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IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.

CARLOS ARIAS

PERFIL DEL PROYECTO Cafetería “Farfalla”

Estudiantes: María Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366

II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Número del proyecto: 001 I. Información general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema información Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetería Farfalla Nombre del líder del proyecto TI y líder del proyecto de negocio: Carla Campos, María Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la información referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetería Farfalla. Descripción de la idea/ iniciativa Actualmente cafetería Farfalla no cuenta con ningún sistema de información en su negocio por ende existen los siguientes problemas: • La facturación es lenta y tediosa ya que se cuenta únicamente con una caja registradora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. Además no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen noción de la utilidad o pérdida que puede estar generando su negocio. • Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las cantidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de inventario como debería. • Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde

tiempo haciendo un recuento de las cantidades disponibles o agotadas además del tiempo que se toma para llevar a cabo el contacto con los proveedores. • Los clientes se quejan de la poca innovación que existe en los menús de la cafetería, el trasfondo de esta situación recae en el hecho de la mala planificación que existe en los inventarios. Al no existir planificación los menús se crean la misma semana a última hora a partir de las materias primas que estén disponibles. • Por último, al no llevar un control de ventas ni de gastos, la contabilidad de la organización es ambigua y hasta muchas veces el contador aproxima valores con ayuda del administrador. Una vez analizada la situación actual de cafetería Farfalla resulta urgente la implementación de un sistema de información que mejore la situación de la empresa y se pueda alcanzar una mejora significativa en la productividad. Situación propuesta La idea del sistema de información Farfalla consiste en un conjunto de soluciones que logren trabajar de la mano entre ellas para retroalimentar las áreas de ventas, inventarios y contabilidad de la organización. Cabe destacar que el sistema de información Farfalla tomará como base a la hora de crear inventarios la materia prima para los almuerzos de la organización ya que es su venta más fuerte del día. Esto se diseña de esta manera para probar la idea y si por ende funciona correctamente se puede capacitar al personal para implementar el mismo sistema para los otros horarios de comida que tienen a disposición para el cliente. Se pretende implementar cinco bases de datos respectivamente una para inventario, ventas, información de proveedores, información de usuarios (empleados) y para gastos o costos indirectos de producción. A partir del cargo y las funciones que delegue cada empleado o cada usuario así será la cantidad de información a la que tendrá acceso, por ejemplo: para iniciar el sistema siempre se pide la clave y el nombre de usuario debidamente almacenados en

una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendrá acceso a inventarios para crear menús o verificación cantidades de materias primas existentes, pero no tendrá acceso a información contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de información con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca innovar el menú con la asesoría de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear múltiples opciones de menú para mejorar la calidad de servicios de la cafetería. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicación tiene entre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantidades de materia prima, actualización de cantidades de materia prima, mensaje de alerta si hace falta algún tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la información de los proveedores de la base de datos y con una aplicación se enlaza la orden de compra vía correo electrónico para agilizar el proceso de emisión de pedidos.

A partir de una aplicación que esté enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturación rápida que a la vez registre y almacene la información relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de producción en esta organización se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al contador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente.

Objetivos Estratégicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovación menús saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturación. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a información relativa a cantidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma continúa estas cantidades para mejorar la planificación de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la información que evite robos y manipulación de información financiera importante. 6. Acceder a información relativa a proveedores para emitir pedidos vía correo electrónico de forma rápida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de información que registre y controle eficientemente toda la información de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mejorar la productividad de su organización. Beneficios-Impacto en la organización Cafetería Farfalla lograría obtener los siguientes beneficios si se llegara a implementar el sistema de información propuesto: • • Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovación de menús • Control sobre sus inventarios

• • • •

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversión en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento que se busca en las tareas de facturación y cocina.

Capacitación de empleados en materia de salud ( menús balanceados )

En fin, el sistema de información Farfalla busca trabajar directamente con estas tres grandes áreas para tener un control de la productividad de la cafetería y mejorar sus índices de productividad al máximo.

Entregas • Registro y almacenamiento de información relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de producción en cinco bases de datos. • Fácil manipulación de la información relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario • • • Control de la información mediante un sistema de seguridad Sistema rápido de facturación de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de información contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos débiles de la cafetería

Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto están pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duración preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de lunes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones • El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podría no llevarse a cabo en la cafetería. • Se requiere que el personal tenga conocimientos mínimos de informática como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. • Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restricción de información. • Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de menú. • • • Poca aceptación de los clientes a nuevas opciones de menú. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de información ni uso de pedidos vía Internet.

Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto están involucradas principalmente tres áreas: ventas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la organización en este caso seria la asesoría brindada por la nutricionista a contratar.

Participantes • • • • • Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado

 

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