en el proceso. Contabilizaciones comisiones de recaudo e impuestos asociados a los gastos financieros de las cuentas recaudadoras. Gestin de partidas no conciliadas, generacin y revisin de caratulas e informes. Recepcionar, validar, escanear, alimentar el libro de facturas y preparar planillas con los documentos procesados por pagar para enviar al archivo. Atender consultas internas y externas propias de proceso de recepcin y causacin de facturas

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. Este documento es propiedad de Movistar S.A. Est prohibido divulgar esta informacin a personas externas, reproducir total o parcialmente este documento y usarlo para propsitos ajenos o diferentes a los que establezca Movistar S.A.

Pago de obligaciones desde la elaboracin de la propuesta de pagos, ejecucin y creacin de ficheros bancarios, envo a bancos y envo de informes a entidades externas Procesamiento de rechazo de pagos. Archivo y custodia de documentos, historia de vida, digitalizacin. Atencin de pericias e inspecciones, presentacin y pago de reportes / obligaciones legales u otras y alcanzar ANS con el cliente. Gestin de pagos y cumplimiento de obligaciones originadas desde la nmina.

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VP FINANZAS Y CONTROL GESTIN GERENCIA RIESGO OPERACIONAL Tabla de Retencin Documental

Oficina Productora: GERENCIA RIESGO OPERACIONAL CDIGO Diseada Aplicada Estructurada John Avellaneda Gutirrez Gestor Profesional de Documentacin e Informacin Acta Comit de Archivo TELEFNICA No. DA MES RETENCIN EN AOS
ARCH GESTIN ARCH CENTRAL

02

AO

2012

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ORIGINAL O / COPIA

Disposicin Final C S E O

PROCEDIMIENTO

2 COMUNICADOS OFICIALES Enviados Recibidos Anexos Soportes INVENTARIO DOCUMENTAL Inventario Todos los Derechos Reservados 2012 John Avellaneda Gutirrez

Copia Original

Esta serie se selecciona de la siguiente manera:Comunicados enviados se envia el original y se deja una copia que debe reposar en el archivo de gestin . Comunicados recibidos: Se recepciona el original, se radica para su control y se entrega a la dependencia encargada de desarrollar el asunto, cumplido el Asunto se Elimina Conservar Permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante actualizacin. Conservar la ltima versin

Original

C: Conservacin S: Seleccin E: Eliminacin O: Otros Soportes

JOHN AVELLANEDA GUTIERREZ Coordinador de Archivo