MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS ‘VICEMINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y AGROPECUARIO. SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA RESOLUCION ADMINISTRATIVA SENASAG N° 0131/2013 Santisima Trinidad, 16 de julio de 2013 VISTOS ¥ CONSIDERANDO Que, mediante Ley de la Repiblica N° 2061, se crea el Servicio Nacional De Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria, SENASAG, como estructura operativa del Ministerio Rural y Tierras (MDRyT), encargado de administrar el régimen de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria. Que, el Decreto Supremo N° 25729, de fecha 07 de abril del afio 2000, establece la organizacién y funcionamiento del “SENASAG” determinando al mismo tiempo su misién institucional. Que, el ya referido Decreto supremo 25729 establece en su Art. 3(MISION INSTITUCIONAL).= "La misién institucional del SENASAG es administrar el régimen especifico de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria en todo. el territerio nacional; con atribuciones de preservar la Condicién. sanitaria del patrimonio productive agropecuario y forestal el mejoramiento sanitario de la produccién animal y vegetal y garantizar la inocuidad de los alimentos en los tramos productivos y de procesamiento que correspondan al sector agropecuario Que, dentro las atribuciones del SENASAG se encuentran las previstas en el Decreto Supremo 25729 en su Art. 7.-(ATRIBUCIONES) E1 SENASAG tiene las siguientes atribuciones: a) Administrar el régimen legal especifico de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria. b) Resolver los asuntos de su competencia mediante resoluciones administrativas. ¢) Administrar la prestacién de servicio para el logro de su mision institucional. £) Administrar el sistema de registro de insumos agropecuarios, coordinando los temas de salud y medio ambiente con los responsables del sector. v) ejercer la demas atribuciones que permitan cumplimiento de su Mision institucional. Que, la Ley 3525, establece en su Art. 1(OBJETO). Declarar de interés y necesidad nacional, la presente Ley que tiene por objeto: Regular, Promover y fortalecer sosteniblemente el desarrollo de la Produccion Agropecuaria y Forestal no Maderable Ecolégica en Bolivia, la misma se basa en el principio que para la lucha contra el hambre en el mundo no solo basta producir mas alimentos sino que estos sean de calidad, innocuos para 1a salud humana y biodiversidad, asimismo sean accesibles y estén al alcance de todos los seres humanos; y los procesos de produccién, transformacién, industrializacién y comercializacién no deberén causar impacto negativo o dafiar el medio ambiente, Que, ¢l ya referido cuerpo Legal, refiere en su Art. 20(DE LA BJECUCION DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL). se designa al Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e (UAV ® Direccién Av, José Natusch Bog, Felix Saton- Tells 591-3 4628105 — Fase 591-3. 4628683 ‘Webs swrv.senasazgab ho Trinidad - Beni - Estado Plusinacional de BoliviaMINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS ‘VICEMINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y AGROPECUARIO. SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA Inocuidad Alimentaria (SENASAG), como Autoridad Nacional Competente del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica, quien sera responsable de: I. Fiscalizar el cumplimiento de las Normas Técnicas de la produccién ecolégica. II. Fiscalizar los procesos de certificacién ecolégica. III. Elaborar el registro de productores, certificadoras y operadores de productos ecolégicos. Iv. Realizar el seguimiento y evaluacién de certificadoras, inspectores y operadores de productos ecolégicos. V. Bmitir las autorizaciones para las entidades certificadoras y operadores. VI. Mantener las listas actualizadas de insumos permitidos para la produccién ecolégica, con asesoramiento del CNAPE. VII. Efectuar supervisiones en forma periédica y cuando sea necesario, de los establecimientos de produccién y/o transformacién ecolégica. VIII. Resolver conflictos suscitados entre certificadores, operadores y consumidores. Ix. Fiscalizar el comercio nacional e internacional de productos ecolégicos. X. Aplicar sanciones a las infracciones, en el Sistema Nacional de Control. XI. Velar por el buen funcionamiento del Sistema Nacional de Control de la Produccién Beolégica. XII. Promover y tramitar \convenios dé equivalencia del sistema nacional de control con otros gobiernos con el objeto de facilitar el comercio de productos ecolégicos. El Reglamento de Procedimientos del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica, ser& aprobado bajo Resolucién Administrativa del SENASAG. Que, el Decreto Supremo 25729, refiere en su Art. 10, el Director del SENASAG, tiene las atribuciones de: b) Dirigir 1a institucién en todas sus actividades técnicos-operativos y administrativas, e) Dictar resoluciones Administrativas sobre asuntos de competencia, m) Otras atribuciones que le permitan el cumplimiento de los objetivos del SENASAG. Que, el Informe Técnico INF.TEC./UNIA-SNCPE/010/2013, de la Unidad Nacional de Inocuidad Alimentaria, concluye que el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS A ORGANISMOS DE CERTIFICACION ECOLOGICA, Concluye adem4s que esté, se constituye en una necesidad imperiosa que le permitiré al AN-SNCPE-SENASAG actuar bajo procedimientos establecidos. POR TANTO: El Director General Ejecutivo del SENASAG, con las atribuciones conferidas por el Art. 10, inc. e) del Decreto Supremo N° 25729 de 07 de abril de 2000 y Articulo 27 de la Ley 1178. RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Se APRUEBA el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS A ORGANISMOS DE CERTIFICACION ECOLOGICA. £1 mismo que consta de 18 paginas, divididos en 8 Puntos y sus anexos. Lo mismos que forman parte indivisible de la presente resolucién.MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS ‘VICEMINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y AGROPECUARIO ‘SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA ARTICULO SEGUNDO.- Quedan encargados de 1a ejecucién y cumplimiento de la presente Resolucién Administrativa, el Jefe inocuidad alimentaria, los Jefes Distritales encargados de registro///... Nacional de del SENASAG y los Registrese, Comuniquese, Ct %Gnas, Manual de Procedimientos para - ‘Auditoria a Organismos de eS | Certficacion Ecologica UNIA -SNCPE- MAOC- 001 ae Vigente desde: Julio 2013, Pagina ide 18 | 1 SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA UNIDAD NACIONAL DE INOCUIDAD ALIMENTARIA AREA NACIONAL DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL DE LA PRODUCCION ECOLOGICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS A ORGANISMOS DE CERTIFICACION ECOLOGICA REVISADO y ELABORADO POR: APROBADO POR: Nombre: Ing. Heriberto Mamani Acosta Ing. Katty Rojas Quiroga Cargo: ENC. NAL. DE AREA DE SISTEMA NACIONAL DE CONTROL DE LA PRODUCCION ECOLOGICA JEFA NACIONAL DE INOCUIDAD ALIMENTARIA a. i. Firma:Manual de Procedimientos para | UNIA~SNCPE-MAQC- 001 ‘Auditoria a Organismos de Certificacién Ecolégica Vigente desde: Julio 2013, INDICE 1 OBJETIVO DEL MANUAL. 2 ALCANCE DEL MANUAL. 3 GLOSARIO DE TERMINOS 4 CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA. 5 ESPONSABILIDADES. 5.1 Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica. 5.2 Auditor Lider ..... 5.3 Equipo Auditor. 5.4 Organismo de Certificacion auditado. 6. PREPARACION DE LA AUDITORIA...............000000000+ 6.1 Designacién de! equipo auditor... 6.2 _Requisitos para integrar el equipo auditor.......... 6.3 Planificacién y periodicidad de las auditorias. 7. EJECUCION DE LA AUDITORIA. 7.4 Areas a ser auditados. 7.1.1 Area Institucional.... 7.1.2 Area de Calidad... 7.1.3 Area de Inspeccién. 7.1.4 Area de Certificacién.. 7.1.5 Area administrativo. 7.2 Secuencia de la ejecucién de la auditoria.. 7.2.1 Realizacién de la reunién de apertura 7.2.2 Comunicacion durante la auditoria. 7.2.3 Papel de los guias y observadores.... Seen Lo 7.2.4 Recopilaci6n y verificacion de la informacion. 11 7.2.5 Registrar los hallazgos. M1 7.2.6 Preparacién del informe de la auditorla.......csscusvesssessssat4 7.2.7 Reunién de cierre Informe de la auditoria. 12 8 ANEXOS. Anexo 1 Plan de auditoria. 13 Anexo 2 Lista de verificacion de de apertura y cierre de la auditoria...15 Anexo 3 Informe de auditoria.............. i 16 ‘Anexo 4 Lista de verificacion de de apertura y cierre de la auditoria...17 Anexo 5 Planilla de asistencia de apertura y cierre de auditoria.......18Manual de Procedimientos para. | UNIA-SNCPE-MAOc-oo1 | Versiom ‘Austria a Organismos de 3 Certfeacién Ecologies Vigene desde: Julio 2013, Pagina 3618 1. OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un manual que establezca los criterios y procedimientos para planificar y llevar a cabo las auditorias externas a los Organismos de Certificacién (OC), por el Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica (SNCPE) verificando el sistema de certificaci6n ecolégica y el grado de cumplimiento de la normativa en Produccién Ecolégica vigente en el pais. 2. ALCANCE DEL MANUAL El presente manual debe ser aplicado por el equipo de auditores y personal del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica (SNCPE-SENASAG) para la realizacién de auditorias a los Organismos de Certificacién que soliciten su registro en el SNCPE y renovar su registro bajo el cumplimiento de la normativa de produccion ecologica vigente en el pais. 3. GLOSARIO DE TERMINOS Acreditacién: Procedimiento por el cual un organismo con autoridad o acreditador otorga Un reconocimiento formal de que un organismo de cettificacién es competente para llevar a cabo la certficacién de acuerdo a las normas de produccién ecolégica vigentes, Auditoria: Proceso sistemético, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extension en que se cumplen los criterios de la auditoria, Auditoria para habilitacién de organismos de certificacién: procedimiento por el cual un equipo oficial de auditores realiza la evaluacién de una entidad candidata a ser registrada como organismo de certificacion para verificar la conformidad con la normativa de produccién ecolégica en el pais. Auditoria técnica: Revisién sistematica de las actividades del organismo auditado para evaluar el grado de cumplimiento del SGC y la legislacién normativa vigente en el pais. Autoridad Nacional Competente: Autoridad delegada al Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria - SENASAG por la autoridad del estado, para fiscalizar la correcta aplicacién de las normas y el buen funcionamiento del Sistema Nacional de Control de Produccién Ecolégica, Evidencia de la auditoria: Informacion, registros 0 declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoria puede ser cualitativa 0 cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoriaVersién: Manual de Procedimientos para UNIA ~SNCPE- MAOC- 001 3 ‘Auditoria a Organismos de Certficacién Ecolégica Vigente desde: Julio 2013, Pagina Ade 18 se basa tipicamente en entrevistas, revision de documentos, observacién de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Certificacién: Procedimiento por el cual una tercera parte (organismo de certificacién) da seguridad por escrito que un proceso claramente identificado ha sido verificado metédicamente de tal manera de brindar adecuada confianza que los productos ‘especificados cumplen determinadas normas. Control: Identificar, comprobar, inspeccionar y auditar lo relacionados con la produccién, procesamiento, empaque, etiquetado, almacenamiento, transporte y comercializacion de vegetales, animales, sus productos y subproductos de los operadores ecolégicos. Inspeccionar: Examinar, reconocer de manera atenta el sistema de produccién ecolégica. No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito exigido por la Norma ISO 2001:2008 y/o establecido por el sector auditado. Operador Ecoldgico: Persona fisica 0 juridica que produce, recolecta, procesa y/o comercializa productos ecolégicos, cuya administracién de la unidad de produccién, ‘cumple con los requisitos de la Norma Técnica Nacional de la Produccién Ecolégica Oportunidad de Mejora (OP): Accion que genera valor al proceso, y de no corregirse, con el tiempo puede convertirse en una NC. Organismo de Certificacién (OC): Organismo de control reconocido por la Autoridad Nacional Competente en Produccién Ecolégica con estructura definida y competente para el control y certificacién de la produccién de productos ecolégicos_ con procedimientos claros que deben cumplir con los requisitos nacionales y/o intemacionales- Produccién Ecolégica: Es la ciencia y arte empleados para la obtencién de productos agropecuarios, de recoleccién silvestre y/o procesados; sanos y altamente nutritivos, mediante sistemas holisticos de produccién ecolégica planificada, que fomenta y mejora la salud del agroecosistema, basado en el manejo racional y sostenible de los recursos naturales, biodiversidad y el medio ambiente, la no utilizacién de agroquimicos y otros, para que se produzca rendimientos estables y cumpla los requisitos de la Norma Técnica Nacional para la Produccién Ecolégica. Programa de Certificacién: Sistema operado por un organismo de certificacion bajo determinados requisites, procedimientos y gerencia a fin de llevar a cabo la certificacion de conformidad. \Auditoria a Organismos de Sistema (interno) de calidad: Sistema de gerencia para dirigir y controlar una organizacién con respecto a la calidad Sistema de certificacién: Conjunto de reglas y procedimientos adoptados por una Entidad Certificadora (organismo de certificacién, organismo de verificacion de la conformidad) que, por medio de auitoria, evalda la conformidad de un producto, proceso © servicio, con el objetivo de su certificacion. Verificacién: Comprobacién de la veracidad de la informacién proporcionada por los operadores ecolégicos 4, CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA Se debe tener presente que la auitoria a los organismos de certificacién esta en funcién al Sistema de Gestion de Calidad, la cual debe ser llevada a cabo por el personal del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica que conformaran un equipo de auditores, debidamente capacitados y entrenados para tal efecto y que los mismos no tengan relacién alguna con los organismos de certificacion. La auditoria es un proceso documentado y formal, lo que implica que deben seguirse procedimientos estandarizados debiendo estar de antemano claramente determinado, qué y cémo se debe auditar, asi cémo se deben identificar las faltas a los criterios establecidos en caso que estas fueran encontradas. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica: > Elabora el programa anual de auditorias y revisa el plan de auditorias > Realize auditorias a los Organismos de Certificacién cuando considere necesario > Designa al Auditor Lider y equipo auditor para cada auditoria > Organiza y realiza el seguimiento de las auditorias en cuanto a su ejecucion y resultados. > Verifica que las acciones tomadas, resultado de las No Conformidades detectadas, sean levantadas con la calidad requerida por la Autoridad Competente. 5.2 Auditor Lider > Elabora el plan para las auditorias designadas e informa al Encargado Nacional del SNCPE, para su aprobacién previa coordinacién con el OC a ser auditado KManual de Procedimientos para | UNIA-SNCPE-maoc-o01 | "5" ‘Auditoria a Organismos de Certiicacion Ecolégica Vigente desde: Julio 2013 Pagina 6de 18 sobre las actividades relativas a la auditoria definiendo las responsabilidad de los miembros del equipo auditer. > Dirige a los auditores durante la realizacién de la auditoria, > Es el Unico representante y responsable de la auditoria frente al organismo de certificacién. > Elabora el informe de auditoria y presenta al representante del organismo de certificacién. 5.3 Equipo Auditor > El equipo auditor estaré conformado por un auditor(a) lider y un auditor(a) como minimo pudiendo ser nominados mas auditores dependiendo de la caracteristica del OC a ser auditado, quienes deben reunir los requisitos correspondientes > Realizar las auditorias, conforme a los criterios establecidos en la ISO 19011, Guia ISO 65, ISO 9001 y otros. > Participan en la elaboracién del informe de auditoria. 5.4 Organismo de Cer > icacion auditado: Conforme normativa vigente presentar la solicitud de registro o renovacién al Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica, ocasién que se acordara ara la realizacién de la auditoria in situ para el mantenimiento de su registro. Revisa el plan de auditoria_presentado por el Encargado del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecologica y lo devuelven con las sugerencias, si existiere para su aprobacién Brinda toda la informacién solicitada por el SNCPE antes y durante la auditoria, Convoca a los miembros del Organismo de Certificacién para la reunién de inicio y cierre de la auditoria Designa una persona guia para facilitar el trabajo del equipo auditor del SNCPE- SENASAG. El Organismo de Certificacién a ser auditado, sera responsable de cubrir los costos de pasajes y vidticos de los auditores de acuerdo al reglamento de personal del SENASAG, para tal efecto el Encargado Nacional del SNCPE coordinaré con los representantes del OC para efectuar la compra de los pasajes aéreos y aeT Manual de Procedimientos para UNIA -SNCPE- MAOC- 001 5 ‘Auditoriaa Organismos de |_—____ Certificacién Ecolégica Vigente desde: Julio2013 | Pagina | 7018 terrestres si corresponde, asimismo y el pago de los vidticos de manera documentada previo al inicio de la auditoria de acuerdo al plan de auditoria aprobado y requerimiento presupuestario para cumplir con la auditoria. 6, PREPARACION DE LA AUDITORIA 6.1. Designacién del equipo auditor A fin de que el proceso de auditoria sea confiable, es esencial que los auditores estén calificados para realizar las auditorias a los organismos de certificacién correspondientes, el equipo debe estar conformado por técnicos que demuestren atributos personales y la ‘competencia para realizar auditorias. Tal como se pide en la norma ISO 9001:2008, estos atributos y competencias deben basarse en la educacién, formacién, experiencia laboral, yen el caso de las auditorias, en experiencia en auditorias. 6.2. Requisitos para integrar el equipo auditor El equipo auditor debe estar conformado por técnicos del Sistema Nacional de Control de la Produccién Ecolégica que cumplan con las siguientes caracteristicas’ "Personal que presta servicios en el SENASAG * Educacién suficiente para adquirir conocimientos y habilidades en calidad y en los criterios de auditoria aplicables. + Formacién como auditor de calidad certificado 0 documentado en: ISO 9001, ISO GUIA 065 y/o ISO 19011 + Experiencia en auditorias de calidad u otras similares (preferentemente bajo la direccién de un auditor experimentado) + Contar con los atributos que una persona debe poseer para ser auditor eficaz: mentalidad abierta, diplomacia, observador, percepcién tenacidad, decisién, confianza en si mismo, e integridad. "= Contar con amplio conocimiento de la Norma Técnica Nacional de Produccién ecologica y demas normas vigentes en el pais. 6.3. Planificaci6n y periodicidad de las auditorias EI Encarado Nacional del SNCPE, es la persona que planifica y coordina todas las actividades relacionadas con la auditoria a los organismos de certificacion y se asegura de que se realice al menos una auditoria por afio con el fin de mantener el registro en el SNCPE. seManual de Procedimientos para. | UNIA-SNCPE-MAoc-001 | "5°" ‘udioria a Organismos de m0) Certficacion Ecologica Vigente desde: ulio 2013 Pégina Bde 18 Una vez designado el auditor lider debe tomar la iniciativa para la elaboracién del plan de auditoria, precisando los siguientes puntos: > Objetivo, alcance y criterios de la auditoria; > Poser la documentacién sobre el Sistema de Certificacion del Organismo a auditar; ~ Conover las personas de contacto (Gerente, responsable de Gestion de Calidad). > Fijar fecha para la auditoria; > Programacién de las auditorias a la empresa. v El SNCPE comunicaré al Organismo de Certificacién la realizacién de la auditoria, con 72 horas (tres dias habiles) de anticipacién como minimo. En el caso de existir imponderables durante la auditoria que justifiquen cambios o alguna modificacién del desarrollo se podré ajustar el plan de auditoria sin que ella afecte el objetivo de la misma, durante el desarrollo de las actividades de auditoria in situ. A cada auditoria le corresponde un cédigo, el cual es un niimero correlative desde la primera auditoria realizada a un OC, dicho cédigo identifica el expediente asociado a la auditoria que sirve para identificar 0 relacionar los documentos contenidos en el expediente. 7. EJECUCION DE LA AUDITORIA Durante la auditoria se deben realizar las actividades previas que se detallan a continuacién: + Elaboracién de un plan de auditoria que contendra los siguientes puntos: Cédigo, fecha de inicio y final, breve descripcién de los antecedentes, definicién del objetivo, el alcance, los criterios de auditoria, nombres de los auditores que conforman el equipo auditor, mencionar el tipo de auditoria que se practicara y mencionar el Organismo de Certificacién que se auditara a continuacién, se presentaré la agenda de manera detallada incluyendo las actividades de principio a fin como se indica en los siguientes puntos y en base al formato de plan de auditoria de (anexo 1). EI Encargado Nacional del SNCPE comunica la realizacién de la auditoria al OC adjuntando el plan de auditoria para que el aucitado lo revise y de su conformidadManuel de Procedimientos para. | UNIA-SNCPE-MAOC-001 | #5 ‘Auditoria a Organismos de Certificacién Ecolégica Vigente desde: Julio 2013 Pagina de 18 para que el plan sea aprobado y Iuego ejecutado previo acuerdo entre en SNCPE yel OC. 7.4 Areas a ser auditados El equipo auditor de acuerdo al plan de auditoria debe verificar la documentacién y grado de cumplimiento de los criterios y requisites de auditoria a nivel de gabinete pudiendo considerarse areas de produccién, procesamiento 0 comercializacién verificando in situ a los operadores del OC; teniendo como referencia verificar los siguientes areas: 7.1.4 Area institucional El auditor debe verificar: Organigrama del OC (debe estar claramente establecidos los niveles de jerarquia y su funcionamiento) ‘+ Documento de Politica General del Organismo ‘+ Acteditacién con ISO 65 ‘+ Acreditaciones a normas de produccién ecolégica de otros paises. ‘* Se verificard toda la documentacién en original de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente (Articulo 11 de la Resolucién Administrativa 217/2006), 7.4.2 Area de Calidad El auditor debe verficar: + Manual de calidad * Manual de procedimientos del Organismo de Control ‘+ Documentos de Gestién de Calidad \ ‘+ Sistema de modificaciones. 7.1.3 Area de Inspeccion El auditor debe verificar: ‘+ Herramientas de control por rubro especifico (formularios y actas) ‘© Competencia de! personal (Inspectores)] Versi: Manual de Procedimientos para UNIA -SNCPE- MAOC- 001 0 a Cape ee eee | Tomiae eas) rea | | | 1000 18 * Procedimiento de Acreditacion de Inspectores. ‘* Documentos de conflicto de Interés del personal * Documentos que demuestren la contratacién de inspectores con la formacién y experiencia adecuadas y acreditados por el mismo organismo de control. + Plan de Inspeccién 7.1.4 Area de Certificacién El auditor debe verificar: * Sistema de certificacién conforme a la norma nacional y normas de produccién ecolégica de acuerdo a las acreditaciones con la que cuenta (Reglamento UE 834/2007/ NOP, JAS y otros) * Sistema de registros utilizados + Certificados emitidos tanto a operadores individuales y operadores grupales. ‘+ Procedimiento de decisién de Certificacion ‘+ Procedimiento de apelacién y validacién de certificados * Certificados de control (transaccién) ‘* Unlistado de los clientes con informacion de superficies y volimenes de productos ecolégicos y en transicién inspeccionados durante la ultima gestion, ‘* Documentacién de los Operadores (Carpetas). * No conformidades, listado de las sanciones que el organismo de certificacién a infracciones ala norma de sus clientes, Condiciones, plazos, reincidencias. 4 © Actas de certificaciénManual de Procedimientos para | UNIA-SNCPE-MAOC- 001 | Yerién: | ‘Ausitoria a Organismes de | Cerificacion Ecologica Vigente desde: Julio 2013, Pagina | 11 de 18 7.4.5 Area administrative El auditor debe verificar: ‘+ Folders de personal de inspeccién y certificacién + Auditorias y balances si corresponde. + Tarifas establecidas para las certficaciones a operadores 7.2 Secuencia de la ejecucién de auditorias Se deben considerar las actividades que se citan a continuacién misma que debe estar reflejado en el plan de aucitoria 7.2.4 Realizacién de la reunién de apertura: Esta actividad establece un clima favorable para el desarrollo de la auditoria, se presenta al equipo auditor, se aciaran los objetivos y alcances, la metodologia de trabajo, se conocen las reglas internas del Organismo de Control y otros 7.2.2 Comunicacién durante la auditoria: debe existir buena comunicacién entre los auditores y lamar a reuniones privadas cuando el equipo auditor lo considere necesario. 7.2.3 Papel y responsabilidades de los guias y observadores: los guias y observadores deben ser asignados por el Organismo Certificador explicéndoles el rol que deben cumplir cada uno de ellos en apoyo al equipo auditor. 7.2.4 Recopilaci6n y verificacién de la informaci6n: considerando el uso de preguntas abiertas, técnicas de encadenamiento de preguntas, sondear en aquellas respuestas que indican la posibilidad de hallazgo (seguir la linea de auditoria abierta), No emitir juicios de valor, mantener la calma, ser frio y objetivo, pedir que la prueba objetiva sea visible, no limitandose a suponer su existencia, evitar dar consejos, observacién de actividades (relacion entre lo que se hace y lo que dicen los procedimientos), verificar el ciclo PHVA, ‘comunicar las evidencias y hallazgos al auditado, no inhibir al auditado. 7.2.6 Registrar los hallazgos: se deben tomar notas siguiendo un orden ldgico, no se debe confiar en la memoria, analizar si los hallazgos estén basados en los requisitos establecidos y fundamentados con evidencia objetiva. Al mismo tiempo se debe analizar las observaciones, que en conjunto pueden fundamentar una no conformidad genérica. 7.2.6 Preparacién del informe de la auditoria El informe de auditoria es el resultado de la auditoria, y contiene las conclusiones y resultados del equipo auditor, considerando Si cumple 0 No cumple con los criteriosManual de Procedimientos pare ‘Auditoria a Organismos de Certficacién Ecologica UNIA -SNCPE- MAOC- 001 Versién: oO ‘Vigente desde: Julio 2013 Pagina 12de 18 establecidos, y si el sistema esta implementado es mantenido adecuadamente; citando aspectos positivos. El informe de la auditoria es presentado al organismo de certificacién auditado, quienes aprobaran o podran rechazar o solicitar ajustes al auditor en el caso de que exista sélidos argumentos para tal efecto. 7.2.7 Reunién de cierre Informe de la auditoria. La aucitoria finaliza con la lectura del informe de auditoria aprobado y firmado por el auditado y el auditor lider. 8, ANEXOSManual de Procedimientos para ‘Auditoria a Organismos de Certficacion Ecologica UNIA-SNCPE- MAOC- 001 Vigente desde: Julio 2013, Anexo 1 PLAN DE AUDITORIA fnaiodare [os | Tec [ata]-[mes]-| ato [Fecime tn ata | [meo]-| ate -ANTECEDENTES Objetivos: a Criterion de Audivoria: Equipo auditor/ ‘Nombres y Apellidos ‘Auditor Lider ‘Auditor ‘Auditor en formacion Tipo de Auditoria ‘Organismo de Certificacién Auditado AGENDA DE LA AUDITORIA (Aspectos importantes considerar) 243 dias (se debe considerar la duracién en dias, sila auditoria es: documental y se incluye la inspeecidn supervisada a un operador por el OC). HORA Departamento Persona de Auditor | Pee Clausuta de la Norma/ Actividad Reuniéa de apertura ‘Recottdo de familiaizacién de los ambientes y entorno del Orgunismo de Certficacion Insticucional ~ Organizacion y Estructura del OC -Acreditacién con ISO 65 -Acreditaciones a normas de produecién ccolégica. Avea de Calidad = Revision del manual de calidad ~ Contrastacién de Documentos = Manuales y procedimientos (Plan de Monitoreo a los operadores y alos Insumos ‘no permitidos) + Expedientes de los clientes (grado de cumplimiento de Normas Reolbgicas - Programa de eapacitaciones + Revisin de Archivos (Manejo, resguardo, seguridad) = Auditoriasinternas y extemas del OF ~ Revisién de Observaciones y No Conformidades encontradas/ de anteriores auditoriasManual de Procedimientos para | UNIA-SNCPE-MAOC-oo1 | Veron ‘Aucitoria a Organismos de Cerificacion Ecologica Vigente desde: Julio 2013 Pagina tade 18 “Aimuerzo Area de inspeccin Plan de inapecciones a operadores ~ Curriculum de Inspectores + Califcacida, acreditacin de Inspectors. ~ _ Procedimientos de inspeecién = Supervision de operadores, denuncias, quejas, zelamos. = _Reunin privada del equipo auditor = Reunién de fin del dia con el andinado Deparameato | Anaior | FEET | caiuta de a Nowna/Actvidad Sar ase soe iter crsacen ee eee eee ee eee Area de + Cambios" de requisitos de la Catein ee a cin cumplimiento de Nosmas Ecolégieas Certificaciones = Procedimiento de apelaciones quejas y disputas. = Almuerzo: Area Administrativa = Procedimiento de contrataciones y sub = __Entrevistas al personal de diferentes reas = Blaboracién del informe final (Reunion privada del equipo Auditor = Reunién de presentacién de zesullados y cierre de la auditor 7 Fin dela auditoria Langa y fecha... Elaborado por Apsobado porManval de Procedimientos para | UNIA-SNCPE-maoc-o01 | Yeson ‘udtoria a Organismos de Certficacién Ecologica Vigente desde: Julio 2013 Pagina 15de 18 Anexo 2 Lista de verificacién para la reunién de apertura de la auditoria Organismo de Certificacién Auditado. Lugar y fecha. saseanesosorsscanacaenen ss RESULTADO ‘Ne? PUNTOS A SER TRATADOS EN LA OBSERVACIONES REDON ‘CUBIERTO | NO CURTERTO 1 Presentacién de los auditores y auditados 2 Confirmar el plan de auditoria 3_| Aprobacién de: Objetivo, aleanee y los erterios 4 | Aprobacién del plan de auditoria = 5 | Proporeionar un resumen del desarrollo de las actividades durante la auditoria o ‘Aclaracion de canales formales de de comunicacién entre el equipo auditor y los auditados ‘Confirmacion del Tenguaje a utilizarse durante Ja auditoria (si fuera el caso) ‘Confirmacién de que durante la auditoria el OC auditado seré informado de acuerdo al progreso de la auditoria. Confirmacién de que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor estén disponibles 10 Confirmacién de confidencialidad 11 Confirmacién de temas relativos a la seguridad en el trabajo y procedimientos a las emergencias y otros. 12 ‘Confirmacién de la disponibilidad, los roles y las identidades de los guias 1B Declaracién de la presentacién de informes, incluida cualquier clasificacién de no conformidades ze 14 Informacién sobre las condiciones bajo las cuales la auditoria puede ser finalizada 15 ‘Confirmar con la alta direccién su disponibilidad de tiempo para la reunién de cierre de la auditoria conforme al plan de auditor.os * ‘Auditoria a Organismas de Ly Certificacion Ecolégica Vigente desde: Julio 2013 Pagina 18 de 18 Firmas: Auditado y Auditor Anexo 3 - Informe de auditoria INFORME DE AUDITORIA janismo de certificacion: No Ox20% bajo revision: Criterios: Aprobado por: Lugar y Fecha: Ofox200 Auditado: Auditores: Firmas de Auditor Lider y un auditor Sistema Nacional de Firmas del representante del OC ‘Control de fa Producci6n Ecol6gica ~ Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria,Manual de Pocedimienios para | UNIA-SNGPE-MAcc-o01 | Vestn ‘Auditoria a Organismos de Certcacion Ecotigica | Vigan desde Jlio 2013 Pagina | 17de 18 Anexo 4 Lista de verificacién para la reunién de cierre de la auditoria RESULTADO N° | ASPECTOS DELA REUNION | CUmIERT 7X0 OBSERVACIONES. ° cunteRro CONSIDERADOS T | Reafirmar el aleance acordado, los criterios de auditoria y el registro de firmas de asistentes. 2 _ | Resultados generales establecidos (conformidad al plan de auditoria) 3_| Recomendaciones establecidas (las mas importantes solo si las no conformidades han sido aceptadas y las acciones y las acciones correctivas fueron evaluados satisfactoriamente por la auditoria (ra parte). 4 | No conformidades y oportunidades de ‘mejora presentadas (donde existan) 3-_| Acciones y plazos presentados por el Organismo de Certificacién © | Reglas de certificacion explicadas (ra parte) 7 | Declaracion de confidencialidad 8 | Agradecimiento a Tos auditados Lugar y fecha, Z Firmas: Del Auditado y AuManual de Procedimientos para | UNIA-SNCPE-MAQC-001 | Y"si6" ‘Auditoria @ Organismos de Certiicacién Ecolégica ‘Vigente desde: Julio 2013 Pagina 18 de 18 Anexo § Planilla de asistencia de In reunién de apertura y cierre de auditoria Organismo de certificacién auditado . lugar y fecha. N° [NOMBRE Y APELLIDOS: CARGO FIRMA