NUEVOS OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACION EXOGENA Y DECLARACIONES TRIBUTARIAS DE FORMA VIRTUAL A travs de su nueva Resolucin 12761 de diciembre 9 de 2011

la DIAN ha entrado a derogar su Resolucin 01336 de febrero de 2010 (la cual haba sido modificada luego con las resoluciones 13830 de diciembre de 2010 y 4047 de abril de 2011) y ha vuelto a redefinir cul es el conjunto de criterios que convierten a las personas naturales y jurdicas en obligadas a presentar sus declaraciones tributarias de forma virtual. En el artculo 1 de la nueva resolucin 12761 se recogen casi la misma cantidad de criterios que ya venan mencionados en la Resolucin 01336 pero se efectuaron varios cambios eliminando de la lista algunos de ellos y agregando unos nuevos. La nueva resolucin menciona que quienes ya venan obligados a declarar virtualmente porque les aplic alguno de los criterios de la resolucin 1336, seguirn estando obligados a declarar virtualmente. Pero si a alguien le empieza a aplicar ahora alguno de los criterios mencionados en el artculo 1 de la Resolucin 12761 entonces empezarn a declarar virtualmente con las declaraciones que les venzan despus de marzo 1 de 2012. Para ilustrar mejor cules son los cambios que se producen en el conjunto de criterios que convierten a las personas naturales o jurdicas en obligados a presentar declaraciones virtualmente, veamos el siguiente cuadro. En el mismo hemos resaltado y subrayado los puntos en los que se notan los cambios: Criterios que contena la resolucin 01336 de Nuevo listado de criterios fijados en la Febrero de 2010 Resolucin 12761 de diciembre de 2011 1. Los contribuyentes, responsables, agentes 1. Los contribuyentes, responsables, retenedores y declarantes calificados por la agentes retenedores y dems Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales declarantes calificados por la Direccin como Grandes Contribuyentes.2. Las Entidades de Impuestos y Aduanas Nacionales no contribuyentes sealadas en los artculos 23-1 como Grandes Contribuyentes, y 23-2 del Estatuto Tributario. 2. Las entidades no contribuyentes sealadas en los artculos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario, 3. Las personas naturales o jurdicas responsables del impuesto sobre la renta y 3. Los usuarios aduaneros clasificados complementarios o de ingresos y patrimonio, con alguna de las siguientes calidades, a cuyos ingresos brutos en el ao gravable 2008 excepcin de las personas naturales o aos gravables siguientes, sean iguales o inscritas en el Registro nico superiores a QUINIENTOS MILLONES DE Tributario como importadoras: PESOS M/CTE ($500.000.000), y que hayan sido responsables del impuesto sobre las a)Aeropuerto de servicio pblico o ventas o agentes de retencin en el mismo ao privado gravable.

b) Agencias de Aduanas 4. Los usuarios aduaneros clasificados con alguna c) Agente de carga internacional de las siguientes calidades: d) Agente martimo Agente de carga internacional Agente martimo. e) Almacn General de Depsito Comercializadora Internacional (C.I.) Depsito pblico o privado habilitado por la f) Comercializadora Internacional (C.I.) Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales con carcter permanente. g) Depsito pblico o privado habilitado Intermediario de trfico postal y envos por la Direccin de Impuestos y Aduanas urgentes. Nacionales con carcter permanente Operador de transporte multimodal. Titular de Aeropuertos puertos y muelles h) Exportador de servicio pblico o privado. Transportista nacional de operaciones de i) Importador trnsito aduanero. Usuarios de zonas francas permanentes y j) Intermediario de trfico postal y envos permanentes especiales. urgentes Usuario aduanero permanente. Usuario altamente exportador. Usuarios sistemas especiales Importacin k) Operador de transporte multimodal Exportacin. Transportador Areo, Martimo o Terrestre l) Operador Econmico Autorizado de los Regmenes de Importacin y/o m) Titular de puertos y muelles de Exportacin. servicio pblico o privado Agencia de Aduanas. Los dems usuarios aduaneros que para actuar requieran autorizacin de la n) Transportador Areo, Martimo o Direccin de Impuestos y Aduanas Terrestre de los Regmenes de Nacionales. Importacin y/o Exportacin ) Transportista nacional operaciones de trnsito aduanero 5. Los Notarios. 6. Los Consorcios y Uniones Temporales. o) Usuarios de zonas francas permanentes y permanentes especiales

7. Los intermediarios del mercado cambiario, los p) Usuario aduanero permanente concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los q) Usuario altamente exportador titulares de cuentas corrientes de compensacin que deban presentar la informacin cambiaria y r) Usuarios de programas especiales de endeudamiento externo a la Direccin de de exportacin PEX Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. s) Usuarios sistemas especiales 8. Los obligados a facturar que opten por expedir importacin exportacin, y factura electrnica. t) Los dems usuarios aduaneros que

9. Los funcionarios de la Direccin de Impuestos y para actuar requieran autorizacin de la Aduanas Nacionales DIAN que deban cumplir Direccin de Impuestos y Aduanas con el deber de declarar. Nacionales. 10. Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades pblicas del nivel nacional. 11. los solicitantes para operar juegos 4. Los Notarios, promocionales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades 5. Los Consorcios pblicas del nivel nacional Temporales,

Uniones

6. Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensacin que deban presentar la informacin cambiaria y de endeudamiento externo a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, 7. Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrnica, 8. Los funcionarios de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN que deban cumplir con el deber de declarar, 9. Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades pblicas a nivel nacional, 10. Los solicitantes para operar juegos promocinales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades pblicas del nivel nacional,

11. Los obligados a suministrar informacin exgena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas

Nacionales, 12. Las personas jurdicas obligadas a presentar la declaracin de retencin en la fuente, 13. Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia, 14. Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual sealados en los numerales anteriores.

TODAS LAS PERSONAS JURDICAS QUE DECLAREN RETENCIN EN LA FUENTE Y LOS QUE PRESENTEN INFORMACIN EXGENA QUEDAN OBLIGADOS A DECLARAR VIRTUALMENTE Como puede verse en el cuadro anterior, entre los nuevos criterios que obligan a una persona natural o jurdica a presentar sus declaraciones en forma virtual figura el de ser personas jurdicas que presenten declaraciones de retenciones en la fuente o el de ser una persona (natural o jurdica) obligada a presentar informacin exgena (ya sea informacin exgena tributaria, aduanera o cambiaria pues la norma no hace distincin; sobre la obligacin de entregar informacin exgena tributaria, los ms recientemente obligados a ello son los sealados en las Resoluciones 11423 a 11431 de octubre 31 de 2011) Esos nuevos obligados empezarn a hacerlo con todas las declaraciones tributarias (IVA, Retefuente, Renta, etc.) que tengan vencimientos despus de marzo 1 de 2012 pues as lo indica el artculo 2 de la Resolucin 12761. Eso significara incluso que si alguna declaracin (como la de renta ao gravable 2011) tiene vencimientos para abril de 2012, pero el contribuyente la quiere presentar desde marzo 1 de 2012, entonces la tiene que presentar en forma virtual. Lo anterior tambin significa que si se trata de declarantes personas jurdicas tendrn que empezar a tramitar con tiempo, si aun no los tienen, los respectivos mecanismos de firma digital para su representante legal y para su contador o revisor Fiscal que le firman sus declaraciones. Para ello ese representante legal y el Contador o Revisor Fiscal deben tener su propio RUT. Si no lo tienen, tendrn que inscribirse por primera vez en el RUT cumpliendo los nuevos requisitos que se exigen desde julio de 2011, entre ellos, llevando recibo de servicios pblicos de su domicilio y fotocopia de su cdula. Pero si ya tienen RUT, tendrn que actualizarlo para que les figure la responsabilidad 22-obligados a cumplir deberes de

terceros. En esa actualizacin tambin les pedirn los mismos documentos antes mencionados. Luego de tener su RUT, ese representante legal y el Contador o Revisor tendrn que ir hasta la DIAN personalmente (o enviar un apoderado abogado o un tercero autorizado) para que all hagan el trmite de obtener el mecanismo de firma digital (consulta ms al respecto en la cartilla instructiva de la DIAN mecanismo de firma digital) A cada individuo se le asigna una nica firma digital sin importar que acte como representante legal, o como contador o como revisor fiscal en varias entidades al mismo tiempo. Con ese mismo mecanismo podr presentar los reportes de informacin exgena y tambin las declaraciones virtuales. El mecanismo se debe luego estar renovando cada tres aos. Y si se llega a daar o extraviar, se debe pedir uno (tambin gratuitamente) con mnimo tres das hbiles de anticipacin a la fecha en que se le venzan sus declaraciones. Tngase presente que si alguien queda obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual pero lo hace en papel, la DIAN tiene solo hasta dos aos para pronunciarse y dar esa declaracin por no presentada (ver artculo 579-2 del Estatuto Tributario y el concepto DIAN 62921 de agosto de 2009)

LOS REPRESENTANTES LEGALES, CONTADORES Y REVISORES FISCALES QUE FIRMEN EN LOS ENTES JURDICOS TAMBIN QUEDAN OBLIGADOS A PRESENTAR SUS PROPIAS DECLARACIONES Adems, a cualquier representanta legal, Contador o Revisor Fiscal a quien le asignen mecanismos de firma digital para firmar las declaraciones de alguna persona jurdica, en ese caso tambin queda obligado a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual empezando con las que se le venzan desde marzo 1 de 2012. Al respecto es necesario tener presente que si un individuo pertenece al rgimen comn, en ese caso en la inscripcin en el RUT o en su primera actualizacin tambin le van a pedir que demuestre tener activa una cuenta bancaria (corriente o de ahorros) en una entidad vigilada por Superfinanciera (consulta nuestro anterior editorial: Gobierno ya no exigir cuenta bancaria para la inscripcin en el RUT de algunas personas naturales)

NECESITARN COMPUTADORES Y CONEXIONES DE INTERNET PTIMOS Los obligados a presentar declaraciones en forma virtual tendrn que empezar a verificar si cuentan con los equipos e internet ptimos para poder cumplir con ese proceso. Para ello se puede visitar el siguiente enlace del portal de la DIAN: Requerimientos tecnolgicos Adems, tendrn que tomar en cuenta que a veces la plataforma de internet de la DIAN tiene problemas si el proceso de firma virtual se hace desde computadores muy modernos

(vase nuestro anterior editorial de noviembre de 2011: Hasta donde nos llevar el Muisca?). Vase tambin la Cartilla instructiva de la DIAN para Diligenciamiento virtual de documentos Adems, todo las declaraciones que ya antes hayan presentado en papel, o las que debieron haber presentado en papel, tales declaraciones las tendrn que corregir y/o presentar extemporneamente en papel pues as lo dispone el artculo 7 del Decreto 1791 de mayo de 2007.

EL PAGO DE LAS DECLARACIONES S SE PUEDE SEGUIR HACIENDO EN PAPEL O ELECTRNICAMENTE Es importante mencionar que si alguien empieza con su obligacin de declarar virtualmente, en ese caso el pago de las declaraciones que le arrojen saldo a pagar lo podr seguir haciendo en papel en los bancos con recibos de pago en bancos o si lo prefiere lo puede hacer electrnicamente desde el propio portal de la DIAN si tiene cuentas bancarias habilitadas con ese servicio. As lo confirma el inciso segundo del pargrafo 1 de la Resolucin 12761 de 2011 donde se lee: El pago se podr realizar electrnicamente a travs de los Servicios Informticos Electrnicos de la DIAN, o con recibos litogrficos ante las entidades autorizadas para recaudar. Al respecto, debe recordarse que en el caso especial de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, como las mismas se deben presentar acompaadas siempre de su pago total para que se tomen como vlidamente presentadas (ver art. 580-1 del Estatuto), la DIAN ha dicho en sus conceptos 59943 de agosto de 2011 y 88243 de noviembre de 2011 que el pago siempre debe hacerse el mismo da de la presentacin.

MOMENTO DE EMPEZAR A DECLARAR VIRTUALMENTE SI LOS CRITERIOS LE EMPIEZAN A APLICAR DESPUS DE MARZO DE 2012 En el artculo 3 de la Resolucin 12761 se establece que si a alguna persona jurdica o natural no le aplica en estos momentos ninguno de los criterios de la resolucin pero en algn momento despus de marzo de 2012 s le empieza a aplicar alguno de ellos, entonces empezar a declarar virtualmente a partir del mes siguiente a aquel en que le empiece a aplicar el criterio. As por ejemplo, si una persona es nombrada en mayo de 2012 como representante legal de una entidad que presenta sus declaraciones en forma virtual, en ese caso las declaraciones tributarias que esa persona natural pueda tener que estar presentado a partir de junio de 2012 se tendrn que presentar en forma virtual.