GUIA 3 CONCEPTO DE MANUAL Y MATERIA PRIMA Manuales: Los manuales son fundamentalmente instrumentos de comunicacin.

Aquellas organizaciones que no los utilizan suelen canalizar sus normas e instrucciones mediante comunicaciones aisladas que, ni bien cumplan con el objetivo de informacin, no logran integrarse en un cuerpo orgnico y, por lo tanto, es difcil ubicarlas y establecer si se encuentran vigentes. Generalmente, el uso de manuales se encuentra difundido en empresas grandes, ya que en la pequea empresa la personalidad del empresario y la falta de personal capacitado dificultan la aplicacin de tcnicas organizativas. La necesidad de manuales se hace evidente cuando el tamao y la complejidad de la organizacin requieren normalizacin, ya que en empresas familiares o pequeas se aplica la modalidad de trabajo en equipo y la adaptacin mutua como medio de coordinacin. Ventajas: a) Tiene una funcin unificadora, ya que son un compendio de las funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin. b) La gestin y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales, sino que son regidos por normas que mantienen continuidad. c) son un instrumento de comunicacin que informa sobre prcticas de la empresa para mejorar la comprensin de sus necesidades globales. d) Sirven de consulta y para dirimir problemas de jurisdiccin o de nivel de autoridad, evitando as conflictos. e) Son tiles para el entrenamiento y capacitacin del personal y posibilitan una evaluacin objetiva de su desempeo. Limitaciones: a) No consideran los aspectos informales de la organizacin. b) Su confeccin y su actualizacin pueden requerir esfuerzo y costo significativos. c) Una redaccin defectuosa o poco cuidada pueden dificultar su uso y, consecuentemente, el desenvolvimiento de las operaciones. d) En caso de ser muy detallados, limitan la discrecionalidad, y por tal limitan la iniciativa individual. Distintos tipos de manuales: * De Normas: principales definiciones de normas y polticas. * De Organizacin: contiene los grficos de la organizacin y especifican en detalle la estructura. * De Procedimientos: presentan los sistemas y tcnicas especficos para la realizacin de las tareas. Las tres categoras citadas no siempre resultan claramente definidas en la prctica. Lo que debe incluir el manual es: contenido, objetivo del manual, objetivos y polticas de la organizacin, jerarqua, autoridad, control, misiones y funciones, atribuciones, delegacin, reemplazo, informacin, relaciones, responsabilidad, organigrama, y regmenes de autorizaciones. Organigrama: El organigrama es la representacin grfica que muestra determinados aspectos de la organizacin, ya que slo indica la forma en que se relacionan los distintos departamentos por medio de lneas de autoridad. La descripcin de cargos complementa la falta de informacin , ya que permite precisar el contenido y las relaciones de las distintas posiciones definidas en el organigrama. Es una descripcin escrita de las relaciones de autoridad y los principales deberes del cargo y sus requisitos,etc. Elementos a representar: Posicin o cargo: representa el conjunto de actividades agrupadas de acuerdo con algn criterio de departamentalizacin y que se asignan a una unidad orgnica o persona. se representa grficamente mediante un rectngulo, donde se coloca la denominacin del departamento y/o nombre y jerarqua del jefe. los organismos no lineales, staff o de asesoramiento, se representan fuera de la pirmide jerrquica. Relaciones entre cargos: muestra la relacin de autoridad jerrquica mediante lneas continuas que unen las distintas posiciones, y la autoridad funcional o staff mediante una lnea de trazo partido.

Propsitos: Como medio de informacin: * ubican la posicin de cada participante y su relacin con el resto, * facilitan la instruccin de quienes ingresan en la organizacin, * muestran los puestos, sectores y departamentos y los rganos colectivos, * definen los niveles de la jerarqua formal, * identifican las relaciones de autoridad lineal y de asesoramiento, * especifican divisiones geogrficos, por productos o mercados. Como medio de anlisis: * proveen una visin global de la organizacin, * permiten relevar la estructura vigente y proyectar nuevas estructuras, * facilitan la comparacin de distintas estructuras, * ponen de manifiesto debilidades estructurales. Sociograma: mediante ste se grafican las interacciones sociales del grupo. Direccin: La funcin administrativa de la direccin es el proceso que consiste en influir en las personas para que contribuya al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Tal como quedara de manifiesto en las exposiciones sobre esta funcin, las ciencias de la conducta realizan su mayor contribucin a la administracin justamente en esta rea. Aunque se hace nfasis en las tareas de los administradores referentes al diseo de un ambiente interno que permita el alto desempeo de las organizaciones, no se debe ignorar que los administradores se ven obligados a operar tambin en el ambiente externo de las empresas. Es evidente que los administradores no pueden desempear correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo (factores econmicos, tecnolgicos, sociales, polticos y ticos) que afectan a sus reas de operacin. Adems, en la actualidad muchas organizaciones operan en diferentes pases. Por medio de la funcin de la direccin, los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propsitos de la empresa. Por lo tanto los administradores deben conocer los papeles que asume la gente, as como la personalidad e individualidad de esta. Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realzar sus mejores contribuciones al cumplimiento de los objetivos grupales.

La materia prima y su efecto en los costos de produccin. Concepto y definicin de materia prima. Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboracin de un producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final. Un producto terminado tiene incluido una serie de elementos y subproductos, que mediante un proceso de transformacin permitieron la confeccin del producto final. La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las que fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancas, son las encargadas de comercializar los productos que las empresas industriales fabrican. La materia prima debe ser perfectamente identificable y medibles, para poder determinar tanto el costo final de producto como su composicin. En el manejo de los Inventarios, que bien pueden ser inventarios de materias primas, inventarios de productos en proceso e inventarios de productos terminados, se debe tener especial cuidado en aspectos como por ejemplo su almacenamiento, su transporte, su proceso mismo de adquisicin, etc. La materia prima y su efecto en la administracin de los costos de produccin.

El producto final es el resultado de aplicarle una serie de procesos a unas materias primas, por lo que en el valor o costo final del producto esta incluido el costo individual de cada materia prima y el valor del proceso o procesos aplicados. La materia prima es quizs uno de los elementos mas importantes a tener en cuenta para el manejo del costo final de un producto. El valor del producto final, esta compuesto en buena parte por el valor de las materias primas incorporadas. Igualmente, la calidad del producto depende en gran parte de la calidad misma de las materias primas. Si bien es cierto que el costo y la calidad de un producto final, depende en buena parte de las materias primas, existen otros aspectos que son importantes tambin, como lo es el proceso de transformacin, que si no es el ms adecuado, puede significar la ruina del producto final, as la materias primas sean la de mejor calidad, o que el producto resulte mas costoso. Las materias primas hacen parte del aspecto ms importante en una empresa y es el relacionado con los costos. En un mercado tan competitivo como el actual, ya no se puede aspirar a ganar mas, elevando los precios de venta de los productos, hacer eso saca del mercado a cualquier empresa. As que el camino a seguir es ser ms eficientes en el manejo de los costos. Un mayor margen de utilidad solo se puede conseguir de dos formas: 1. Aumentar el precio de venta. 2. Disminuir los costos y gastos. Sabemos que la solucin para hacer ms rentable una empresa no es aumentar el precio de venta, sino administrar eficientemente los costos, que en ltimas son los que mas determinan el valor final del producto. Importancia de los procesos de transformacin de la materia prima. Si se quiere ser ms eficiente en la administracin de los costos de la empresa, necesariamente la materia prima es una variable que no puede faltar. Pero, hasta que punto se puede jugar con la materia prima en busca de hacer un producto menos costoso? Para que un producto sea competitivo, no solo debe tener un precio competitivo, sino que tambin debe ser de buena calidad, y es aqu en donde la calidad no deja mucho margen de maniobrabilidad a la materia prima. Disminuir costos con base a las materias primas, puede ser riesgoso en la medida en que, por lo general, para conseguir materia prima de menor costo, significa que sta ser de menor calidad. La nica forma de disminuir costos recurriendo a la materia prima sin afectar la calidad del producto final, es mejorando la poltica con los proveedores, y es un aspecto que tampoco deja mucha margen de maniobrabilidad. As la cosas, la mejor forma de disminuir costos sin afectar la calidad de la materia prima, es le mejoramiento de los procesos. Hacer mas eficientes los procesos de transformacin de la materia prima y los dems relacionados con la elaboracin del producto final, permite que en primer lugar que se aproveche mejor la materia prima, que haya menos desperdicio y que no se afecte la calidad de la materia prima, que se requiera de menor tiempo de transformacin, menor consumo de Mano de obra, energa, etc. La calidad y la eficiencia de los procesos de transformacin de la materia prima son los que garantizan un producto final de buena calidad, y unos costos razonables. En la elaboracin de un producto, son muchos los procesos que se pueden mejorar, o inclusive eliminar, por lo que stos deben ser cuidadosamente analizados para lograr un resultado final ptimo.