INTRODUCCIN E l M a n u a l d e C o m p r a s H o t e l e r a s s e e l a b o r o c o n l a f i n a l i d a d d e f o r m a r a l participante en esta rea.

E l IN C E T UR IS MO , se a pl an t ea do l a fo rm a ci n d e u n t r ab aj ad or i nt e gr al en t al s e nt i d o, co nt em pl o e n el i ni c i o d el pr o ce so a s pe ct os vi n cul a dos co n l os val o re s ticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales estn conjugados conp r o c e d i m i e n t o s , m t o d o s y tcnicas propias del tema, con estos valores l a i ns t i t u ci n pe rm i t i r of r e c er al se ct o r un p er so na l c al i fi c ad o, e n r es p u est as a s us necesidades.El M an ua l d e C om p r as H ot el er a e s u n i ns t ru m e nt o d e t r a b aj o , de st i na do al us o r a c i o n a l p o r p a r t e d e l o s participantes del curso, este Material Instruccional seestructuro de forma coherente, atendiendo los p r i n c i p i o s p e d a g g i c o s d e l a formacin profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas conel Programa de Instruccin de Compras Hoteleras.

NUESTRA MISIN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la t u t e l a d e l E s t a d o y l a p ar t i ci p a ci n de P a t r on os y T r a b a j ad o re s, l as ac ci on es n e c es ar i as p a r a al c anz ar u n a fo rm a ci n y c a p a c i t a ci n co nt i n u a de l a fu e rz a l a bo r al , c om pl em e nt a nd o l a educacin recibida en el sistema formal.O f r e c e r a s e s o r a m i e n t o t c n i c o a e m p r e s a s e i n s t i t u c i o n e s p b l i c a s y p r i v a d a s vinculadas a la Hotelera y al Turismo.P r o m o v e r l a A c t i v i d a d T u r s t i c a y l a i n c o r p o r a c i n d e n u e s t r o s e g r e s a d o s a l mercado laboral.

OBJETIVO P ro po r ci o na r a l o s p a rt i ci p a nt es l os con oci m i ent os t e ri cos pa r a r ea l i z a r l a pl an i fi c a c i n, cot i z a ci n, o rd en es y r e po rt es d e l as c om p r as en l as em p re s ash ot e l e r as, si gui e ndo el p ro c edi m i ent os e st ab l e ci d os y cum pl i en do l as no r m as de seguridad.

ORGANIGRAMA

Importancia del Departamento de Compras Hoteleras Podemos decir que la importancia ms grande que tiene el d e p a r t a m e n t o d e com p ra s es l a " c en t r al i z a ci n " e n u n sol o l u ga r d e t od as l as c om p r as r e qu er i d as por el Hotel.E st a ce nt r al i z ac i n p e rm i t e uni fi c ar en un so l o l u gar t o do s l os r eq u e ri m i e nt o s (p or m s pequeos que sean) que requiera el hotel. De esta forma se controlarigurosamente las requisiciones, e v i t a n d o a s l a s c o m p r a s i n n e c e s a r i a s , e l de spi l f a rr o de di ne r o, l a d upl i c a ci n d e l as c om p r a s y l o gr a ndo el c ont rol d e l os registros y facturas.S i c a da d e pa rt am en t o c om p r a sus p ro pi o s pr odu ct os , est as co m pr as s e h ar n a diferentes precios, en diferentes cantidades y con proveedores distintos. Esto nosuc e de r a s i s e c ent r al i z an l as com p ra s ge ne r al es en un D e p a rt am ent o en e l cu al se realice el registro adecuado de mercancas, cantidades y precios obtenidos, sefacilitarn las labores de contabilidad y por supuesto se minimizarn los costos.El departamento de compras es responsable de la comunicacin entre la empresay e l p rov e ed o r, e s s ob r e t od o un " co m e r ci an t e " , su f un ci n b si ca es n e go ci ar yc o ns e gui r p a ra ca d a pr odu ct o l a m ej o r c al i da d, al m ej or p r e ci o y d en t r o de l p l a z o ms conveniente.En el organigrama siguiente, se refleja de manera grfica la importancia que tieneel departamento de compras para el Hotel. 48 GerenciaGeneralGerenciadeHabitacionGerencia deOperacionesGerencia deAlimentos yBebidasGerenciaAdministrativ Departamento de

presas buenas y empresas malas, sino un personal b u e n o o m a l o . P o r aceptar las facturas. Los primeros requieren cualidades normales COMPRAS HOTELERAS econmico a la empresa y coordinar y supervisar e l p r o c e s o d e c o m p r a s e n general, contratos, proyectos y dems necesidades que se presenten en el Hotel. PERFIL Y FUNCIONES DEL GERENTA DE COMPRAS Dentro de las cualidades ms importantes que d e b e p o s e e r e l A g e n t e d e Compras, se mencionar las siguientes: Te n er u n c ar ct e r d e fi ni do y fi rm e , p a r a pod e r i m p on e r s u a r gu m e nt o fr e nt e al vendedor ms lgico y hbil. Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel a l t o , l a s r e l a c i o n e s entre proveedores y usuarios. S e r h b i l n e g o c i a d o r d e f o r m a f a v o r a b l e a s u e m p r e s a , e x c l u y e n d o naturalmente de su tctica, las falsedades y el fraude.

Ser honrado, resaltando siempre la rectitud en las a c c i o n e s p a r a e v i t a r tentaciones de las que pudiera ser objeto. No d ej ar s e l l e va r po r el v al o r d e l a a m i s t ad o c om pa er i sm o , poni e nd o est oss e nt i m i e nt o s a un l ado , p od r adq ui ri r m e r ca nc a d e cu al qui e r pr ov e ed or , si n i m p o r t a r e l g r a d o d e c o n f i a n z a q u e e x i s t a e n t r e e l l o s y e n c u a n t o a l o s compaeros de trabajo en el Hotel, no har ningn tipo de p r e f e r e n c i a s n i prioridades en cuanto a las compras que le hayan solicitado. Funciones del Agente de Compras El agente de compras posee innumerables funciones, pero las ms relevantes sonlas siguientes: 51

En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.F. & E, equiposde operaciones, uniformes y todas las compras en general. Programar de renovacin de habitaciones, restaurantes, reas pblicas, etc. Programar de estandarizacin de compras, a p r o b a c i n d e c o n t r a t o s y muestras de calidad. Elaborar cotizaciones, firmas y seguimientos de las rdenes de compra. Realizar las ordenes de compras de Alimentos y Bebidas, Cocina, Bares,B a n q u e t e s , R e c u r s o s H u m a n o s , C o n t a b i l i d a d , e t c . y r e a l i z a s u d e b i d o seguimiento. Acordar con el Gerente de Compras, la e l a b o r a c i n d e l o s p r e s u p u e s t o s anuales de compras. Verificar de los reportes diarios de Recepcin de Mercanca. Ll e v a c ar p et as a ct u al i z ad as d e p rov e ed or es y c ot i z a ci o ne s al t e rn at i v as pa r al o s d i f e r e n t e s t i p o s d e p r o d u c t o s : A l i m e n t o s , l i c o r e s , e q u i p o s d e o f i c i n a , papelera, limpieza, uniformes, lencera, equipos de cocina, etc. M a n t e n e r e l d i r e c t o r i o t e l e f n i c o a c t u a l i z a d o , m e d i a n t e e l s i s t e m a computarizado de los nmeros frecuentemente consultados. Es responsable del fondo de caja chica asignado diariamente. Mantener contacto directo con los dems hoteles. 52

 Asesorar y coordinar las importaciones. Informar sobre nuevos equipos y productos hoteleros. Mantener contacto directo con los dems d e p a r t a m e n t o s y G e r e n t e s d e Hoteles. Conocer y cumplir con el reglamento interno del Hotel y de su Departamento. C ono c e r y c um pl i r c on l a s d i sp osi ci on es d e s e gu ri d a d i nd ust ri al r el ac i on a da s con su cargo. Conocer y participar en todas las actividades relacionadas a su cargo. Conocer y promover las facilidades y eventos del hotel. M os t r a r ant e t o do c l i en t e i n t e r no y e x t er no un a a ct i t ud p osi t i va , di s p os i ci n yespritu de cooperacin. n c e d e c r d i t o , f a c i l i t a n d o l a l a b o r a d m i n i s t r a t i v a y f i n a n c i a n d o l a Ot ra s ve c es su c e de qu e al c om p r a r u n a rt cu l o s e p i e ns e p ri m e ro e n su c al i d a d, como factor decisivo para elegir un proveedor, no es menos cierto que otras vecesel d ep a rt am ent o s e i nc l i n a po r el fa ct o r p r ec i o, en ot r as opo rt uni da d es, i m po rt am s l a s e ri ed ad c om e r ci al y su s p osi bi l i d a de s de s e rvi ci o, si n d ej a r de l ad o l as facilidades de pago que nos puedan ofrecer.D efi ni t i v am en t e l a s r el a ci o ne s hu m an a s, l a si c ol o g a, l a ad ul ac i n, l a si m p at a, l a d i a l c t i c a y d e m s d o t e s d e p e r s u a s i n c o m e r c i a l p o r p a r t e d e l p r o v e e d o r n o s ha c e, a ve c es , com o hum a n os qu e som os, q ue t e rm i n em os d e c i di n don os po r u n o u o t r o e n c o n c r e t o . N a t u r a l m e n t e , t o d o e s t o e s t a r bien y ser un triunfos i e m p r e y c u a n d o l a s apariencias coincidan con la realidad comercial d e l a compra.

Tipos de Proveedores

POTENCIALESS o n l o s p r o v e e d o r e s a q u i e n e s p r e c i s a m e n t e s e l e s h a e s t u d i a d o e i n c l u s o sondeado para posibles futuros contactos.OBLIGADOSS o n a q u e l l o s a l o s q u e n e c e s a r i a m e n t e s e l e d e b e a d q u i r i r u n p r o d u c t o determinado, por la imposibilidad de conseguir tal producto de otro proveedor.DESESTIMADOS 55

S on t od os a qu el l os co n l os qu e s e m a nt i en e c on t a ct o ni r el a ci n com e r ci al . Lo s p r o v e e d o r e s d e s e s t i m a d o s , e n p r i n c i p i o l o s o n p o r d e s i n t e r s c o m e r c i a l manifiesto.FABRICANTESLa r el a ci o ne s co m e r c i al es con el l os d ep en de en gr an p a rt e d el v ol u m e n d e l os a rt c ul o s q u e se s ol i ci t a n, e vi t an do i nt e rm e di ar i os , co nsi gui n dos e d e es t e m odo , mejores precios.MAYORISTASEst e e s el p ro v ee do r d e h ot el e r a p o r ex c el en ci a . E l gr an nm e ro d e h ot el es yr est au r ant e s q u e s e pr ov e en del m i sm o m a yo ri st a po r ex i gen ci as d e c at e go r a , l e p e r m i t e n e l aprovechamiento total clasificatorio y le da esa autonoma q u e l e s hace imprescindibles hasta cierto punto.DETALLISTASS o n proveedores de menor importancia, pero muy tiles en c i e r t a s o c a s i o n e s . Tienen el inconveniente de la limitacin de cantidad, precio y facilidades dec r d i t o , y a q u e e n m u c h o s c a s o s s u s c o n d i c i o n e s f i n a n c i e r a s n o l e s p e r m i t e conceder los crditos normales de otros proveedores. Importancia del Proveedor Estos clientes externos del hotel son sumamente importantes para la empresa, yaq ue t i e n e n l a gr an r es po ns abi l i d ad d e c om p r om e t e rs e con l a em p r es a y cum pl i r c o n t o d o s l o s c o m p r o m i s o s a d q u i r i d o s c o n e l l a ( c o n l a i n t e r v e n c i n d e l 56

Departamento de Compras) en cuanto a calidad de la mercanca ofrecida, garantad e la mercanca y de despacho, despachos seguros y a t i e m p o , c o n b u e n o s precios y lnea de crdito abierta.Ad em s e l p ro ve e do r cum pl e c on un a d e l as m s i m p or t a nt es fu nc i on e s q u e es mantener actualizado al Agente de Compras de todas las novedades existentes enel mercado, as como las ofertas de nuevas mercancas. FORMATOS USADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Son todos los formatos necesarios, utilizados por el Agente de Compras, quef a c i l i t a n e l m a n e j o , c o n t r o l y e s t a t u s d e l a s r d e n e s d e c o m p r a s y d e l d ep a rt am ent o en ge n e ra l , l o gr a n do as u n a ge st i n e fi ci ent e . Di cho s m at e ri al es so n ut i l i z ad os e n l a j o rn ad a di a ri a de t r ab aj o d el

a gen t e d e c om p r as y p er m i t en f a ci l i t a r y or ga ni z ar , de al gun a m a n er a , el vol um en d e t r a ba j o q u e ge n er a t o do e l movimiento del hotel en cuanto a compras se refiere. Tipos de Formatos Dentro de los materiales operativos, podemos citar: Requisiciones de Compras Ordenes de Compras Solicitudes de Cotizacin Solicitudes de Cheques 57

COMPRAS HOTELERAS Solicitudes de Cheques Egresos de Caja Chica Catlogos Archivos Presupuestos Listas de Precios Listado de ProveedoresREQUISICIONES DE COMPRASEs un formato de solicitud de compra, elaborada por cada Jefe de Departamento osimilar donde se indica la necesidad de comprar un articulo o mercanca. Lo cuali m p l i c a un m ej o r c ont rol d e l os pe di d os y d e l co ns u m o, ya qu e el f or m a t o i nf o rm a la cantidad del consumo normal y la fecha de la ltima compra.La s r e qui si c i on e s l l e ga n al De p ar t a m e nt o d e C o m pr as , pr ov e ni ent es d el r es t o de l os De p ar t a m e nt o s, d eb i da m e nt e a ut o ri z ad a s p or el G er e nt e d el De p ar t a m e nt o . D e e s t a f o r m a s e t i e n e u n m e j o r y m a yo r c o n t r o l d e l a s c o m p r a s d e c a d a departamento.E s i m p o r t a n t e d e s t a c a r q u e u n a r e q u i s i c i n c o n l a i n f o r m a c i n i n c o m p l e t a e s c aus al d e su d ev ol u ci n al de pa rt am e nt o d e or i ge n, h ast a t a nt o l a i nf orm a ci n no e st c l a r a. Est o pr ob abl em e nt e l e o c asi on e p rob l e m a s al a ge nt e d e com p ra s, al a d q u i r i r m e r c a n c a q u e e s t c o r r i e n d o e l r i e s g o d e s e r d e v u e l t a p o r f a l t a d e informacin. En el formato de la Requisicin de Compra se encuentran los siguientes datos:

58

COMPRAS HOTELERAS Nombre del Hotel Nmero de la Requisicin Departamento Solicitante Fecha Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para e l momento de la elaboracin de la requisicin Consumo Mensual: l a c an t i d a d q u e el h ot e l co ns u m e en un pe r odo d e t i em p o de 30 das Cantidad a comprar Unidad: en que viene expresada la mercanca a adquirir: unidades, K i l o s , Litros, Tambores, Carboyas, etc. Cdigo: Cdigo de la mercanca. Descripcin: Aqu s e h a c e u n a d e sc ri p ci n d et al l a da de l as c a r ac t e r st i c a s d e c a d a mercanca; ya que lo nico que posee el agente de compras para suadquisicin, una descripcin incompleta p u e d e t r a e r c o m o c o n s e c u e n c i a l a devolucin de la misma. Cotizaciones: Aqu hay tres renglones donde el agente de compras deberv a c i a r l o s p r e c i o s d e l a s t r e s c o t i z a c i o n e s ( m n i m o ) s o l i c i t a d a s a l o s proveedores, para su posterior anlisis y escogencia del proveedor indicado. Proveedor sugerido: El departamento solicitante podr sugerir algn proveedor especfico, pero esto no implicar la compra definitiva a este proveedor. No. De Cuenta:

Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra. Fecha requerida de la entrega. FirmaJefe de Departamento. Motivo de la Requisicin. Proveedor escogido: Una vez realizado el anlisis, se anotar el proveedor quepor sus mejores condiciones fue el escogido para la compra. Costo Total. Telfono 59 Condiciones dePago: Contado o Crdito y a cuantos das de crdito. Contacto. Nro. de la Orden de Compra. Fecha de entrega. La s R eq ui s i c i on e s d e C om p r as so n Ma n ual e s o C o m pu t a ri z a da s. Am b as p os e en l a m i s m a c a n t i d a d d e i n f o r m a c i n , c o n l a n i c a d i f e r e n c i a q u e l a r e q u i s i c i n manual llega al departamento de compras por un casillero o empleado del hotel yl a r eq ui s i c i n com put a ri z a d a, l l e ga al d ep ar t a m e nt o v a c om put ad o ra y d e al l , ya est lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.ORDENES DE COMPRASEs un o d e l os i m pl em ent os m s i m po rt ant es q ue s e l l e va e n d ep ar t a m e nt o de compras hoteleras, sirve como su nombre lo indica, para solicitar y formalizar conlos proveedores el envo de los artculos que all se describen, con todas susca r a ct e r st i c as . E s u n com p rom i so e s c ri t o ent r e cl i e nt e y p rov e ed o r, en e l cu al el cliente indica en qu condiciones compra, recibe y paga la mercanca. Viene a ser 60

COMPRAS HOTELERAS el trmino de todo el proceso de compra, es el i n s t r u m e n t o q u e f o r m a l i z a l a compra y en muchos casos funciona como documento legal.Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan: P ro po r ci o na u n r e gi st r o co m pl et o d e l as rd en es d e m e r c ad o e nvi ad a s a c ad a proveedor. Sirve de gua al recibidor de mercanca, quien estar listo a recibir lasmercancas y los suministros segn las especificaciones que en ella s e establezca. 61

Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan: P ro po r ci o na u n r e gi st r o co m pl et o d e l as rd en es d e m e r c ad o e nvi ad a s a c ad a proveedor. Sirve de gua al recibidor de mercanca, quien estar listo a recibir lasmercancas y los suministros segn las especificaciones que en ella s e establezca. 61

COMPRAS HOTELERAS Sirve de informacin a los Jefes de Departamentos.La orden de compra posee los siguientes indicadores: Nombre del Hotel Direccin fiscal, Nmero de Rif y Nmero de Nit del Hotel Nombre del proveedor Direccin fiscal, Nmero de Rif y Nmero de Nit del proveedor

Nmero de la Orden de Compra Fecha Tiempo de Entrega Condiciones dePago. Cdigo de la mercanca Unidad: en que viene expresada la mercanca a adquirir: unidades, K i l o s , Litros, Tambores, Carboyas, etc. Cantidad Descripcin de la mercanca Precio Unitario Totales FirmaJefe de Departamento. C ond i c i on e s d e l a c om p r a: A q u v a c o l o c a d a u n a p e q u e a l e y e n d a d e l a s condiciones especficas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de entrega, etc.SOLICITUDES DE COTIZACINLa s ol i c i t ud d e c ot i z ac i n e s el do cum e nt o q ue r ea l i z a el a gen t e d e c om p r as p a ra se r e nvi a do a l o s p rov e ed o re s, c on t o dos l o s dat os p e rt i n e nt es e n c ua nt o a l as caractersticas de las mercancas a ser solicitadas por el Hotel.Los datos que posee la solicitud de cotizacin son los siguientes: 62

COMPRAS HOTELERAS Nombre del Hotel Telfono Fecha Cantidad de mercanca a cotizar Descripcin

Condiciones generales Firma del Agente de Compras SOLICITUDES DE CHEQUESLa s sol i ci t u d es d e ch e qu es so n l os fo rm at os qu e el ab or a e l a ge nt e de com pr a sc on l a fi n al i d ad d e pr o ce s a r l os pa gos d e c ont a do; e st a s s ol i ci t ud es s e r e al i z an j u s t o e n e l momento de la aprobacin de la orden de compra, as cuando el

COMPRAS HOTELERAS pr ov e edo r e st l i st o p ar a d es pa c ha r , el r e fe ri do c h equ e p a ra l a c an c el ac i n d e l a mercanca tambin estar listo.Estas solicitudes tienen los siguientes datos: Fecha Nombre del Proveedor Monto del Cheque en nmeros yletras 64

COMPRAS HOTELERAS Nmero de la Orden de Compra Cdigo contable a donde ser cargado el dbito Impuesto desglosado. Firma del Jefe del Departamento de Compras.Estas solicitudes, una vez firmadas por el jefe del departamento sern enviadas alD e p a r t a m e n t o d e C u e n t a s p o r P a ga r c o n o r i gi n a l y c o p i a , p a r a q u e s e a n debidamente revisadas y procesadas a la mayor brevedad posible, con el fin de nodar mayores demoras a los despachos de mercancas.Est o s fo rm at o s si rv en a l A gent e d e C om pr as pa r a co nt rol a r t od a s l a s s ol i ci t ud es de cheques enviadas al Departamento de Contabilidad, cules estan procesadas yp o r p r o c e s a r , a d e m s d e l a s f e c h a s d e e n t r e g a . E s t o c o n e l f i n d e r e a l i z a r seguimiento diminutos al Departamento de Contabilidad por si acaso existe algntipo de atraso en los pagos de

mercancas a los proveedores.L a i n f o r m a c i n q u e d e b e c o n t e n e r e l R e p o r t e d e S o l i c i t u d d e C h e q u e s e s l a siguiente: Fecha Nombre del Proveedor Fecha de recepcin del Dpto. de Contabilidad Nombre del Hotel Nmero de Orden de Compra o Factura Monto Total General EGRESOS DE CAJA CHICA 65

COMPRAS HOTELERAS Lo s e gr e so s s on f or m at os qu e d eb e l l en a r el a ge nt e de com pr as con l a fi n al i d ad de re po ne r l a C a j a C h i c a qu e m an ej a el A gent e d e C om p r as. El m ont o de est a caja chica vara segn las dimensiones del Hotel, pero se deben realizar egresosdiariamente, con el fin de reponer a diario los fondos de la caja chica, ya que ellap r o v e e l o s r e c u r s o s n e c e s a r i o s p a r a l a s c o m p r a s i n m e d i a t a s y d e u r g e n c i a d e l hotel.El egreso de caja tendr los siguientes datos: Fecha Nombre del Agente de Compra Cargo 66

COMPRAS HOTELERAS Cdigos contables Descripcin de las compras Montos unitarios Montos Totales Total general (en nmeros yletras) a ser reembolsado. Firma del Agente de Compras. CATLOGOSSon todos aquellos folletos, revistas o brouchures que suministran los proveedoresa l D e p a r t a m e n t o d e C o m p r a s , c o n t i e n e n publicidad y promociones de nuevosproductos que son o sern lanzados al mercado con prontitud. Generalmenteestos catlogos traen informacin sobre m a r c a s , g a r a n t a s , b o n d a d e s d e l o s productos, precios de introduccin al mercado, calidad y caractersticas.Est os c at l o go s s on i m p o rt ant e s p a r a el a gen t e d e c om p r as ya qu e p erm i t e de a l g u n a f o r m a mantenerlo al da en cuanto a los nue

Importancia de los formatos Estos formatos son importantes ya que sin ellos no se tendra ningn tipo deinformacin u organizacin en el d e p a r t a m e n t o d e c o m p r a s , e n u n m o m e n t o det e rm i n a do o en u n l ap s o d e t i e m p o est a bl e ci do . Ad em s si n el l os n o s e po d r a 69

COMPRAS HOTELERAS obtener la informacin necesaria sobre mercancas despachadas o por despachar,pagos pendientes, totales de gastos acumulados, etc., informacin primordial parael control y la buena gestin de compras hoteleras. Sp r a s , e l c o m p r a d o r d e b e e s t a r a t e n t o a c a d a u n a d e e l l a s . D e e s t a f o r m a , ad o, t e ni en do si em p r e el s e gu i m i ent o d e l o s de s p a cho s al d a y b aj o u n t ot al realizar compras hoteleraso r e s soluciones en la bsqueda de una compra determinada. T o d a s l a s etalla los pasos a seguir para la elaboracin de las rdenes desolicitudes de cotizacin. COMPRAS HOTELERAS Emisin de solicitudes de cheques. Aprobacin de solicitudes de cheques. Seguimiento de las solicitudes de cheques. Envo de rdenes de compra y confirmacin de despachos. Notificacin a los proveedores de los pagos al contado.

 Proveedores sin despacho (pago a crdito). Proveedores sin despacho (pago de contado). Seguimiento y control de mercanca recibida y por recibir. Anulacin de rdenes de compra. Clausura de rdenes de compras. Mantener la reposicin de inventarios en los almacenes. Comunicacin diaria con los diferentes Departamentos. Atencin de proveedores. Bsqueda de nuevos proveedores.RECEPCIN DE REQUISICIONES DE COMPRASa ) S e r e c i b e l a r e q u i s i c i n d e c o m p r a d e l o s a l m a c e n e s o d e p a r t a m e n t o s e n original, ms una (1) copia.b ) S e r evi s a s i es t n d e bi d am en t e fi rm ad as p or el G e re nt e a c a r go. c )S e r evi s a si vi e n e a com p a ad a c on un m n i m o d e un a (1 ) c ot i z a ci n en original.d ) S e l e s c o l o c a r e l s e l l o d e r e c i b i d o d e l d e p a r t a m e n t o c o n l a f e c h a actualizada, tanto al original como a la copia.e ) S e d e v o l v e r l a copia de la requisicin a los almacenes o d e p a r t a m e n t o s pertenecientes.f ) S e c h e q u e a l a requisiciones. 74

COMPRAS HOTELERAS g ) S e a p r u e b a n e s t a s r e q u i s i c i o n e s . TRAMITAR SOLICITUDES DE COTIZACINa )S e p r oc ed e a l a el a bo r ac i n de l as so l i ci t u d e s d e cot i z a ci n b)S e e l a b or a un o ri gi n al po r c ad a r eq ui si ci n d e com p ra . c ) S e f i r m a l a s o l i c i t u d d e c o t i z a c i n . d) Se coloca el sello de "URGENTE" si el caso lo amerita.ENVO DE SOLICITUDES DE COTIZACINa ) S e p r o c e d e a escoger los proveedores adecuados, segn cada rubro q u e se est solicitando.b ) S e e n v i a r n t a n t a s s o l i c i t u d e s c o m o s e a n n e c e s a r i a s p a r a o b t e n e r l o s resultados deseados.c ) U n a v e z e n v i a d a s l a s s o l i c i t u d e s d e c o t i z a c i n , s e l l a m a r a l o s proveedores para verificar la recepcin de los mismosd)S e a cl a r a r cu al qui e r dud a r e f er en t e a

l a s ol i c i t u d d e cot i z a ci n. e )S e co or di n a r el e nv o d e l o s pr es upu e st o s co n l a m a yo r b re v ed ad po si b l e . RECEPCIN DE COTIZACIONESa)S e de be r e sp er a r un m x i m o d e dos ( 2 ) d as po r l as c ot i z ac i o ne s. 75

COMPRAS HOTELERAS Si no se reciben para ese lapso, el agente deber llamar a los proveedores por cotizar e informarles la premura y acotarles la urgencia de cada caso,co n el fi n d e r e ci bi r l as cot i z a ci on es d e i nm edi at o y a s p od e r a gi l i z ar el trabajo. b ) S e r e c i b i r n t o d a s l a s c o t i z a c i o n e s q u e s e a n n e c e s a r i a s p a r a c a d a requisicin de compra, con un mnimo de tres (3) por cada una. Si se da el caso de que un proveedor no posea la mercanca solicitada ens t oc k o pa r a ent r e ga i nm e di at a, q ue no s e a d e l a m a r c a r eq ue ri d a o d ecalidad dudable se deber volver a cotizar con otro proveedor y repetir el procedimiento. ANLISIS DETALLADO DE COTIZACIONES Y SELECCIN DEL PROVEEDORADECUADOa )S e cl as i f i c a n t o da s l as cot i z a ci o n es po r c ad a r equ i s i ci n d e com p r a.b )S e a na l i z a d et a l l a da m e nt e c ad a un a d e el l as : Precios de cada rubro. Calidad de la mercanca ofrecida. Marca de la mercanca. Tiempo de entrega. Forma de pago. Historia del proveedor. c ) U n a v e z o b t e n i d o s l o s r e s u l t a d o s y h e c h o e l a n l i s i s d e t a l l a d o , s e se l e c ci o na r aq u l p r ov e ed or qu e s e a cop l e a c ad a un o d e l os re n gl on es solicitados, esto implica: Mejores marcas ycalidad de los productos. Tiempo de despacho prudencial. Responsabilidad. NEGOCIACIN DE MEJORES PRECIOS CON EL PROVEEDORa ) S e n e g o c i a con algunos proveedores mejores precios, con la finalidad d e que por cada requisicin de compra se emita una (1) sola orden de compra,a u n solo proveedor y as evitar desglosar esta r e q u i s i c i n e n v a r i a s rdenes de compra, para

m i n i m i z a r l o s t i e m p o s d e e s p e r a y e v i t a r , d e alguna forma, despachos separados.b ) U n a v e z n e g o c i a d o s l o s n u e v o s p r e c i o s y l l e g a d o a u n a c u e r d o c o n e l proveedor se solicitar el envo de una nueva cotizacin con los p r e c i o s modificados (de ser el caso).TRAMITA RDENES DE COMPRASa ) U n a v e z o b t e n i d o s l o s r e s u l t a d o s d e l o s a n l i s i s d e p r e c i o s d e l a s cot i z a ci o ne s, s e p r oc e de a el ab or a r l a o rd e n d e c om p r a en , a pa rt i r d e l a requisicin de compra.b ) S e e l a b o r a u n o r i g i n a l c)S e es c ri b e l a l e ye n d a c or r esp on di ent e s e g n s e a el c a so: Para proveedores de mercanca para los almacenes se les c o l o c a e l siguiente texto: 77

COMPRAS HOTELERAS S e gn p re su pu est o a nex o N _ __ __ d e f e ch a __ ___ __ _ . T i e m po d eentrega: ________. Forma de pago: ___________. Para contratistas se coloca el siguiente texto: - Segn presupuesto N _____ de fecha ________ anexo. Tiempo deentrega: ________. Forma de pago: ___________. S e g n c u a d r o d e p r e c i o s t a b u l a d o s y a p r o b a d o s p o r e l Departamento deContralora. P a ra am b os c as os s e c ol o c a un a Nota Explicativa del d es t i n o y u so qu e llevar esta mercanca.d ) S e a n e x a a l a o r d e n d e c o m p r a , t o d a s l a s c o t i z a c i o n e s r e c i b i d a s p a r a a s formar un pequeo expediente.e ) S e a c e n t a r e n l o s r e p o r t e s r e s p e c t i v o s . ENVO DE RDENES DE COMPRA PARA LA APROBACINa )S e en vi a r l a s r d en es d e c om p r a pa r a l a fi r m a y ap ro b ac i n ; l os o ri gi na l e s a l G e r e n t e d e C o m p r a s , l a s c u a l e s u n a v e z r e v i s a d a s , a p r o b a d a s y firmadas las enviar para la aprobacin al Departamento. de Contabilidad ylas originales sern devueltas al Agente de Compras.b) U na v ez de v u el t a s l as o ri gi n al es s e en vi ar n p a ra s u

r evi s i n y a p ro ba ci n al Departamento de contabilidad (por el contralor).c ) E l contralor revisar todas las rdenes de compra junto con s u s a n e x o s y l o s r ep or t e s de gas t os , fi rm ar l as m i sm a s y l as ap ro b ar , l ue go s e e nv an 78

COMPRAS HOTELERAS a l a G e r en ci a G en e r al p ar a su ap ro ba ci n fi n al . S e r e co ge r n l as r de n es de compra del Departamento de Contabilidad.VERIFICACIN DE LAS APROBACIONESa)S e r evi s a r de t a l l ad am ent e c a da u n a d e l as rd en es de c om pr a, l as c u al es debern tener las siguientes firmas: Firma del Gerente deCompras Firma de Contralor o de su asistente b)S e c he qu e a r l a a pr ob a ci n d e l as rd en es d e c om p r a, s e gn el or de n de aprobacin:1 ) A p r o b a c i n d e l G e r e n t e d e Compras2)Aprobacin del Contralor a su Asistente3)Aprobacin del Gerente General En caso de que no estn aprobadas por alguna de las personas mencionadas enel literal b), se debern realizarlos siguientes pasos: Contactar va telefnica a la persona involucrada. Informarle el nmero de orden de compra para su aprobacin. Remitirle la orden de compra original con todos sus anexos, para surespectiva revisin y aprobacin . Recoger a la mayor brevedad posible la orden de compra original contodos sus anexos, una vez aprobada.REVISIN DE LOS PAGOS DE CONTADO

idamente aprobadas todas las rdenes de compra, se r e v i s a r c u l e s ar a r n l a s r de n es se g n se a l a fo rm a d e p a go. es d e com p ra q ue t en ga n pa gos d e c ont a do, s e l e s el ab or a r l as l a b o r a u n originalxar la solicitud de cheque a la orden de c o m p r a , j u n t o c o n s u s ar la solicitud de cheque al G e r e n t e d e C o m p r a p a r a s u r e v i s i n , oge r l a sol i ci t u d d e ch eq u e, un a v ez ap r ob ad a. s a r s i l a s o l i c i t u d d e c h e q u e e s t d e b i d a m e n t e f i r m a d a p o r e l una co pi a d e l a sol i c i t u d de c h eq ue y d e l a o r de n d e com pr a . a r n e s t o s d o s ( 2 ) j u e g o s a l departamento de contabilidad para la sellar por el p e r s o n a l d e c o n t a b i l i d a d a m b o s j u e g o s . e pa rt am e nt o d e C ont ab i l i d a d l a sol i ci t ud d e ch e qu e j unt o e r al D ep a rt am en t o. de C om p r as l a s ol i ci t u d d e c h equ e o ri gi n al nt a s po r P a ga r a r s e gui m i en t o s em a na l co n cu e nt as po r p a ga r p a r a co nt rol a r c u l e s DE COMPRA Y CONFIRMACIN DE DESPACHOSenvi a r n t od a s l as rd e ne s d e co m p r a ap ro b ad as . a r i nm e di a t a m e nt e a c a da p ro ve e do r pa r a v eri fi c ar l a r ec e pc i n d e o l i ci t a r f e ch a t e nt at i v a d e de sp a cho . rd en d e c o m pr a s e an ot ar n l os si gui en t es d at os: a r n t o d a s l a s r d e n e s d e c o m p r a s q u e t e n g a n p a g o s d e c o n t a d o , ar i nm e di at am en t e a c a da pr ov e edo r p a ra v e ri fi c ar l a r ec e pc i n d e i c i t a r f e c h a t e n t a t i v a d e despacho.ficar al proveedor que el cheque correspondiente a la orden depra est listo para entrega y se encuentra en el Departamento dez enviada la orden y confirmada la recepcin de la misma con elcar una copia d e l a o r d e n d e c o m p r a . an ex ar n l o s si gui e nt es d at o s a l a o rd en d e com p ra : o c ar l a o r d en d e c om p r a en l a ba nd ej a d el ch o fe r. i fi c ar al ch of e r sob r e el d a a se r r e co gi d a l a m e r ca n c a. e ha r s e gu i m i e nt o ha s t a q u e l a m er c an c a es t el en h ot el . z e n v i a d a l a o r d e n y confirmada su recepcin con el proveedor, secar una c o p i a d e l a o r d e n d e c o m p r a . anex a r n l os si gui en t e s dat os a l a or de n de com pr a: o c a r l a or d en d e com pr a e n l a b an de j a d e l ch of e r. t i r a r d e l D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b i l i d a d ( C u e n t a s p o r P a g a r ) e l no t i fi c a r al ch of e r sob r e el d a a se r r e co gi d a l a m e r ca n c a. n t r e g a r e l c h e q u e a l c h o f e r . se gui m i ent o ha st a qu e l a m e rc a nc a est e n el hot el . a r diariamente a los almacenes para verificar cul mercanca haa m a r d i a r i a m e n t e a l r e c e p t o r d e m e r c a n c a p a r a v e r i f i c a r c u l imiento semanal en e l s i s t e m a d e l a m e r c a n c a r e c i b i d a y p o r ri fi c ad os est os dat os , s e p ro c ed e r a an al i z a r t od a s l as r de n es m p r a s c o n e l f i n de detectar qu proveedor no ha despachadot e c t a d a s l a s r d e n e s p e n d i e n t e s p o r d e s p a c h o y c o n r e t r a s o , s e nu e va m en t e s e gui m i e nt o h as t a q ue l a m e r ca n c a est e n el ho t e l . e e l c a s o d e u n n u e v o r e t r a s o e n l o s d e s p a c h o s , s e d e b e r r e p e t i r ca solicitada con urgencia y el proveedor no puede despachar a) S e a n u l a r l a o r d e n d e c o m p r a o r i g i n a l , c o l o c n d o l e e l s e l l o d e lar la orden de c o m p r a e n l o s r e p o r t e s . i ca r a l os al m a c eni st as so br e l a an ul ac i n d e l a o r de n y t am b i n l a fi c ar al ge r ent e d el d ep a rt am ent o

s ob r e l a a nul a ci n d e l a o rd en . f i c a r a l D e p a r t a m e n t o d e C o n t a b i l i d a d ( c u e n t a s p o r p a g a r ) s o b r e l a m o, s e r ei ni c i a r el pr oc e di m i en t o d e co t i z a ci n y e m i si n d e or d en COMPRAS HOTELERAS CLAUSURA DE RDENES DE COMPRASa ) U n a v e z c o n f i r m a d a l a r e c e p c i n d e l a m e r c a n c a d e l a o r d e n d e c o m p r a , se proceder a su clausura.b ) S e c o l o c a r e n l a p a r t e s u p e r i o r d e l a o r d e n d e c o m p r a , l a f e c h a e n q u e s e confirm la recepcin de la mercanca al hotel.c ) S e c o l o c a r e n l a p a r t e s u p e r i o r d e l a o r d e n d e c o m p r a , u n a g r a n l e t r a " C " de CERRADA.d ) S e a s e n t a r e n l o s r e p o r t e s q u e l a m e r c a n c a f u e r e c i b i d a y l a o r d e n cerrada.e ) S e a r chi va r l a o rd e n d e com p ra en l a ca r pe t a de l p r ov e ed or qu e r ep os a e n los archivos del departamento de compras.MANTENER LA REPOSICIN DE INVENTARIOS EN LOS ALMACENESa ) L a s p r i m e r a s s e m a n a s d e c a d a m e s , l o s d e p a r t a m e n t o s i n v o l u c r a d o s deben enviar las requisiciones de compras para el abastecimiento mensualde l o s al m a c en es , p o r l o q ue s e de b e es t a r p end i e nt e sob r e t od os e st o s p e d i d o s , c o n e l f i n d e reponer mensualmente los inventarios de l o s almacenes.b )S e l l am a r al al m a c eni st a pa r a r e co rd a rl e l a r ea l i z a ci n d e es t os p edi dos a la mayor brevedad posible.c ) U n a v e z recibidos todos los pedidos, se revisar detalladamente c o n e l f i n de chequear si no se omiti por alguna razn, algn pedido en particular.d ) S e c o n v e r s a r c o n e l a l m a c e n i s t a y c o n l o s g e r e n t e s p a r a s a b e r s i e x i s t e algn requerimiento en especial o muy urgente para ese mes. 86

COMPRAS HOTELERAS COMUNICACIN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOSa ) S e tendr una comunicacin diaria con todos los d e p a r t a m e n t o s y c o n l o s almacenes, para as poder realizar un trabajo eficiente.b)S e l e p r e gunt a r a l os ge r e nt e s si ex i st e al gn p e di do ur ge nt e po r ha c e r. c ) S e l e p r e g u n t a r a l a l m a c e n i s t a s i t i e n e a l g n r e q u e r i m i e n t o u r g e n t e p o r hacer para ese da.d )T am bi n se l e s ol i ci t a r al a l m ac e ni st a l a s nov e da d es del d a ant e ri o r, t al es como: Cul mercanca se recibi? Cul mercanca se devolvi? Cul mercanca se despach por error? Cules ordenes fueron despachadas parcialmente? -

Cules cambios de mercanca hubo? e ) E s i m p o r t a n t e m a n t e n e r u n a c o m u n i c a c i n a b i e r t a y t o t a l c o n l o s almacenistas. Se les debe informar cualquier novedad o inconveniente ques e t en ga co n un d esp a c ho o pr ov e ed or , pa r a as p od e r t om a r l a s m ed i d as necesarias y no tener ningn tipo de atraso o problema con las mercancassolicitadas.ATENCIN DE PROVEEDORESa ) S e f i j a r n d a s y horas especficas para la atencin personalizada de l o s proveedores.b ) La s vi si t a s d e l o s p r ov e ed or e s d e be n se r l o m s b r ev es pos i bl es . c ) S e l e s d a r n l a s s o l i c i t u d e s d e c o t i z a c i n q u e s e t e n g a n p a r a e l m o m e n t o de la visita. 87

COMPRAS HOTELERAS d)Se les solicitar de vez en cuando, la a c t u a l i z a c i n d e l o s d a t o s d e l a empresa, tales como: Direccin de la empresa Nmero de Rif. Nmero de Nit. Nmero de telfono Nombre del gerente de la empresa BSQUEDA DE NUEVOS PROVEEDORESa ) S e d e b e r r e a l i z a r b s q u e d a d e n u e v o s p r o v e e d o r e s p o r l o m e n o s y c o m o mnimo una (1) vez cada mes.b ) Est a bs qu e da s e pu ed e r e al i z a r d e l a s i gui ent e fo rm a: por la prensa por las guas telefnicas por Internet por exposiciones del ramo c )S e d eb e r c apt a r l a m a yo r c ant i d ad d e p rov e ed o re s nu ev os po si bl e s, co n el fi n d e m ant en e r l a c om p et en ci a d e pr e ci os, p r e ci os b aj o s y c al i d a d en l o s productos.d)S e d eb e r t ra t a r d e c apt a r nu ev os p r ov ee do r es co n l n e as de cr di t os al t a s y a largo plazo, para el hotel.e )S e d e be r t r at ar de a um en t a r l a s l n e as d e c r di t os ot or g ad as al hot el .