PRODUCCIN

MERCADOTECNIA

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

1.-Ing.del producto 2.-Ing.de la planta 3.-Ing.industrial 4.-Planeac.y control de la produccin 5.-Abastecimientos 6.-Fabricacin 7.-Control de calidad

Investig.de mercados Planeacin y desarrollo Precio Distribucin y logstica Adm.de ventas Comunicacin Estrategia de mercado

Financiamiento Contralora

Contratacin y empleo Capacitacin y desarrollo del producto Sueldos y salarios Relaciones laborales Servicio y prestaciones Higiene y Seguridad Industrial Industrial Planeacin Recursos Humanos

PRODUCCIN Formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de productos. Suministra y coordina: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas. Sus funciones son:

1. INGENIERA DEL PRODUCTO: 2. INGENIERA DE LA PLANTA 3. INGENIERA INDUSTRIAL 4. PLANEACIN Y CONTROL DE LA PRODUCCIN 5.ABASTECIMIENTO

Diseo del producto Pruebas del producto Asistencia a mercadotecnia Diseo de instalaciones y sus especificaciones. Mantenimiento y control de equipos. Estudio de mtodos. Medida de Trabajo. Distribucin de la Planta. Programacin. Informes de avances de la produccin. Embarque Compras locales e interprovinciales Control de inventarios. Almacn. Servicios Inspeccin de Prueba. Registros de Inspecciones. Mtodos de recuperacin.

6. FABRICACIN 7. CONTROL DE CALIDAD

. .

MERCADOTECNIA Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesitan distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado. Tiene como funciones:

1. INVESTIGACIN DE MERCADOS. 2. PLANEACIN Y DESARROLLO - Empaque DEL PRODUCTO: - Marca 3. PRECIO 4. DISTRIBUCIN LOGSTICA 5. ADMINISTRACIN DE VENTAS 6. COMUNICACIN: - Promocin de ventas - Publicidad - Relaciones pblicas 7. ESTRATEGIAS DE MERCADO

FINANZAS Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa. Tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros. Comprende las siguientes funciones: 1. FINANCIAMIENTO: - Planeacin financiera - Relaciones financieras - Tesorera - Obtencin de recursos - Inversiones 2. CONTRALORA: - Contabilidad general - Contabilidad de costos - Presupuestos - Auditora interna - Estadsticas - Crdito y cobranzas - Impuestos ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo, cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, de seleccin, de capacitacin y desarrollo. Sus funciones principales son: 1. CONTRATACIN Y EMPLEO: - Reclutamiento - Seleccin - Contratacin - Introduccin o induccin - Promocin, transferencias y ascensos 2. CAPACITACIN Y DESARROLLO: - Entrenamiento - Capacitacin - Desarrollo 3. SUELDOS Y SALARIOS: - Anlisis y valuacin de puestos - Clasificacin de mritos - Remuneracin y vacaciones

4. RELACIONES LABORALES: - Comunicacin - Contratos colectivos de trabajo - Disciplina - Investigacin de personal - Relaciones de trabajo 5. SERVICIOS Y PRESTACIONES: - Actividades creativas - Actividades culturales - Prestaciones
6. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: - Servicio mdico

- Campaas de higiene y seguridad - Ausentismo y accidentes

7. PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS: - Inventario de recursos

humanos - Rotacin - Auditora de personal FACTORES QUE DETERMINAN EL TRIUNFO DE UNA EMPRESA 1.- Experiencia y capacidad del dueo o directivo 2.- Capital suficiente 3.- Crdito disponible 4.- Buena ubicacin 5.- Mtodos de administracin moderna 6.- Mtodos de contabilidad con sus respectivos balances 7.- Personal eficiente y corts 8.- Adecuada cobertura contra ciertos riesgos.

DIAGNSTICO PARA EMPRESAS DE ECUADOR

Qu es un Diagnstico Empresarial? El Diagnstico de Empresa constituye una herramienta sencilla y de gran utilidad con el fin de conocer la situacin actual de su negocio, organizacin empresa y los problemas que impiden su crecimiento, supervivencia, desarrollo y expansin. Este tipo de diagnstico se pueden detectar las causas principales de los "problemas" que tiene su empresa, de manera que se puedan enfocar o canalizar los esfuerzos futuros en buscar las medidas ms efectivas para evitar el desperdicio de energa, esfuerzos, tiempo y dinero. Cul es el objetivo de un Diagnstico Empresarial? Un diagnstico de empresa se hace con el objetivo de llevar a cabo una planificacin estratgica empresarial, llevando consigo una responsabilidad acerca del futuro del negocio, organizacin o empresa, las estrategias originadas de este diagnstico tendrn la responsabilidad de garantizar el futuro, la expansin y el xito de su empresa. En qu consiste el servicio de Diagnstico Empresarial? 1. Evaluacin de las caractersticas generales de la empresa 2. Evaluacin de los factores ambientales 3. Evaluacin de los objetivos y estrategias (globales) 4. Evaluacin financiera 5. Evaluacin de la comercializacin

6. Evaluacin de la produccin (actividades) 7. Evaluacin de investigacin y desarrollo (i y d) 8. Evaluacin de los recursos humanos 9. Evaluacin de los sistemas y prcticas de gestin 10. Evaluacin del rendimiento (global) Qu obtendr si hago el Diagnstico Empresarial? 1. El estado real de la situacin actual de su empresa 2. Recibir un informe completo de la situacin de la empresa incluyendo las conclusiones y recomendaciones 3. Podrs informarse ms detenidamente de las situaciones de riesgo y emergencias por las que est pasando su negocio y hacer algo al respecto. Adems recibir una propuesta de trabajo de consultora de empresas para remediar, corregir o manejar cualquiera situacin encontrada en el diagnstico, con el propsito de incrementar la produccin, las ventas y la eficiencia del personal de la empresa. Para quin es dirigido este servicio? Este servicio est dirigido a todos los propietarios de negocios, gerentes, directores o administradores de todas las empresas del Ecuador. Qu ocurre con la informacin confidencial de mi empresa? El Consultor firmara un contrato de consultora y acuerda mantener la confidencialidad durante y despus del Diagnstico Empresarial, y acuerda que cualquier informacin recibida ser mantenida como confidencial y evitar revelarla a toda persona NO autorizada por la empresa-cliente. Interaccin e interdependencia de las principales variables En la actualidad, la administracin de empresas y dems tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interaccin e interdependencia de las cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto especfico de estudio de una o ms corrientes de la teora administrativa. Las cinco variables bsicas, (tarea, estructura, personas, tecnologa y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de administracin de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistmico y complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las dems; si se modifica una ellas, las otras tambin se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por separado. La adecuacin de estas cinco variables constituye el principal desafo de la administracin. En una subunidad especializada (por ejemplo, un

departamento, una divisin, una seccin), algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante. Debido a la creciente importancia de la administracin y los nuevos y complejos desafos que enfrenta, los investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su naturaleza, impacto, duracin, importancia, etc.) en la estructura y el comportamiento de las empresas, y que dificultan enormemente tener una visin global de stas. A medida que la administracin enfrenta nuevos desafos y nuevas situaciones, las teoras administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean tiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teora administrativa en el transcurso de este siglo. Perspectivas futuras de la administracin En las prximas dcadas la tarea administrativa ser incierta y excitante, pues deber enfrentar cambios y transformaciones llenos de imprecisin e incertidumbre. El administrador deber enfrentar problemas cada vez ms diversos y ms complejos que los anteriores, y sus atencin estar dirigida a eventos y grupos situados dentro o fuera de la empresa, los cuales le proporcionarn informacin contradictoria que dificultar su diagnstico y la compresin de los problemas que deben resolver o las situaciones que deben enfrentar: exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores; desafos de los competidores; expectativas de la alta administracin, de los subordinados, de los accionistas, entre otros. Sin embargo estas exigencias, desafos y expectativas experimentan profundos cambios que sobrepasan la capacidad del administrador para acompaarlos de cerca y comprenderlos de manera adecuada. Estos cambios tienden a aumentar debido a la inclusin de otras nuevas variables a medida que el proceso se desarrolla y crea una turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una empresa eficiente y eficaz. El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirn impactos profundos en las empresas. Las prximas dcadas se caracterizarn por los desafos y turbulencias que deber enfrentar la administracin:
y

Las empresas estn en continua adaptacin a sus ambientes. Esta adaptacin continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reduccin de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satisface sus demandas ambientales y el ambiente requiere mayor volumen de salidas y resultados de la empresa. Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflacin. Los costos de energa, materias primas y fuerza laboral estn elevndose de forma notoria. La inflacin exigir cada vez mayor eficiencia en la administracin de las empresas para obtener mejores resultados con los

recursos disponibles y los programas de reduccin de costos operacionales. La competencia es cada vez ms aguda. A medida que aumentan los mercados y los negocios, tambin crecen los riesgos en la actividad empresarial. Existe la tendencia a una creciente sofisticacin de la tecnologa. Los nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnologa en las empresas causan impactos en la estructura organizacional. La internalizacin del mundo de los negocios, denominada globalizacin, es el factor ms importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la comunicacin, del computador y el transporte, las empresas estn internacionalizando sus actividades y operaciones. Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las empresas se vuelven ms competitivas, sofisticadas tecnolgicamente, se internacionalizan ms y, con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman ms la atencin del ambiente y del pblico, son ms visibles, y la opinin pblica las percibe mejor.

Las empresas deben enfrentar todos estos desafos, presiones y amenazas (en el futuro sern muchos ms) que recaen sobre ellas, y la nica arman con que cuentan ser slo los administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cmo adecuar y adaptar las principales variables empresariales entre s (tareas, tecnologas, estructura organizacional, personas y ambiente externo e interno). PROCESO ADMINISTRATIVO

Proceso administrativo

La administracin puede verse tambin como un proceso. Segn Fayol, dicho proceso est compuesto por funciones bsicas que son:      Planificacin Organizacin Direccin Coordinacin Control.

Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado para la obtencin de lograrlos. Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas. Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea en determinada actividad. Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas. Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultneamente. Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el proceso.

LA PLANEACIN es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que pueda deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:

a. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. b. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina. c. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. d. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. e. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea. f. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las "corazonadas" o empirismos. g. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. h. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. i. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. j. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. k. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. l. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. m. La moral se eleva sustancialmente al conocer todos los miembros hacia donde se dirigen sus esfuerzos. n. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa PRINCIPIOS Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios, cuya aplicacin es indispensable para lograr una administracin racional. Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable. Es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. Objetividad y Cuantificacin: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios. Este principio, tambin conocido como el principio de Precisin, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los riesgos. La cuantificacin facilita la ejecucin y evaluacin del progreso de los planes.

Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer "colchones de seguridad" puede ocasionar resultados desastrosos. Unidad: Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias); y consecuentemente, las polticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos. TIPOLOGA DE LA PLANEACIN Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al perodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en: Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. Estos, a su vez, pueden ser: - Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses. - Mediatos: se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis o menor de doce meses. Mediano Plazo: Su delimitacin es por un perodo de uno a tres aos. Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos. Algunos autores se refieren a la planeacin como planeacin integral o como planeacin total, en los casos en que dicha planeacin abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organizacin. Esta, a su vez, puede ser: Estratgica: Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa, y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende a toda la empresa.

PROCESO DE PLANEACIN El proceso de planeacin consiste en el seguimiento de los pasos que, en secuencia lgica, se debe realizar para llegar al logro del objetivo. ETAPAS DE PLANEACIN.

Est integrada por las siguientes etapas: Propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social. Las siguientes cuatro caractersticas se diferencian de los objetivos. a. Son bsicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los dems elementos. b. Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos. c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organizacin. d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado. Investigacin: La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos. La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. Premisas: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan. Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: 1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propsitos. 2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas premisas externas pueden ser: a. De carcter poltico. b. De carcter legal.

c. d. e. f.

Econmicas. Sociales. Tcnicas. Otros factores.

Objetivos. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Clasificacin de los objetivos: 1. Estratgicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. 2. Tcticos o departamentales: se refieren a un rea o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo. 3. Operacionales o especficos: se establecen en niveles o secciones ms especficas de la empresa e invariablemente son a corto plazo. ESTRATEGIAS: Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en s. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. Determinacin de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 2. Evaluacin: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas. 3. Seleccin de alternativas: considerar las alternativas ms idneas en cuanto a factibilidad y ventajas. Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario:
y y y y y y

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. Determinarlas con claridad. No confundir las estrategias con las tcticas, ya que estas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

POLTICAS. Las polticas son guas para orientar la accin, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. ORGANIZACIN ORGANIZACIN es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. ELEMENTOS Entre los elementos de la organizacin tenemos: Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerrquica. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN. Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: 1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, entre otros), lo que obviamente redunda es la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. 2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. 4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. PRINCIPIOS. A criterio de Vctor Hugo Reinoso, expresado en su obra " El proceso administrativo y su aplicacin en las empresas", los principios de la organizacin son los siguientes: Anlisis del objetivo: Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organizacin es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo. (Separata Unidad 4-Organizacin) El proceso que sigue la organizacin es de mayor a menor; esto es, partiendo del plan general se necesita analizar desde las divisiones primordiales de la empresa hasta las actividades de cada grupo de obreros o empleados. Se comprende que en esta tarea tendrn que intervenir tanto los funcionarios superiores de la empresa, para los planes generales; como los tcnicos de todo nivel, con relacin a su sector. Divisin del trabajo: Consiste en determinar con la debida separacin, cules son los rganos necesarios y suficientes para realizar el plan. Esto conduce a la creacin de departamentos, secciones o puestos personales dentro de ellos, delinendose concretamente el alcance de sus funciones y forma de realizarlas. Coordinacin: El principio de coordinacin es la consecuencia lgica de la divisin del trabajo, y consiste en determinar las relaciones que deban existir dentro de las diversas unidades funcionales, para alcanzar el fin propuesto. Con la divisin del trabajo, el todo u objetivo se descompone en sus elementos primos, siguindose un proceso de anlisis; en tanto que con la coordinacin, dichas partes vuelven a reunirse siguindose un proceso de sntesis, para constituir un todo armnico. La coordinacin debe establecerse tomando en cuenta: La forma, el tiempo y el lugar. Delegacin de autoridad: En las empresas tienen que haber agentes ejecutivos y agentes directivos. La direccin, por imposibilidad fsica, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona, sino tendr que diluirse en una escala de jerarquas. Deben establecerse las reas y lmites de autoridad de cada director con toda precisin, para evitar conflictos que producen desorden. Adems, paralelamente a la delimitacin de autoridad, y como consecuencia de ella, se fija el alcance de la responsabilidad.

Control: Los directores necesitan comprobar que la ejecucin se realiza como est previsto, pero su vigilancia no debe concretarse a la obra una vez terminada, sino tiene que ser constante y abarcar todas las fases de la ejecucin. Obviamente, el control estar delimitado segn el rea de autoridad del directivo; el conocimiento en detalle del desarrollo del programa corresponde a los directores subalternos, en tanto que a los superiores compete el conocimiento de conjunto. En el plan de organizacin necesita delinearse las formas de control que debern existir, y son las siguientes: Supervisin personal, Control documental y Control mecnico. Establecimiento de documentacin adecuada: La documentacin sirve a dos propsitos: para coordinar, mediante rdenes o instrucciones, y para controlar mediante informes. Debe procurarse que todas las actividades en su iniciacin, desarrollo y terminacin estn amparadas por documentos, pues son el vehculo de los trmites; pero debe tenerse mucho cuidado para no establecer documentos superfluos, duplicados en sus fines e innecesarios que vengan a complicar el mecanismo administrativo y eleven su costo indebidamente. Simplificacin: El establecer la simplificacin, el seleccionarse los mejores tipos, tamaos, calidades, etc.; implica la adopcin de tcnicas y mtodos de trabajo evolucionados, que tiendan al estndar, por lo cual se puede decir que la simplificacin forma parte de la estandarizacin, que describiremos inmediatamente. Estandarizacin: Estndar es aquel objeto, acto o procedimiento que se considera como lo mejor y ms eficiente al momento de establecerlo, dentro de las condiciones existentes, y que viene a constituir un patrn de medida y comparacin. Como hemos dicho, para llegar a la simplificacin se requiere previamente la adopcin de estndares, por lo cual puede considerarse que aquella es el objetivo de la estandarizacin. Con la estandarizacin se crean hbitos que facilitan la ejecucin, con la consiguiente economa de capital, tiempo y esfuerzos, aumentando la produccin, disminuyendo los costos y obtenindose mayores rendimientos de las inversiones. Sistema: El conjunto de planes de organizacin constituye el sistema sobre el cual debe basarse la ejecucin. La finalidad del mismo consiste en sentar las normas para establecer una rutina de trabajo, entendindose como tal, un camino a seguir mediante precisas instrucciones, en las que no se deje nada al acaso; y se prevean, en lo posible, los incidentes que puedan ocurrir en la ejecucin. La rutina tiende a crear una costumbre a la que se adapta la mente

humana con facilidad, y en las reglas que se formulen debe dejarse lo menos posible a la interpretacin del criterio personal, pues la aplicacin incorrecta del mismo, puede insensiblemente desintegrar el sistema, desvirtuando sus fines. Debe procurarse que el sistema sea sencillo para que su costo de operacin se justifique. Instructivos: El sistema da a conocer al personal mediante instructivos, que pueden ser de dos clases: REGLAMENTO INTERNO: En l se fijan las obligaciones y derechos del personal y del empresario. INSTRUCTIVOS DE ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO: En ste se indicarn, en detalle las funciones, mtodos, trmites; y en general, la forma de operar. Cuadros y grficos: El instructivo debe complementarse con cuadros y grficos para mayor claridad. (El proceso administrativo y su aplicacin en las empresas-V.H.Reinoso-pgs.564 a 573-Resumen) ETAPAS DE LA ORGANIZACIN 1. JERARQUIZACIN Deben determinarse claramente los diferentes niveles jerrquicos que se encuentran en la organizacin. Por ejemplo: Nivel Directivo, Ejecutivo, Auxiliar, Operacional y Asesora; adems, los departamentos y las diferentes secciones departamentales. Las instituciones pblicas y privadas constituyen sistemas integrados formados por niveles administrativos que cumplen las funciones y responsabilidades a ellos asignados por ley, por necesidad o por costumbre, a efectos de lograr metas y objetivos. El enfoque estructural, funcional y jurdico de la administracin, unido a la necesidad de dividir el trabajo, coordinar las tareas, determinar y reconocer la autoridad dentro de un marco fluido de comunicaciones, dio origen a la creacin de los rganos administrativos y al establecimiento de los criterios de departamentalizacin.