ASPECTOS LEGALES PARA LA CREACIN DE EMPRESAS . A continuacin se detallan los pasos y requerimientos legales para la creacin de una empresa.

Elaborar la minuta de la constitucin de la empresa. Enumerar los pasos a seguir en la cmara de Comercio, Circuito Barranquilla a que est obligada la empresa para efectos de su constitucin Indicar los trmites a realizar en la Notara Pblica para la elaboracin de la Escritura Pblica de Constitucin. Indicar los requisitos y procedimientos a seguir ante la Cmara de Comercio de Barranquilla para la expedicin del registro Mercantil y Certificado de Existencia y Representacin Legal. Sealar los requisitos y procedimientos para los trmites ante la DIAN para la expedicin del NIT y el RUT. Enumerar los requisitos obligatorios ante la Alcalda del Distrito de Barranquilla para obtener los documentos e informacin a cerca de Industria y Comercio, Avisos y Tableros, Uso de Suelo, en sus respectivas de pendencias. Averiguar sobre los trmites necesarios para la expedicin del Certificado de Seguridad. Indicar los trmites necesarios, el diligenciamiento del Certificado de no usuario de Msica en la Oficina de SAYCO y ACINPRO. Mostrar os pasos que se siguen para solicitar la visita de Control Sanitario por parte de DISTRISALUD. Sealar las diligencias obligatorias para la inscripcin ante el Seguro Social y la EPS escogida. Mostrar los requerimientos ante la respectiva Caja de Compensacin Familiar para cumplir con la obligacin de los Aportes Parafiscales. Sealar los pasos obligatorios para la afiliacin a la Administradora de Riesgos Profesionales. ARP.

Enunciar los requisitos que exige el Banco para la apertura de la Cuenta Corriente de la Empresa.

MINUTA DE CONSTITUCIN O CARTA DE INTENCIN La minuta es el borrador de Escritura Pblica de Constitucin, en la cual se especifica el tipo de sociedad que se formar, los Socios con sus respectivas cdulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A dems, la razn social de la empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal, conformacin de Junta de Socios, el capital social, funciones de la Junta de socios, la reserva legal y el tiempo de duracin de la sociedad y causales para su disolucin. La minuta es realizada por un Contador Pblico y no tiene ningn valor. Tiempo. Su entrega es inmediata. Valor. No tiene valor CMARA DE COMERCIO CERTIFICADO DE HOMONIMIA. Es aquel que certifica que el nombre de la empresa existe o no con anterioridad. Trmite. Para la verificacin de la homonimia se reclama el formulario correspondiente en la sesin del primer piso de la Cmara de Comercio para ser diligenciada y devuelta a la cmara en el cual la empresa escribe los posibles nombres para que se confronten la existencia de algunos de stas. Pasos para la elaboracin.

Valor. El formato o formulario es gratuito y una vez diligenciado se paga en la Caja de la Cmara la suma de $ 2.500 por cada nombre que se pida para su bsqueda.

Tiempo. Se recoge el resultado de la confrontacin de los nombres, tres (3) das hbiles despus de llevar el formulario diligenciado correctamente. ESCRITURA PBLICA. LA Escritura Pblica es el documento escrito que contiene declaraciones en actos Jurdicos, emitidos ante el notario con los requisitos de ley y que se incorpora al protocolo, Proceso. La elaboracin de una escritura Pblica se lleva a cabo mediante varias etapas consecutivas que en caso de no cumplirse en su totalidad, hacen inexistente la misma; por lo tanto, es indispensable tener en cuenta:

El usuario puede presentar cuando solicite el servicio el texto escrito de lo que se va a convertir en escritura pblica y que se llama minuta, o expresar verbalmente el objeto de sus declaraciones para que la notara proceda a efectuar la versin escrita. Las escrituras pblicas se deben extender en papel de seguridad utilizado exclusivamente por el Notario, por medios manuales o mecnicos. Antes de firmar el texto, se deben efectuar todas las correcciones que estime pertinentes y solicitar, si as lo considera la asesora del Notario. Debe as mismo, presentar en original los comprobantes fiscales vigentes o copias autenticadas con la respectiva certificacin, de que se encuentran protocolizadas en otra escritura de otra Notara.

Es necesario tener en cuenta en la escritura pblica, entre otros aspectos, los siguientes: Encabezamiento.

Nmero de la escritura asignado en orden sucesivo y anotado en letras y nmeros. La fecha, sealando da, mes y ao. El lugar, indicando municipio, departamento y pas. Nombre del Notario. Competencia territorial, sealando el crculo al que pertenece.

Comparecencia.

Nombres y apellidos completos de los otorgantes. Documento de identidad. Si no tiene cdula de ciudadana presentar otros documentos o servir la fe de conocimiento del notario; ya no se requiere la libreta militar. Domicilio. Edad, slo si otorga un menor adulto o el adoptante y el adoptado. En los dems casos se indicar que es mayor de edad. Estado civil sealando la situacin de los inmuebles respecto de la sociedad conyugal si es casada. Representacin. Si acta en nombre de otro, se indicar la clase de aquella. Tratndose de inmuebles, si el bien inmueble est afectado a vivienda familiar.

Estipulaciones.

Declaraciones. Redactadas con toda claridad y precisin para que se acomoden a la esencia del contrato y a los propsitos de las partes. Identificacin del objeto del acto o negocio.

Requisitos.

Presentar la minuta de constitucin Certificado de homonimia. Datos necesarios sobre socios: cuotas de capital, duracin de la sociedad, misin y todos los nombramientos necesarios.

Pasos Llevar la minuta de constitucin por parte del representante legal. El notario cita a los socios a firmar la escritura pblica. A los dos das se entrega las copias para registrar en la Cmara de Comercio.

Valor Por la elaboracin de la escritura pblica se paga $2000 por cada hoja. Una vez elaborada se paga de acuerdo al monto del capital. Valor de la Escritura Pblica Luego de elaborar y presentar la minuta, se dirige al notario para determinar los gastos notariales, establecidos por la Superintendencia de Notariado y Registro Pblico. Se paga dependiendo el monto de capital de la siguiente manera: 2.7 por mil (2.7/1000) + $ 5.730 (constante). Cada hoja que tiene la escritura pblica tiene un costo de $ 2000 cada una al valor al cual se le aplica el IVA y se le agregan $ 3.000 correspondientes as: $ 1.500 al fondo de notariado y $ 1.500 a la Superintendencia de Notariado y Registro Pblico. Despus de elaborada la escritura pblica y firmada por los socios y el notario, se autorizan las copias y se regresa a la Cmara de Comercio para inscribir la sociedad donde se lleva la escritura. La duracin del trmite es de un (1) da y se cancela en la misma notara INSCRIPCIN ANTE LA CMARA DE COMERCIO Registro o Inscripcin. Requisitos:

Una vez obtenga copia autentica de la escritura de constitucin, solicite en la Cmara de Comercio un juego de formularios de matricula. Diligenciarlas debidamente con la informacin que se pide. Despus acercarse a la ventanilla de liquidacin con la copia o copias de la escritura con los formularios debidamente diligenciados y cancelar en las caja s de la entidad los derechos de inscripcin. A los tres das hbiles regresa para verificar si el documento entregado ha sido inscrito en Registro Mercantil, o se encuentra devuelto con las observaciones de abogado. Para la reclamacin exigir el correspondiente recibo de caja. Si el documento se haya inscrito, reclamar en recepcin la placa que deber colocar en un lugar visible del establecimiento par ello presentar copias de formularios.

Toda persona jurdica para poder constituirse legalmente, requiere un registro o inscripcin, el cual se lleva a cabo en la Cmara de Comercio. Valor. Los formulario se adquieren el cmara de Comercio por un valor de $3.000 para personas jurdicas. Tiempo: Tres (3) das hbiles. REGISTRO MERCANTIL El Registro Mercantil es una Institucin legal, a travs de la cual por virtud de la ley se da publicidad a ciertos actos que deben ser conocidos por la comunidad. Las actas y documentos sujetos a registro slo producen efectos respecto de terceros a partir de la fecha de su inscripcin, es decir, son oponibles frente a los citados terceros. El Registro Mercantil es pblico, por lo tanto, cualquier persona que necesite informacin sobre los comerciantes matriculados o sobre sus actos y documentos escritos, puede solicitarse en la Cmara de Comercio. Bsicamente el Registro Mercantil comprende dos aspectos: Matrcula e Inscripcin. Matrcula y su renovacin. Matrcula Mercantil . Es un Registro Pblico de las personas que desean obtener la presuncin de ser comerciantes y disfrutar los beneficios y ventajas que a los mismos asigna la ley. Con la matrcula no se adquiere la calidad de Comerciante, pero quien se encuentra matriculado hace pblica dicha condicin. Figura con el status de comerciante. La matrcula mercantil es una obligacin para todos los comerciantes, con ello se pretende dar a conocer a los terceros, ciertas condiciones personales del comerciante y circunstancias en que desarrolla sus negocios. En el formulario de matrcula de comerciante se debe incluir, entre otros, los siguientes datos: Nombre del comerciante, nacionalidad, domicilio, direccin, lugar o lugares donde desarrolla sus negocios, la clase de stos, los bienes que poseen, sus establecimientos comerciales, referencias bancarias y comerciales y datos sobre capital y activos. La ley ha previsto sanciones para las personas que ejerzan el comercio profesionalmente sin cumplir sin dichos requisitos. La misma sancin se aplicar a quienes omitan la matrcula de sus establecimientos comerciales.

Quines deben matricularse. Las sociedades comerciales tiene la obligacin de matricularse. Cuando se presentare la solicitud de matrcula, deber presentarse dentro del mes siguiente la fecha de escritura pblica de constitucin o la de permiso de funcionamiento en su caso. Dnde deben Matricularse. En la Cmara de Comercio correspondiente al lugar de domicilio del comerciante. Cmo se efecta la matrcula. Diligenciado el formulario que expide la Cmara de Comercio, en el cual se suministra por escrito informacin personal, profesional y econmica sobre el establecimiento de comercio. Al matricularse se deben pagar los derechos autorizados por la ley Renovacin de la matrcula. La matrcula del establecimiento deber renovarse, dentro de los meses de enero, febrero y marzo. Ventajas por tener vigente su matrcula mercantil.

Cumple con los deberes profesionales de comerciante. Obtener proteccin del nombre comercial. Se hace pblica su condicin de comerciante. Puede obtener certificado de matrcula de Cmara de Comercio. Es prerrequisito para la admisin o concordato.

Modificaciones en su informacin. Cualquier modificacin que afecte la informacin contenida en el formulario de matrcula, debe comunicarse por escrito a la Cmara de Comercio. Cancelacin de la Matrcula Mercantil. En caso de que se cierre el establecimiento en forma definitiva, la Cmara tomar nota de la cancelacin de la Matrcula cuando se haya inscrito, primero la disolucin de la sociedad y luego el acta contentiva de la cuenta final de liquidacin.

Formulario de Matrcula Mercantil. Diligenciamiento con respecto al establecimiento, slo se diligencia un formulario de matrcula, cuando se colocan los datos de todos los copropietarios y se firma por los mismos. Antes de diligenciar cualquier formulario, verificar que existe matriculado o inscrito , un establecimiento comercial con el mismo nombre del que se pretende utilizar. Para el efecto, es preferible efectuar una consulta escrita en carta preimpresa que le proporciona la Cmara. En el trmino de 24 horas se obtendr respuesta a la consulta. 6. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIN LEGAL Es un documento expedido por la Cmara de Comercio que certifica la existencia del negocio. Consta de:

Nmero de escritura pblica con fecha de expedicin.. Tipo de sociedad. Razn social.. Domicilio principal. Duracin de la sociedad. Objeto social. Capital y Aportes. Nombre de los socios. Administracin. Gerente. Matrcula de Registro Mercantil.

Este certificado debe ser renovado cada tres (3) meses, y en algunos casos hasta en 60 das. Cuando se va a solicitar por primera vez, la empresa debe estar inscrita en la Cmara de Comercio y as su entrega ser inmediata con un cargo actual de $ 1.600.

REGISTRO NICO TRIBUTARIO (RUT) La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a travs del Sistema de Informacin Aduanero y Tributario, SIAT, ha desarrollado el mdulo Registro nico Tributario, RUT, el cual contiene la identificacin, ubicacin y descripcin de los contribuyentes. La identificacin permite conocer los apellidos y nombres, o razn social y el nmero de identificacin tributario, NIT; la ubicacin y la descripcin del tipo de contribuyente, la actividad econmica, responsabilidades, informacin inherente a su modalidad. Objetivo. Determinar el rgimen del contribuyente: Rgimen Comn. Est obligado a facturar. Rgimen simplificado. No factura sino que lleva libro de registro de operaciones. Obtener el NIT El trmite que se realice por intermediario, deber ser autorizado mediante poder debidamente autenticado. Trmite. La diligencia de inscripcin debe ser registrada por el representante legal con el original de la cdula y una autorizacin autenticada en notara. Se llevan a cabo los siguientes pasos:

de inscripcin en el Registro nico Tributario.

por la Cmara de Comercio.

cual otorga un plazo de 15 das para finalmente dar el NIT. En el formulario se anotan todos los datos que all se solicitan y el dgito de verificacin se obtendr de acuerdo a la actividad u objeto social del negocio. El dgito lo seala una cartilla diseada par los contribuyentes por la Direccin de Impuestos y Aduanas nacionales, DIAN. Valor. El formulario se obtiene de forma gratuita. NIT. Es el Nmero de Identificacin Tributaria. Es la cdula de la persona jurdica y se obtiene a travs del RUT.

7. ALCALDA: Industria y Comercio. El impuesto de Industria y Comercio grava todas las actividades comerciales, industriales y de servicios, es decir, todos los establecimientos que figuren en el Distrito de Barranquilla, tiene que inscribirse en la Direccin de Impuesto Distrital de Barranquilla. Formularios requeridos:

vez. Estas formas las deben diligenciar las personas naturales o jurdicas y presentarlos ante esta oficina acompaada del registro Mercantil o certificado de Existencia y Representacin Legal que expide la Cmara de Comercio.

respectivo, y cada contribuyente har su declaracin privada en el formulario asignado, ya sea grande o pequea empresa; esto se refiere al rgimen comn. Liquidacin de Impuesto de Industria y Comercio. En el formulario de declaracin de industria y comercio se relacionarn los ingresos netos gravables a los cuales se le aplicar la tarifa de acuerdo a la actividad econmica. Con este formulario declarado se paga en las casillas de los bancos asignados por la Alcalda en las ventanillas programadas por la Administracin de Impuestos. Requisitos:

Anexar Certificado de Existencia y Representacin Legal. Fotocopia de cdula de ciudadana del Representante Legal.

Antes eran dos formularios, pero con la reforma tributaria qued un slo formato, el valor es gratuito, el tiempo de entrega es inmediato y este impuesto se paga bimestralmente. Avisos y Tableros. Este impuesto, ahora se liquida en el Impuesto de Industria y Comercio que se paga bimestralmente. DISTRISALUD. La patente de sanidad fue abolido por el decreto 2150 de diciembre del 95. Actualmente slo se realiza una visita de control sanitario para lo cual se requiere llevar en la carta para solicitar la visita.

El funcionario va a la establecimiento y hace la inspeccin para ver sui la empresa cumple con los requisitos de sanidad. El inspector o funcionario en esta visita entrega a la empresa un acta de visita (formato Gratuito). Si la empresa no cumple con ciertas condiciones sanitarias, el funcionario da las recomendaciones del caso para corregir las fallas y en mutuo acuerdo se establece el plazo, el cual a su vencimiento, el funcionario vuelve y da el visto bueno y entrega el acta de visita rectificada y deja la copia en la empresa y se lleva el original. Valor. Tanto la visita como el acto de visita son gratuitos. Vigencia: El decreto da la autoridad a Distrisalud para hacer las visitas que quiera realizar y cuando lo estime conveniente. Uso del Suelo. La Secretara de Planeacin Distrital expide el Certificado con base a una solicitud que hace el contribuyente donde relaciona una visita, el nmero del NIT, direccin, representante legal o propietario, actividad comercial; con base en la solicitud se paga un impuesto en la caja general de la tesorera distrital de $ 17.700; despus el pago se efecta una visita al establecimiento y luego de esto se expide el certificado del uso del suelo. Requisitos. Para tramitar el certificado del uso del suelo, se deber elaborar una solicitud por escrito que contenga:

Nombre del establecimiento. Actividad comercial. Direccin. Nombre del Representante Legal. Cdula de ciudadana o NIT.

Vigencia: Es de un ao y el valor $ 13.700. SAYCO Y ACINPRO. Para la empresa que no utilice msica en sus operaciones comerciales, se le expedir el certificado de no usuario. Los establecimiento comerciales que utilicen msica para su operacin tendrn que pagar este impuesto a la Sociedad de Autores y Compositores, SAYCO y a la Asociacin Colombiana de Intrpretes y Productores, ACINPRO. Requisitos:

Nombre de la empresa. Nombre del representante legal. C. C. o Nit

Actividad Comercial.

Vigencia: Desde el da que se expide al 31 de diciembre del ao en curso. Entrega: Inmediata. Valor: $ 2.500. Bomberos. La empresa solicitar en la Estacin de Bomberos el certificado de Bomberos de Barranquilla. Para esto, solicita en forma verbal o escrita, una visita al negocio, la cual ser realizada por el Inspector quien revisar que el establecimiento cumpa,l con las normas de seguridad exigidas ( Extintores de H2O, Co2, espuma, buenas instalaciones elctricas, etc.) y llena un formato de revisin del establecimiento (gratuito) y entrega el original y se lleva una copia. La empresa debe pagar un impuesto de bomberos que se cancela por medio del impuesto de Industria y Comercio. El pago del Impuesto de Bomberos se paga en el respectivo banco. El recibo de pago se Anexa al formulario de visita para que en la Estacin elaboren el Certificado de Bomberos de Barranquilla. Vigencia. Un ao. Entrega: Inmediata. Valor: Gratuito. 8. APORTES PARAFISCALES. Caja de Compensacin Familiar. Toda Empresa que se constituya por primera vez debe afiliarse a una Caja de Compensacin Familiar. Lo primero, es pedir una solicitud de afiliacin a la Caja de Compensacin escogida, seccin subsidios. En Barranquilla puede hacerse a travs de Comfamiliar, Cajacopi o Combarranquilla. Luego de llenar la solicitud, se lleva a esta oficina, se espera ocho (8) das hbiles hasta que llamen a la empresa para comunicar que el Consejo directivo acept la afiliacin. Despus que se cita al representante legal para dictarle una charla sobre cmo se deben liquidar los aportes.

Requisitos:

Certificado de existencia y representacin legal. ltima nmina mensual detallada y firmada por los trabajadores.

Esta Caja de Compensacin familiar es la encargada de liquidar al SENA un 2%, al ICBF; 3% y sta se queda con un 4%. Estos aportes se pagan en el Banco Ganadero, Banco de Occidente o Banco de Colombia, en un volante azul que la Caja de Compensacin enva a la empresa en una libreta de pago para todos los meses del ao. El Banco remite la informacin a la Caja de Compensacin Familiar escogida. Valor. No tieneTiempo: Ocho das hbiles. Instituto del Seguro Social o cualquier EPS. Para afiliarse al ISS o a cualquier EPS y afiliar la salud de sus empleados deber llenar un formulario de inscripcin patronal, en la cual se especificar la razn social, el tipo de sociedad, los nombres de los socios de la empresa, su actividad comercial, su direccin, el nmero de trabajadores que tiene a su cargo, especificando la actividad que realiza cada uno y su horario de trabajo. Este formulario debe estar firmado por el representante legal de la empresa y su respectiva identificacin. A dems, debe especificarse en este formulario, los riesgos profesionales a que estn sometidos los trabajadores en el rea de trabajo. Una vez diligenciado el formulario se debe llevar a la EPS para que sea debidamente aprobado. Una vez aprobada la inscripcin patronal, la empresa debe realizar la autoliquidacin y la inscripcin de sus trabajadores. De acuerdo a lo establecido en la ley 100 del 93 se garantiza a todos los hombres que vivan en territorio de Colombia, el derecho a la Seguridad Social, que debe comprometer el acceso a los servicios de salud; este nuevo sistema cubre no slo al trabajador, sino tambin a toda su familia o personas a su cargo, es decir, esposa e hijos. Anteriormente la empresa estaba obligada a cotizar en el ISS, con la reforma al ley 100 del 93, el empleado puede escoger la entidad promotora de salud que desee, es decir, que el empleado puede tomar la decisin personal de elegir la entidad que le vigilar su salud. Entre las entidades prestadoras de salud encontramos en el mercado gran cantidad de ellas, como Salud Colmena, Unimec, Salucoop, o de carcter publico como el ISS.

Las EPS, Empresas Promotoras de Salud y las IPS, Instituciones prestadores de Salud, sern vigiladas y controladas por la Superintendencia Nacional de salud. A los trabajadores se les descontar de sus sueldo, en forma mensual, los aportes para salud equivalente al 4% de su sueldo bsico, y el patrono pagar el 8% para un total del 12%.. Trmite de Afiliacin.

sea por visita a la empresa o por solicitud del mismo a una EPS. e estado de salud y anexar la fotocopia de la C.C.

del empleador como muestra de su aprobacin.

de aportes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sta ser pagada en el respectivo Banco o Corporacin o en la misma Entidad Promotora. El usuario tiene derecho a los servicios de urgencias, consulta externa, con el mdico general, consulta con especialistas remitida por el mdico general, exmenes de laboratorio, diagnsticos, rayos X, hospitalizacin y ciruga, odontologa bsica y medicamentos. Cada EPS le entregar al usuario una gua sobre Laboratorios, Mdicos y Hospitales a los cuales puede acudir. Administradora de Riesgos Profesionales (ARP). Con la reforma de seguridad social Ley 100/93 el trabajador puede acceder a un sistema de seguridad social privado, para lo cual se autoriza a las compaas de Seguros de Vida el ramo ATEP, accidentes de trabajo y enfermedad profesional. El objetivo fundamental de las ARP es la atencin de los empresarios en prevencin y atencin d los riesgos por medio de los planes bsicos y tcnicos y tcnicos especializados en salud ocupacional. Quines se deben afiliar. Obligatoriamente trabajadores dependientes, nacionales o extranjeros vinculados como servidores pblicos; jubilados o pensionados que se incorporen a la fuerza laboral; estudiantes en prctica y voluntariamente trabajadores independiente de conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el gobierno.

Este sistema comenz a regir a partir del primero de agosto del 94 Para el sector privado; para el sector pblico a partir del primero de enero del 96. Trmite. Se llena un formulario para la vinculacin en la cual se tiene en cuenta.

Actividades desarrolladas por la empresa. Nmero de trabajadores. Clase de afiliacin (primera vez o traslado)

La empresa pagar mensualmente el valor de acuerdo a las cotizaciones realizadas. APERTURA DE CUENTA CORRIENTE La personas jurdicas necesitan un milln de pesos ms los siguientes requisitos:

Formulario de solicitud Certificado de existencia y representacin legal Fotocopia de las dos ltimas declaraciones de rentas con sus respectivos estados financieros. Estados Financieros recientes Si la solicitud es presentada en el segundo semestre del ao) Nit Fotocopia de Cdula del Representante Legal Extracto Bancario de los ltimos tres meses

REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO El registro de los libros de comercio es una obligacin legal que permite su utilizacin como medio de prueba privilegiado a particulares y organismos oficiales, y evita a los comerciantes la imposicin de multas. Los libros que se inscribirn sern:

Libros de Actas de Juntas de Socios Libros de Contabilidad. Libros Auxiliare

CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definicin de libro: Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartn, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen. (1) El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definicin, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrn ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrnica. El Cdigo del Comercio seala: cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.(2) El Consejo de Estado por su parte seal que: El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carcter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como tambin las citadas cintas magnetofnicas, videos tapes, microfichas, disquetes y dems documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnolgicos han puesto al servicio de los procesos econmicos y que pueden ser autorizados por va de reglamento (C. Co., Art. 2035). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligacin legal de llevar contabilidad. El Alto Tribunal determin en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del Libro de Actas que dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. (3) De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de registro contable; es decir, la contabilidad slo acredita la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios. 4.1.1. LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones estn obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrnicos (sistematizados) en cumplimiento de los parmetros establecidos en los artculos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artculo 130 del decreto 2649 de 1993. Por su parte el artculo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes econmicos, determina que debe existir uno en donde se identifique () la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. De acuerdo con

esas caractersticas se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas. Este libro debe registrarse en la Cmara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad. 4.1.2. LIBRO DE ACTAS Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los rganos colegiados de las diferentes clases de personas jurdicas, sean stas sociedades comerciales, civiles o entidades sin nimo de lucro. El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los rganos colegiados del ente, constituyndose en el relato histrico, aunque resumido, de aspectos administrativos, econmicos, jurdicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad. Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio) Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligacin de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes econmicos podrn asentar en un solo libro las actas de los rganos de direccin, administracin y control, distinguiendo cada una con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos(4). Los hechos que consten en las Actas sern probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algn representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrn ser tachadas de falsedad, en los trminos del Art. 189 del Estatuto Mercantil. 4.1.3.1. CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes econmicos y que sern el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboracin. El artculo 56 del Cdigo de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del gobierno. En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeracin sucesiva y continua. (Art. 125 D.2649/93).

Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente econmico y lugar de su registro, situacin requerida nicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislacin tributaria. 4.1.3.2 CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD. Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratndose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precis que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se est de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Cdigo de Comercio(5), de manera que las normas contables no contienen una clasificacin rigurosa de cules son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos. En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado (6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y til y las operaciones sean registradas en estricto orden cronolgico, bien sea de manera individual o por resmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilizacin de los llamados libros Diario y Mayor y Balances. La norma permite que los libros antes citados se puede reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razn, ya que ste incluye tanto las operaciones en orden cronolgico como los resmenes mensuales por cada cuenta. Tambin puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Seccin Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999. Lo anterior permite escoger la opcin que ms se ajuste al ente para llevar sus registros, situacin que est en concordancia con el articulo 48 del mismo Cdigo, donde se permite la utilizacin de procedimientos de reconocido valor tcnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.(7) Tratndose de los libros auxiliares el legislador determin que sern aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser registrados(8) , de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente econmico y para la ampliacin de la informacin contenida en los libros obligatorios.

4.1.3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD MS USADOS. La prctica empresarial y de los profesionales de la contadura pblica es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuacin: 4.1.3.3.1. LIBRO DIARIO Es un libro en el cual se registran da a da todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la informacin contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen. 4.1.3.3.3 LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES. Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del perodo respectivo. Partiendo de los saldos del perodo anterior, se muestran los valores del movimiento dbito y crdito del perodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cules sern la base como saldos anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes 4.1.3.3.4 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Se emplea para registrar por lo menos una vez al ao los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compaa o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripcin mayor a la que se encuentra en los dems libros oficiales u obligatorios. El artculo 52 del Cdigo de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. 4.1.3.3.5 LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al rgimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.(11) No reemplaza los libros de contabilidad a los que est obligado todo comerciante. Adems, se trata de un libro que no requiere ser registrado. 4.1.3.4 LIBROS AUXILIARES Existe la obligacin de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusin a stos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como

deben ser diligenciados en aplicacin del Plan nico de Cuentas, adems que su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control. 4.1.3.5 CONSERVACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES ELECTRNICOS DE DATOS Los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. La conservacin se deber realizar permitiendo que la informacin sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envo y recibo del mensaje. De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador que consten por escrito podr estar contenido en un mensaje de datos siempre que sea accesible para su posterior consulta. Por su parte, la firma electrnica deber cumplir con las condiciones establecidas en el artculo 7 de la ley citada, para lo cual deber cumplir con: a. Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacin, b. Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito para el cual el mensaje fue generado o comunicado. Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el mtodo escogido para digitalizar debe garantizar que la informacin consignada en el mensaje ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de comunicacin, archivo o presentacin. Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes sometidos a inspeccin y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la informacin ser determinado por la entidad en cada caso

en particular de acuerdo a los fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la informacin. (Concepto 220-98208) En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo rgano de inspeccin y vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisin de conservarse en medio magntico ( Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de 1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000) 4.1.3.6 IMPRESIN DE LIBROS Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.(13) Para efectos probatorios acorde con la Constitucin Nacional, la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales seala que quienes utilicen el sistema computarizado estn obligados a tener libros impresos al da, adems de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.(15) La Corte Constitucional seal en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir que, debe drseles la misma eficacia jurdica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, sealando que el principio de los equivalentes funcionales se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratndose de comercio electrnico y soportes de las transacciones podrn utilizarse los mensajes de datos con las caractersticas anotadas, como soporte de los registros. Las normas del Cdigo de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente econmico, de manera que hasta que no se realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deber continuarse con la aplicacin de los preceptos sobre el registro e impresin de libros de contabilidad.

Ahora bien, dada la obligacin de las diferentes organizaciones de remitir informacin a las entidades que ejercen inspeccin y vigilancia y la presuncin de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la obligacin para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda certificacin, atestacin y dictamen. 4.1.3.7 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES. Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos econmicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o interno. 4.1.3.7.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transaccin, con fundamento en los soportes, debiendo contener el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas, (16) para luego ser registradas en orden cronolgico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la informacin. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin de la fecha de su preparacin, indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano. Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos segn el tipo de acto de que se trate, de un hecho u operacin econmica; pueden ser de origen interno o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad econmica, mientras que los externos provienen de terceros. La descripcin de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas. 4.1.3.8 CORRECCIN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD. Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.(17)Los simples errores de trascripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo.(18) 4.1.3.9. REGISTRO DE LOS LIBROS De acuerdo con el Cdigo de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley as lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse

registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal. En caso de los libros de establecimientos, stos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento. Entendindose por ensea segn el diccionario de la lengua espaola como insignia o estandarte. Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitucin obedezca a causas ajenas al ente econmico, para lo cual deber presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador pblico. Si la falta de un libro se debe a su prdida, extravo o destruccin, se presentar copia autntica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin. (19 4.1.3.9.1 ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LI BROS. El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cmaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Direccin de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldas, entre otros. 4.1.3.9.1.1 CMARAS DE COMERCIO. Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cmara de Comercio, de acuerdo al numeral 7 articulo 28 del Cdigo Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, as como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (Art.1 de la ley 222 de 1995). Conforme a la gua para constituir y formalizar una empresa No.1, de la Cmara de Comercio de Bogot, Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cmara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son: PERSONAS NATURALES a) Libro mayor y balance; b) Libro diario, y c) Libro de inventarios y de balances SOCIEDADES a) Libro mayor y balances; b) Libro de inventarios y balances; c) Libro diario, y d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, segn el caso.

El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General. Es conveniente precisar que la Cmara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administracin de impuestos nacionales y los organismos de inspeccin, vigilancia y control de las sociedades. As mismo, las entidades sin nimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen por objetivo el nimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artstico y social, deben registrar sus libros. En la Cmara de Comercio del domicilio social, las entidades de naturaleza cooperativa, Fondos de empleados, Asociaciones mutuales, as, como sus organismos de integracin; Instituciones auxiliares; entidades ambientalistas; entidades cientficas, tecnolgicas, culturales, e investigativas; asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el Art. 3 del decreto 427 de 1996, instituciones de utilidad comn que prestan servicio de bienestar familiar, asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indgenas; gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democrticas, participativas, cvicas y comunitaria; promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitacin social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, asociaciones de padres de familia de cualquier grado; las dems organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin nimo de lucro no sujetas a excepcin. (20) (20) Art. 2 Decreto 427 de 1996 4.1.3.9.1.2 ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN De conformidad con el Art. 2 del D.2500 de 1986, a partir del 1 de enero de 1987 las entidades sin nimo de lucro, con excepcin de las entidades de derecho pblico, juntas de defensa civil y las entidades previstas en el Art. 5 del mismo decreto, debern llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administracin de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio. Las entidades sin nimo de lucro de que trata el Art. 45 del D.2150 de 1995 y Art. 3 del D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN dentro de las cuales se encuentran las instituciones de educacin superior; las instituciones de educacin formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurdicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de Seguridad Social, cmaras de comercio y las dems personas jurdicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma especfica su creacin y funcionamiento,

todas las cuales se regirn por sus normas especiales; entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993, las personas jurdicas extranjeras de derecho privado sin nimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de beneficencia y de instruccin pblica de carcter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el decreto 3130 de 1968 y dems disposiciones pertinentes, cajas de compensacin familiar reguladas por la ley 21 de 1982, cabildos indgenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacional de Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y Las casas- crcel de que trata la ley 65 de 1993. Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarn sus libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. As lo ha interpretado el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica mediante concepto CTCP 8 marzo 5 de 2002. Adicionalmente, el Fondo de Garantas de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una persona jurdica de naturaleza nica cuya creacin e inscripcin fue regulada por el Decreto- Ley 2206 de 1998, de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el Decreto 2150 de 1995, por lo que no est obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cmara de Comercio, por tanto, debern inscribirse en la Direccin de Impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el artculo 774 del Estatuto Tributario. (21) 4.1.3.9.3 CONSEJO NACIONAL ELECTORAL Los partidos y movimientos polticos deben registrar sus libros ante el Consejo Nacional Electoral, de conformidad con el contenido del Art. 6o de la ley 58 de 1985. 4.1.3.9.4 INSPECCIN DE TRABAJO. De conformidad con el art 393 del Cdigo Sustantivo del Trabajo en concordancia con el Art. 18 de la Ley 11 de 1984 los sindicatos debern registrar en la inspeccin del trabajo los libros de afiliacin, de actas de asamblea general, de actas de junta directiva, de inventario y balances y de ingresos y egresos. 4.1.3.9.5 SUPERINTENDENCIA DE ECONOMA SOLIDARIA. Las organizaciones del sector real supervisado por la Superintendencia de Economa Solidaria debern inscribir sus libros y documentos ante la Cmara de Comercio, de conformidad con el contenido del Decreto 2150 de 1995 y las Resoluciones 681 de 2000 y 2329 de 29 de enero de 2003.

Una vez la Superintendencia cuente con la estructura necesaria, proceder a efectuar dicho registro, dando cumplimiento al Decreto Reglamentario No.1798 de 1998 (se omite porque se aclar en el 4.1.3.10.1.1) (21) DIAN concepto 098646 de 2001 4.1.3.9.6 GOBERNACIN O ALCALDAS. De conformidad con el Decreto No.1774 del septiembre 11 de 2000 por el cual se reglamenta la Ley 537 del 1 de diciembre de 1999. las Juntas de Accin Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones Comunales de Juntas, Federaciones Comunales y la Confederacin Comunal Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado respectivamente, quedan por fuera del mbito de registro ante las Cmaras de Comercio y en consecuencia, todos sus actos, as como el ejercicio de la inspeccin, control y vigilancia, sern de competencia de las entidades territoriales. As, El pargrafo l del artculo 3 de la Ley 52 de 1990 establece que el otorgamiento, suspensin y cancelacin de personera jurdica, as como la aprobacin, revisin y control de las actuaciones de las Juntas de Accin Comunal, Asociaciones de Accin Comunal de carcter local o departamental entre otras, ser de competencia de los Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital de Bogot, de conformidad con las orientaciones impartidas al respecto por el Ministerio del interior. De igual manera la Ley 136 de 1994, en su artculo 143 atribuye a los alcaldes de los municipios clasificados en categora primera y especial, el otorgamiento, suspensin y cancelacin de la personera jurdica, as como la aprobacin, revisin y control de las actuaciones de las Juntas de Accin Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y Asociaciones Comunales de Juntas domiciliadas en la municipalidad, de conformidad con las orientaciones impartidas por el Ministerio del Interior. 19 4.1.3.9.7 PLAZO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO El numeral 4 del artculo 29 del Cdigo de Comercio, estipula que la inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija trmino especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirn efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin. Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirn efectos ante tercero sino hasta la fecha de su inscripcin. Adems podr acarrear sanciones legales, entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias (Art.655 E.T.). Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva inscripcin se presume que una vez realizado el registro queda subsanada dicha omisin. Una vez los libros se encuentren registrados en el organismos competente segn la naturaleza del ente, se pueden realizar los asientos contables en los citados libros, incluidas operaciones efectuadas con antelacin al registro de

los libros. La inscripcin de los libros se probar con la respectiva certificacin expedida por el ente que realiz la inscripcin o mediante inspeccin judicial practicada en la oficina o dependencia encargada de realizar el registro. 4.1.3.10 EXHIBICIN DE LIBROS Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente econmico, en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente, conforme a lo establecido por el artculo 66 del Cdigo de Comercio concordante con el artculo 127 del decreto 2649 de 1993. Para los entes diferentes a los mercantiles, no existe norma expresa que regule su exhibicin, por tanto ser necesario acudir a la aplicacin analgica de las normas anteriores. Por su parte el Art. 288 del Cdigo de Procedimiento Civil precepta que la diligencia de exhibicin se practicar ante el juez del lugar en que los libros se lleven y se limitar a los asientos y papeles que tengan relacin necesaria con el objeto del proceso. Ante las consecuencias fiscales que ocasiona la no presentacin de los libros, nicamente se acepta como causa justificada la comprobacin plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. En el evento de solicitarse una exhibicin de libros, se deber mostrar la denuncia junto con el certificado que acredite el registro de los mismos ante la entidad que corresponda. (Sentencia del Consejo de Estado de Noviembre 17 de 1995 Expediente 7321) 4.1.3.11 CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LIBROS Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos siempre que por cualquier medio tcnico adecuado se garantice su reproduccin exacta, funcin que corresponde a la Cmara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproduccin de la copia, el secretario de la Cmara de Comercio firmar el acta en la que anotar los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproduccin. (21) Ahora bien, vencidos los veinte (20) aos contados desde el cierre de los mismos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin requerirse la reproduccin de los mismos.(22) Los entes econmicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 aos antes de su destruccin. Los liquidadores de sociedades comerciales debern guardarlos por 5 aos contados a partir de la aprobacin de la cuenta final. 4.1.3.12 PRDIDA Y RECONSTRUCCIN DE LIBROS

El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de prdida, extravo, destruccin y reconstruccin de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual ser necesario proceder de la siguiente manera: Denunciar ante las autoridades competentes la prdida, extravo, destruccin. Debe acreditarla en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, segn el caso. 4.1.3.13 FORMA DE RECONSTRUIR LOS LIBROS Los libros de contabilidad y registros se reconstruirn dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estn debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnticos, comercio electrnico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del articulo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y dems instrumentos que se considere pertinente.(23) Esta regla es aplicable para todos los entes econmicos trtese de entidades comerciales o de otra naturaleza 4.1.3.14. RECONSTRUCCIN CUANDO NO HAY DOCUMENTOS Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente econmico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Cuando se haga reposicin de papeles extraviados o destruidos a travs de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposicin. 4.1.3.15 CORRECCIN DE ERRORES EN LOS LIBROS. La contabilidad debe ser clara, completa y fidedigna, es decir, contener todas las operaciones con incidencia econmica en la empresa; pero si por alguna circunstancia, se hubiere cometido algn error o se hubiere omitido el registro de alguna operacin, como en el caso materia de consulta, nuestro ordenamiento mercantil, Art. 57 numeral 3, determina que los errores u omisiones se salvan con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtieren. Por su parte, las normas sobre tcnica contable sealan que si se trata de simples errores de trascripcin se deben salvar, entre otros, mediante una anotacin al pie de la pgina, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulacin de los folios, .sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo.(24) El legislador previ que en el evento de violacin a lo dispuesto en el citado artculo 57 del Cdigo de Comercio, que guarda concordancia con el contenido del Art. 128 del Decreto 2649 de 1993, relacionado con las prohibiciones

respecto al manejo de los libros de comercio, el responsable incurrir en multas hasta de 200 salarios mnimos legales mensuales, para el caso de sociedades sometidas a inspeccin, vigilancia o control por parte de esta Superintendencia, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. (Art. 58 C. de Co. en concordancia con el numeral 3, Art. 86 de la Ley 222/95.) 4.1.3.16 LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES La ley 222 de 1995, establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona natural o jurdica que rena las calidades requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades de carcter mercantil. El acto de inscripcin en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas de llevar contabilidad tal como lo obliga el artculo 19 Numeral 3 y de realizar el registro de libros en cumplimiento del artculo 28 numeral 7 del cdigo de comercio. Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio son plenamente aplicables a las empresas unipersonales. 4.1.3.17 LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES. Segn la Doctrina Tributaria en Concepto 39683 del 2 de junio de 1998, . Los profesionales independientes pertenecientes al rgimen comn del impuesto sobre las ventas, no estn obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes. Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el rgimen simplificado se les obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de Operaciones Diarias) para efectos de control de las mismas. En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuenta corriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas y compras. De acuerdo con el artculo 23 del numeral 5, del Cdigo de Comercio, no se considera mercantil la prestacin de servicios inherentes a las profesiones liberales, sin perjuicio de lo sealado en los numerales 14 y 15 del artculo 20 de dicho Cdigo. En consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusiva presten dichos servicios, no estn obligados a llevar contabilidad. Ahora bien, en el artculo 509 del estatuto tributario se seala como obligacin expresa para los responsables del impuesto sobre ventas del rgimen comn, llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada impuesto a las ventas por pagar Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir con las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas tributarias. Es as como el articulo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las normas y principios que rigen la contabilidad mercantil, concepta que para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y las de carcter tributario, prevalecen estas ltimas.

En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables del rgimen comn del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no estn obligados a llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cmaras de comercio; pero, s estn obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, en forma indicada en el articulo 509 del estatuto tributario, igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lo dispuesto en el articulo 632 ibdem. 4.1.3.18 LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES El artculo 15, inciso final de la Constitucin Nacional prescribe que Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. La regulacin de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada por los Art. 2085 a 2087 del Cdigo Civil y Art.1 de la Ley 222 de 1995, Por su parte el contenido del Art. 2o. del Decreto 2649 de 1993 dispuso su mbito de aplicacin para todas las personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad, as como para quienes sin estar obligados a llevarla, la pretendan hacer valer como medio de prueba. En este mismo sentido la legislacin fiscal en algunos de los artculos del Estatuto Tributario en especial los identificados con los nmeros: 772, 773, 774 y 775 se refiere a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la misma y la prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaracin. 4.1.3.19 LIBROS DE CONTABILIDAD COMO PLENA PRUEBA El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el Art. 68 del Cdigo de Comercio tambin le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial o extrajudicialmente, as mismo es dable que en materia civil, an entre comerciantes dichos libros y papeles solo tendrn valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable, cuando los libros estn mal llevados. Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros slo constituirn un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitar ser completado con otras pruebas legales. (Art.69 idem). En materia tributaria el Estado podr exigir la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no slo a favor del comerciante sino tambin en contra, cuando exista contradiccin entre la

declaracin tributaria y los asientos de contabilidad, la administracin tributaria considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe contradiccin entre los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la administracin considera probados los costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos. Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determina segn las reglas previstas por el Art. 70 del Estatuto Mercantil. Finalmente debe sealarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los mensajes de datos es la otorgada en las disposiciones del Captulo VIII del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de recibo del documento.(25) Para efectos de su valoracin se tendr en cuenta las reglas de la sana crtica y especialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la informacin y la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, de suerte que todo tipo de informacin en forma de un mensaje de datos, tendr plena eficacia, validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 1999,(26) como soporte contable.