ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

COMISIN DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN INSTITUCIONAL

UNIDAD TCNICA DE PLANIFICACIN

GUIA DE MONITOREO Y EVALUACIN

DEL PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO Y PLANES OPERATIVOS ANUALES

Abril 2007

UNIDAD TCNICA DE PLANIFICACIN Gua de monitoreo y evaluacin

CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................... 2 1. INTRODUCCIN .................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIN ............................................ 4 3. BASE LEGAL .......................................................................................................... 4 4. QUE ES EL MONITOREO? .................................................................................. 5 5. PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES ........................ 6 5.1 CONFORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO ....................................... 6 5.2 ELABORACIN DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIN (PME) 7 5.3 LEVANTAMIENTO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN ....................... 7 5.4 DIFUSIN DEL PAM ..................................................................................... 8 5.5 ELABORACIN DE INFORMES DE MONITOREO......................................... 8 5.6 SOCIALIZACIN CRTICA DE RESULTADOS ............................................... 9 6. QUE ES LA EVALUACIN? ............................................................................... 9 6.1 ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIN....................................... 10 ANEXOS 14

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1. INTRODUCCIN
Evaluar peridica y sistemticamente los progresos tanto del Plan Estratgico de Desarrollo (PED) institucional como de los Planes Operativos Anuales (POAS) son tareas que garantizarn que las autoridades y comunidad politcnica, puedan disponer de las informaciones y tomar las decisiones pertinentes y oportunas.

La evaluacin y el monitoreo de los Planes estar bajo la responsabilidad de la Unidad Tcnica de Planificacin (UTP) con la participacin de las Comisiones de Planificacin de las Facultades y los directores y jefes administrativos quienes utilizando los instrumentos diseados para tales propsitos y conforme al cronograma establecido verificarn los avances o desviaciones de lo planificado para que tomen las decisiones pertinentes y oportunas correspondientes a su nivel de competencia.

La Unidad Tcnica de Planificacin, a partir de los indicadores pre-establecidos en cada programa, proyecto y actividad, incorporada en los planes producir dos informes; uno semestral y otro anual cuyo propsito es analizar los progresos o desviaciones de los planes y recomendar las acciones de mejora pertinentes.

A continuacin se presenta una Gua de Evaluacin y Monitoreo (GEM) que contribuir a comprender mejor los avances, el cumplimiento de los objetivos, determinar los xitos o fracasos, adoptar las medidas oportunas para enmendar las desviaciones injustificadas o la sustitucin de acciones y decisiones por otras debidamente justificadas, con respecto a las lneas estratgicas establecidas inicialmente; est basada en los

instructivos metodolgicos emitidos por el SENPLADES para las entidades del sector pblico.

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2.

OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIN

Conocer si las metas propuestas en los planes se cumplen en cantidad y calidad con oportunidad de acuerdo a lo programado. Consolidar una cultura de evaluacin en las distintas unidades acadmicas administrativas, en base a una planificacin. Transparentar los resultados de la gestin de las diferentes unidades a las autoridades y comunidad politcnica. Monitorear la labor de las unidades acadmicas y administrativas para determinar la aproximacin y alejamiento de los objetivos estratgicos y operativos institucionales. Estimular el proceso de retroalimentacin permitir la aplicacin de ajustes en los planes. con la informacin recopilada y

3.

BASE LEGAL

La base legal de planificacin para los organismos de educacin superior surgen atendiendo a:

Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley Orgnica de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal: Artculo 3.- Los planes de las entidades y organismos del sector pblico no financiero evidenciarn las relaciones costo beneficio de los gastos mediante indicadores que relacionen la valorizacin de productos, resultados, metas o beneficios esperados de la ejecucin de programas y proyectos, con el monto de recursos que se emplearn para lograrlos o con sus costos. Estas relaciones debern estar de acuerdo con la metodologa que establezca SENPLADES, lo cual se verificar en los respectivos procesos de evaluacin.

Artculo 5.- Cada institucin har el seguimiento y la evaluacin del cumplimiento de sus planes plurianuales y planes operativos anuales e informar sobre el particular,

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hasta 15 das despus de finalizado cada trimestre al Organismo Tcnico de Planificacin dependiente de la Presidencia de la Repblica y al Ministerio de Economa y Finanzas. Estos de ser del caso, emitirn sus observaciones y recomendaciones en el plazo de 15 das. El Organismo Tcnico de Planificacin dependiente de la Presidencia de la Repblica presentar el informe de evaluacin de los planes al Presidente de la Repblica y al Congreso Nacional, en el plazo de 30 das despus de finalizado cada trimestre. Ley Orgnica de Educacin Superior

Todos los centros de educacin superior elaborarn planes operativos cada ao y un plan estratgico de desarrollo institucional concebido a mediano y largo plazo, segn su propia orientacin, que contengan los siguientes aspectos: visin, misin, estrategia, objetivos, resultados esperados y lneas de accin. Cada institucin deber realizar una evaluacin de estos planes y elaborar el correspondiente informe, que deber ser presentado al CONESUP y al Consejo Nacional de Evaluacin y Acreditacin.

4.

QUE ES EL MONITOREO?

El monitoreo es el acompaamiento sistemtico y peridico de la ejecucin de una actividad o proyecto para verificar el avance en la ejecucin de una meta, la adecuada utilizacin de recursos para lograr dicho avance y la consecucin de los objetivos planteados durante el proceso de ejecucin, con el fin de detectar, oportunamente, deficiencias, obstculos o necesidades de ajuste.

El monitoreo no es seguimiento porque este concepto implica ir tras de algo. En cambio, el acompaamiento significa ir junto a algo; en este caso las acciones que se ejecutan para alcanzar los objetivos del PED o los POAs. La categora de acompaamiento tcnicamente es ms dinmica que el simple seguimiento que connota pasividad.

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El monitoreo se debe constituir no slo como un instrumento de control administrativo (control de actividades, metas), sino como una herramienta de gestin que permita tomar decisiones estratgicas sobre la base de una anlisis del entorno y observacin del avance y cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes.

El monitoreo emite juicios de valor, basados sobre todas las actividades programadas en los planes, especialmente, aquellas que se consideran esenciales, segn la prioridad de cada instancia.

5.

PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES

Conformar un equipo de trabajo para el acompaamiento de los planes Elaborar el Plan Anual de Monitoreo (PAM). Difusin del PAM Procesamiento y anlisis de informacin: el equipo deber recopilar, revisar, sistematizar y analizar la informacin recogida.

Elaborar el informe de monitoreo correspondiente, el cual debe incluir los avances y logros, problemas encontrados y medidas correctivas sugeridas a cada unidad de anlisis (PED o POAs).

Socializacin crtica de resultados.

5.1

CONFORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Para realizar el monitoreo y la evaluacin de los planes, el equipo de trabajo deber estar involucrado en todas las fases de la planificacin estratgica y operativa de sus respectivas unidades acadmicas o administrativas, bajo la coordinacin de la UTP

En el caso de las facultades, el monitoreo y evaluacin se realizar conjuntamente con los decanos y sus respectivas comisiones de planificacin y evaluacin.

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Para las unidades administrativas y acadmicas de apoyo, el mencionado proceso se realizar conjuntamente con los directores y jefes de cada una de ellas.

5.2

ELABORACIN DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIN (PME)

El PME es un instrumento que permitir organizar sistemticamente las acciones de monitoreo para medir el avance y logros de los Planes. En l, se describen las tcnicas, metodologas, instrumentos y recursos que se van a emplear para monitorear y evaluar las actividades y proyectos de los planes

Componentes del PME

Definicin clara y coherente de los objetivos que se esperan lograr, estableciendo indicadores (deben ser los mismos de los planes).

Seleccin de un conjunto de indicadores de insumo, proceso, producto y efecto o resultado estructurados en funcin de la jerarqua de objetivos del plan.

Establecer mecanismos de retroalimentacin de las conclusiones obtenidas mediante el monitoreo y evaluacin que sirvan para la adopcin de decisiones que permitan realizar oportunamente los ajustes y enmiendas que sean necesarias.

5.3

LEVANTAMIENTO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN

Existe una gran variedad de tcnicas e instrumentos de recopilacin de informacin. Su eleccin depende del objeto del estudio y de las posibilidades de obtener informacin confiable. A continuacin, se seala las tcnicas de recopilacin de informacin ms utilizadas:

Revisin de registros y fuentes secundarias

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Consiste en la revisin de todo elemento que consigne informacin respecto a una actividad programada en los planes, por ejemplo, bases de datos, resoluciones, estadsticas, registro de actividades, documentos elaborados, informe, etc.

Observacin Consiste en elaborar una gua de observacin que permita la recoleccin y sistematizacin objetiva de ciertas actividades prioritarias y/o crticas, para la identificacin de problemas.

Encuestas y entrevistas estructuradas Son instrumentos de rpida aplicacin y centrados en puntos especficos. Generalmente se encuentran estructuradas en funcin de opciones o respuestas cerradas.

La informacin se obtiene de fuentes primarias o secundarias, haciendo uso de las diferentes tcnicas de recopilacin de informacin. Una vez levantada la informacin, previo al anlisis de la misma, se procede a validar los datos, con el fin de determinar si son relevantes y confiables.

Esta informacin, sistematizada, facilita la integracin de los datos en la matriz de monitoreo y evaluacin con informacin de las metas logradas.

5.4

DIFUSIN DEL PAM

Al menos la primera vez, el PAM debe ser ampliamente difundido a los responsables de las unidades de anlisis (facultades, unidades de apoyo o directivos institucionales), mediante talleres que contribuyan a generar una cultura sustentable de apoyo e involucramiento directo en el proceso constante de monitoreo y evaluacin

5.5 ELABORACIN DE INFORMES DE MONITOREO

El informe de monitoreo y evaluacin se construir sobre la base de una matriz de monitoreo que se disear para el efecto. La informacin de monitoreo consignada en

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esta matriz servir como uno de los insumos fundamentales para elaborar los informes de evaluacin de los planes.

Inicialmente se propone que dicha matriz avale cualitativa y cuantitativamente los planes en base a escalas combinadas que midan indicadores como: nivel de cumplimiento de cada proyecto, grado de dificultad en su realizacin y resultados alcanzados; a travs de una valoracin pre establecida acompaada de la recoleccin de criterios, percepciones y razonamientos que justifiquen la plena realizacin o la dificultad de logro de dichos proyectos, con el fin de aplicar una evaluacin integral e integrada (Ver anexo de matriz de evaluacin de los POAS).

5.6 SOCIALIZACIN CRTICA DE RESULTADOS

Esta ltima fase consiste en la socializacin de los productos obtenidos mediante la aplicacin del PAM a travs de la UTP hacia los actores directamente involucrados.

Esta socializacin debe ser permanente y se realizar a travs de talleres por niveles (directivos u operativos; o conjuntos), que propicien el debate crtico de los resultados con la finalidad de fortalecer los niveles de concienciacin de la conflictividad institucional en la gestin y el encuentro de respuestas colectivas a las dificultades persisten que nos permitan elevar la calidad de la gestin en funcin de la excelencia educativa y el cumplimiento ptimo de la nuestra misin.

6.

QUE ES LA EVALUACIN?

La evaluacin operativa es el proceso sistmico y objetivo que verifica la eficacia, eficiencia y efectividad de los planes; a la luz de sus objetivos, en cada una de las dimensiones de ejecucin y obtencin de resultados, debiendo tomar en cuenta los avances en el cumplimiento de los compromisos establecidos, en relacin con los acuerdos, planes locales, nacionales y referentes internacionales ineludibles (planes de

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desarrollo local y provincial, agenda nacional de desarrollo, objetivos del milenio, acuerdos internacionales, etc.).

La evaluacin es la ltima fase del proceso de planificacin, la cual consiste en la comparacin de los resultados con los objetivos y metas propuestas. En este sentido, la evaluacin constituye una herramienta de gestin que permite tomar decisiones al proveer informacin acerca del grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los desvos en el cumplimiento de los objetivos y sus causas, as como lo principales problemas y cuellos de botella que requieren atencin.

Los productos de este proceso son los informes de evaluacin de los planes, los cuales se deben elaborar semestral y anualmente a partir de los informes de monitoreo.

6.1 ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIN

El contenido mnimo del informe de evaluacin de los planes, es el siguiente:

Presentacin Resumen ejecutivo Breve diagnstico estadstico de la unidad de anlisis. Perodo de evaluacin del ejercicio fiscal de la unidad de anlisis. Anlisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos Determinacin de medidas correctivas Anexos

Presentacin
Como recomiendan las normas tcnicas, todo documento oficial de la UTP debe iniciar con una breve nota de presentacin de no ms de una pgina. Este escrito preliminar

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debe ser conciso y ofrecer una visin panormica sinttica de los contenidos de todo el documento que se ha elaborado.

Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo es tambin un escrito preliminar del documento de evaluacin del plan, pero el ltimo en elaborar. Su desarrollo es esencial ya que debe lograr captar la atencin de aquellos que revisan la evaluacin, exponiendo clara y sintticamente los principales logros, dificultades, medidas correctivas planteadas y resultados alcanzados, en un par de pginas como mximo.

Breve diagnstico estadstico de la institucin

En funcin de la unidad de anlisis que se monitorea o evala (PED o POAS), se debe recoger sintticamente la informacin estadstica ms til que sirva como herramienta de encuadre o caracterizacin de dicha unidad para realizar la correspondiente comparacin de logros respecto de otras unidades o de la misma unidad respecto a aos anteriores. Se trata de ir midiendo, mediante la informacin estadstica que genera la propia unidad de anlisis, su historia, dinmica y evolucin. Esta informacin tambin contribuye a determinacin de correctivos y la toma oportuna de decisiones. Las estadsticas pueden ser:

- Estadsticas bsicas por funcin - Estadsticas por facultad (para el caso de los POAS) - Estadsticas por unidad (para el caso de los POAS) - Estadsticas generales - Estadsticas locales o nacionales (opcional).

Anlisis del periodo de evaluacin del ejercicio fiscal de la unidad de anlisis

Cada instancia deber realizar un breve un anlisis cualitativo y cuantitativo al inicio y otro al final del periodo de evaluacin, el mismo que se describir de acuerdo a las modificaciones y cambios durante el proceso de ejecucin, compatible con el trmino

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de los calendarios de compromisos y de acuerdo a los avances logrados para el cumplimiento de los objetivos planteados en las actividades y proyectos programados.

Anlisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos

Cada instancia deber consignar los principales logros obtenidos a nivel de Metas, determinando la vinculacin y avance en relacin a los objetivos estratgicos y operativos institucionales (de acuerdo al tipo de pan), dando cuenta del desempeo del objeto de evaluacin, as como de la efectividad de cumplimiento y avance en dichas metas.

Los logros obtenidos debern reflejar los avances concretos que se han realizado o estn por alcanzar para el cumplimiento de los objetivos institucionales o de unidad especfica, a travs de los tres indicadores propuestos en la matriz de evaluacin de los POAS: nivel de cumplimiento, grado de dificultad y resultados alcanzados. Se pueden ampliar los indicadores si el nivel de complejidad del plan as lo amerita.

Cada obstculo o limitacin presentada durante el proceso de ejecucin, deber ser analizada en su vinculacin con los objetivos institucionales, identificando el grado de dificultad o impedimento para su cumplimiento. Se recomienda proyectar o reflejar tales dificultades a nivel de unidad e institucionalmente.

Igual procedimiento se establecer para estimar los logros alcanzados a plenitud, medianamente o en ninguna medida; apoyndose en criterios, razonamientos y percepciones que expliquen tal situacin.

Los indicadores son un medio sencillo y fiable para medir logros. Por tanto deben ser:

Pertinentes; es decir que permitan medir la meta deseada, conforme a los objetivos propuestos; Cuantificables; es decir, deben poder ser expresados en trminos numricos y;

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Cualificables; es decir explicados mediante criterios, razonamientos y percepciones sobre las tareas o proyectos programados. Viables: es decir que cuenten con informacin disponible para su clculo cuanticualitativo.

Determinacin de medidas correctivas

Forma parte del anlisis cualitativo y consiste en determinar las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Se deber consignar en detalle, los puntos crticos y problemas presentados durante el proceso de ejecucin de actividades y proyectos, suscitados en el periodo de evaluacin semestral y anual.

Adems, incluye el detalle de las soluciones adoptadas o sugerencias planteadas frente a los problemas detectados, evaluar la capacidad de gestin de la entidad en cuanto a su calidad para superar los inconvenientes presentados y tomar las decisiones oportunas necesarias.

Tambin se debe incluir un acpite de conclusiones que debern precisar de manera resumida y clara los logros alcanzados, indicando el objetivo general que se encuentra directamente relacionado o la meta especfica. En cuanto a las recomendaciones, se debe sugerir acciones que permitan mejorar la situacin que se determin a partir de los resultados de la evaluacin, proponer los mecanismos necesarios que pueden ser factibles en los procesos de gestin administrativa, institucional o acadmica.

Anexos
El registro de la informacin, se trabajar en versin electrnica, en los formatos que constan en los Anexos No. 1, 2 y 3

El informe deber incluir un modelo de la matriz de evaluacin aplicada y documentos de soporte que opcionalmente las unidades de anlisis entreguen a los encargados del monitoreo y la evaluacin.

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ANEXOS

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ANEXO No. 1 FICHA DE COMPLEMENTACIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA: . PERIODO DE EVALUACIN: DESDE HASTA .

CDIGO

CRITERIOS, RAZONAMIENTOS Y PERCEPCIONES

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ANEXO No. 2 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES

UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA: . PERIODO DE EVALUACIN: DESDE HASTA .

COD

PROYECTOS

NIVEL CUMPLIMIENTO

GRADO DIFICULTAD

RESULTADOS ALCANZADOS

FUENTES DE VERIFICACIN

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ANEXO No. 3 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PLANES CALCULO DE INDICADORES

UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA: . PERIODO DE EVALUACIN: DESDE HASTA .

METAS COD. PROYECTOS/ACTIVIDADES Programadas a Ejecutadas b

TIEMPO Programadas c Ejecutadas d

GASTO Programadas e Ejecutadas f Efectividad % g = b/a * 100

INDICADORES Eficacia % h = g * e/d Eficiencia % i = h * e/f OBSERVACIONES

Total:

Total:

Promedio:

Promedio: Promedio:

CONTENIDO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION PLANES OPERATIVOS

DE

La Matriz de Seguimiento y Evaluacin y Clculo de indicadores; presenta la siguiente estructura:

Cdigo de Actividad/ Proyecto.- Identificacin de la actividad o proyecto

Metas Programadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos que se consider alcanzar con determinados recursos y perodo de tiempo. Estas deben tener correspondencia con la informacin de la columna de cronograma de ejecucin establecida en los Planes operativos.

Metas Ejecutadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos alcanzados en relacin a la meta programada, pudiendo expresarse en unidades fsicas o porcentajes de avance.

Tiempo Planeado.- Hace referencia al tiempo para llevar a efecto un plan, programa, proyecto o actividad.

Tiempo Ejecutado.- Expresa el tiempo efectivamente utilizado en la ejecucin del plan, programa, proyecto o actividad. Los informes trimestrales en cuanto al tiempo registrarn el efectivamente utilizado.

Gasto Programado.- Corresponde a los recursos provenientes de fuentes, sean stas fiscales, de autogestin, crditos externos, crditos internos, recursos preasignados, asistencia tcnica y donaciones, destinados a financiar las acciones, productos, programas, proyecto o planes de la institucin.

Gasto Utilizado.- Registra los recursos efectivamente utilizados en el cumplimiento de acciones, productos programas, proyectos y planes.

CLCULO DE INDICADORES

El seguimiento y evaluacin se efectuar sobre la base de indicadores identificados en el POA. Estos permitirn conocer los niveles de efectividad, eficacia y eficiencia logrados por cada unidad, de acuerdo a la aplicacin de las siguientes relaciones:

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Indicador de Efectividad.- Expresa la relacin entre lo logrado y lo programado, en cuanto a metas.

Meta lograda / Meta Programada x 100

Indicador de Eficacia.- Es la relacin entre las metas logradas y programadas, teniendo en cuenta el tiempo real de ejecucin de la actividad o proyecto.

(Meta lograda) (Tiempo planeado) x 100 (Meta programada) (Tiempo real)

La eficacia, adems, puede expresarse en la relacin de efectividad por el tiempo planeado sobre el tiempo realmente utilizado para el cumplimiento de la meta.

Indicador de Efectividad x Tiempo planeado / Tiempo Real

Indicador de Eficiencia.- Entendido como la relacin entre el tiempo, los recursos invertidos y los logros obtenidos. Alcanza su mayor nivel al hacerse un uso ptimo de los recursos disponibles, alcanzado los logros esperados.

(Meta lograda) (Tiempo planeado) (Gasto programado) x 100 (Meta programada) (Tiempo real) (Gasto utilizado)

De igual forma, la eficiencia relaciona la eficacia con los gastos programados sobre los gastos realmente empleados en el logro efectivo de la meta.

Indicador de Eficacia x Gasto programado / Gasto utilizado NOTA. En caso de que los tiempos de ejecucin y los recursos utilizados sean cero, no se deber calcular los indicadores de eficacia y eficiencia, debiendo explicar en la columna de observaciones las causas o motivos de tal situacin. Para el clculo de estos indicadores la institucin deber aplicar las frmulas de acuerdo a las letras por columna que identifica la matriz. 19

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Promedio.- Se refiere al promedio de las columnas de los indicadores. Este promedio debe incluir a todas las actividades incluidas las que por cualquier razn no se cumpli.

Observaciones.- En esta columna las instituciones debern apoyarse para registrar los comentarios, novedades o situaciones inherentes al nivel de cumplimiento de las acciones, productos, planes, programas y proyectos.

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