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DIVISIN DE ORGANIZACIONES SOCIALES Programa de Capacitacin y Metodologa Teatinos 20 Of. 87, Santiago Fono: 600 600 6666 Fax: 672 26 46 Correo electrnico: jpct@segegob.cl
INDICE
1Presentacin
2Introduccin 3Diseo y Elaboracin de Proyectos 4Etapas del Diseo y Elaboracin de Proyectos 41Planteamiento del problema 42Idea o Solucin 43Seleccin de Alternativas 44Definicin de los Objetivos del Proyecto 45Plan de Actividades 46Ejecucin del Plan 5Evaluacin 6Pauta base para Elaboracin de Proyectos 7Anexo: Formato bsico para la Presentacin de Proyectos
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2 3 3 3 5 5 5 6 6 7 8 9
1-. Presentacin
La Formulacin de Proyectos ha estado presente en la vida cotidiana y no siempre ha sido fcil su comprensin y anlisis. Ms an, en el mundo de las organizaciones sociales, es un tema que se encuentra presente y con grandes dudas para los dirigentes. Por ello hemos deseado enfrentar este tema, compartiendo con Uds. algunas consideraciones sobre la temtica de formulacin de Proyectos. Deseamos hacer una revisin sobre el tema de planificacin, accin permanente y cotidiana, no por ello asumida en plenitud. A la vez conocer los trminos utilizados en esta rea para permitir un mayor y mejor entendimiento, acercndolos a la vida permanente. Normalmente ante una peticin comienzan a surgir las dificultades. No siempre tenemos la capacidad de sealar claramente lo que deseamos. Ello en parte a no tener claro nuestro objetivo o bien porque la peticin no es clara. Esto se expresa desde nuestra vida familiar en adelante. A partir de ello, hemos estado trabajando el tema en distintas jornadas; creemos que no se resuelve por si solo, pero se logra abrir las puertas de la comunicacin. Ese el deseo de nuestro trabajo. Hoy presentamos este taller, donde esperamos aportar al trabajo de capacitacin que desarrollan los dirigentes sociales.
2-. Introduccin
La planificacin implica la realizacin de, a lo menos, tres grandes etapas:
Plan
Programa
Supone proyectos vinculados entre s, debido a
que en muchos casos un proyecto tiene como requisito la realizacin de otro. El programa es de
Proyecto
coordinado de Es la unidad elemental del proceso Los planes son formas de Conjunto proyectos orientados a realizar los de planificacin y programacin. El ordenamiento superior; objetivos del plan. proyecto es de corto plazo tienen un carcter de totalidad y son generalmente formulados a
largo plazo.
mediano plazo.
Proyecto est constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos.
Un
Proyecto es:
-Una
para enfrentar
un problema.
-El proyecto se refiere a un -Todo proyecto es un
La comunidad cuenta con una herramienta escrita valiosa para impulsar su propio desarrollo. El plan de accin ordena el conjunto de tareas e iniciativas que servirn para enfrentar un problema (ordenar actividades, medios y recursos para lograr una meta u objetivo en un plazo determinado). Una organizacin puede planificar una serie de proyectos a distintos niveles:
mejorar su barrio. -Para fortalecer la organizacin. -Para crear nexos con otras organizaciones de la comunidad. -Para colaborar en la gestin comunal
-Para
diagnstico
oracin en forma de
A cuntos afecta el problema? - Que consecuencias acarrea? - Cules son las causas problema? del - Que soluciones se han intentado antes? - Con qu recursos contampara solucionarlo? os
El diagnstico requiere averiguar, recolectar y ordenar la informacin; existen para ello las siguientes tcnicas, por ejemplo:
A) Asam blea
En ella los miembros de la organizacin realizan este diagnstico
B) Entrevista
Aplicable a dos o ms personas, sobre la base de una serie de preguntas. Recoge informacin (datos, opiniones, crticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas especficos del diagnstico.
C)Encuesta
El cuestionario de preguntas es idntico para todos, permite averiguar y cuantificar aspectos importantes de la realidad. A quin encuestar: Consulta a TODOS o a una parte de la poblacin involucrada. Preguntamos a muchas personas, en un tiempo breve, (preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios largos; hacer una propuesta o test; procesar los datos. 4.2-. Idea o Solucin Se formulan ideas que permitiran, en el corto plazo, solucionar el problema planteado. 4.3-. Seleccin de Alternativas Una idea puede tener varias alternativas para concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.
m ejor alternativa solucin es siempre la que consigue m ayores beneficiosm enor de al costoposible en el enor tiem po m posible.
La
MSGG / DOS / Palacio de la Moneda, Santiago, Fono:600 600 6666, jpct@segegob.cl y Elaboracin de Proyectos
4Diseo
En qu consiste? A quines y cuntos ayuda ? Dnde se har ? Cuando se realizar ? Quines la harn ? Con qu se har ?
4.6-. Ejecucin del Plan
Ejecutar el plan es poner en prctica las actividades y sus derivados. La clave para el xito de un proyecto est en asumir las siguientes premisas: A) Constitucin de un equipo eficiente de trabajo: Formar equipo afiatado, que conozca su forma de trabajar Que tenga buena comunicacin Exista una clara delimitacin de responsabilidades Tener mecanismos para la solucin de conflictos B) Revisin de tareas especficas Nombrar responsables de la actividad y tareas. Planificar actividades y tareas y supervisar tareas Comunicar resultados, problemas y mejoras de mtodos
C) Capacitacin, asesora y seguimiento Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales requeridos Capacitar en las reas en que se detecta falencias Asesorar en proyectos ms difciles Seguimiento de tareas que se realizan (ver dificultades, atrasos, costos, aciertos) D) Cronograma Ordena, jerarquiza y controla actividades o tareas que se deben realizar para lograr un objetivo o meta. El Cronograma o carta Gantt
ACTIVIDAD TIEMPO 1. 2. 3.
5-. Evaluacin
Revisar los resultados esperados de una accin o actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la comunidad. La evaluacin ms conocida responde a la pregunta Se lograron los objetivos propuestos?, si, no o en parte. Otros aspectos a revisar durante el proceso son por ejemplo: Es la ms conveniente? Habr una mejor alternativa?. Observar: La informacin (RRHH y materiales) corresponde a la realidad?. Existe un nivel de participacin esperado? En qu etapas o actividades fue mejor? En cules se logr menos? Evaluacin durante el proceso Seguimiento; permite conocer antecedentes tiles para reformular plan de accin; permite imaginar nuevas tareas para mejorarlo Evaluacin al trmino del proceso Ayuda a pensar hacia adelante, arroja lecciones (repetir accin o proyecto para enfrentar otros temas a resolver).
Describir el logro deseado y posible de obtener. Describir las etapas que contempla la ejecucin del proyecto. Describir cada una, sealando sus caractersticas, el tiempo y los recursos destinados a ellas. Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el proyecto. Detallar por separado los gastos e ingresos del proyecto en su totalidad. Describir mecanismos de evaluacin del proyecto.
Cmo se evaluar?
3. OBJETIVOS.
a) Cul es el objetivo general ? Se debe precisar cul es el propsito, resultado o cambio que se desea alcanzar. b) Cules son los objetivos especficos? Hay que establecer los pasos necesarios para el cumplimiento del objetivo general.
1a.Sem
2a.Sem
3a.Sem
4a.Sem
5a.Sem
6a.Sem
Siempre se debe evaluar el Proyecto, pudiendo realizarse en distintas etapas del mismo. 6. PRODUCTOS DEL PROYECTO.
Son los resultados concretos que se lograrn a travs de las actividades del proyecto, esto es los bienes y/o servicios especficos y reales que entregar. Deben indicarse en forma cuantificada.
14. Evaluacin
Puede implementarse durante el desarrollo del proyecto y/o al final de ste. La evaluacin debe considerar elementos tales como: a)Cobertura: se refiere a la cantidad de personas que participan en la implementacin del proyecto y el nmero de beneficiarios. b)Opinin de los participantes, que entrega informacin respecto a: organizacin de las actividades implementadas, beneficio de los productos, funcionamiento de los productos, etc. c)ndice de participacin y desercin de las actividades propuestas en el proyecto.