Sistema Es un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos/energa/materia para

proveer informacin/energa/materia. Partes del Sistema Entradas: son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin. Constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Proceso: es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una mquina, un individuo, una computadora, etc. En la transformacin de entradas en salidas debemos saber siempre como se efecta esa transformacin. Con frecuencia el procesador puede ser diseado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus, porque esta transformacin es demasiado compleja. En tal caso la funcin de proceso se denomina una "caja negra". Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente. Retroalimentacin: es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza. Caractersticas de los Sistemas Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Subsistemas y Suprasitemas En la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), ya que conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina suprasistema o macrosistema. Tipos de Sistemas Por su origen en Naturales y Hechos por el hombre. Por su composicin en Sociales y Hombre-mquina. Por su duracin en Permanentes y Temporales. Por su estabilidad en Estables o estacionarios y en No estables o no estacionarios. Por su respuesta ante el medio ambiente en Adaptables y No adaptables. En cuanto a su constitucin, pueden ser concretos o abstractos: Sistemas concretos o fsicos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.

Por su certidumbre en determinsticos y probabilsticas: Determinsticos: son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza. Probabilsticas: son aquellos en los que existe incertidumbre al respecto. Las organizaciones son sistemas probabilsticos, aunque existen vertiginosas fuerzas internas que tiendan a convertirlos en determinsticos, igualmente se encuentran en su medio circundante probabilstico, la incertidumbre permea todas las actividades de la organizacin.

Por su grado de complejidad en Simples, Compuestos y Complejos: Simple: esta formado por una o algunas pocas partes y su funcionamiento es visible al observador. Compuesto: est formado por varias partes pero los enlaces entre stas no aaden informacin adicional. Nos basta con saber como funciona cada una de ellas para entender el sistema. Complejo: es un sistema compuesto por varias partes interconectadas o entrelazadas cuyos vnculos entre ellas contienen informacin adicional y oculta al observador. Para

describir un sistema complejo hace falta no solo conocer el funcionamiento de las partes sino conocer como se relacionan entre s. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.

Las Organizaciones como Sistemas Abiertos Son un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos objetivos comunes. Caractersticas de los Sistemas Abiertos 1. Ciclo de Actividades. Mantienen un intercambio de energa con el entorno. El Producto que exportan como resultado de sus operaciones de produccin prev los recursos de energa necesarios para la repeticin del ciclo de actividades. Los recursos de energa pueden proceder del resultado de intercambiar los productos o de la misma actividad del sistema. La estructura del sistema est dada por el conjunto de actividades y no slo por el conjunto de elementos. 2. Entropa. La supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidad para resistir el proceso entrpico. La entropa es una ley universal de la naturaleza por lo cual todas las formas de organizacin se dirigen hacia la desorganizacin y la muerte. 3. Crecimiento. Al adaptarse el medio ambiente al sistema intenta absorber las fuerzas externas o adquirir control sobre ellas. La preservacin del carcter de los sistemas complejos se logra mediante el crecimiento y la expansin.

4. Equifinalidad. Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 5. Uso de informacin. Los insumos de los sistemas vivientes y sociales no consisten nicamente de materiales y energa; tambin hay insumos de mensajes que informan a la estructura del sistema acerca del entorno y su propio funcionamiento con relacin a ste. Este tipo ms simple de informacin es la realimentacin, que permite al sistema corregir sus desviaciones respecto a un curso deseado. 6. Codificacin. La recepcin de insumos por el sistema es selectiva. No todos pueden ser absorbidos por el sistema. Los mecanismos selectivos que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan para la estructura del sistema, componen el proceso de codificacin. 7. Subsistemas. Los sistemas vivientes tienen un grado de complejidad superior al mnimo compatible con la vida del sistema. De entre ellos destaca el subsistema de toma de decisiones, que controla todo el sistema y sin el cual no puede desarrollarse. 8. Homeostasis. Los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una exportacin continua de los productos del sistema, su principio bsico es la preservacin del carcter del sistema, o sea, un equilibrio casi estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energa en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador. 9. Diferenciacin. La organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin interna. 10. Lmites o fronteras. Como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de accin del sistema, as como su grado de apertura.

Subsistemas que forman las Organizacionaes a) Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. b) Subsistema tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. c) Subsistema administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. Procedimientos Es una funcin encaminada al anlisis de los planes de accin colectivos del personal, de los procedimientos, de las formas y equipo, con el fin de ayudar a la administracin en la simplificacin y estandarizacin de operaciones. Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado a logro de un fin determinado. Funcin de Sistemas y Procedimientos Puede observarse que las unidades de sistemas y procedimientos estudian y analizan la organizacin, sus sistemas administrativos con el fin de proponer y en su caso disear, implantar, actualizar los sistemas existentes para permitir evaluar su eficiencia en el logro de los objetivos establecidos, logrndose con ello el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales y financieros. Para poder cumplir con este compromiso la unidad de sistemas y procedimientos tiene que cumplir con las siguientes funciones: Estudiar permanentemente la organizacin y el funcionamiento general de la empresa o reas de estudio. Diagnosticar sobre mtodos de operacin as como los sistemas de informacin. Analizar los procedimientos, las relaciones en la organizacin, la estandarizacin del trabajo, la simplificacin y la medicin de la productividad. Disear sistemas ms eficientes, comparar las distintas opciones para seleccionar la mas indicada incluyendo el estudio de mtodos manuales, mecanizados o electrnicos. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicacin y actualizacin. Revisar la implantacin de nuevos mtodos, revisar la efectividad de los que podran considerarse como la fase final del programa de sistemas.