INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE INGENIERÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

CURSO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PUNTO DE CONTROL 1:

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN

“Cafetería Farfalla”

PROFESOR: Carlos Arias

ESTUDIANTES:

Carla Campos

Carné 200670366

María Laura Castro Soto

Carné 200647134

II SEMESTRE, 2008.
1. INTRODUCCION

1.1. Propósito

El presente documento tiene como fin, proporcionar a los encargados y

administradores de la cafetería “Farfalla” una visión clara y general de los requerimientos
acordados que se incluirán en el sistema de información a realizar, tanto los funcionales
como los no funcionales. Para esto se da una descripción detallada de cada punto que el
mismo debe contener para cerciorar que las necesidades expuestas por el usuario serán
cumplidas y las obtendrá según lo acordado, sin que haya malos entendidos.

Este documento pretende dejar claro a qué alcances y limitaciones se pueden

enfrentar los usuarios del sistema de información a partir de la siguiente presentación de
especificación de requerimientos.

1.2. Alcance

El producto a desarrollar consiste en un sistema de información para la cafetería

“Farfalla” denominado como sistema de información Farfalla con el cual se procura lograr
un control eficiente de la información mediante las siguientes aplicaciones:

• Acceso restringido al sistema según cargo que se ocupe en la empresa.

• Entrada y almacenamiento de información referente a todos los productos que

ingresan al inventario como materia prima cada cierto tiempo en una base de datos
creada previamente.

• Creación de menús variados y saludables (asesoría externa con nutricionista)

semanalmente a partir de la información que se almacena en inventario.

• A partir de una debida planeación de las cantidades diarias necesarias para cubrir la
demanda, disminución de cantidades existentes en inventario de cada tipo de materia
prima requerida.
• Facturación rápida de productos junto con un eficaz almacenamiento de la información
referente a las ventas diarias en una base de datos de forma similar al
almacenamiento de información del inventario.

• Emisión de pedido de productos faltantes a proveedores vía correo electrónico ó vía

telefónica a partir de mensaje de alerta del sistema procedente de la base de datos
de inventario.

• Registro y almacenamiento periódico de información relativa a costos indirectos del

proceso en base de datos creada exclusivamente para este propósito.

• Despliegue de información cada cierto tiempo vinculada con ventas y costos tanto
directos como indirectos de cafetería “Farfalla” para optimizar los procesos contables.

1.3. Definiciones, acrónimos y abreviaciones

En el sistema de información a desarrollar se tienen presentes nueve conceptos los

cuales son: materia prima, proveedores, costos directos, costos indirectos, inventario,
ventas, producto, menú y clientes los cuales tienen definiciones importantes de conocer
en este contexto de especificación de requerimientos del sistema de información a
desarrollar para que no existan ambigüedades a la hora de implementar el sistema en la
cafetería.

Materia Prima1: principales sustancias usadas en la producción que son transformadas

en artículos terminados con la adición de mano de obra y gastos indirectos de fabricación,
en nuestro caso tenemos por ejemplo: carnes, verduras, frutas, condimento, harinas entre
otros.
Proveedores: empresas responsables de suministrar las materias primas necesarias
para la realización de los almuerzos diariamente, que han sido preliminarmente
contratadas.
Costos directos1: costos que se pueden identificar o cuantificar plenamente con los
productos terminados o en un área específica, en este caso nos referimos como costos
directos de fabricación a los costos de todas las materias primas suministradas por los
proveedores.
Costos indirectos1: costos que no son identificables o cuantificables con los productos
terminados o en un área específica de producción, en este caso tenemos mano de obra
de empleados, electricidad, alquiler local, agua, teléfono entre otros.
Inventario2: existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para
comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes
de venderlos, en un período económico determinado.
Ventas3: cesión de una mercancía mediante un precio convenido. La venta puede ser: 1)
al contado, cuando se paga la mercancía en el momento de tomarla, 2) a crédito, cuando
el precio se paga con posterioridad a la adquisición y 3) a plazos, cuando el pago se
fracciona en varias entregas sucesivas. En este caso, cafetería “Farfalla” utiliza solamente
pagos a contado ya sea en efectivo o tarjeta.
Producto: objeto resultante del proceso de fabricación, en este caso son los almuerzos
creados en cafetería “Farfalla”.
Menú: conjunto de opciones de tipos de comidas para ser vendidas. En nuestro contexto
se tienen diferentes menús según se diseñan gracias a la asesoría de una nutricionista.
Cliente: consumidor o usuario del servicio brindado en la cafetería.

1.4. Referencias

Las referencias descritas son las utilizadas para definir los conceptos anteriores.

1. González, Elena. “Definiciones en Costos”. Obtenida en: 
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/definencostos.htm.
Página visitada: 30/08/08
2. “¿Qué es un inventario y cuáles son sus tipos?” Obtenida en:
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/43/inventario.htm.
Página visitada: 30/08/08
3. “Definición  de Venta.” Obtenida en: 
http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/definicion-concepto-venta.htm. Página
visitada: 30/08/08

2. LISTADO DE REQUERIMIENTOS

2.1 Requerimientos Funcionales

Los   requerimientos   funcionales   se   organizan   por   clase   de   usuario,   nos     referimos   a 

usuario   cuando   hablamos   de  Administrador,   Encargado   de   caja,   Encargado   de 

inventarios, Encargado de Cocina, Contador, Nutricionista, y empleados en general,  los 

mismos son especificados en la parte correspondiente a ACTORES en los Casos de Uso. 

2.2 Listado de Requerimientos Funcionales

1. Ingresar al sistema
2. Mantenimiento base de datos Empleados.
3. Habilitar ventanas para empleados.
4. Mantenimiento base de datos Materia Prima.
5. Mantenimiento base de datos Menús.
6. Actualizar existencias en inventario por uso de materia prima.
7. Facturación de la venta.
8. Manejo de base de datos de costos directos e indirectos.
9. Mantenimiento base de datos de Informes de Contabilidad.
10. Consulta Informe de Contabilidad.
11. Mantenimiento base de datos Proveedores.
12. Envío pedido a Proveedores.
13. Consulta de Inventario.

2.3 Casos de Uso

Caso de Uso 1. Ingresar al sistema

Administrador, Encargado de caja, Encargado de
inventarios, Contador, Nutricionista, empleados en
Actores: general.
Propósito: Permitir a los empleados ingresar al sistema.

El empleado llega a la computadora para ingresar en

el sistema, introduce un nombre de usuario y una
contraseña que el sistema verifica pertenezca a la
base de datos correspondiente y de ser así lo deja
ingresar al sistema y se activan las ventanas
Resumen: previamente permitidas para el usuario.
Referencias cruzadas: Req 2, Req3

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el usuario
entra al sistema.
3. El usuario digita la información solicitada y
da clic en el botón Ingresar.
Curso Alternos
Línea4. Si la contraseña o nombre de usuario
es inválido.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
Resumen:
Referencias cruzadas:
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
1. Este caso de uso empieza cuando el
administrador, una vez dentro del sistema,
escoge la opción Empleados.
3. El usuario selecciona la opción.
7. El usuario digita la información
dependiendo de la opción seleccionada y da
clic en el botón correspondiente.
2. El sistema le solicita el nombre de usuario y la
contraseña.
4. El sistema verifica la existencia del usuario y activa
las ventanas previamente permitidas.
El sistema muestra un mensaje de error y solicita de
nuevo la información
2. Mantenimiento Base de Datos Empleado.
Administrador
Permitir administrar una base de datos con los
empleados de la cafetería, agregando, editando o
eliminando los mismos.
El administrador ingresa al sistema y en las opciones
escoge la opción Empleados y una vez ahí decide
Agregar, Editar o Eliminar empleados, en cada opción
sigue las instrucciones y así mantiene actualizada la
base de datos con la información necesaria. Cabe
resaltar que el tipo de salario se utilizará para una
clasificación de los empleados por área de trabajo,
Administración, Proceso, o Contabilidad.
Req 1, Req3
Respuesta del sistema
2. El sistema le muestra la opción Nuevo Empleado,
Eliminar Empleado, Editar Empleado.
4. La opción Nuevo Empleado muestra una pantalla en
donde se pide la información del empleado, Código del
empleado (por orden de ingreso a la organización),
Nombre, Edad, Cédula, Puesto, Teléfono, Dirección,
Estado Civil, Fecha de Nacimiento, Sexo, Tipo de
Salario, Ventanas (se asignan en caso de uso 3),
Nombre de Usuario y Contraseña.
5. La opción Eliminar Empleado muestra una pantalla
en donde se pide el Código del Empleado a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
6. La opción Editar Empleado muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Empleado a editar y el
botón Aplicar.
 8. El sistema agrega al Empleado a la base de datos
correspondiente y da la opción Salir o Continuar.
9. El sistema elimina al Empleado con el código
digitado de la base de datos y da la opción Salir o
Continuar.
10. El sistema muestra una pantalla con todos los
datos del Empleado listos para ser editados y el botón
Aplicar.
11. El usuario sale del sistema o reanuda el
caso de uso a partir de la Línea2.
12. El usuario edita los datos del Empleado y
da clic en el botón Aplicar.
13. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
14. El usuario sale del sistema o reanuda el
caso de uso a partir de la Línea2.

Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida. El sistema muestra la opción inactiva.
Línea5, Línea6. Si el código de empleado no El sistema muestra un mensaje de error y pide la
existe en el sistema. información nuevamente.

Caso de Uso 3. Habilitar ventanas para empleados.

Actores: Administrador
Permitir activar las ventanas a las que tendrán acceso
los empleados de la cafetería, dependiendo de su
Propósito: cargo.

El administrador ingresa al sistema y en las opciones

escoge la referente a Ventanas y con la información
solicitada por el sistema busca al empleado al que se
le va a asignar las ventanas permitidas, y se escogen
las mismas. El sistema lo relaciona con el empleado en
Resumen: la base de datos.
Referencias cruzadas: Req 1, Req2.

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
administrador, una vez dentro del sistema,
escoge la opción Ventanas.
2. El sistema muestra una pantalla en la que se pide el
código de empleado.
3. El administrador digita la información y le
da clic al botón Buscar.
4. El sistema busca al empleado en la base de datos y
lo trae a la pantalla, muestra de igual manera las
ventanas disponibles para escoger.
5. El administrador escoge las ventanas a las
que este empleado tendrá acceso, da clic en
el botón Habilitar.
6. El sistema relaciona estas ventanas con el
 empleado.
7. El administrador sale de la pantalla y
regresa al menú principal.

Curso Alternos
Línea1. Si el administrador no tiene acceso a
la opción escogida. El sistema muestra la opción inactiva.
Línea4. Si el código de empleado no existe en El sistema muestra un mensaje de error y solicita de
la base de datos. nuevo la información.

Caso de Uso 4. Mantenimiento Base de Datos Materia Prima

Administrador, Encargado de cocina, Encargado de
Actores: Inventarios.
Permitir administrar una base de datos con todos los
Propósito: productos materia prima que llegan a la cafetería.

El usuario ingresa al sistema y en las opciones escoge

la opción Materia Prima y una vez ahí decide Agregar,
Editar o Eliminar Productos, en cada opción sigue las
instrucciones y así mantiene actualizada la base de
Resumen: datos con la información necesaria.
Referencias cruzadas: Req 1, Req5, Req6.

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Inventario.
2. El sistema muestra una pantalla en la que se pide el
Código del producto que se desea administrar.
3. El usuario digita la información y le da clic
al botón Buscar.

4. El sistema busca el producto y si el mismo existe

entonces muestra una pantalla en donde aparece una
leyenda que dice "Producto en Inventario" y un botón
para Continuar. En caso de que no exista el se muestra
la leyenda "Producto no existente en Inventario" y un
botón para Agregar Nuevo Producto.
5. El usuario escoge una opción.
6. Si se escoge la opción Continuar, el sistema
muestra tres opciones, Agregar, Editar, o Eliminar
Producto.

7. Si se escoge la opción Agregar Nuevo Producto, el

sistema muestra una pantalla en la que se piden los
detalles de ese nuevo producto. Código del producto
(por orden de ingreso al inventario), Nombre, Fecha de
Vencimiento, Cantidad, Costo.
9. El usuario escoge una opción.
10. El usuario digita la información solicitada y
da clic en Aplicar.

15. El usuario digita la información
dependiendo de la opción seleccionada y da
clic en el botón correspondiente.
16. El usuario selecciona una opción.
21. El usuario edita los datos del Producto y da
clic en el botón Aplicar.
23. El usuario selecciona una opción.
Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea4, Línea12, Línea13. Si el código de
producto no existe en el sistema.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
Resumen:
Referencias cruzadas:
11. La opción Agregar, trae a la pantalla el inventario
actual del producto y le permite al usuario agregar a la
base de datos cantidad, fecha de vencimiento, costo.
Muestra botón Agregar.
12. La opción Eliminar Producto muestra una pantalla
en donde se pide el Código del Producto a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
13. La opción Editar Producto muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Producto a editar y el
botón Aplicar.
14. El sistema agrega el producto a la base de datos
de Materia Prima y muestra la opción Salir o Continuar.
17. El sistema agrega el Producto a la base de datos
correspondiente y da la opción Salir o Continuar.
18. El sistema elimina el Producto con el código
digitado de la base de datos y da la opción Salir o
Continuar.
19. El sistema muestra una pantalla con todos los
datos del Producto listos para ser editados y el botón
Aplicar.
20. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
22. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
24. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
El sistema muestra la opción inactiva.
El sistema muestra un mensaje de error y pide la
información nuevamente.
5. Manejo de la Base de Datos de Menús
Encargado de cocina, Nutricionista.
Permitir al usuario de cocina la elaboración,
eliminación, actualización de menús con anterioridad
para tenerlos listos a la hora de facturar.
El usuario ingresa al sistema y conforme revisa el
inventario, diseña los menús, los Edita o Elimina. Así
entonces puede crear combos que hagan mucho más
sencilla la facturación y la administración de la base
de datos.
Req1, Req6, Req 7.
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Menú.
3. El usuario selecciona una opción.
7. El usuario digita da clic en el botón
correspondiente a su selección.
7. El usuario escoge la cantidad de combos y
digita la fecha para la cual se planea servir
ese Menú y da clic en el botón Confeccionar
Combos.
8. El usuario selecciona una opción.
9. El usuario edita los datos del Menú y da clic
en el botón Aplicar.
13. El usuario selecciona una opción.
Curso Alternos
Respuesta del sistema
2. El sistema muestra tres opciones, Diseñar, Eliminar
o Editar Menú.
4. La opción Diseñar, trae a la pantalla el inventario
actual de la cafetería y un botón para Crear Menú.
5. La opción Eliminar Menú muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Menú a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
6. La opción Editar Menú muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Menú a editar y el botón
Aplicar.
4. El sistema muestra una pantalla en donde se puede
seleccionar la cantidad de Combos a crear y se pide la
fecha para la cual se está creando el Menú y el Código
que se asignará a este Menú. Presenta el botón
Confeccionar Combos.
5. El sistema elimina el Menú con el código digitado
de la base de datos y da la opción Salir o Continuar.
6. El sistema muestra una pantalla con todos los datos
del Menú listos para ser editados y el botón Aplicar.
7. El sistema le muestra una pantalla en la que se pide
el código del combo, los componentes del combo
(Carne, Guarniciones, Ensalada, Refresco, Postre,
Extras), y el precio del combo y de los extras. Si se
digitó más de un combo el sistema muestra la
cantidad de pantallas necesarias para ingresarlos
todos. El sistema muestra el resultado final del Menú
Creado y la opción Imprimir, Continuar o Salir.
11. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
12. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
14. Si se escoge la opción Imprimir el sistema envía el
resultado final del menú a Imprimir, de no ser así, el
sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de uso
en la Línea2.
15. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea5, Línea6. Si el código de Menú no existe
en la base de datos.
Línea14. Si no hay papel en la impresora, no
hay tinta o no está encendida.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
Resumen:
Referencias cruzadas:
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Demanda Inventario.
3. El usuario selecciona esta opción.
4. El usuario selecciona el producto a utilizar
ese día y digita la cantidad que se va a
consumir y da clic en Procesar.
6. El usuario selecciona la opción.
9. El usuario selecciona la opción.
Curso Alternos
El sistema muestra la ventana inactiva.
El sistema muestra un mensaje de error y vuelve a
pedir la información.
El sistema genera un mensaje de alerta y da opciones
para cancelar o continuar.
6. Actualizar existencias en inventario por uso de
materia prima.
Encargado de cocina.
Permite crear una plantilla en la que se muestra las
cantidades de materia prima que se van a utilizar
durante el día.
El encargado de cocina ingresa al sistema y selecciona
la opción Inventarios, luego la opción Demanda de
Inventario, digita la fecha y selecciona del inventario
la materia prima a utilizarse y la cantidad. Al final se
muestra en una pantalla con la cantidad que será
preparada en el día. La materia prima utilizada es
restada automáticamente del inventario.
Req 1, Req4, Req5.
Respuesta del sistema
2. El sistema muestra la opción Demanda de
Inventario.
3. El sistema muestra una pantalla en la que se
observan todos los productos en inventario y sus
características.
5. El sistema automáticamente resta esa cantidad de
materia prima del inventario y actualiza la base de
datos del inventario, y le da la opción de Escoger otro
producto o de Mostrar el reporte final de consumo de
materia prima.
7. El sistema reanuda el caso de uso desde la Línea2 o
de lo contrario muestra una pantalla en donde se pide
la fecha en la que se va a utilizar esa materia prima y
despliega el reporte final de consumo.
8. En esta última pantalla se da la opción de Salir.
10. El sistema sale de la pantalla y regresa al menú
principal.
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida. El sistema muestra la ventana inactiva.
Línea5. Si la cantidad digitada no está en El sistema muestra un mensaje de error y solicita una
inventario. cantidad nueva.

Caso de Uso 7. Facturación de la venta

Actores: Administrador, Encargado de caja, Empleados.
Permitir al usuario que se encuentre en la caja facturar
Propósito: las ventas, o anularlas de manera rápida.

El encargado de caja ingresa al sistema y escoge la

opción Facturación. En la misma aparecerán no solo
los combos ya descritos en la creación de menús sino
también los otros productos de inventario que se
venden durante los almuerzos. El sistema guarda esta
Resumen: venta en una base de datos.
Referencias cruzadas: Req 1, Req5, Req6.

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Facturación.

2. El sistema genera una pantalla en la que se

muestra la combos creados para el día y los otros
productos disponibles para la venta, pide también el
modo de pago y la moneda con la que se cancela la
factura, se despliega igual el total.
3. El usuario selecciona la comida decidida por
el cliente, digita la información pedida.
4. El sistema va generando una factura en la que se
muestra los ítems escogidos, el total hasta el
momento y el botón Procesar, dependiendo del modo
de pago (Efectivo u Otros), se aplica un descuento o
un impuesto correspondiente, de tratar de de tarjeta
de crédito se piden los dígitos de la misma, la fecha de
vencimiento y el tipo de tarjeta, si se habla de un
cheque se pide el número del cheque y el banco al
que pertenece. La factura tiene un número que se
asigna automáticamente por el número de ingreso al
sistema.
5. Digita la información pedida de ser
necesario y si todo está correcto el usuario da
clic en Procesar o arregla los detalles
necesarios antes de presionar el botón.
6. El sistema da la opción de imprimir la factura, o
anularla.
7. El usuario escoge la opción.
8. El sistema entonces imprime o anula la factura
recién procesada por el usuario.
9. Le da la opción de Otra Factura o Salir.
10. El usuario escoge la opción.
 11. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.

Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea8. Si no hay papel en la impresora, no
hay tinta o no está encendida.
El sistema muestra la ventana inactiva.
El sistema genera un mensaje de alerta y da opciones
para cancelar o continuar.

8. Manejo de base de datos de costos directos e

Caso de Uso indirectos
Actores: Administrador, Encargado de Inventarios
Permite al usuario entrar al sistema e ingresar,
eliminar o editar todos costos y gatos en los que
Propósito: incurrió.
El usuario ingresa al sistema y selecciona la opción
Costos, ingresa, elimina o edita, todos los datos de los
costos y se almacenan los cambios en una base de
Resumen: datos para utilizarlos después.
Referencias cruzadas: Req4.

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Costos.
2. El sistema muestra tres opciones, Ingresar, Eliminar
o Editar Costo.
3. El usuario selecciona una opción.

4. La opción Ingresar, trae una pantalla en donde se

despliega una Tabla de Costos con los campos Código
del Costo, Nombre, Monto, Impuestos, Moneda, Fecha,
y se despliegan igualmente gastos previamente
ingresados, se da la opción Ingresar Nuevo Costo.
5. La opción Eliminar Costo muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Costo a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
6. La opción Editar Costo muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Costo a editar y el botón
Aplicar.
7. El usuario da clic en el botón
correspondiente a su selección.
8. El sistema le muestra la tabla con los campos
mencionados anteriormente para agregar la cantidad
de costos que el usuario desee digitando la
información que se pide en los campos y presenta el
botón Ingresar.
9. El sistema elimina el Costo con el código digitado
de la base de datos y da la opción Salir o Continuar.
10. El sistema muestra una pantalla con todos los
datos del Menú listos para ser editados y el botón
Aplicar.
5. El usuario digita la información y da clic en
el botón Ingresar.
6. El usuario selecciona una opción.
7. El usuario edita los datos del Costo y da clic
en el botón Aplicar.
11. El usuario selecciona la opción.
Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea5, Línea6. Si el código no existe en la
base de datos.
Línea12. Si no hay papel en la impresora, no
hay tinta o no está encendida.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
Resumen:
Referencias cruzadas:
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Informe Contabilidad.
3. El usuario selecciona la opción.
8. El sistema actualiza la Tabla de Costos y le da la
opción de Revisar la Tabla, Imprimir o Salir.
9. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
10. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
12. El sistema manda a imprimir la Tabla, la muestra o
sale de la pantalla.
13. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
El sistema muestra la ventana inactiva.
El sistema muestra un mensaje de error y solicita de
nuevo la información.
El sistema genera un mensaje de alerta y da opciones
para cancelar o continuar.
9. Mantenimiento Base de Datos de Informes de
Contabilidad
Contador
Permite ingresar, eliminar o editar un informe de
contabilidad creado anteriormente por el contador
basándose en los costos y ventas de la empresa.
El Contador ingresa al sistema y escoge la opción
Informe de Contabilidad. Una vez ahí escoge la opción
Ingresar y agrega a la carpeta Informes el informe
creado con los datos del mismo, lo que genera una
ruta que se almacena en la base de datos y da acceso
al informe.
Req1, Req 8, Req10.
Respuesta del sistema
2. El sistema muestra una pantalla en la que se
observan 3 opciones, Ingresar, Eliminar o Editar
Informe.

7. El usuario da clic en el botón
correspondiente.
11. El usuario digita la información pedida y
da clic en el botón Ingresar.
12. El usuario selecciona una opción.
13. El usuario edita los datos del informe y da
clic en el botón Aplicar.
17. El usuario selecciona una opción.
Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea8. Si no se muestra la ruta donde se
encuentra el Informe.
Línea8. Si no se cargó bien el documento.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
4. En caso de seleccionada la opción Ingresar, el
sistema muestra también un botón Examinar, que
presenta una pantalla con la información del equipo
para que se busque la ruta en donde se encuentre el
informe y se cargue dando clic al botón Aceptar.
5. La opción Eliminar Informe muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Informe a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
6. La opción Editar Informe muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Informe a editar y el botón
Editar.
8. El sistema carga el informe seleccionado y genera la
ruta necesaria, pide de la misma manera el Nombre
del Informe, el Código de Informe y la Fecha de
Informe, presenta el botón Ingresar.
9. El sistema elimina el informe con el código digitado
de la base de datos y da la opción Salir o Continuar.
10. El sistema muestra una pantalla con todos los
datos del informe listos para ser editados y el botón
Aplicar.
14. El sistema guarda en la base de datos el informe
cargado y da la opción de Continuar o Salir.
15. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
16. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
18. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso en la Línea2.
El sistema muestra la ventana inactiva.
El sistema muestra un mensaje de error y permite
reintentar después de revisado el problema.
El sistema presenta un error "Error al cargar el
archivo", y permite reanudar el caso de uso.
10. Consulta de informe de contabilidad
Administrador, Contador.
Permite consultar los informes de contabilidad que han
sido ingresados por el contador previamente.

Resumen:
Referencias cruzadas:
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Consulta Informe Contabilidad.
3. El usuario selecciona la opción.
5. El usuario selecciona el informe que desea
y escoge la opción que desea.
7. El usuario escoge la opción deseada.
Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea6. Si no hay papel en la impresora, no
hay tinta o no está encendida.
Caso de Uso
Actores:
Propósito:
Resumen:
Referencias cruzadas:
Curso Normal de los eventos
Acción del actor
El usuario ingresa al sistema y escoge la opción
Informe de Contabilidad. Una vez ahí escoge la opción
Consulta y busca dentro de todos los reportes el que
corresponde al corte del mes o el que desea consultar
y lo ve o manda a imprimir.
Req1, Req 9.
Respuesta del sistema
2. El sistema muestra una pantalla con la opción
Consulta.
4. El sistema muestra una pantalla en la que se
despliega la lista de todos los informes ingresados con
anterioridad, ordenados cronológicamente, le muestra
la opción Ver o Imprimir.
6. En caso de que se escoja la opción Imprimir, el
sistema manda a imprimir el informe. En caso de que
se escoja Ver, el sistema muestra una pantalla con
todo el informe y también muestra la opción Imprimir.
En cualquiera de los casos regresa a la pantalla de
Consulta de Informe de Contabilidad en donde puede
consultar otro informe o salir.
8. El sistema reanuda el caso de uso en la Línea2 o
regresa al Menú Principal.
El sistema muestra la venta inactiva.
El sistema genera un mensaje de alerta y da opciones
para cancelar o continuar.
11. Mantenimiento Base de Datos Proveedores
Administrador, Encargado de Inventarios
Permitir al usuario agregar un nuevo proveedor a la
base de datos para hacer uso de esta información a la
hora de emitir pedidos.
EL usuario una vez dentro del sistema selecciona la
opción Proveedores y escoge la opción Nuevo
Proveedor, digita la información solicitada y agrega al
proveedor a la base de datos.
Req1, Req12
Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Proveedores.
2. El sistema le muestra la opción Nuevo Proveedor,
Eliminar Proveedor, Editar Proveedor.
3. El usuario selecciona la opción.

4. La opción Nuevo Proveedor muestra una pantalla en

donde se pide la información del proveedor, Código
del Proveedor, Nombre, Dirección, Teléfono, Correo
electrónico, Nombre contacto, Categoría Producto y el
botón Agregar.
5. La opción Eliminar Proveedor muestra una pantalla
en donde se pide el Código del Proveedor a Eliminar y
presenta el botón Eliminar.
6. La opción Editar Proveedor muestra una pantalla en
donde se pide el Código del Proveedor a editar y el
botón Editar.
7. El usuario digita la información
dependiendo de la opción seleccionada y da
clic en el botón correspondiente.
8. El sistema agrega al proveedor a la base de datos
correspondiente y da la opción Salir o Continuar.
9. El sistema elimina al proveedor con el código
digitado de la base de datos y da la opción Salir o
Continuar.
10. El sistema muestra una pantalla con todos los
datos del proveedor listos para ser editados y el botón
Aplicar.
11. El usuario sale del sistema o reanuda el
caso de uso a partir de la Línea2.
12. El usuario edita los datos del proveedor y
da clic en el botón Aplicar.
13. El sistema guarda los cambios relazados y da la
opción de Salir o Continuar.
14. El usuario selecciona una opción.
15. El sistema sale de la pantalla o reanuda el caso de
uso a partir de la Línea2.

Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida. El sistema muestra la ventana inactiva.

Caso de Uso 12. Envío Pedido a Proveedores

Administrador, Encargado de Cocina, Encargado de
Actores: inventarios, Nutricionista.
Permitir al usuario realizar un pedido conforme el
sistema emite un mensaje cuando se encuentra en la
Propósito: cantidad mínima de inventario de cierto producto.
Resumen: El usuario una vez dentro del sistema se pone en
contacto directo con los proveedores vía correo
electrónico y la emite el pedido simultáneamente de lo
 necesario.
Referencias cruzadas: Req1, Req4, Req5, Req6.

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Pedidos.
2. El sistema genera una pantalla en la que se
muestra una lista de proveedores.
3. El usuario selecciona el proveedor.
4. El sistema genera una plantilla.
5. El usuario digita código de producto que se
obtiene del catálogo de los proveedores,
cantidad, fecha de pedido, fecha de entrega y
número de pedido.
6. El sistema envía la plantilla una vez terminada vía
correo electrónico, espera 30 min por una respuesta
por la misma vía por parte del proveedor, en caso de
que no se reciba el sistema genera un mensaje de
alerta.
7. Si se recibe respuesta, el sistema automáticamente
genera el pedido e informa al usuario que se ha
generado un pedido y lo guarda en una base de datos.
8. El usuario recibe la alerta de No Respuesta
y decide a partir de esto si llamar o seguir
esperando.

Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida. El sistema muestra la ventana inactiva.

Caso de Uso 13. Consulta Inventario

Administrador, Nutricionista, Encargado de
Actores: Inventarios, Encargado de Cocina.
Permitir al usuario visualizar el inventario actual de la
empresa para llevar a partir de esto llevar a cabo las
Propósito: actividades de la cafetería.
El usuario una vez dentro del sistema escoge la opción
Inventarios y en la misma se muestra la opción
Consulta, esta opción le permitirá visualizar la
cantidad de materia prima que se tiene en inventario y
así decidir si se lleva o no cabo alguna actividad
Resumen: relacionada con el inventario.
Referencias cruzadas: Req1, Req4, Req5, Req6

Curso Normal de los eventos

Acción del actor Respuesta del sistema
1. Este caso de uso empieza cuando el
usuario, una vez dentro del sistema, escoge la
opción Inventarios.
2. El sistema le muestra la opción Consulta.
3. El usuario selecciona la opción.
4. El sistema le muestra en pantalla el inventario
actual de la cafetería y le da la opción de Imprimir o
Salir.
5. El usuario selecciona la opción.
6. El sistema imprime el inventario.
7. El sistema sale de la pantalla y regresa al menú
principal.

Curso Alternos
Línea1. Si el usuario no tiene acceso a la
opción escogida.
Línea6. Si no hay papel en la impresora, no
hay tinta o no está encendida.
El sistema muestra esta opción inactiva.
El sistema genera un mensaje de alerta y da opciones
para cancelar o continuar.

2.4 Requerimientos No Funcionales

Requerimientos de hardware

Para lograr la adecuada implementación del sistema de información se debe

incurrir en una inversión inicial con la compra de mínimo un sistema informático tipo
microcomputador con todos los periféricos de almacenamiento, entrada y salida de
información (impresora, monitor, mouse) y contar con la máquina dispensadora de
facturas respectivamente.

Requerimientos de software

Para poder utilizar este sistema de información se requiere de disponibilidad de

una plataforma Microsoft Windows 98 o superior, así como de los programas Microsoft
Access 2003 y visual Basic 6.0 ò superior. También es muy importante contar con acceso
a Internet Explorer y contar con algún correo electrónico para emitir los pedidos a
proveedores vía internet.

Requerimientos de calidad
 Se requiere que el sistema llene las expectativas del usuario en cuanto a la calidad
y atractivo gráfico, tiempos y precisión de respuesta del sistema ante fallos no previstos
para que así se cumpla con la calidad esperada por cafetería “Farfalla”.

Requerimientos de seguridad

Para poder mantener la seguridad de la información disponible en el sistema de

información, al iniciar el programa se deberá introducir el nombre del usuario y la
contraseña del sistema, la cual sólo tendrán conocimiento los respectivos empleados de
la cafetería. Según el puesto que desempeñe el empleado podrá ingresar a la información
relacionada con sus labores, esto con el fin de evitar fraudes de información.