Modelo de Pliego de Condiciones Tcnicas o Plan de trabajo para el seguimiento y evaluacin de las Polticas Pblicas en Navarra

Modelo de Pliego de condiciones tcnicas o Plan de trabajo

Tema: Evaluacin de Polticas Pblicas Primera versin: 2008 Datos de contacto: Servicio de calidad de polticas y servicios pblicos del Instituto Navarro de Administracin Pblica (INAP) sercalinap@navarra.es - Tfno: 848 42 37 80

Instituto Navarro de Administracin Pblica Gobierno de Navarra

El Servicio de Calidad de Polticas y Servicios Pblicos del INAP pone a su disposicin el buzn sercalinap@navarra.es donde podr remitir cualquier duda, sugerencia, solicitud de informacin y/o peticin de documentacin complementaria en materia de evaluacin de polticas pblicas y de calidad de los servicios pblicos. Tambin podr contactar con el Servicio en el telfono: 848 423 780

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ndice
Introduccin........................................................................................................................4 Aspectos generales......................................................................................................4 Finalidad, contenido y personas destinatarias................................................4 Propuesta de contenidos Pliego de condiciones tcnicas / Plan de trabajo interno............6 Bloque I.Elementos que deben ser definidos por las personas gestoras de las evaluaciones.................................................................................................................6 Bloque II. Elementos que deben ser definidos por los equipos de trabajo....................8 Bloque III. Valoracin de las propuestas y criterios de baremacin............................11 CRITERIOS.................................................................................................11 PONDERACIONES TENTATIVAS DE LOS DISTINTOS CRITERIOS PROPUESTOS............................................................................................13 Anexos.............................................................................................................................14 Anexo I. Principios generales Ley Foral 21/2005........................................................14 Anexo II. Gua para la evaluacin del impacto en funcin del gnero, editada por la Unin Europea............................................................................................................16

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Introduccin
Aspectos generales
Finalidad, contenido y personas destinatarias
El Trabajo Evaluacin de las Polticas Pblicas: la experiencia en la Comunidad Foral de Navarra, realizado durante el ao 2006-2007, presentado durante la Jornada del pasado 3 de abril de 2008, pona de manifiesto que, pese a que se ha avanzado en la incorporacin y asuncin de la cultura de la evaluacin en la Administracin Pblica, aun quedaban pendientes importantes retos que afrontar de cara a su consolidacin como herramienta al servicio de la mejora de la gestin, la transparencia y la eficacia y eficiencia en la actuacin de los poderes pblicos. Entre estos desafos se encuentran la mejora de la calidad y utilidad de las evaluaciones, con un grado y nivel de participacin por parte de las personas gestoras, expertos-as y agentes sociales y, en general, de todos aquellos grupos de inters implicados, aun mayor. Para ello se constat que era necesario establecer previamente, de forma clara y explcita, los propsitos de la evaluacin, determinando por qu y para qu se evala, considerando las necesidades informativas y los intereses de los actores implicados en la puesta en marcha del proceso evaluativo. De esta forma, resulta fundamental prestar especial atencin a la traslacin, a travs de un documento, al equipo que vaya a realizar la evaluacin, de aquellos aspectos que se consideran esenciales para las personas o entidades usuarias de la misma. Son elementos relacionados con decisiones que deben tomarse para facilitar el diseo, realizacin y comunicacin de la evaluacin que va a realizar. Y esto es as tanto si se opta por realizar una evaluacin externa, contando para ello con un equipo de evaluacin ajeno a la implementacin y gestin de la intervencin a evaluar, como si, por el contrario, se decide llevar a cabo una evaluacin interna. En el primer caso al documento se le conoce como Pliego de Condiciones Tcnicas (a partir de ahora PCT) o Trminos de Referencia1, mientras que el segundo se constituir como un Plan de trabajo interno. Determinar estos elementos de forma participativa y consensuada entre todas las personas asistentes fue el objetivo del Taller desarrollado en la sesin de la tarde. La propuesta de contenidos mnimos que result del trabajo realizado entre todas las personas es la que se presenta la siguiente tabla, donde se han incorporado tambin aquellos otros que los principales manuales de referencia en materia de evaluacin sugieren2. Entre ellos se encuentran las preguntas a las que debe dar respuesta la evaluacin, la acotacin de la intervencin a evaluar, el tipo de evaluacin y sus

Es el documento que sirve para establecer la relacin contractual entre quien encarga la evaluacin y el equipo que llevar a cabo el trabajo. Deben ser breves (habitualmente de 5 a 10 pginas) y pueden ser complementados si es necesario por anexos administrativos.
2

Especialmente, el Manual de Gestin de Evaluaciones de la Cooperacin Espaola, publicado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperacin en 2007.

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contenidos primordiales, el tiempo y, recursos econmico-financieros, materiales, de recursos humanos, asignados a la evaluacin. En conclusin, la suma de todos ellos pretende constituirse como un Modelo Bsico y un guin orientativo de Pliego de Condiciones Tcnicas para realizar una evaluacin. Los elementos que hemos planteado como partes integrantes de este Modelo/Guin, se estructuran en tres bloques principales, de la siguiente forma: Bloque 1- Esta parte recoge aquellos elementos que deben ser definidos por las personas gestoras de las evaluaciones y, por tanto, elementos que es absolutamente necesario incorporar en los Pliegos de Condiciones Tcnicas o Planes de Trabajo. Bloque II- Esta parte recoge los aspectos fundamentales que deben ser definidos por los equipos de trabajo y que pueden estar determinados por quien encarga la evaluacin o ser exigida su inclusin en las propuestas que presenten. En el Pliego debe sealarse el nivel de detalle exigido sobre estos elementos pero, en cualquier caso, su concrecin ser uno de los criterios de baremacin que se usarn para valorar la idoneidad de las propuestas presentadas. Ambos bloques se presentan en formato Tabla, para simplificar y facilitar su anlisis. Adems se incluye un listado de comprobacin a modo check-list de forma que permita conocer en forma y grado el cumplimiento de los contenidos exigidos en el Pliego de Condiciones Tcnicas o el Plan de Trabajo (columnas: S, Mejorable, No). Bloque III- Trata sobre la valoracin de las propuestas y criterios de baremacin establecidos. Este bloque se centra en cuatro criterios bsicos (y tambin ms habituales en los PCT), la calidad tcnica de la propuesta, de la metodologa, de los mecanismos de coordinacin y la organizacin del trabajo, las cualificaciones y competencias del equipo de trabajo, el precio, y la introduccin de mejoras al PCT (opcional). A fin de que las personas que vayan a utilizar este modelo de pliego entiendan de igual forma los trminos empleados, recomendamos utilizar el Glosario de Trminos sobre Seguimiento y Evaluacin. En caso de que el trmino buscado no se encontrara en el mismo, puede solicitar su inclusin a travs del Servicio de Calidad de Polticas y Servicios Pblicos del INAP (sercalinap@navarra.es).

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Propuesta de contenidos Pliego de condiciones tcnicas / Plan de trabajo interno

Bloque I.Elementos que deben ser definidos por las personas gestoras de las evaluaciones
Estructura:
Ttulo

Control de contenidos:

Mejora ble

No

Objetivo general del trabajo a realizar y tipo

de evaluacin Por qu y para qu se realiza la evaluacin: motivacin, propsitos y detalle de los objetivos generales de la evaluacin, personas/entidades usuarias y usos esperados y comunicacin de la evaluacin. Qu se quiere evaluar: dimensin temporal, geogrfica, institucional, administrativa y normativa.

Motivacin para evaluar

Presentacin de los antecedentes y contexto

Seleccin del objeto de evaluacin y presentaci n del contexto

de la intervencin a evaluar. Informacin sobre la intervencin a evaluar que se pondr a disposicin del equipo de evaluacin (documentos de referencia: plan, memorias, informes de seguimiento, presupuesto, indicadores, Bases de Datos) Establecimiento de las expectativas de participacin de los principales actores relacionados con la intervencin a evaluar (es recomendable, incluir una relacin de los mismos) En funcin del contenido o de la etapa de la intervencin en que se realiza la evaluacin (de diseo, de proceso de resultados, de impactos) y del momento temporal (ex ante, intermedia o ex post). Segn el agente que realiza la evaluacin: interna, externa o mixta.

Tipologa de la evaluacin a realizar

Contenido mnimo de la evaluacin

De

qu debe informar la evaluacin?: establecimiento de preguntas de evaluacin (importante limitar el nmero de preguntas a un nmero reducido que incluya aquellas que sean cruciales).

Criterios de evaluacin que se van a usar: eficacia, eficiencia, impacto, coherencia, validez, etc. (ver Anexo 1 principios

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generales en la Ley Foral 21/2005). Se deber incluir su definicin, orden de prioridad, indicando aquellos que sean complementarios.
Presentaci n de la propuesta y criterios de baremacin

Caractersticas, estructura y requisitos que

debe de cumplir la propuesta tcnica3 Plazos de presentacin del plan de trabajo Establecimiento de criterios de valoracin de la propuesta

La estructura de las ofertas deber incluir los aspectos indicados en el bloque 2 y en

el orden en el que se relacionan.

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Bloque II. Elementos que deben ser definidos por los equipos de trabajo
Bloque 2 A definir por los equipos de trabajo: Definidos previamente o solicitados en las propuestas a presentar por los equipos de trabajo
Estructura: Control de contenidos: Metodologa y tcnicas requeridas, si hay preferencias establecidas. (En general, es recomendable no especificar con detalle los mtodos a utilizar, sino dejar que sea el equipo que prepara la propuesta quien lo haga).
Metodologa, Plan de trabajo y estructura del informe

Mejor able

N o

Mecanismos y tcnicas para fomentar la participacin de los agentes implicados en el objeto de evaluacin. Tareas y responsabilidades de personas evaluadoras y personas/entidades evaluadas. Mecanismos de coordinacin y procedimiento de colaboracin entre las mismas.

Valoracin de la perspectiva de gnero4

Cronograma detallando el Plan de trabajo: tareas, plazos y productos que desea obtener (intermedios y finales). Cualificaciones profesionales, capacitacin y actividad profesional (temtica en evaluacin y/o en el mbito de la intervencin). Exigencias en trminos de competencias metodolgicas, experiencia en anteriores trabajos similares en evaluacin, conocimientos del contexto regional e institucional, bagaje profesional. Estructura del informe a presentar. Propuesta de formatos y estilos segn las

Perfil del equipo de evaluacin

Forma de presentacin de la
4

En la metodologa de trabajo presentada por el equipo que va a realizar la evaluacin a travs de la desagregacin de la informacin por sexos, adems de un anlisis especfico de resultados de forma separada (ej.: efectos o impactos de esa poltica, programa o plan evaluado sobre mujeres y hombres, etc.). La Plataforma de Accin, aprobada en la cuarta Conferencia mundial sobre la mujer que se celebr en Pekn en 1995, invita a los Gobiernos y a los dems agentes a integrar la perspectiva de gnero en todas las polticas y los programas para analizar sus consecuencias para las mujeres y los hombres, respectivamente, antes de tomar decisiones. La evaluacin del impacto en funcin del gnero es una herramienta para ello. (ver Anexo 2: Gua para la evaluacin del impacto en funcin del gnero, editada por la Unin Europea).

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necesidades y caractersticas receptores de la evaluacin.

evaluacin

de

los

Propuesta para la comunicacin y difusin de resultados . Fecha de inicio y finalizacin.

Presupuesto y plazo para la realizacin de la evaluacin

Presupuesto disponible para la realizacin de la evaluacin. (con indicacin Incluido Iva, Exento, Excluido Iva) Forma de pago

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En definitiva, cuando se redacte el Pliego de Condiciones Tcnicas o el Plan de Trabajo interno de la Evaluacin, deber seguirse una estructura clara y precisa, que facilite a los equipos de evaluacin la preparacin de sus propuestas de trabajo. Debe tenerse en cuenta que no existe un modelo nico sino que, para cada evaluacin a realizar, se podra elaborar uno diferente, pero s debe velarse por incluir estos contenidos mnimos.

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Bloque III. Valoracin de las propuestas y criterios de baremacin

CRITERIOS
No existe un nico mtodo ni criterios normalizados para valorar la calidad de las propuestas, si bien los criterios ms habituales son: 1. La calidad tcnica de la propuesta, de la metodologa propuesta, de los mecanismos de coordinacin establecidos, as como la organizacin del trabajo. 2. Las cualificaciones y competencias del equipo de trabajo. 3. El precio 4. La introduccin de mejoras al Pliego (opcional). Cuando se redacte el Pliego de Condiciones Tcnicas, se recomienda solicitar de forma clara y precisa la estructura que deben tener las propuestas con el objeto de simplificar su valoracin.

1.- La calidad tcnica de la propuesta

Los juicios sobre la calidad tcnica de la propuesta giran en torno a la valoracin de: El enfoque metodolgico y su pertinencia Las tcnicas de recopilacin y anlisis de la informacin propuestas en relacin con los objetivos perseguidos as como los soportes de registro de la misma. Los productos a entregar Los mecanismos y tcnicas de participacin de los agentes implicados. La organizacin de las tareas y responsabilidades de las personas evaluadoras, as como los mecanismos de coordinacin y colaboracin entre el equipo evaluador o persona designada como responsable e interlocutora del mismo y las personas/entidades evaluadas. El cronograma. (calendario de fases, actividades, recursos, tiempos de ejecucin y recursos asignados)

Son valoraciones cualitativas y no cuantitativas, por lo que deberan ser realizados por personas con cierta experiencia en la materia. Este apartado constituye el elemento central para tomar la decisin sobre el equipo de evaluacin a contratar. Puede tenerse especialmente en cuenta, la capacidad de cada propuesta para contestar a las preguntas de evaluacin planteadas en el Pliego (Contenido mnimo de la evaluacin)

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2.- Las cualificaciones del equipo de trabajo

Una manera sencilla de juzgar la cualificacin de un equipo es solicitar: Relacin de trabajos anteriores de evaluacin y conocimientos relacionados con la intervencin a evaluar (territorio, rea temtica o sector de actuacin, etc). Referencias de otros clientes. Implicacin de equipos de trabajo (nmero de profesionales, perfiles, funciones, dedicacin de cada uno de ellos, interdisciplinariedad del equipo, etc.).

Es recomendable crear equipos de trabajo que combinen expertos-as en evaluacin con expertos-as en el objeto de evaluacin. Otra de las opciones es configurar equipos mixtos en los que se incluya a evaluadores externos y a personal de la organizacin gestora de la intervencin a evaluar, que aportarn el conocimiento sobre la realidad objeto de evaluacin. Considerando el principio de igualdad de oportunidades de mujeres y hombres, y como medida de accin positiva contemplada desde una perspectiva de gnero, podra establecerse una paridad en el nmero de participantes de ambos sexos y/o la valoracin de la inclusin en el equipo de trabajo de una-un profesional con especialidad en perspectiva de gnero y la incorporacin de la misma en el ciclo de proyectos (identificacin, formulacin, seguimiento y evaluacin).

3.- Valoracin del precio

Es una buena prctica sugerir, en el Pliego de Condiciones, un presupuesto indicativo, que suele ser el mximo asignado a la evaluacin. Ello permite valorar las propuestas en trminos de valor por dinero y proporciona a los que encargan la evaluacin un mayor control sobre el gasto. Es difcil determinar a priori cul debe ser este presupuesto, pues depende del alcance esperado de la evaluacin, de la metodologa y tcnicas propuestas, de los objetivos que se persigan y de la bsqueda de informacin necesaria para llevarla a cabo. De manera orientativa puede afirmarse que suele destinarse a la evaluacin entre un 2 y un 5% del presupuesto total del programa. Alternativamente se puede pedir a los proponentes que proporcionen sus propias estimaciones presupuestarias basadas en tareas que consideren necesarias para poner en marcha el enfoque metodolgico propuesto de cara a alcanzar los objetivos perseguidos con la evaluacin. En este sentido, es necesario considerar que el coste de la evaluacin est en funcin de su alcance. En la valoracin del precio se puede considerar la estimacin de las siguientes categoras de gasto: El coste/hora de trabajo por categora profesional. El coste del trabajo de campo. Otros costes: publicacin, edicin.

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Una buena opcin puede ser establecer un presupuesto y describir nicamente las principales lneas metodolgicas, y posteriormente seleccionar al equipo de trabajo que presente la propuesta ms pertinente/adecuada desde el punto de vista metodolgico. Proposiciones temerarias o desproporcionadas Se valorar considerar una propuesta como temeraria o desproporcionada, para aquella oferta con baja superior a un 25% del precio medio de las ofertas presentadas.

4.- La introduccin de mejoras al Pliego (opcional)

En ocasiones, cuando el Pliego de Condiciones no est lo suficientemente detallado, suelen valorarse aportaciones que aadan valor al trabajo propuesto.

PONDERACIONES TENTATIVAS DE LOS DISTINTOS CRITERIOS PROPUESTOS

Al margen del peso relativo asignado al Precio y que puede venir predeterminado por criterios establecidos a nivel general, para el resto se puede utilizar el siguiente criterio: La mejoras al pliego, sobre un 5%. La propuesta tcnica y el equipo de trabajo se reparten por igual el resto del porcentaje.

Debe tenerse en cuenta que si los Pliegos detallan con precisin lo que se debe hacer y cmo, la calidad del personal y el precio sern los elementos de ms peso en la baremacin de las propuestas. Si los recursos econmicos y el tiempo son limitados, la mejor alternativa es restringir el alcance de la evaluacin.

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Anexos
Anexo I. Principios generales Ley Foral 21/2005
Segn la Ley Foral 21/2005, de evaluacin de polticas pblicas y calidad de los servicios, en la evaluacin de las polticas pblicas y de la calidad de los servicios pblicos se comprobar la aplicacin, entre otros, de los siguientes principios y criterios por la Administracin Pblica evaluada: a) Principio de legitimidad democrtica, entendido como aquella gestin de lo pblico que concibe la ciudadana como la razn de ser de la existencia de las Administraciones Pblicas y dirige las polticas y los servicios pblicos a la satisfaccin de las necesidades reales de los ciudadanos. b) Principio de legalidad, que supone la gestin de las polticas pblicas y la prestacin de los servicios pblicos mediante la aplicacin de procedimientos legal y reglamentariamente establecidos y con el cumplimiento de las normas sustantivas que rijan la actividad de que se trate. c) Principio de eficacia, entendido como la consecucin real de los objetivos pblicos que se persiguen. d) Principio de eficiencia, entendido como la ejecucin de polticas y la prestacin de servicios pblicos mediante una ptima utilizacin de medios que posibilita la consecucin directa de los fines pblicos perseguidos. e) Principio de economa, entendido como la consecucin de los objetivos pretendidos con el coste econmico ms racional para la Hacienda Pblica. f) Principio de transparencia, entendido como el deber de la Administracin de realizar su actividad facilitando la informacin necesaria a la ciudadana, tanto colectiva como individualmente, sobre su organizacin y la forma de prestar los servicios pblicos, y como el deber de los responsables pblicos de actuar con probidad en el desempeo de las tareas pblicas. g) Principio de prevencin, entendido como la forma de disear polticas y de gestionar y prestar servicios que se anticipa a los problemas y demandas que puedan suscitarse. h) Principio de celeridad, entendido como la consecucin de los objetivos pretendidos en el menor tiempo posible. i) Principio de universalidad, entendido como la prestacin de servicios pblicos de forma equitativa, dando a cada destinatario el servicio que realmente necesita. j) Principio de responsabilidad, entendido como la forma de gestionar que asume de forma expresa sus obligaciones ante la ciudadana y, en caso de mal funcionamiento de los servicios pblicos, adopta medidas adecuadas para su correccin en el menor tiempo posible e indemniza a los perjudicados en los trminos previstos en las leyes. k) Principio de participacin ciudadana, entendido como la elaboracin y gestin de polticas pblicas y la prestacin de servicios con aplicacin de sistemas y mtodos que permiten a los ciudadanos, tanto individual como asociadamente, intervenir y formular sugerencias, observaciones o alegaciones, o presentar reclamaciones y quejas por el deficiente funcionamiento de los servicios pblicos, y el grado de aceptacin por la

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Administracin de las propuestas ciudadanas o de resolucin eficaz de sus reclamaciones. l) Principio de colaboracin y coordinacin con otras Administraciones Pblicas, entendido como la aplicacin de mecanismos que permiten a una Administracin responsable de una poltica pblica o de la prestacin de un servicio pblico relacionarse con otras competentes para la consecucin de objetivos e intereses pblicos comunes y la mejor satisfaccin de las demandas de los ciudadanos en la forma ms eficaz. m) Principio de coherencia, entendido como la prestacin de servicios de forma continua, cierta y estable, sin introducir rupturas o sobresaltos innecesarios respecto a situaciones que la ciudadana conoce y acepta. n) Principio de simplicidad, entendido como la utilizacin de tcnicas y mtodos que permiten la simplificacin de trmites, la eliminacin de procedimientos innecesarios y la disminucin de los tiempos de espera. o) Principio de comprensin, entendido como la existencia de normas y procedimientos claros y comprensibles para los usuarios, as como el empleo de medios pblicos de informacin en los que se utiliza un lenguaje comprensible. p) Principio de modernizacin, entendido como la gestin que utiliza nuevas tecnologas y mtodos de organizacin eficaces y participativos, y se rige por criterios de actualizacin y reforma de su estructura administrativa, de las modalidades de prestacin de los servicios pblicos y de las infraestructuras, instalaciones y edificios en que los servicios se prestan. q) Principio de mejora continua, entendido como la puesta en prctica de mtodos que permiten sistemticamente a una Administracin detectar sus deficiencias, corregirlas y prestar sus servicios a los ciudadanos cada vez de forma ms eficiente, eficaz, econmica, participativa y con mayor celeridad.

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Anexo II. Gua para la evaluacin del impacto en funcin del gnero, editada por la Unin Europea.
Esta gua se encuentra en el documento en formato PDF, Gua para la evaluacin del impacto en funcin del gnero.

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